TKİ Genel Müdürlüğü İmza Yönergesi

TÜRKİYE
KÖMÜR İŞLETMELERİ KURUMU
GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
MERKEZ VE TAŞRA TEŞKİLATI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
2003
(Bu Yönerge, Yönetim Kurulunun 12.03.2003 tarih ve 7/81 sayılı kararı ile kabul edilmiş olup,
zaman içerisinde yapılan güncellemeler ise Yönetim Kurulunun 07.08.2007 tarih ve 19/399
sayılı kararı ile yürürlüğe girmiştir.
TÜRKİYE KÖMÜR İŞLETMELERİ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
MERKEZ VE TAŞRA TEŞKİLATI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR
AMAÇ:
Madde 1- Bu yönergenin amacı; Genel Müdüre, 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri
Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 9 uncu maddesi 10 uncu fıkrası ile Teşebbüs Yönetim
kurulunca devredilen yetkiler ile 13 üncü maddesinde verilen diğer görev ve yetkilerin devir ve
kullanım esaslarını düzenlemektir.
KAPSAM:
Madde 2- Bu yönerge, Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumu merkez ve taşra teşkilatı
personeline devredilen TKİ Tüzel kişiliğini temsil (imza) yetkisinin kullanımına ilişkin usul ve
esasları kapsar.
DAYANAK:
Madde3- İş bu yönerge, 233 sayılı KHK, 399 sayılı KHK, TKİ Ana Statüsü, TKİ Kurumu
Merkez ve Taşra Teşkilatı Kuruluş, Görev Yetki ve sorumluluk Yönetmeliği ve T.C. Başbakanlık
İdareyi Geliştirme Başkanlığınca yayınlanan “ Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar”
genelgesine dayanılarak hazırlanmıştır.
TANIMLAR VE KISALTMALAR:
Madde4- Bu yönetmelikte geçen deyimler ve kısaltmalar aşağıda tanımlanmıştır.
a- TKİ; Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumunu,
b- Taşra Teşkilatı ; 233 sayılı KHK’ de açıklanan TKİ’ye bağlı müessese ve işletmeleri,
c- Birim; Belirli hizmetleri yürüten ve uygulayan ihtisas üniteleri,
d- Yönetmelik; Kurumun çalışma yöntemlerini yazılı olarak düzenleyen, Yönetim
Kurulunca kabul edilerek yürürlüğe konulan kuralları,
e- Yönerge; Bir işin hangi yoldan ve nasıl yapılacağını bildiren sözlü veya yazılı talimat,
f- Birinci Derecede İmza Yetkisi; İşlemin yürütümünde kurumun ana prensiplerine ve
menfaatlerinin uygunluğuna iştiraki ifade eden ve yürütme sorumluluğunu taşıyanlarca
atılan imzaları,
g- İkinci Derece İmza Yetkisi; Aynı amaçla alt kademedeki personele verilen imza yetkisini,
h- Genel Müdürlük Makamı; Genel Müdürü,
i- Müdüriyet Makamı; Müessese veya İşletme Müdürünü
İfade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
GENEL ESASLAR VE SORUMLULUK
GENEL ESASLAR:
Madde5- Bu yönergede genel esas olarak kabul edilen ilkeler aşağıda belirtilmiştir.
a- Genel Müdür dışında kalan makamlar, yazışmalar hakkında Genel Müdüre zamanında
sözlü olarak ve gerekli olması halinde yazılı olarak bilgi verecektir.
b- Genel Müdür Yardımcıları kendilerine bağlı birimlerin, birim amirleri de; kendi
birimlerinin bütün iş ve işlemleri hakkında bilgi sahibi olacaktır.
c- Yazılar konu ile ilgili amirler tarafından hazırlattırılacaktır.
2
d- Yazılar, yazımı yapanlar dahil yazıyı kaleme alanlar ile ara kademe amirlerince parafa
edilerek bir üst makam imzasına sunulacaktır.
e- Birimlerden çıkan yazılardan, birim amirleri, yazıda parafı bulunan ara kademe amirleri,
koordinasyonda bulunan personel ile iş ve işlemleri yürütmekle görevli ilgili servis
personeli sorumludur.
f- Birden fazla birime havale edilen yazılarda, gereği için havale edilen birimce, ilgili diğer
birimlerden gerekli bilgi alınarak yazının gereği yapılacaktır.
g- Birden fazla birimi ilgilendiren konularda yazının bir kopyası bilgi için ilgili birime
dağıtımı yapılacaktır.
h- Gizli konular; gizli, çok gizli, özel ve kişiye özel derecelerini taşıyan konular olup,
derecesi içeriğine göre birim amirince belirlenecektir.
Komisyon ve Kurul raporları sekreterya görevini yürüten birim amirince veya komisyon
ve kurul başkanınca imzalanarak bir üst yazı ile Genel Müdürlük Makamına sunulacaktır.
SORUMLULUK:
Madde-6 Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve esasların uygulanmasından,
ilgililer, yürürlükteki mevzuat dahilinde sorumlu olacaklardır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
KURUMU TEMSİL YETKİSİ
KURUMU TEMSİL YETKİSİ:
Madde7- Kurumu, idare ve yargı mercilerinde ve üçüncü kişilere karşı Genel Müdür temsil
eder.Genel Müdür, bu yetkisini gerektiğinde devredebilir.
Genel Müdür; Yönetim Kurulunca sınırları belirlemek suretiyle kendisine verilen yetkiler ile 233 ve
399 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameler, Kurumumuz Ana Statüsü, Türkiye kömür İşletmeleri
Kurumu Genel Müdürlüğü ve Bağlı Müesseseleri Disiplin Yönetmeliği ve diğer mevzuat ile verilmiş
bulunan yetkilerden;
a- Üst disiplin amirliği,
b- Daire Başkanları,Müessese Müdürleri veya benzeri görevlere alınacak personelin
atamaları Yönetim Kurulunca teklif etme, Yetkilerini bağlı yetki olduğu için astlarına devredemez.
İMZA YETKİLERİNİN DERECELERİ VE İMZA YETKİLERİNİ VERMEYE
YETKİLİ MAKAMLAR
Madde8- Birinci ve ikinci derece olmak üzere iki çeşittir.
Genel Müdür Yardımcısı, I.Hukuk Müşaviri, Teftiş Kurulu Başkanı , Daire Başkanı,
Savunma Sekreteri,Müessese ve İşletme Müdürü,ve Müessese ve İşletme Müdür Yardımcısı,
Başmüfettiş,Hukuk Müşaviri,Daire Başkan Yardımcısı,Müdür,Şube Müdürü ve Kontrol Müdürü
kadrolarına atananlar, ayrıca bir onay alınmasına gerek olmaksızın birinci derece imza yetkisine haiz
olurlar.
Avukatlar da, Hukuk Müşavirliği Yönetmeliği uyarınca birinci derece imza yetkisine haiz
olurlar.
İkinci derece imza yetkisi, Teknik Uzman, Başmühendis, Uzam ve Şeflere Genel Müdürlük
Makamınca verilir.
Zaruret halinde süresi belirtilerek Müşavir ve Başuzman ile ikinci derece imza yetkisi
bulunan personele birinci derece, bunların dışında kalan diğer personele de ikinci derece imza yetkisi
Genel Müdürlük Makamınca verilebilir.
3
Atama ile uhdesine re’sen imza yetkisi verilmiş sayılanlardan görevlerinden ayrılanlar ile uhdelerine
imza yetkisi verilenlerden başka işletmelere atananların, imza yetkileri otomatikman kalkar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
YAZIŞMA TÜRLERİ İLE BU YAZILARI İMZALAYACAK YETKİLİLER
Madde 9-
A)DIŞ YAZIŞMALAR
1-MERKEZDE
a)Başbakanlık, Bakanlık ve Diğer Üst Makamlara : İletilmesi gereken konuları içeren
yazılar, Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığına muhatap olarak yazılır ve sonuçta konunun ilgili
makama iletilmesi istenir.Ancak, bu makamlardan kuruma muhatap olarak gelen yazılara ilişkin
cevap yazıları gerektiğinde direkt olarak yazılır. Bu yazılar Genel Müdür veya Genel Müdür Vekili
ile birlikte Genel Müdür Yardımcısı veya ünite amiri veya vekili tarafından imzalanır.
b)Diğer Resmi Kuruluşlara : (a)bendi dışındaki diğer Resmi Kuruluşlara muhatap olarak
hazırlanacak yazılar birinci imza yönünden Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcısı, ikinci imza
yönünden Genel Müdür Yardımcısı veya Ünite Amirleri veya vekilleri tarafından imzalanır. Ancak,
hazırlanan yazılar konusu itibariyle;
. Kurumumuz yönünden bir taahhüdü gerektiriyor ise,
.Mevcut Yönetim Kurulu kararı veya Genel Müdürlük Makamı onayına dayanmıyorsa,
. İlk defa ele alınan ve neticelenmesi karşılıklı görüşme ve yazışmalara bağlı ise,
. Kurum görüşünü gerektiren mahiyette ve belli isteme ilişkin ise,
Bu yazılar, Genel Müdür veya vekili ile Genel Müdür yardımcısı tarafından imzalanır.
Hastanelere muhatap olarak hazırlanan hastanın muayene istek formları, T.C.Emekli sandığı, SSK
v.b. gibi kuruluşlarla yapılan rutin yazışmalar birimlerin imza yetkili personeli tarafından imzalanır.
c)Özel Kuruluş ve Şahıslara : Özel kuruluş ve şahısların, Kurumumuzu bağlayıcı ve özellik
arz eden bilgi ve belge isteklerine ait müracaatlarına karşılık teşkil eden cevabi yazılar, Genel Müdür
veya vekili ile Genel Müdür Yardımcısı veya ünite amiri veya vekili tarafından imzalanır.
d)Müessese veya İşletmelere : Yönetim Kurulunca karara bağlanan veya Genel Müdürlük
Makamından onayı alınmış konularla, yasa, yönetmelik ve talimatlar ile belli bir esasa bağlanmış
konulara ilişkin olarak Müessese veya işletmelere yazılacak yazılar , ilgili birim amiri veya vekili ile
birimde imza yetkili bir elemen tarafından imzalanır.
Bu tip yazılar haricinde, bir konu hakkında talimat ve mütalaa mahiyetinde yazılacak yazılar,
Genel Müdür veya vekili ile Genel Müdür Yardımcısı veya birim amiri veya vekili tarafından
imzalanır.
II-)TAŞRADA
a)Resmi Kuruluşlara : Merkezle ilgili 9/b maddesinde belirtilen diğer resmi kuruluşlara
muhatap olarak hazırlanan yazılar, Müessese veya İşletme Müdürü ile Müessese veya İşletme Müdür
Yardımcısı tarafından imzalanır.
Ancak hazırlanan yazılar;
.Kurumumuz yönünden bir taahhüdü gerektiriyor ise,
.Mevcut Yönetim Kurulu kararı veya Genel Müdürlük Makamının onayına dayanmıyorsa,
.İlk defa ele alınan ve neticesi görüşme ve yazışmalara bağlıysa,
.Kurum görüşünü gerektiren mahiyette ve belli bir isteme ilişkin ise,
Bu konular Genel Müdürlüğe aktarılır ve gerekli işlem Genel Müdürlükçe yapılır.
Hastanelere muhatap olarak hazırlanan hastanın muayene istek formları, T.C. Emekli Sandığı,
4
SSK v.b. gibi kuruluşlarla yapılan rutin yazışmalar birimlerin imza yetkili personeli tarafından
imzalanır.
b) Özel Kuruluş ve Şahıslara : Özel Kuruluş ve şahısların kurumumuzu bağlayıcı ve özellik
arz eden bilgi ve belge istemlerine ait müracaatlarına karşılık teşkil eden cevabi yazılar, Müessese
veya İşletme Müdürü ile Müessese veya İşletme Müdür Yardımcısı tarafından imzalanır.
Yönetim Kurulu kararı ve Genel Müdürlük Makamından onayı alınmış konularla, birimlerin
yasa, yönetmelik, talimat v.b. esaslara bağlanmış rutin işlerine ilişkin yazılar birim amirleri veya
vekili ile birimde görevi imza yetkili personel tarafından imzalanır.
c) Müessese veya İşletmelerde Merkeze veya Taşra Teşkilatlarına: Merkeze yazılacak
yazılar, Müessese veya İşletme Müdürü, bunların yokluğunda vekilleri olmak üzere Müessese veya
İşletme Müdür Yardımcısı ile birim amiri tarafından imzalanır.
Taşra teşkilatlarının, birbirine yazacakları yazılar da Müessese veya İşletme Müdürü veya
vekilleri veya Müessese veya İşletme Müdür Yardımcısı veya birim amiri tarafından imzalanır.
B-İÇ YAZIŞMALAR
I-MERKEZDE: Yönetim Kuruluna doğrudan yazılacak takrirler; Genel Müdür,
yokluğunda Genel Müdür vekili tarafından, Yönetim Kuruluna havale edilecek birim yazıları, birim
amiri, yokluğunda vekilince imzalanıp, Genel Müdür Yardımcısının derkenar görüşü alınarak havale
edilmek üzere Genel Müdürlük makamına sunulur.
Birden fazla birimi ilgilendiren konularda, görevlendirilen bir birimin koordinatörlüğünde
birden fazla birim amiri veya vekilinin imzası ile de takrir hazırlanabilir.
Birimlerin, Genel Müdürlük Makamına ve diğer birimlere muhatap yazılarını birim amiri,
yokluğunda vekili imzalar.
Yasa, yönetmelik ve talimatlar gereği sadece Genel Müdürlük Makamını tasvibi ile işleme
konulabilecek türdeki yazılar, ilgili Genel Müdür Yardımcısının derkenar görüşü alınarak Genel
Müdürlük Makamının tasvibine sunulur. Diğer konulardaki onayları yetkilendirilmiş Genel Müdür
Yardımcısı verir.
İhalelerin geçici kabul ve kesin kabulleri ihaleye onay veren mercii tarafından onaylanır.
Ancak, Yönetim Kurulunun yetkisinde olan ihalelere ait geçici kabuller yetki verilmesi halinde
Genel Müdürlük makamınca yapılabilir.
Ödeme talimatı mahiyetindeki tüm yazışmalar, yasa, yönetmelik ve talimat hükümleri
çerçevesinde Genel Müdürlük Makamı veya Genel Müdür Yardımcılarının tasvibi ve havaleleri
sağlanarak Muhasebe Dairesi Başkanlığına iletilir.
İta amirliği yetkisi verilmiş veya Genel Müdürlük Makamından sağlanan bir onay ile belli
konularda işlem yürütme ve neticesinde ödeme yapma veya yaptırma yetkisi verilmiş birimler
Muhasebe Dairesi Başkanlığına muhatap olarak yazacakları ödeme talimatı mahiyetindeki
yazılarında, bu yetkilere ait onayları belirtmeleri zorunludur.
Çek, tediye, tahsil ve mahsup fişleri ile dekontlar Muhasebe Dairesi Başkanlığınca
belirlenmiş ve Genel Müdürlük Makamınca onaylanmış imza yetkili personelce imzalanır.
Birimler tarafından bir yasa, yönetmelik ve talimat hükümleri gereği yapılması gereken birim
içi tamimler birim amiri tarafından imzalanır.
Yönetmelik gereğince, doğrudan Genel Müdüre bağlı olarak çalışan birimlerden, diğer
birimlerce talep edilen mütalaalara ilişkin yazılar ve cevapları Genel Müdürlük Makamına muhatap
olarak ve Genel Müdürün tasvip ve havalesi ile bu birimlere iletilecektir. Birimlerin rutin işleriyle
ilgili olarak birbirleri ile yapacakları yazışmalar ise birim amirleri tarafından yapılacaktır.
Ancak, Personel Dairesi Başkanlığınca Muhasebe Dairesi Başkanlığına muhatap olarak
hazırlanan harcırah, hastane ve eczane faturaları, maaş ve bazı kesintilere ilişkin yazılarla, tüm
ünitelere yazılan terfi tebligatları Personel Dairesi Başkanlığının birinci derece imza yetkisine haiz
diğer personel tarafından da imzalanabilir.
5
II- TAŞRADA : Müdüriyet makamına ve diğer birimlere muhatap yazılar, Birim Amiri,
yokluğunda vekili tarafından imzalanır.
İç yazışma mahiyetinde olan ancak, yasa, yönetmelik ve talimatlar gereği sadece Müdüriyet
Makamının tasvibi ile işleme konulabilecek türdeki yazışmalar, ilgili Müessese veya İşletme Müdür
Yardımcısının derkenar görüşü alınarak Müdüriyet Makamının tasvibine sunulur.
Ödeme talimatı mahiyetindeki tüm yazılar, yasa, yönetmelik ve talimat hükümleri
çerçevesinde Müessese veya İşletme Müdürü ile Yardımcılarının tasvibi ve havaleleri sağlanarak
Muhasebe Birimine iletilir.
İta amirliği yetkisi verilmiş veya Müdüriyet Makamından sağlanan bir onay ile belli
konularda işlem yürütme ve neticesinde ödeme yapma veya yaptırma yetkisi verilmiş birimler
Muhasebe birimine muhatap olarak yazacakları ödeme talimatı mahiyetindeki yazılarında, bu
yetkilerine ait onayları belirtmeleri zorunludur.
Çek, tediye, tahsil ve mahsup fişleri ile dekontlar Muhasebe birimince belirlenmiş ve
Müdüriyet Makamınca onaylanmış imza yetkili personelce imzalanır.
Birimler tarafından bir yasa, yönetmelik ve talimat hükümleri gereği yapılması gereken birim
içi tamimler birim amiri tarafından imzalanır.
Yönetmelik gereğince, doğrudan Müdüriyet Makamına bağlı olarak çalışan birimlerden diğer
birimlerce talep edilen mütalaalara ilişkin yazılar ve cevapları, Müdüriyet Makamına muhatap olarak
ve Müdüriyet Makamının tasvip ve havalesi ile bu birimlere iletilecektir. Birimlerin rutin işleriyle
ilgili olarak birbirleri ile yapacakları yazışmalar ise birim amirleri tarafından yapılacaktır.
Ancak, Personel birimince, Muhasebe birimine muhatap olarak hazırlanan harcırah, hastane
ve eczane faturaları, maaş ve bazı kesintilere ilişkin yazılarla, tüm ünitelere yazılan terfi tebligatları
Personel biriminin imza yetkili diğer personeli tarafından da imzalanabilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER
BELGE, FORM EVRAK VE ÖRNEKLERİ
Madde 10- Tasdik gerektiren belgeler ilgili imza yetkili amirlerce mühürlenerek imzalanır.
Şehirlerarası görev seyahatleri için araç tahsisi formları ile yurtiçi geçici görev seyahat
emirleri ve yol masraf pusulalarının ödenebilir kısmı, merkezde Genel Müdür veya Yardımcıları,
taşrada ise Müessese veya İşletme Müdürü veya vekilleri tarafından imzalanır. Ancak, Merkezde
Genel Müdür, Yönetim Kurulu Üyesi ve Genel Müdür Yardımcılarının yol masraf pusulaları ile dış
seyahatler ve seyahat emrindeki süreyi aşanlar dışındaki seyahatlere ilişkin yol masraf pusulalarının
ödenebilir kısmını, Personel Dairesi Başkanı veya vekili, taşrada ise Müessese veya İşletme Müdürü
ve Yardımcılarının, yol masraf pusulaları ile seyahat emrindeki birim amiri veya vekili imzalayabilir.
Madde 11- Re’sen imza yetkisine haiz personel ile kendilerine imza yetkisi verilen personele
ait imza sirküleri Personel Dairesi Başkanlığınca gerekli tescil işlemleri yapılarak yayımlanır.
İmza yetkilerinin verilmesi veya kaldırılması ile tebliğ edilmek üzere ilgili birimlere
bildirilmesi ve sirküler değişikliklerine ait işlemler Personel Dairesi Başkanlığınca yürütülür.
GÖREVE BAĞLI İMZA YETKİSİ LİMİTİ
Madde 12- Merkez ve taşra teşkilatının alım, satım, ödeme, temyizden feragat ve ihale işleri
gibi konularda Yönetim Kurulunca belirlenen parasal onay limitleri, bu konuda yetkilendirilen organ
ve kişiler dışında kullanılamaz ve limit dışına çıkılamaz.
GEÇİCİ MADDE:
6
Madde 13- Bu yönergenin yürürlülük tarihinden önce verilen imza yetkileri yürürlülük tarihinden
itibaren 30 gün içerisinde yenilenecektir.
YÜRÜTME:
Madde 14- Bu yönerge hükümlerini Genel Müdür yürütür.
YÜRÜRLÜK:
Madde 15- Yönetim Kurulunun 12/03/2003 tarih ve 7/81 sayılı kararıyla tasvip edilen bu
yönerge 12/03/2003 tarihinde yürürlüğe girer.
EK: Başbakanlığın 1994/9 sayılı genelgesi.
Not : Yönetim Kurulunun 07.08.2007 tarih ve 19/399 sayılı kararları ile yönergede değişiklik
yapılmıştır.
7