Toplam Kalite Yönetimi

Toplam Kalite Yönetimi
Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Adımları
Yrd. Doç. Dr. Elif Dülger Kahraman
TKY Uygulama Adımları
TKY‘ nin işletmede yaşama geçirilmesi için gerekli geçiş hazırlıkları için
gerekli olan uygun ortamın oluşturulması, ön hazırlıkların titizlikle
planlanması son derece önemlidir. TKY uygulama çalışmasındaki
adımlar aşağıdaki gibidir:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Üst yönetimin desteğini sağlama
Kalite komisyonu oluşturma
Temel değerler, vizyon, misyon ve kalite politikasını belirleme
Stratejik plan oluşturma
Yıllık kalite iyileştirme programı oluşturma
Politika yayma
Özdeğerlendirme
1.Üst Yönetimin Desteğini Sağlama
! TKY uygulama prosesi üst yöneticilerin taahhüdü ile başlar !
TKY'nin başarı ile uygulanmasında üst yönetimin tutumu çok önemlidir.
Liderlik uygulama prosesinin her aşamasında özellikle başlangıçta
uygulanmalıdır. Üst yönetimin kayıtsızlığı veya uygulama içinde yer
almaması başarısızlığının temel nedeni olarak ifade edilir. Üst yönetici TKY
kavramları ile ilgili eğitim almamışsa hemen eğitilmelidir. Formal eğitime
ek olarak yöneticiler TKY ile ilgili kuruluşları ziyaret etmeli, konu ile ilgili
makale ve kitapları okumalı, seminer ve konferanslara katılmalıdırlar.
Üst yönetimin TKY'nin işletmeye yerleştirilmesindeki görevleri şunlardır:
Kalite komisyonunda yer alma ve başkanlığını yapma
ISO 9000 takımında yer alma ve başkanlığını yapma
Proje takımlarına koçluk (liderlik) yapma
Sorunları ve gelişmeleri yerinde izleme
Çalışanları tanıma törenlerini yönetme veya başkanlık etme
Kalite ile ilgili çalışmalara zamanının en az 1/3'ünü harcama
Çalışanlarla periyodik toplantılar yapma
Çalışanlardan gelen bilgilerle vizyon, misyon oluşturma
TKY uygulama prosesinde zamanlama yani başlama zamanı da çok
önemlidir. Organizasyon toplam kalite yolculuğuna başlamaya hazır
olmalıdır. Aşağıda belirtilen tarzda sorunlar uygulamayı daha uygun bir
tarihe erteletebilir.
 Yeniden yapılanma (yeniden organizasyon)
 Üst yönetim personelinde değişiklik
 Kişiler arası uyuşmazlık
 Eğilim krizi
 Zaman alıcı faaliyetler olabilir.
2. Kalite Komisyonu Oluşturma
Üst yönetimin desteği sağlandıktan sonra kalite komitesi oluşturulmalıdır.
Komisyonun üyeleri ve görevleri belirlenmelidir. Bu görevlerin
uygulanması TKY uygulamasının önemli parçasıdır. Komisyon,
çalışanlardan gelen bilgilerle vizyon, misyon, kalite politikası gibi temel
esaslar belirler ve kalite kültürünü oluşturur.
! Kalite komisyonu TKY motorunun sürücüsüdür !
Komisyon, tasarım, pazarlama, finans, üretim ve kalite gibi fonksiyonel
alanların tepe yöneticileri ile bir koordinatör veya danışmandan oluşur.
İşletmede sendika varsa bir temsilcisi de komisyonda yer almalıdır.
Koordinatör
tepe
yönetime
raporlar
sunar.
Komisyonun görevleri şunlardır:






Takımlar oluşturma ve ilerlemelerini izleme
Müşteri tatminini belirleme
Toplantı hedeflerini izleme
Yeni proje takımları oluşturma
Tanışma yemekleri düzenleme
Kıyaslama çalışmaları yapma
Koordinatör takımların kurulmasını sağlar onları yetkilendirir ve
sorumluluklarını bilmelerini sağlar. Koordinatörün diğer faaliyetleri takım
liderlerine yardım etmek, öğrenilen dersleri takımlar arasında paylaşmak ve
düzenli olarak takım liderleriyle, liderler toplantısı yapmak.
Genel olarak koordinatörün görevleri şunlardır:
 Bütün çalışanların katılımı ile işletmenin temel değerleri olan vizyon,
misyon ve kalite politikalarını geliştirmek
 Hedeflerle stratejik uzun dönemli plan ve amaçlarla yıllık kalite iyileştirme
programları geliştirmek
 Toplam eğitim planı oluşturmak
 Kötü kalitenin maliyetini belirlemek ve sürekli izlemek
 Organizasyonun performans ölçülerini belirlemek, fonksiyonel alanlar
için bunları onaylamak ve onları izlemek
 Prosesleri iyileştiren özellikle iç ve dış müşteri tatminini etkileyen bu
projeleri sürekli olarak belirlemek.
 Çok fonksiyonlu proje ve departmansal veya iş grubu takımları oluştur ve
gelişmeleri izlemek.
 İşleri yapmanın yeni yollarını belirlemek için tanıma ve ödül sistemleri
oluştur veya revize etmek.
Büyük işletmelerde ise kalite komisyonları üst düzeyde değil alt düzeyde
çalışanlardan oluşturulur.
3. Temel Değerler, Vizyon, Misyon ve Kalite Politikasını Belirleme
Temel değer ve kavramlar TKY davranışının gelişmesine yardım eder ve
kültürü tanımlar. Her bir organizasyon kendi değerlerini geliştirir. Onlar
hedef ve amaçları içeren stratejik planlama prosesinin parçasıdırlar ve
oluşturulduktan sonra ara sıra gözden geçirilip güncelleştirilmelidir.
VİZYON
Vizyon, misyonu gerçekleştirmek için belirlenmiş ana hedef, uzun bir
gelecekte ulaşılmak istenen idealdir. Vizyon "ne olmak istiyoruz?" "nereye
varmak istiyoruz?" sorularının yanıtıdır. Örneğin vizyon, dünya lideri olmak,
ülke lideri olmak, sınıfında en iyi olmak, global bir marka haline gelmek vb.
gibi olabilir.
TKY'de işletmenin vizyonun belirlenmesi ve bütün çalışanlar tarafından
benimsenmesi gerekir. Bu vizyon çalışanları harekete geçiren bir dinamizm
unsurudur. Vizyon hedeflere bağlılığı, kültürel değişim için gerekli enerjiyi ve
odaklaşmayı sağlar.
MİSYON
Misyon, bir işletmeyi benzerlerinden ayıran kapsamlı ve kendine özgü var
oluş amacıdır. Başka bir deyişle misyon işletmenin kendisine seçtiği en
kapsamlı amaç olmaktadır.
KALİTE POLİTİKASI
Kalite politikası, bir işletmenin üst yönetim tarafından resmi olarak
belirlenen kalite amaç ve yönüdür. Daha genel olarak kalite politikası kalite
sağlama ile ilgili genel amaçlar ve kabul edilebilir yöntemleri kapsayan uzun
süreli genel bir plandır. Yöneticilerin kaliteye önem verdiğinin ilk ve en
önemli kanıtıdır.
4. Stratejik Plan Oluşturma
Strateji işletmenin karar verdiği noktaya ulaşmak için
uygulayacağı eylemler dizisidir.
İşletmeler vizyon olarak belirtilen noktaya ulaşmak için stratejilerini
belirlemelidir. Dış etkiler (Uluslar arası gelişmeler, ülke ekonomisi, rekabet
şartları, gelişmekte olan teknolojiler vb gibi) ve çevre şartları göz önünde
bulundurularak, kullanılacak kaynaklar, hedef pazarlar ve iş geliştirme
olanakları planlanır. Stratejik plan işletmenin doğru şeyleri doğru
zamanda yapmasını sağlar. Stratejik planlar orta ve uzun vadeli hazırlanır
(3-5 yıl).
5. Yıllık Kalite İyileştirme Programı Oluşturma
Bir yıllık program uzun dönemli stratejik planla birlikte geliştirilir. Stratejik
birimlerin bazıları kısa dönemli planları içeren yıllık planın parçası
olacaktır. Program bütün yöneticiler, uzmanlar ve çalışanlar arasında
gelişmelidir.
Program,
Çalışanlara iyileşme çalışmalarında yer alma sorumluluk duygusu
kazandırır,
İşletmelerin her yıl kalitesinin bir önceki yıldan çok daha iyi olmasını
sağlayacak yıllık iyileştirmeler yapılmasını sağlar.
5. Yıllık Kalite İyileştirme Programı Oluşturma
Program fonksiyonel alanlar boyunca bütün işletme düzeyini içermelidir.
Birimler kendi amaç ve hedeflerini oluşturmalı ve yönetim de bu
hedefleri, eğitim, projeler, kaynaklar v.b. desteklemelidir.
Çoğu zaman kalite çalışmalarının çok sayıda olması gerekecek ancak
kaynaklar kısıtlı olacaktır. Bu durumda iyileşme için en büyük fırsatı
sağlayacak olanlar üzerinde çalışılacaktır.
Bu çalışmalar için çok sayıda proje takımı kurulacaktır.
Proje Takımı
Tepe yönetim organizasyonun karşı karşıya kaldığı ana problemi
tanımladığında, üyeler aralarında belirledikleri temel iyileştirme konuları ile
ilgili proje geliştirirler. Proje sahibi iyileştirme konusunu ele alacak takımı
oluşturmak için takım üyelerini seçer. Proje takımların tipik özellikleri
şunlardır:
 Amaç tepe yönetim tarafından tanımlanır
 Takım yönetim tarafından yönetilir
 Geçicidir
 Proje özel ve önemlidir, ve oluşturulan zaman skalası içinde
tamamlanabilir olacaktır
Proje Takımı
 Takım, projenin gerçekleşmesi için gerekli ustalık, başarı ve fonksiyonları
sağlayacak şekilde organize edilir
 Faaliyetler çapraz fonksiyonludur
 Takıma katılım genellikle gönüllük esasına göre değildir- yönetim proje ile
ilgili alanlarda uzman olan kişileri belirleyerek takıma katılmalarını ister
 Takım toplantıları düzenli yapılıyor olmasına rağmen uzun sürelidir
Kalite İyileştirme Takımları
Bu tip takımlar aynı departmanda farklı fonksiyonları yerine getiren
çalışanlardan oluşur ve müşteri veya tedarikçiyi veya her ikisini içerir. Bu tür
takımların amaçları kalite iyileştirme, kusurların ve değer ilave etmeyen
faaliyetlerin ortadan kaldırılması ve verimliliği iyileştirme gibi değişiktir.
Kalite iyileştirme takımlarını diğer takım tiplerinden farklı kılan tipik
özellikleri şunlardır:
 Üyelik gönüllü veya zorunlu olabilir ve imalatta çalışanlar veya idari
çalışanlar veya her ikisinin karışımını içerebilir. Bazı takımlar organizasyon
hiyerarşisinde farklı seviyelerdeki kişileri içerir.
Kalite İyileştirme Takımları
 Takım genellikle bir özel amacı karşılamak için oluşturulur.
 Takım lideri yönetim tarafından belirlenir ve amaçlar ve proje bitirme
zamanı tanımlanır.
 Takım, proje takımlarından daha fazla fakat KÇ’den daha az ömürlüdür.
Üyelerinin başka takımlarda yer alması durumunda takım proje
tamamlandıktan sonra dağılır.
 Üyeler problem çözme ve ilgili metodlardan yararlanma konusunda çok
deneyimlidirler ve problemi çözme, prosesi iyileştirme faaliyetlerini
yerine getirirler.
6.Politika Yayılımı
Stratejik planın doğrultusunda politikalar belirlenir. Politikalar yıllık
hedefleri ve bu hedefleri gerçekleştirmek için yapılacak faaliyetler ve
yararlanılacak araçları içerir. Tüm çalışanlara kuruluşun politikaları iletilir
böylece TKY'nin temel ilkesi olan katılımcılık sağlanmış olur. Üst yönetici
politikaları politika yayılım sistemi ile işletme bütününe yansıtır. Üst
yönetimin sözel olarak ifade ettiği politikalar alt kademelere doğru
niceliksel hale gelir.
Politika Yayılım Mekanizması
Üst yönetim, ürün, hizmet, çevre ve operasyonlar konusunda çeşitli
hedefler ve bu hedeflere ulaşmak için yöntemler belirler. Bölüm
yöneticileri şirket politikasını kendi fonksiyonlarına uyarlayarak fonksiyon
politikalarını saptar.
Ara kademe yöneticiler fonksiyon politikalarını baz alarak yıllık uygulama
planı hazırlar. Uygulama planında yıl içinde yapılacak işlerin listesi, sayısal
hedefler, işlerin kimler tarafından, ne zaman yapılacağı, kimden destek
alınacağı tanımlanır.
Politika Yayılım Mekanizması
En alt kademe yöneticisi uygulama planında belirtilen işlerin yıllık olarak
programlandığı ayrıntılı uygulama planını oluşturur.
Yazılı ve sözlü iletişim araçları ile duyurulan politikaları çalışanların
algılama düzeyleri düzenli aralıklarla test edilir.
İşletmedeki bütün uygulamalar hazırlanan planlara göre yapılır ve
sonuçları periyodik olarak kontrol edilerek düzeltici önlemler alınır.
Böylece kaynakların etkin kullanımı sağlanmış ve hedeflerin gerçekleşme
oranı artmış olur.
7. Özdeğerlendirme
Özellikle mükemmele ulaşmak amacında olan işletmeler
süreçlerini ve sonuçlarını 1990'lı yıllarda oluşturulmuş
olan "iş mükemmelliği" modelini esas alarak gözden
geçirmeye
başlamışlardır.
Özdeğerlendirme
olarak
adlandırılan bu yöntemle işletmeler kuvvetli ve zayıf yani
iyileştirilmesi gereken alanlarını belirler.
Buna
göre
oluşturulan
iyileştirme
planları
uygulamalarının güçlendirilmesi hedeflenir.
ile
Toplam
Kalite
7. Özdeğerlendirme
Özdeğerlendirme yapmak için kriterleri daha önceden belirlenmiş bir
modele ihtiyaç vardır. İşletmeler ya kendi modellerini kendileri için kritik
olan başarı faktörlerine göre oluştururlar ya da ulusal veya uluslar arası
kalite ödül modellerini esas alırlar. Türkiye için ulusal model Tüsiad-Kalder
(Kalder: Kalite Derneği) iş mükemmelliği modelidir. Uluslararası modeller
ise Malcolm Baldridge Kalite Ödülü Modeli (ABD için geliştirilmiş), Avrupa
Kalite Ödülü Modeli (Avrupa Kalite Yönetim Vakfı -EFQM tarafından
Avrupa ülkeleri için geliştirilmiş) dir.
Haftaya görüşmek üzere…