satın alma sorumlusu görev tanımı

SATIN ALMA SORUMLUSU
GÖREV TANIMI
DOK.KODU:GRT.55
YAYIN TAR:01.08.2010
REVİZYON NO:00
REVİZYON TAR:00
SAYFA 1 / 1
1. BİRİM
: Satın Alma
2. GÖREV ADI : Satın Alma Sorumlusu
3. AMİR VE ÜST AMİRLER : Başhekim yardımcısı
4. GÖREV DEVRİ : Satın alma personeli
5. GÖREV AMACI : Belirtilen yetkileri yerine getirmek
6. TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR : Satın Alma kararı verilmiş olan mal ve hizmetleri (tıbbi, sarf,
demirbaş, kırtasiye vb.) temin etmek.
7. YETKİLER :
7.1. Hastane’de satınalma hizmetinin yürüyebilmesi için kalite politikası doğrultusunda gerekli mekanizmaların
kurulmasını, dokümante edilmesini ve uygulanmasını sağlamak.
7.2. Hastane’nin belirlenmiş bütçeleri içerisinde en uygun koşullarda ve en kaliteli alımları yapabilmesini
sağlamak.
7.3. Kalite ve Standartlara uygun malzeme ve alet alınabilmesi için yönetimin önerileri doğrultusunda satınalma
komisyonunu oluşturmak ve takibini yapmak.
7.4. Satınalma gereksinimlerinin zamanında tespit edilmesini ve zamanında yerine getirilerek kullanıcıya
teslimini sağlamak.
7.5. Kullanıcı isteklerine uygun en optimum malzeme, ekipman ve cihaz için yurt içi ve dışı tedarikçi
araştırmaları yapmak, gerekli onayları aldıktan sonra alımı gerçekleştirmek.
7.6. Siparişlerde ödeme şartlarının uygunluğu, nakit akış planı ve bütçe uygunluğu konularında satınalma sipariş
safhası öncesi Başhekim yardımcısının onayını almak.
7.7. Verilen siparişlerin teslim tarihine göre takip sistemini kurmak, gecikmelerin önlemek ve olası gecikmelerde
tesisin işleyişini aksatmadan çeşitli alternatifleri değerlendirerek gecikme problemlerini çözmek.
7.8. Stok giriş ve çıkışlarını kontrol altında tutmak, doğru malzeme akışını sağlamak.
7.9. Ekipman ve Cihaz alımlarının belirlenen teknik ve idari şartnameler doğrultusunda ve en uygun koşullarda
yapılmasını sağlamak.
7.10. Satın alınacak her türlü malzeme için, öncelikle varsa kullanıcıların önerilerini göz önüne alarak çeşitli
firmalardan teklif almak; vade, indirim, teslimat şartlarını kurumun çıkarlarını koruyarak düzenlemek ve takip
etmek.
7.11. Firmalardan gelen faturaları kontrol etmek, ödeme planlarını yapmak ve muhasebe birimi ile koordineli
çalışarak ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, mal veya hizmet alımıyla ilgili dokümanları (fatura,
irsaliye) temin etmek.
7.12. Sistem veya birimler tarafından oluşturulan onaylı mal veya hizmet talepleri için uygun tedarikçi
araştırması yapmak ve onaylı tedarikçi listesi oluşturmak.
7.13. Teklif talebi hazırlanması ve uygun tedarikçilere gönderilmesini sağlamak.
7.14. Gerekli bilgilerin toplanması, dokümanların dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlamak.
7.15. Satınalma/Malzeme Yönetimi Biriminde çalışan personelin koordinasyonunu sağlamak, problemlerini
çözümlemek ve gerekiyorsa üst yönetimle işbirliği çerçevesinde sonuçlandırmak.
7.16. Diğer departmanlar ile departmanın koordinasyonunu sağlamak.
7.17. Mesleki toplantı ve seminerlere katılmak, kuruluşlara üye olmak, konusundaki kurumsal, teknik, mesleki
ve teknolojik gelişim yönünde gördüğü yenilikleri takip etmek ve hastane yönetimine tanıtmak.
7.18. Yönetim alanı içinde çalışanların mesleki gelişmelerinin sağlanmasına yardımcı olmak.
7.19. Yönetim alanı içinde çalışma teknikleri, yönetsel, mali ve beşeri tüm konularda verimliliği, kaliteyi ve
dayanışmayı, motivasyonu tasarrufçu davranışı, kurumsal bağlılığı ve iş disiplinini en üst düzeyde tutmak.
7.20. Kurumsal ilke, politika ve stratejilerin departman içinde tanınması, benimsenmesi ve yerleşmesi yönünde
çalışmak.
7.21. Kalite Yönetim ve Akreditasyon sistemi gerekliliklerini hastane misyon ve politikaları gereği yerine
getirmek, uygulamalara yardımcı olmak ve katılımı sağlamak.
8. GEREKLİ NİTELİKLER;
8.1. Eğitim: En az lise mezunu
8.2. Deneyim: Tercihen en az 1 yıl Satın alma konusunda çalışmış olmak
8.3. Özel İhtisas / Sertifika: Konusuyla İlgili Seminer, Kurs vb.
8.4. Yabancı Dil: Tercihen İngilizce
8.5. İşin Gerektirdiği özellikler: Prensipli, dikkatli ve disiplin sahibi olmak
8.6. Kullanması Gereken Cihaz ve Ekipmanlar: Birimindeki tüm ekipmanlar; Bilgisayar,Fax, Fotokopi,
Tarayıcı
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
İNSAN KAYNAKLARI
SORUMLUSU
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
BAŞHEKİM