Kurumsal Bilgi Birikimi Nasıl Korunur?

Kurumsal Bilgi Birikimi Nasıl Korunur?
Veri, Bilgi, Bilgi Birikimi
Günümüzde belki de en çok kullandığımız kelimelerden biridir "bilgi". Ne de olsa bilgi
çağındayız ve bilgi toplumu oluyoruz. Ama Türkçenin günlük kullanımında bazen kolaya kaçıp
bazen de gerçek anlamını anlayamadığımızdan yabancı dillerde farklı kavramlar olarak ifade
edilen "data, information, knowledge" gibi kelimelerin karşılığında sadece "bilgi" kelimesini
kullanırız. Böyle olunca yabancıların ne demek istediğini, konunun özünü bir türlü tam olarak
kavrayamayız.
Örneğin aynı şey istihbarat ile ilgili kavramlarda da oluyor. Tam bir uzmanlık isteyen
istihbarat alanında kullanılan emare, duyum, bilgi gibi kavramlar istihbarat alanında uzman
olmayan kişilerce ve maalesef basınımızda hep "istihbarat" kelimesinin karşılığı olarak
kullanılmaktadır. Halbuki alınan bir haberin, tespit edilen bir emarenin, elde edile bir
duyumun istihbarat olarak değerlendirilebilmesi için geçmesi gereken bir çok safha vardır.
Bu makalenin konusuna gelince konumuz
"knowledge" yani bilgi değil "bilgi birikimi"
kavramıyla ilgili. Bugün günlük hayatta da sıkça
kullandığımız "data" kelimesinin anlamı veri ya da
ham bilgidir. Üzerinde herhangi bir işlem
yapılmamıştır.
Bu
verilerin
incelenmesi,
değerlendirilmesiyle oluşan kavrama da information
yani "bilgi" diyoruz. Bilginin beynimizde yerleşmesi,
pratik hale getirilmiş olması, her an kullanılabilir
olması, konuyla ilgili alınan yeni bilgilerin hemen
anlamlandırılabilmesi knowledge yani "bilgi birikimi"
olarak adlandırılmaktadır. Örneğin, bir terörist
saldırıyla ilgili elde edilen ilk veri ve bilgileri
aldığımızda bunu şu terörist örgüt yapmıştır
diyebiliyorsak o terör örgütüyle ilgili bir bilgi
birikimine sahibiz diyebiliriz.
-1-
Bilgi Birikiminin Oluşturulması ve Kaybedilmesi
Veri ve bilgi toplamak kadar bunu bilgi
birikimine çevirebilmek ve tabii ki bilgi
birikimini koruyabilmek de çok önemlidir.
Bugün modern ve gelişmiş yönetim anlayışı
bilgi birikimi temelli (knowledge based)
yaklaşımı esas almaktadır. Ama bireysel ve
kurumsal bazda bunu hem oluşturan hem de
koruyabilenlerin sayısı maalesef çok değildir.
Bu makalenin konusu da bu hususla ilgili.
Çok önemli bir konu olarak gördüğüm sorunla ilgi olarak yönetim alanında bir çok makalesi
ve kitabı olan ve halen Haas School of Business, UC Berkeley'de çalışan Ron Ashkenas'ın 05
Mart 2013 tarihinde Harvard Business Review'da yayınladığı makalesinde anlattığı tecrübe ve
önerilerini "alınması gereken bir ders ve uygulanabilecek pratik öneriler" olarak bu makaleye
taşımaya karar verdim.
Ron Ashkenas'ı bu konuda bir yazı yazmaya iten olay kendisinin üst düzey şirket
yöneticilerine organizasyonlardaki karmaşıklığın azaltılması konusunda davet edildiği bir
konferansta gördüğü durumdur. Ron Ashkenas hem üst düzey yöneticileri hem de çalıştıkları
şirketleri yakından tanımaktadır ve yıllardır onlarla birlikte çalışmıştır.
Ayrıca söz konusu şirketler karmaşıklığı
azaltmak
ve
işlemleri,
süreçleri
basitleştirmekle ün yapmış şirketlerdir. Ama
neden şimdi bu konuda yeniden eğitim almak
istemektedirler. Ron Ashkenas aldığı cevapları
değerlendirdiğinde söz konusu şirketlerin
karmaşıklığın azaltılması alanındaki bilgi
birikimini unuttukları ve koruyamadıkları
sonucuna varır. Çünkü geçen yıllar içinde
birçok iyi niyetli girişimlere rağmen üst düzey
yöneticiler başka alanlara odaklanmış,
personel değişikliği (şirketten ayrılan ve şirkete
yeni katılan) ve şirket içi görev değişimleri gibi
nedenlerle konuyla ilgili olarak alınan orijinal
eğitimler unutulmuş, konunun önemine ilişkin
mesajlar
içi
boş
sloganlar
haline
dönüştürülmüştür.
-2-
Organizasyonlar bilgi birikimi oluşturmak ve kapasitelerini artırmak
için çok para ve kaynak harcarlar. Söz konusu bilgi birikimi ve
kapasitelerin bir bölümü organizasyonun politikaları ve süreçleri
olarak hayata geçirilir ama önemli bir bölümü yöneticiler ve
uzmanların kafasında, elinde ve kalbinde yerleşir kalır.
Zaman içinde personel başka bir şirkete gittiğinde, emekli
olduğunda veya aynı şirket içinde başka bir pozisyona geçtiğinde söz konusu bilgi birikimi de
kaybolur gider. Bununla birlikte patron veya CEO değişip yeni iş konularına odaklanması
bilgi birikimine yeni katkılar sağlamadığı gibi eskisiyle çelişkiler de yaratmaktadır. Diğer
taraftan bir şirket yeniden bir organizasyonel yapılanmaya girdiğinde veya başka bir şirketle
birleştiğinde mevcut bilgi birikimin hızla kaybolduğu ve şirketin her türlü işleyişinin yeniden
düzenlenmesi gerektiği görülmektedir. Günümüzde büyük organizasyonların çoğu sürekli
olarak yukarıda belirtilenleri yaşamaktadır. Dolayısıyla organizasyonların etkinliği için
personel bazlı kurumsal bilgi birikimi çok kritiktir ancak bununun da raf ömrü çok ama çok
kısadır.
Bilgi Birikimini Nasıl Koruyabiliriz ?
Öyleyse kaybolması hızla gerçekleşebilen kurumsal birikimini nasıl koruyabiliriz? İşte Ron
Ashkenas'ın önerileri:
1. Açık/kesin bir strateji oluşturmak:
Kurumsal
hafızayı
muhafaza
edebilmek için kendi özel ekibiniz
dahil
organizasyonunuz
için
açık/kesin bir strateji oluşturun.
Bunun kendiliğinden gerçekleşmesini
ummayın, çünkü öyle bir şey
olmayacaktır. Tam tersine eğer
gerekli
önemi
vermezseniz
organizasyonunuzun kurumsal bilgi
tabanı
dumura
uğrayacak,
körleşecektir.
-3-
2. Bir kaç ana alan belirlemek:
Stratejinizin bir parçası olarak ekibinizin ve
organizasyonunuzun elemanlarından her
birinin bilmesi ya da yapabilmesi gereken
bir kaç ana konu belirleyin ve bunu nasıl
gerçekleştirebileceğinizin çözümünü bulun.
Örneğin tespit ettiğiniz bu ana konuları
yeni işe başlayanların işe kabul
süreçlerinde verilmesi gereken temel
bilgiler içinde yer almasını ve daha
sonra şirket içindeki eğitim ve
toplantılarda tazeleme eğitimi olarak
verilmesini sağlayın.
3. Süreç Oluşturmak İçin Teknolojiyi Kullanmak: Ekibinizin sürekli bir kurumsal bilgi birikimi
oluşturabilmesi maksadıyla gerekli süreci oluşturmak için teknolojiyi kullanın. Bu husus
organizasyon içindeki insanların gerekli bilgiye kolay ulaşabilmelerini sağlayacak canlı ve
gelişen bir mekanizmanın oluşturulmasını sağlayacaktır. Örneğin Intel şirketinin Intelpedia
adını verdikleri bir dahili mekanizma çalışanların önemli terim, prosedürler, tarihi olaylar vs.
ile ilgili bilgileri bulmalarına ve bunları kullanabilmelerine imkan vermektedir.
-4-
Sonuç
Alzheimer hastalığı ve bunamanın yaygın olduğu günümüzde insanların hafızasının kırılgan
olduğu herkes tarafından bilinmektedir. Fakat çoğumuz organizasyonel hafızanın da hemen
aynı şekilde kırılgan olduğunun farkında değiliz. Eğer aktif olarak kurumsal bilgi birikimini
korumak için tedbirler almazsak kendimizi ve organizasyonumuzu riske atmış oluruz.
Dolayısıyla kurumsal bilgi birikimini koruyacak yönetim sistemimiz da proje yönetimi, insan
kaynakları yönetimi, finans yönetimi gibi organizasyon yönetiminin bir parçası haline
getirilmelidir. Böyle oldukça daha iyi bir kurumsal bilgi birikim oluşturulacak ve büyüyecektir.
Bilginin GÜÇ olduğu günümüzde bilgi birikiminin bir "kuvvet çarpanı" olacağını
unutmayalım.
-5-