Başarılı Proje Yönetim Örneği: Maliye Bakanlığı (KBS)

Başarılı Proje Yönetim Örneği:
Maliye Bakanlığı (KBS)
Mahmut VAROL – Daire Başkanı
Maliye Bakanlığı
2 Ekim 2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
TÜBİTAK
SUNUM PLANI
Sunum Planı
• Proje ve Proje Yönetimi
• Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi
• Bilişim Projelerinde Başarı Etkenleri
• Sonuç ve Değerlendirme
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
2
TÜBİTAK
Proje ve Proje Yönetimi
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
3
TÜBİTAK
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ
• Proje ?
“Benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla
yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişimidir”
“Tanımlanmış
süre
ve
bütçe
içinde,
istenen
özelliklere
göre
tamamlanması gereken, bir hedef ya da amacı olan özgün, karmaşık,
birbiriyle bağlantılı faaliyetlerin bir bütünüdür”.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
4
TÜBİTAK
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ
• Proje
• Özgün  Yeni bir hizmet, ürün çıktısı,
• Geçici
 Başlangıcı ve bitişi belli,
• Bütçe ve hedef…
unsurlarını içermelidir…
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
5
TÜBİTAK
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ
• Program; birden fazla Projeyi içeren ve
koordineli yürütülen Projeler bütününü,
• Portföy; kurumsal amaç ve hedefler
doğrultusunda koordineli olarak yürütülen birden
fazla program ve projeler bütününü,
• Operasyonel faaliyet; hayata
geçirilmiş, uygulanmakta olan ve tekrar eden
faaliyetlerdir.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
6
TÜBİTAK
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ
• Proje Yönetimi ?
Projenin amacına ulaşması için gerekli tüm
bilgi, araç, gereç ve tekniklerin proje
faaliyetlerinde kullanılması ve bu yönde
yapılan faaliyetler bütünüdür.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
7
TÜBİTAK
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ
• Proje Yönetimi
– Proje Yönetiminin Temel İşlevleri:
1. Projenin tanımlanması
2. Projenin planlanması
3. Proje sürecinin kontrolü
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
8
TÜBİTAK
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ
• Proje Yönetimi
Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında gözönünde
bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler;
02.10.2013
- Kapsam
- Kalite
- Zaman
- Kaynaklar
- Maliyet
- Risk
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
9
TÜBİTAK
PROJE VE PROJE YÖNETİMİ
• Proje Yönetimi
– Proje Yaşam Çevrimi
 Başlangıç / Tanımlama
 Planlama
 Uygulama
 Kapanış
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
10
TÜBİTAK
KBS
Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
11
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
Muhasebe sistemi
 Muhasebe sistemini kurmak, uygulamaya yön vermek
Muhasebe hizmeti

Sertifikasyon
 Muhasebe yetkililerini sertifikalandırmak
Döner sermaye
 Döner sermaye işletmelerinin mali işlemlerine yön vermek
Kesin hesap
 Kesin hesap kanun tasarısını hazırlamak
Mali istatistikler
 Mali istatistikleri derlemek ve yayınlamak
02.10.2013
Muhasebe hizmetlerini yürütmek
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
12
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
Maliye Bakanlığı içinde ilk bilgi işlem çalışmaları Genel Müdürlüğümüzde mekanik muhasebe makineleri ile başlamıştır
1952
1985
Saymanlık Otomasyon Projesi ( SAYOTO) başlamıştır
02.10.2013
say2000i projesi çalışmaları başlatılmıştır
Devlet Memurlarının Maaş hesapları sistemimiz üzerinden hesaplanmaya başlamıştır.
Kamu Elektronik Ödeme Sistemi geliştirildi
1999
2006
2010
2001
Saymanlıkların tümünde say2000i uygulama yazılımı kullanılmaya başlamıştır.
2008
İnternet üzerinden çalışan KBS uygulamaları geliştirildi.
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
2012
Harcama Yönetim Sistemi (HYS) kullanıma başlamıştır.
13
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
2000- Türkiye Kalite Derneği (KALDER) tarafından düzenlenen Yılın Başarılı
Ekibi yarışmasında büyük ödül alınmıştır.
2002- Capital Dergisi ve Siemens Business Services (SBS) Türkiye
tarafından düzenlenen “2002 Türkiye'nin e-Dönüşüm Liderleri“ proje
yarışmasında say2000i projesi "Kamu" kategorisinde birincilik ödülü almıştır.
2006- Başbakanlık tarafından düzenlenen Kaynakların Etkin Kullanımı ve Maliyetleri Düşürme
Projesi kapsamında Hizmetlerin Elektronik Ortamda Sunumu Yoluyla Maliyetlerin Düşürülmesi ve
Vatandaş Memnuniyetinin Artırılması Başarı Ödülü kategorisinde “Ödeneklerin Elektronik
Ortamda Aktarılması” projesi ikincilik ödülü almıştır..
2009- 7. e-Türkiye (eTR) - Kamudan İş Dünyasına Kategorisinde
"GÜMKART Gümrük Tahsilat Sistemi" projesi birincilik ödülünü almış, ve
Kamudan Kamuya e-Hizmetler Kategorisinde "Kamu Personeli Maaş
Otomasyon Sistemi projesi ilk üç arasına girmiştir. .
2010- "GÜMKART - Gümrük Tahsilat Sistemi" projesi, Visa Europe
tarafından "Türkiye’nin En Yaratıcı Kamu Ödeme Çözümü" özel ödülünü
kazanmıştır.
2011- 9. e-Türkiye (eTR) - Kamudan Kamuya e-Hizmetler kategorisinde
"Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi" projesi birincilik ödülü
almıştır.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
14
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
15
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
Kamu Personel Ödemeleri
Mali İstatistikler
Harcama Yönetimi
Döner Sermaye
Taşınır Kayıt Yönetim Modülü
02.10.2013
Muhasebe Yönetimi
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
16
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
Rakamlarla KBS
Harcama Birimi
~ 50.000
Muhasebe Birimi
1380
KULLANICI SAYILARI : ~ 284.250
‐ Bütçe ve Kesin Hesap Raporları
287
‐ GümKart
364
‐ HYS
~ 86.000
‐ KEÖS
~ 4.600
‐ Personel Ödemeleri
~ 52.000
TKYS
02.10.2013
~ 128.000
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
17
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
1‐ KAMU PERSONEL HARCAMALARI YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİ
Merkezi
yönetim
kapsamındaki
kamu
idarelerinde
istihdam
edilen
memurların bütün özlük bilgilerinin merkezi bir veri tabanında kayıt altına alındığı
projedir. Bu proje sayesinde memur maaşlarının hesaplanmasında uygulama
birliği sağlanmış, personel hareketliliği anlık takip edilebilir hale gelmiştir. Bu
projeyle bilgi işlem teknolojilerinden azami ölçüde faydalanılarak hem idarelere
hem de vatandaşa bilgi üretilmektedir.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
18
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
2‐ GÜM‐KART TAHSİLAT SİSTEMİ
Sistemin amacı, gümrük vergilerinin, nakit para yerine Güm-Kart adı verilen
elektronik para kartları ile tahsilinin gerçekleştirilmesidir. Proje hayata
geçirildikten sonra gümrük vergilerin tahsilatındaki prosedürlerde ve sürede
azalma yaşanmış, vergi tahsilatlarının otomatik olarak kayıt altına alınması
sayesinde hata riski ortadan kaldırılmıştır.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
19
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
3‐ KAMU ELEKTRONİK ÖDEME SİSTEMİ (KEÖS) Projeyle birlikte kamu ödeme ve tahsilatlarına ilişkin nakit, banka
hesaplarında günlük hesaplaşma yapılarak gün sonunda Merkez Bankası
hesaplarımızda toplanmaya başlandı. Böylece, muhasebe birimlerinde gereksiz
yere nakit kalmasının ve Hazine’nin yersiz borçlanmaya gitmesinin önüne
geçilmiş oldu. Nakit işlemlerinin Merkez Bankası üzerinden elektronik ortamda
gerçekleştirilmesiyle de ödemelerin hızlı ve en az hatayla yapılması sağlandı.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
20
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
4‐ HARCAMA YÖNETİM SİSTEMİNİN (HYS) Geliştirilen sistem sayesinde merkezi yönetim kapsamındaki harcama
birimleriyle muhasebe birimleri arasında otomasyon sağlanarak, harcama
birimlerince düzenlenen ödeme belgeleri, elektronik ortamda muhasebe
birimlerine gönderilmeye başlandı. Böylece, kamu ödemelerinde veri bütünlüğü
sağlanarak, manuel işlemlerden kaynaklı ödeme ve muhasebe hataları en aza
indirildi.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
21
TÜBİTAK
KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ
5‐ DÖNER SERMAYE MALİ YÖNETİM SİSTEMİ
Sistemle sayesinde, döner sermayeli işletmelerin bütün mali işlemleri
elektronik ortamda izlenmeye başlandı. Böylelikle, yöneticilerin sağlıklı, hızlı ve
doğru karar vermelerine imkân veren, başta mali veriler olmak üzere mali
verilere etki eden diğer verilere, raporlara, karşılaştırmalı sonuçlara ulaşmalarını
sağlanmış oldu.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
22
TÜBİTAK
Bilişim Projelerinde Başarı Etkenleri
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
23
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
1- Projeyi Başlatma ve Planlama
Planlama başarılamadığında aslında başarısızlık planlanmış demektir. 02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
24
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
1- Projeyi Başlatma ve Planlama
Proje planlamasının dört temel nedeni:
1.
Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması
2.
Projenin verimliliğinin arttırılması
3.
Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi
4.
Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
25
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
1- Projeyi Başlatma ve Planlama
– Objektif Kriterlere Bağlı Proje Başlatma…
– Ar-Ge, Analiz…
– Projeye Uygun Ekip…
– Gerçekçi Takvim…
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
26
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
2- Proje Kapsamının Belirlenmesi
•
Planlamaya etkisi…
•
Uygulama analizine etkisi…
•
Uygulamaya etkisi…
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
27
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
3- Kurumsal Destek
•
Alışkanlıklardan vazgeçme ve mevcudu
değiştirme gayreti
•
Yeniliklere açıklık
•
Projenin katma değerine olan inanç
•
Duygusal tepkilerle baş etme
•
Ekip dışı birimleri projeyle ilişkilendirme
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
28
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
4- Üst Yönetimin Desteği
• Projeye sahiplenme ve kararlılık…
• Koordinasyon…
• Devamlılık…
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
29
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
5- Projenin Bütçesi
 Proje başlangıç maliyetinin hesaplanması…
 Öngörülemeyen maliyet artışlarının
karşılanması…
Vizyonel altyapı yatırımlarının yapılmış olması da sonraki
geliştirmelerin maliyetlerinin azaltılmasında etkili olmuştur.
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
30
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
6- Sözleşme ve Talep Yönetimi
 Netlik…
 Talep – Fayda/Maliyet Analizi…
 “hayır” diyebilme cesareti,
“evet” dedirtebilme kabiliyeti…
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
31
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
7- Proje Liderliği ve Beşeri Münasebetler
 Projeye uygun lider seçimi…
 Beşeri münasebetler…
 Güven duygusu…
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
32
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
8- En Pahalı Kaynak “Tecrübe”
Tecrübe bir gözlüktür, onların sayesinde ikinci defa daha iyi görürüz. (Henrik IBSEN)
Doğru kararlar tecrübeden gelir ama tecrübe
kötü kararlardan oluşur.
(Will Rogers)
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
33
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
9- Kurumlar Arası Entegre Projelerde
Yönetim ve Koordinasyon
 Ana koordinasyon biriminin seçimi…
 Kurumsal taassup ve hiyerarşiden uzak yaklaşım…
 Centilmenlik anlaşması…
 Kurum üst yönetimlerince projenin sıkı takibi ve koordinasyon
desteği…
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
34
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
10- Mevzuat
 İş süreçlerine ilişkin mevzuat değişikliği ihtiyacı
 Tedariki zorlaştıran mevzuat kısıtı
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
35
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
11- İnsan Kaynağı
 Proje ekibinin niteliği ve niceliği
 Nitelikli eleman temininde güçlük
 Optimal kaynak kullanımı
 Ataletten koruma, verimliliğini artırma
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
36
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
12- Dokümantasyon
 Projenin büyüklüğü ve özelliği…
 Çıktı ve sonuç odaklılık…
 Süreç bağlantılarını yakalama…
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
37
TÜBİTAK
KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ
13- Mükemmeliyetçi Yaklaşım
En iyi, iyinin düşmanıdır. (Voltaire)
Her şeyi elde edebilirsin.
Ama aynı anda değil.
(Oprah Winfrey)
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
38
TÜBİTAK
Sonuç ve Değerlendirme
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
39
TÜBİTAK
SONUÇ VE DEĞERLENDİRME
• İnsana yatırım…
• İnanç…
• Azim ve Kararlılık…
• Yüksek Motivasyon…
02.10.2013
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi
40
TÜBİTAK
TÜBİTAK
Teşekkürler...
Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II
e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi