Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin

Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
İstikrar ve Büyüme Yolunda
Proje Yönetiminin
Sağlayacağı 15 Fayda
İşiniz bir ürün ve ya bir servis temin etmekse, işinizi büyütmeyi, istikrar ve
kazanç sağlamayı düşünüyorsanız bazı projeleri yönetmek için değişik yollara
ve yöntemlere ihtiyacınız olabilir.
1
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
İçindekiler
Önsöz
Proje Tahminlerinizi Geliştirin
Doğru Kaynaklar Doğru Yerde
Doğru Projeleri Seçin
Projelerinizi Tutarlı Planlayın
Kaynak Kullanımını Optimize Etme
Proje Çıktılarınızı Analiz Edin
Bütçeleme ve Maliyet Kontrolü
Ürün ve Servis Çıktılarını Geliştirme
Takım Çalışmasına İmkan Verin
Riskleri Minimuma Çekin
Eş Zamanlı Takibin Önemi
Verimliliği Ölçün
Müşteri Memnuniyetini Arttırın
Nakit Akışını Geliştirin
Raporlama ve Analizi Geliştirme
2
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
Önsöz
İşiniz bir ürün ve ya bir servis temin etmekse, işinizi büyütmeyi, istikrar ve
kazanç sağlamayı düşünüyorsanız bazı projeleri yönetmek için değişik yollara ve
yöntemlere ihtiyacınız olabilir. Birçok KOBİ proje yönetimi konusunda fikri olmayıp
uzun vadede istikrarı ve büyümeyi yakalayamazlar. Bu yazı dizimizde proje yönetimi
uygulamalarının işinizi büyütmeye yardımcı olacak 15 harika yolunu anlatıyor
olacağız.
3
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
1- Proje Tahminlerinizi Geliştirin
Birçok faktör proje çıktılarınızı etkiler. Fakat uzun dönem proje başarısı için en
önemli belirleyiciler planlama ve tahminlemedir. Sektördeki birçok işletmeyi
inceleyip, başarızılık nedenlerine baktığımıza tahminleme süreçlerindeki hataların
en kritik noktalar olduğunu görürüz. Proje tahminlemeleri, size proje kaynak
seviyelerinizi belirlemede tutarlı veriler sağlar. Basit bir proje tahminleme
uygulayarak, projenizin kaynak kapasitesi üzerindeki etkilerini ve operasyon
bütçeniz üzerindeki finansal etkileri kolaylıkla anlayabilirsiniz. Aynı zamanda proje
tahminleme süreçleriniz, satış takımınızın ve proje yöneticilerinizin müşterilerinizle
olan etkileşim yollarına ve iş tekliflerinizi standardize etmenize yardımcı olur. Bu
sonuç verimlilik, müşteri memnuniyeti ve belirlediğiniz zamanda yapacağınız
projelerin sayısı üzerinde pozitif bir etki yaratır.
Bkz. Projenizde Belirsizliklerin Önüne Geçin
Profesyonellerin Buluşma Noktası! theBASolutions ve Proje Eğitim Merkezi
Linkedin Sayfasına Gitmek İçin Tıklayın.
4
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
2- Doğru Kaynaklar Doğru Yerde
Kaynak kapasitesi planlama, proje ve ya herhangi bir servis sağladığınız bir işte
başarılı olmak için yapılan anahtar işlemlerden biridir. Kaynak kapasitesinezi doğru bir
planlamayla yapılandırdığınız vakit, ürün veya servisnizi belirlenen tarihte teslim
etmeniz kolaylaşır, anlık analizleriniz daha gerçekçi veriler yansıtır. Aynı zamanda
müşteri beklentilerini daha iyi yönetmenizi, iş veriminizi geliştirmenizi ve maliyeti
azaltmanıza fırsat verir. Küçük bir firma olmanıza rağmen, kaynak kapasitesi
planlaması, firmanız için hayatı bir önem taşır. Aynı zamanda da büyüme planınız için
önemli bir araç sağlar.
İlgili Makale: Kaynak Atamalarında Kullanacağınız 3 Teknik
5
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
3- Doğru Projeleri Seçin
Proje önceliklendirme işletmeler için çok yararlıdır. Bu metot, projelerinizde akla
uygun ve optimize edilmiş değişiklik talepleri için her birini önceliklendirmenize
olanak sağlar. Aslında bakılırsa bu konu, büyüyen bir işte gerekli olan bir süreçtir.
Proje süresince karşılacağınız zorlukların proje başarınıza zarar vermemesini ve kıt
kaynaklarınızın kullanımında maksimum faydayı sağlamanıza yardımcı olur. Proje
seçme ve önceliklendirme size kaynak, harcama talepleri ve potansiyel risklere karşı
proje yatırımınızın dönüşünü hızlı- kolay belirlemenize ve tespit etmenize fırsat verir.
Bkz. Stratejik Proje Seçimi ve Fizibilite
4- Projenizi Tutarlı Planlayın
Bir projeyi başarılı bir şekilde teslim etmeyi garantilemek için proje başlatılmadan
önce planlama süreci dikkatlice yapılmalıdır. Proje planlama, iş verimliliğinizi
yükseltmeyi, işlerinizi, faaliyetlerinizi, rollerinizi, sorumluluklarınızı ve her bir proje için
gerekli çıktılarınızı belirlemenizi sağlar. Temiz ve tutarlı bir metotla projenizi
planlamak, başarısızlık ve hayal kırıklıklarından ve geç kalmış, zamanında yapılamamış
projelerden kaçınmanıza yardımcı olur. Aynı zamanda risk azaltma, tam zamanlama
6
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
ve kritik noktaları sağlayarak, projelerinizi zamanında ve planladığınız bütçe çerçevesi
içinde yapmanıza fırsat verir.
İlgili Makale: Projelerinizde Temel Çizgileri Kullanın
5- Kaynakları Optimize Edin
Kaynak çizelgeleme, proje planlarının fizibilitesini yapmak için ve gerçekçi müşteri
beklentilerini ayarlamak için önemli bir bileşen sağlar. Proje başlamadan önce proje
yöneticileri kaynaklarını çizelgeye dökerek, özellikle kaynak kullanımını, görevleri ve iş
paketlerini, kaynak kullanım uygunluğunu ve ya uygunsuzluğunu belirleyebilirler. Aynı
zamanda proje yöneticileri bu sayede alternatif yaklaşımlarla, iş önceliklendirmesi ve
trade off diye adlandırdığımız bir şeyi elde etmek için başka bir şeyden vazgeçme
yaklaşımını değerlendirebilirler. Fazla kaynak gereksinimine sahip küçük yapılı
şirketler için, kaynak çizelgeleme kaynak verimlilik seviyenizin optimize olmasını ve
gelirinizin artmasını sağlar. Aynı zamanda yetenek, tecrübe ve lokasyon bazlı
kaynakların daha hızlı bir şekilde atanmasını sağlar.
İlgili Makale: Dış Kaynaklarınızı Etkin Yönetin
6- Çıktılarınızı Gerçek Zamanlı Analiz
Edin
7
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
Etkin bir şekilde proje çıktılarını yönetmek her şirket için önemlidir. Bu özellikle
olgun proje yönetimi süreçlerine sahip küçük ve büyüyen şirketler için çok önemlidir.
Unutmamız gereken nokta, proje çıktıları proje kilometre taşlarından farklıdır.
Kilometre taşları bir proje sonucu olarak ölçülebilir ürün ve ya üretilen servistir.
Çıktılarınız somut ve ya soyut olsun olmasın, proje çıktılarınızı gerçek zamanlı
yöneterek hedeflenen sonuçların neresinde olduğunuzu, kapsam, zaman, maliyet gibi
proje kısıtlarına uygunluğunuzu ölçebilirisiniz.
Bkz. Proje Temel Çizgileriniz Kullanın
7- Bütçeleme ve Maliyet Kontrolü
8
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
Birçok işletme için proje bütçeleme süreci ürkütücüdür. Özellikle az proje yönetimi tecrübesine
sahip olan şirketlerde durum daha kötüdür. Fakat proje bütçesi projenin performansını ve gelişimini
ölçmek için gerekli bir araçtır. Proje yönetimi programlarını kullanarak, proje planlarınızdan ve proje
tahminlerinizden proje bütçenizi direk olarak çıkartabilirsiniz. Ek olarak, proje yönetim programları
size proje boyunca bütçeyi gözlemlemenizi sağlar. Aynı zamanda gerçek verilerle planlanan verileri
karşılaştırarak şuan ki bütçenizi ve gelecek finansal izdüşümlerinizi doğru bir çerçevede görebilirsiniz.
Bkz. İNCELEME: Proje Yönetimi Yazılımları
8- Çıktılarınızı Geliştirin
Her organizasyon ürünlerin ya da servislerin başarıyla gerçekleştirilmesi için etkili
bir araca sahip olma ihtiyacı duyar. Proje yönetimi uygulamaları sayesinde proje
yöneticileri, takımlarına liderlik etme becerisi sağlar. Aynı zamanda amaca ulaşmak
için etkili bir strateji geliştirmesi için katkıda bulunur. Müşterileriniz proje çıktılarıyla
direkt olarak etkileşim içindedir. Çalışanlarınızda, çıktılardaki rollerini ve projedeki
paylarını daha iyi anlamaları açısından bu konudan faydalanacaklardır. Tamamıyla
entegre olmuş, problemlere karşı hazırlıklı bir projeyi yönetmenin güzelliği onun
esnekliğidir. Eğer akıllıca çizilmiş bir yol haritasına sahipseniz, proje yönetimi araçları
size bu esnekliği sağlayacaktır.
Bkz. Proje Aktivite Listenizi Geliştirin
9
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
9- Takım Çalışmasına İmkan Verin
Geçmişten günümüze hem organizasyonlar hemde insanlar edindikleri tecrübeler
sayesinde beraber çalışarak daha başarılı olabileceklerinin farkına varmıştır.(Bir elin
nesi var iki elin sesi var). Başarısız işletmeleri incelediğimiz zaman, bu gerçeği
görmezden geldiklerini ve organizasyonel hedeflerini takım çalışmasından uzak,
projeleri kişilerin bireysel olarak gerçekleştirmesine izin verdiğini görürüz. Proje
işbirliği bu durumu ortadan kaldırır ve ideal bir platformda proje yönetim süreci
içerisindeki bilgilerin paylaşımı ve proje takımının birbirleri arasında olan sinerjisini
arttırmayı sağlar. Bütün takım üyeleri ortak bir amaç doğrultusunda kişisel bir katılım
göstererek işinizin yenilikçi bir felsefeye sahip olmasını sağlar. Aynı zamanda daha iyi
problem çözümü, proje çıktılarında yüksek verim, maliyette azalma gibi pozitif
etkilere sebep olur.
10
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
10- Riskleri Minimuma İndirin
Birçok proje yönetim aracı size risklerinizi proaktif bir şekilde yönetme yeteneği
sağlar. Merkezi olarak riskleri yöneterek, proje yönetimi sürecinin her aşamasındaki
risklerin statülerini belirleyebilir ve çalıştığınız projenin gerçek zamanlı kontrülünü
sağlarsınız. Dahası, bir dizi hafifletici eylemler uygulayarak risklerden ve onun kalite ve
son proje çıktısı üzerindeki etkilerinden sıyrılabilirsiniz. İlk incelemeden son çıktıya
kadar geçen zamanda, proje yaşam döngüsünde ki her aşamada riskleri yöneterek,
proje çıktılarını zamanında ve belirtilen bütçede teslim edersiniz. Böylece her zaman
mutlu müşterilere sahip olursunuz.
Bkz. Risk Yönetim Planı Nasıl Oluşturulmalı ?
11- Projenizi Eş Zamanlı Takip Edin
Etkin proje ilerlemesinin takibi proje yönetimi kültürünü benimsemiş firmalar
için sorun değildir. Bu takibi sağlamak, başarılı projeler ve iş sonuçları elde etnek için
gerekliliktir. Proje yönetimi uygulamaları birçok işletmeye proje ilerlemesini takip
edebilme ve raporlama işlemi için de standart, tekrar edilebilir süreçler sağlar. Proje
yönetimi uygulamaları bütün proje paydaşlarının projeyle ilgili olarak rahat ve uyumlu
11
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
olmasını sağlar. Aynı zaman proje ilerlemesinde ve anlık durumunda gerçekçi veriler
sağlar.
12-Verimliliği Ölçün
Çalışanların zaman çizelgelerini, harcamalarını ve proje ilerleme raporlarının
daima güncel kalması, ürün ve servis çıktıları için önemli bir etkendir. Zaman çizelgesi
uygulamaları, tutarlı bir şekilde proje ilerlemesinin güncellenmesi, proje maliyet
kontrolünün geliştirilmesi, verimliliğin analiz edilerek ölçülmesi, gözlemlenmesi ve
kaynaklardan fayda sağlanma için zaman ve masrafları kontrol etmeyi otomatik bir
hale getirebilmek için etkili bir çözümdür. Zamanı ve harcamaları kontrol etmek nakit
akışınızı geliştirir.
12
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
13- Müşteri Memnuniyetini Arttırın
Proje yönetimi uygulamaları işletmenize müşteriyle alakalı konularda tavsiyeler
ve müşterilerden zamanında, üretken ve etkili bir şekilde geri bildirimler almanıza
olanak verir. Bu geri bildirimler sayesinde müşteri memnuniyetini yükseltebilirsiniz.
Çok basit bir şekilde kriz yönetimi planları geliştirmek, mutlu müşterilerin seslerinin
artmasına yani mutlu müşterilerin çoğalmasına sebep olur.
Bkz. Modern Proje Yönetimi Dünyasında Müşteri İlişkileri
14- Nakit Akışını Geliştirin
Birçok proje yönetimi çözümleri, tam otomatik ürün ve servis faturalamayı
önerir. Saat bazlı faturalama programıyla kolaylıkla nakit akışını yükseltebilir,
maksimum gelire ve faturalama hatalarının azalmalarına sebep olunur. İşlevsel
faturalama, en çok zaman ve malzeme gibi temel fatura tiplerini otomatikleştirmeye
fırsat verir. Bunun yanı sıra, sabit fiyat, kilometre taşı, sınırlanmış ve tekrar eden
faturalama gibi karışık faturalama gereksinimlerinde kolayca uygulanır.
15- Raporlama ve Analiz Geliştirme
13
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
Projelerini etkin yönetmek, doğru raporlama yapmak isteyen bir çok
organizasyon hatalara çok eğilimli olan Excel kullanmayı sonlandırmak için kendi
kültürleri içinde değişikliğe giderler. Büyüyen iş dünyasında olduğu gibi proje yönetimi
metodolojisi size proje maliyeti, ilerlemesi, statüsü, karlılığı, kaynak kullanımını,
verimliliği, bütçe performansını ve müşteri tatmini gibi gerçek zamanlı ve çok önemli
yönetim bilgileri sağlar.
Proje Yönetimi Olgunluk Seviyenizi Biliyor musunuz? Ücretsiz Öğrenin!!
14
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda
İş Analizi ve Gereksinim Yönetimi Alanında IIBA (International Institute of Business
Analysis) tarafından akredite edilmiş EEP (Endorsed Education Provider) ünvanına sahip
TheBASolutions Kasım Ayı Fırsatları İle Sizleri Bekliyor.
Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın
PDU Yenilemenin Vakti Geldiyse Doğru Adres PEM! Hem Sertifikanız Yenilensin hem
de IIBA metodolojisi ile Global İş Analizi Sertifikası Kazanın!
Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın
15
www.thebasolutions.com
www.projeegitimmerkezi.com