A3 -Kaizen RAPORLAMA TEKNİĞİ [email protected] -İSÜSEM A3 Raporlama, Yalın yönetim sistemi içinde problem çözme ve kök neden analizi yöntemlerinin metodolojik adımlar ile kullanılan bir tekniğidir. Ekip olarak bir problem çözüm için ne yapılması gerektiğini düşünüyor ve nasıl süreklilik sağlanacağı ile sorularınız var ise , basit bir soru ile işe başlamanız ve aşağıdaki adımları takip etmeniz gerekir. A3 Kaizen metodoloji birçok iyileştirme araçların kullanılmasına imkan sağlayan güçlü bir yöntemdir. Denenmiş ve güvenilir bir problem çözme yöntemini kullanmayı önceden kabul ederek, gerçek kök nedenler belirlenebilir ve bu nedenle sorunlar fiilen başladıkları yerde (kökte) çözülebilir. Daha da önemlisi, A3 raporunun oluşturulma şekli, sorundan etkilenen veya konuya dahil olanların A3'ü yaratma süreci, bu nedenle paylaşılan anlayış güçlü bir sonuçtur. Problem çözme A3, bir problemin temel nedenini bulmak için harika bir adımsal (metodolojik ) bir faaliyettir. [email protected] -İSÜSEM A3 raporlarında problem çözme konusunda size verebileceğimiz en kayda değer ders, raporu% 100 doğru veya mükemmel bir şekilde doldurmaya kararlı olmamaktır. A3 düşüncesi, üzerine yazıldığı kağıttan çok daha fazlasıdır. Aksine, problem çözen A3'ler, problem çözme kültürünün veya felsefesinin bir parçası olarak görülmelidir. A3 raporları görünüş olarak benzer olsa da, benzersiz ihtiyaçlarınıza bağlı olarak belirli bir derecede özelleştirmenin gerekli olduğu durumlar olabilir. A3 problem çözmedeki öğrenme, geriye dönük olabilir, çünkü alıştırmanın derinliklerine girdikçe, daha önce gerçekleşen parçalar veya süreçler hakkında daha fazla şey öğrenirsiniz. Öyleyse, geri dönüp A3 raporunuzu değiştirmekten / düzeltmekten / hassaslaştırmaktan çekinmeyin - bu nedenle, elinizde silgi varken kurşun kalemle çalışmanız şiddetle tavsiye edilir. [email protected] -İSÜSEM A3 KAİZEN Problem Tanım Kod /İsim Bölüm : Tarih : HEDEFLERİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ İÇİN AKSİYON PLANI PROBLEM KONUSU VE BİLGİLENDİRME (AÇIKLAMA ) KAİZEN KONULARI SORUMLU TARİH AÇIKLAMA SAPMA AÇIKLAMA DURUM TARİH AÇIKLAMA ST. DEĞER TARİH AÇIKLAMA MEVCUT DURUMUN DETAY AÇIKLAMASI KAİZEN İZLEME VE KONTROL ( GRAFİK VE YAZI) 1 HEDEF 0,8 HEDEF TANIMI ÖNCE HEDEF AÇIKLAMA 0,6 1 2 0,4 PROBLEMİN OLUŞTUĞU ALAN VE KÖK NEDEN ANALİZİ 0,2 0 GERÇEKLEŞEN HEDEF TANIMI DURUM 1 2 AKSİYON PLANIN KONTROL VE REVİZYONU HEDEF TANIMI STANDARTLAŞTIRMA İSTENEN STANDART İÇERİK 1 2 tayfun.utas@istİnye.edu.tr/İSÜSEM YÖNETİM /FİNANS GÖRÜŞÜ : A3 İYİLEŞTİRME METODOLOJİSİ KULLANMA TEKNİĞİ 2020 A3 Kaizen Adından da anlaşılacağı gibi, A3 boyutunda ölçü formatıdır. Toplantı odası duvarına yansıtmak veya küçük bir bilgisayar ekranına sıkıştırılmamaları gerekir- A3'ler : › › › › › [email protected] -İSÜSEM Problem çözme metodudur. Grafikler, tanımlayıcı istatistik tablolar , resimler işlenecek alanı olan kalem ve silginin kullanılır. Ekip çalışmasının göstergesidir. A3 formu çıktısı alınmış format şeklinde olmalı , ekrandan izlemek için kullanılmamalı, daima üzerinde not alınacak duruma olmalıdır. Görünür bir alanda veya günlük yönetim odasında olmalı ve kişiler not düşmek istedikleri zaman not düşebilmelidirler. Firmaların kullandığı A3 metodolojisinin bazı kısım veya bölümleri farklılık göstermekle birlikte temel adımlar benzerdir. Genel kullanımda standartlaşma adımı kullanılmaz ancak önemli olduğunu düşünüldüğümüz için eklenmiştir. ADIM 1 Problem tanımı problem çözüm adımının en önemli başlangıç adımıdır. Problem çözen ekip veya problem okuyan kişinin problemi net anlaması için genel tanımlamalardan kaçınılmalıdır. Adım olarak; Problemin genel tanımı yapıldıktan sonra problem alt tanımlarının pareto analizinden sonra spesifik ismi konulması gerekmektedir. Örneğin : Çalışan devir hızını problem olarak seçen ekip problemi “çalışan devir hızı kaizeni “ olarak tanımlar ise genelleştirmiş olur. Yapılması gereken kırılımlar sonucu ortaya çıkan duruma göre problem adı belirlenmelidir. Yukardaki örnekten devam ettiğimiz taktirde doğru tanım : “xxxx bölümü 1,2,3 vardiya xxxx çalışanları devir hızı kaizeni” olmalıdır. Bu karışıklığı önlemek için tanımın aşağıdaki şekilde yapılması ve seçilen kaizen konusu boşluk kısma eklenmesidir. Problem Konusu : AURA şirketinde devir hızı kaizeni ( Operasyon bölümü 1,2,3 vardiya proje -ARGE çalışanları devir hızı kaizeni”) Şirketin devir hız problem kapsamında birçok [email protected] -İSÜSEM f farklı iş kolu olabilir her iş kolu için çözüm yönteminin farklı olacağı için aynı kaizen format içinde takip edilmesi doğru bir uygulama değildir. Problem çözümü daima yalın olmalı ve farklı bağımsız gruplar aynı format içinde çözülmemelidir. Şayet problem genel olarak değil yazılabilir. kırılımlı olarak tanımlı ise bu tanım direkt olarak BİLİNMESi FAYDALI NOTLAR Bu bölümde sorulması gerekli sorular konunun özü ile ilişkili olmalı ve problem için mutlaka verilere bakılarak karar verilmelidir. Probleme ile ilgili bilgi yok ise veri toplanmalıdır. Bu adıman emin olduktan sonra diğer adımlara devam edilmelidir. [email protected] -İSÜSEM A DEWEADIM SECTION 2: CURRENT CONDITION ADIM 2 Bu bölüm problemin sorun ifadesinin 'İspatını' gösteren bölümdür. Örneğin, sorunumuz paketleme makinesinin düşük performans göstermesi ise böyle bir durumda, makinenin kırık kısmının bir resmini ekleyebiliriz veya soruna neyin neden olduğunu bilmiyorsak (temel neden), paketleme makinesi performans çizelgeleri veya bunu gösteren başka herhangi bir kanıt ekleyebiliriz. Makinenin en iyi şekilde çalışmadığınındın kanıtı sunulmalıdır . Histogram tablosu , grafikler ile problem anlaşılır parçalara ayrılmalıdır. Her parça ayrı ayrı incelenmelidir. Diğer bir örnek hizmet sektöründe bilgilerin doğru akmaması nedeni ile hizmette aksamalar olabilir. Böyle bir durumda, sürecin düzgün çalışmadığının kanıtı olmalıdır. Hizmet sektörü için sorunu anlamak için sürecin değer haritası çizimi yapılmalıdır. [email protected] -İSÜSEM BİLİNMESİ FAYDALI NOTLAR A3 raporlama grafik ,tablo ve süreç akış diyagramlarından oluşturulmalıdır. A3 raporu yazı ile doldurulmamalıdır. Düşünülen her durumun sayısal verisin olması A3 çözümde izlenmesi gereken en önemli yoldur. ADIM 3 Hedef Koşul (veya Hedefler) bölümü ölçülebilecek kadar spesifik olmalıdır. Örneğimizde, "Paketleme makinesinin performansını artırın" veya "Paketleme makinesinin çalışmama süresini azaltın" gibi belirsiz bir şey yazamayız. Bunun yerine, "Paketleme makinesi performansını üç ay içinde% 60 artırmak" gibi ayrıntılı bir hedef verin. İkinci adımdaki grafiklerdeki verilerden emin olarak kırılmı yapılmış problemlerden frekansları yüksek ancak sebepleri azalarak sonuçların % 80 ni azaltmaya çabalamalıyız. Hedefler mevcut durumdan aşağıda 45 Hizmet sektörü örneğine çalışanların devir hız yerine derecelik açı ile çizilen doğru üzerinden spesifik alanlar seçilmeli . verilmeli ve smart* olmalıdır. [email protected] -İSÜSEM Adım ADIM 4 BU ADIM, sorunun temel nedenini bulmak için araştırmanızı açar. Bu nedenle, raporun bu kısmının sorun araştırılırken doldurulması çok daha yararlıdır (yani toplantı odası masasında değil, gemba'da). Problem için “5 Neden” bir sorunun temel nedenini bulmanın mükemmel bir yoludur. Yine, 5 Neden ‘in ayrıntılarına veya "kurallarına" kapılmayın cevabı 3 veya 4 veya 7 neden içinde bulursanız, alıştırma sizin kadar faydalı olacaktır. Bir problem oluşumu [email protected] -İSÜSEM • Problem neden oluştu ? • Problem neden görülmedi ? • Problem olmaması için ne yapılması gerekir ? sorusu sorulmalıdır. L/T P/T %C&A L/T P/T %C&A L/T P/T %C&A L/T P/T %C&A L/T P/T %C&A C/O C/O C/O C/O C/O TOTAL ÖRNEK : Neden -Neden Analizi : Problem: Kendinize ait park yerinizde arabanızı bıraktınız ancak sabah gelindiğinde tekerin inmiş olduğunu gördünüz. Kök neden ile düşünceniz çok farklı olabilir. Bu nedenle konudan uzaklaşmadan “neden ? “ soruları ile kök neden ulaşabilirsiniz. [email protected] -İSÜSEM ! Bazı iyileştirmelerin işe yaramayabileceğini ve buraya geri gelip yenilerini denemeniz gerekebileceğini unutmayın. Kök neden analizinin amacı, sorunu gidermeye yardımcı olacağını düşündüğünüz iyileştirmeler yapmaya çalışmaktır .Kök neden analizinde farklı değişkenler ile ilerlemek problemin bütünü görmede yardımcı olacaktır. Örnekte tek kaizen konusu çıkmış olmakla birlikte sorun olarak görülmeyen iki konulara planla alınmalıdır. [email protected] -İSÜSEM Ağ diyagramı en efektif yol olarak problemlerin bağımsız değişkenlerine ayırma tekniğidir. Birincil nedenler daima fizik kural ifadesi olmalıdır , düşme , sürütme ,ısı aşırı yük ,basınç ve buna neden olan sebep sonuç çıkartılmalıdır. Sosyal olaylarda da bezer birinci konular öne çıkmalıdır. Ör. iletişim , davranış vs. ADIM 5 BU ADIM, çözüm düşüncesinin gerçeğe dönüştürüldüğü adımdır. Yapılacak iyileştirmeler (kaizenler) bu adımda gerçekleştirilir. Bu aşamada işi yapacak sorumlular belirlenmelidir. Önemli nokta , projenin belirlenmiş plana göre ilerlemesi için gerekli entegrasyonlar sağlanmalıdır. BİLİNMESİ FAYDALI NOTLAR Kaizen onayları kaizen onayından sonra finans bölümü ile bütçe çalışmaları başlatılmış olmalıdır. Uygulama aşamasında sürecin kesintiye uğramaması için gerekli ve önemli aksiyondur [email protected] -İSÜSEM ADIM 6 BU ADIM, Kaizen faaliyetleri sonucunda performans göstergeleri izlenmeli ve değişimler takip edilmelidir. Hedefler ile gerçekleşenler ve gerçekleşmeme durumları takip edilerek değişecek durumlar için önceden tedbir alınmalıdır. SECTION 6: IMPROVEMENT VERIFICATION ADIM 7 Bu adım hedeflerin izlenmesi ve kontrol adımıdır. Gerçekleşen aksiyonlar bir plan dahilinde izlenmelidir. Unutmayın çözüldüğü sanılan problemlerin % 40 tekrar etmektedir. Önceki bölümde tartışıldığı gibi, sorunu gerçekten çözmeyen iyileştirmeler veya karşı önlemler olabilir. Bunu bilmenin tek yolu, etkili olup olmadıklarını görmek için tekrar kontrol etmektir. Bu doğrulama ayrıntıları bu bölüme gider. Doğrulama ayrıntıları, Mevcut Durum bölümüne eklediğiniz formatta olabilir - bu nedenle, Mevcut Durum bölümüne süreç veya makine performans çizelgeleri koyarsanız sürekliliği sağlamış olursunuz. [email protected] -İSÜSEM Problemde çözümünde hatalı durum var ise belirmekten sakınmayın. Çözümler hata yaparak öğrenileceğin unutmamalıyız. Bu Adım , Standartlaşma adım olup kaizen aktivitesini sürekliliğini sağlamak için standartlar geliştirmeli yeni iyileştirme adımına kadar takip edilmelidir: FOLLOW-UP ACTIONS ADIM 8 STANDATLAŞTIMA Problemin Tekrar etmemesi için izlenecek yol. Genelde insandan bağımsız teknikler seçilmesi tercih edilir ( Poke -Yoke ) . Görsel ve Dur /Kalk sistemleri ve formlar , Kontrol tabloları vs A3 KAİZEN Kod /İsim Problem Tanım Bölüm : Tarih : HEDEFLERİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ İÇİN AKSİYON PLANI PROBLEM KONUSU VE BİLGİLENDİRME (AÇIKLAMA ) KAİZEN KONULARI SORUMLU TARİH AÇIKLAMA SAPMA AÇIKLAMA DURUM TARİH AÇIKLAMA ST. DEĞER TARİH AÇIKLAMA MEVCUT DURUMUN DETAY AÇIKLAMASI KAİZEN İZLEME VE KONTROL ( GRAFİK VE YAZI) 1 HEDEF 0,8 HEDEF TANIMI ÖNCE HEDEF AÇIKLAMA 0,6 1 2 0,4 PROBLEMİN OLUŞTUĞU ALAN VE KÖK NEDEN ANALİZİ tayfun.utas@istİnye.edu.tr /İSÜSEM [email protected] -İSÜSEM 0,2 0 GERÇEKLEŞEN HEDEF TANIMI DURUM 1 2 AKSİYON PLANIN KONTROL VE REVİZYONU HEDEF TANIMI STANDARTLAŞTIRMA İSTENEN STANDART İÇERİK 1 2 YÖNETİM /FİNANS GÖRÜŞÜ : SMART Specific (simple, sensible, significant).Basit ve Genel olmayan Measurable (meaningful, motivating). Ölçülebilir Achievable (agreed, attainable).Başarılabilir. Relevant (reasonable, realistic and resourced, results-based). Rasyonel , gerçekçi Time bound (time-based, time limited, time/cost limited, timely, time-sensitive : Zaman ve Maliyet Odaklı [email protected] -İSÜSEM
