sistem yaklaşımı
advertisement
SİSTEM YAKLAŞIMI SİSTEM ANALİZİ VE TASARIMI Prof. Dr. İbrahim Çil 1 Bu derste; • Bu derste sistem yaklaşımının sorun çözmede ve sistem analiz ve tasarımında nasıl kullanılacağı ele alınacak. • Sistem düşüncesinin uygulamaya nasıl yansıtılacağı açıklanacaktır. • Sistem yaklaşımını gerekli kılan şartlar ele alındıktan sonra sistem yaklaşımının temel ilkeleri açıklanacak. • Sonraki kısımda bir süreç olarak sistem yaklaşımının uygulama yönü üzerinde durulacak, bu kapsamda sistem yönetimi, sistem analizi ve sistem mühendisliği kavramları ve süreçleri açıklanacak. • İlk olarak Jenkins tarafından sistem analiz ve tasarımı yaklaşımındaki ana adımlar ve takip edilecek prosedür anlatılacaktır. SİSTEM YAKLAŞIMI • Sistem yaklaşımı, sistem kavramı etrafında şekillenen düşüncenin uygulamaya yönelik bir tanımıdır. • Sistem yaklaşımı; konulara bütünsel yaklaşır, sorunların çözümünde disiplinler arası yaklaşımı takip eder, bir durumu incelerken bilimsel yöntem ilkelerinin uygulanmasını öngörür. • Sistem yaklaşımı, bir probleme ilişkin bütün öğeleri göz önüne alıp inceleyerek gerçekten problem olup olmadığının belirlenmesi ve ne olduğunun anlaşılmasına yönelik ne yapılması gerektiğine ilişkin bir süreç olarak tanımlanabilir. • Burada önemli vurgu, problemin belirlenmesi için ilgili sistem ve çevresinin tümüyle dikkate alınması gereğidir. Sistemlerin işlediği çevreyle ilişkilerini modelleyen kimse, probleme mühendislik yaklaşımını da katarak sistem tasarımı adı altında yeni bir boyut kazandırır. • Bir problem çözme yaklaşımı olarak sistem yaklaşımı Sistem Yaklaşım Süreci 5 • Sistem yaklaşımı, bir problem çözme yaklaşımı olarak, bir probleme ilişkin bütün öğeleri göz önüne alıp inceleyerek gerçekten problem olup olmadığının belirlenmesi ve problemin ne olduğunun anlaşılmasına yönelik ne yapılması gerektiğine ilişkin bir süreç olarak tanımlanabilir. Sistem Analiz ve Tasarım Adımları • Analiz (Araştırma ) 1.Mevcut sistemin analizi. 2.Mevcut sistemin kapsamlı bir modelinin geliştirilmesi. • Hipotez (Sentez) 3.Yeni bir sistem tasarımının ortaya konması. 4.Yeni sistemin denenmesi. • Uygulama 5.Yeni sistemin pilot tesisi. 6.Yeni sistemin tam tesisi. Özetlemek gerekirse; • Buruya kadar yapılan açıklamalar ışığında sistem yaklaşımı üç ana aşama olarak özetlenebilir; Sistem analizi, Sistem tasarımı ve Sistemin kurulması ve işletilmesi olan sistem mühendisliğidir. Bu aşamaların her birinin kendi içerisinde gerçekleştireceği çok değişik faaliyetler olsa da, bu üç aşama tüm sistem yaklaşımı çalışmaları için geçerlidir. • Sistem yaklaşımının işletme yönetimi yaklaşımına kazandırdıkları arasında organizasyonel yapıdaki önemli parçaların ve bu parçaların birbirleriyle etkileşimlerinin amaçların başarılması doğrultusunda incelenmesi ayrı bir yer tutmaktadır. • Organizasyonu oluşturan bütün parçalar ortak bir amaç etrafında toplanmalı, değişim ve gelişim için çalışmalı, dünün yanlışlarını tekrarlamamaya gayret etmelidir. 7 SORUN ÇÖZMEDE SİSTEM AKLAŞIMI • Kamu kurumları, özel şirketler, hizmet kuruluşları ve vakıflar göz önüne alındığında, gerek iş dünyasında gerekse kamuda değişik sistemlerle karşılaşırız. • Bu sebeple organizasyonlara, sistem düşüncesinin sorun çözmede uygulanması olan sistem yaklaşımından başka hiçbir yolla daha doğal ve mantıklı yaklaşılamaz. Sistem Yönetimi Geliştirme Düzlemi Sistem Mühendisliği Teknik İlerleme Düzlemi Sistem Analizi Bir sistem uzayında, sistem analizi, sistem mühendisliği ve sistem yönetimi gibi üç temel vektörün bileşimi sistem yaklaşımını oluşturur. Sistem Yaklaşımı Prosesi ve Uygulama Faliyetleri SİSTEM YÖNETİMİ Planlama Organize etme Yürütme Kontrol 9 SİSTEM ANALİZİ Mevcut durumun tanımlanması Amaçlarının belirlenmesi Performans ölçütlerinin seçimi Seçenek çözümler geliştirme Uygun çözümlerin değerlendirilmesi Uygun çözümün seçimi SİSTEM TASARIMI İhtiyaç Belirleme Ön Tasarım Ayrıntılı Tasarım ve Geliştirme Üretim/ Yapım Kullanım, Lojistik Destek ve sonlandırma Sistem Yönetimi 10 • Sistem yönetimi, işletmenin elindeki doğal kaynaklar, insan kaynakları, sermaye, hammadde, makineler vs kaynaklarını planlayarak, organize ederek, işleterek ve denetleyerek, diğer insanlar aracılığıyla, etkili ve verimli bir şekilde kullanma ve amaçlarını gerçekleştirme sürecidir. • Bu kapsam dâhilinde yönetimin temelde dört ana işlevi vardır; planlama, organize etme, yürütme ve kontroldür. • Yönetim: Belirli bir işbirliği ve ilişki sistemi içinde biraraya gelen insanların, ortak amaçlarını gerçekleştirmek üzere yapacağı faaliyetlerin Planlama, Örgütleme, Yöneltme,Koordinasyon ve Kontrol fonksiyonlarının kullanılması ile gerçekleştirme sürecidir. Yönetimin Temel İşlevleri • Planlama: İşletmenin amaçlarının ve bu amaçlara erişebilmek için gerekli yol ve araçların belirlenmesidir. Amaçlar, belirlenen ve varmak istediğimiz sonuçlardır. Plan ise planlama süreci içinde amaçlara varmak için belirlenmiş kararlar topluluğudur. • Organize etme: Amaçlar, planlar ve araçlar belirlendikten sonra bunları gerçekleştirecek yapının tasarlanması, kurulması ve organizasyonudur. • Yürütme: İşletmenin amaçlara uygun olarak harekete geçirilmesidir. • Kontrol: İşlerin amaçlara, belirlenen yöntem, prosedür ve standartlara uygun olarak yapılıp yapılmadığının izlenmesi ve gerektiğinde düzeltmeler yaparak işlerin amaç ve planlara uygun olarak yürütülmesinin sağlanmasıdır. Yönetimin Tarihsel Gelişimi Neo-Klasik Yönetim Teorisi Davranışsal Yaklaşım Eski Çağlardan Sanayi Devrimine Sanayi Devriminden Bilimsel Yönetime Çevresel Davranışsal Yaklaşımı Klasik Yönetim Teorisi Bilimsel Yönetim Yaklaşımı Yönetim Süreci Yaklaşımı Bürokrasi Yaklaşımı Sistem Yaklaşımı Durumsallık Yaklaşımı Modern Yönetim Teorisi 12 Sanayi Devrimi • Sanayi Devrimi 18.yy başlarında (1700-1785) İngiltere başlamış bir devrimdir. Sanayi Devrimi Yeni Üretim Sistemi: Yığınla ürtim,evdeki üretimin yerini aldı. Yeni Fabrika Sistemi: Buharlı makinelerin keşfi ile atölyeler yerine fabrikalar oluştu. Yeni Ekonomik Düşünce: Düşünce olarak “Üretim yap, dahada geliş.” hakim olmuştur. Sanayi devrimi öncesi Sanayi devrimi sonrası Tarım toplumu çoğunluktaydı. İşçiler evlerinde çalışmaktaydı. İşçi-Yönetici problemi minimum düzeyde. Sanayi toplumuna geçildi. İşçiler fabrikada çalışmaya başladı. İşçi-Yönetici problemleri artmıştır. Klasik Yönetim Teorisi 19.yy da temeli atılan ve günümüzde kullandığımız Modern Yönetim ve daha önceki Neo-Klasik Yönetimin temelini oluşturmuş yönetim teorisidir. Bu dönemde özellikle çalışanların verimliliğinin arttırılması, yönetimin fonksiyonlarının belirlenmesi ve üst düzey yönetimin analizi yapılmaktadır. Klasik teoride kişilerden çok mevkilere önem verilmiştir. Klasik yönetim teorisi altında temelde 3 yaklaşım bulunmaktadır. Bilimsel Yönetim Yönetim Süreci Bürokratik Yönetim 14 Bilimsel Yönetim Blimsel Yönetim’in fikir babası Frederic W. Taylor’dur. Taylor yaptığı gözlemler ve sonuçlarını 1911 yılında yayınladığı “bilimsel yönetim ilkeleri” adlı eserde ortaya koymuş ve geniş kabul görmüştür. Taylor’un Gözlemlerini özetlersek; – Verimsiz çalışma ortamı. – İşletme yöneticilerinin olaya kar açısından baktığı. – Standartlaşmanın olmayışı. – İşe alınmada yetenek ve kabiliyetin önemsizliği. – İşçi ve yöneticilerin işleri karıştırıldığı. 15 Taylor’un getirdiği çözümler; • Standartlaşma: Taylor firmaların daha hızlı ve aynı kalitede üretim yapabilmesi için belli standartların getirilmesi gerektiğini. • Hareket ve zaman etüdü: Taylor ücretlerdeki ufak bir artışın aynı zamanda yapılabilen işi çok daha fazla arttırdığını belirtmiştir. • Sistematik seçim ve eğitim: Taylor personelin işe uygunluğa göre alınması gerektiğini ve gerekli eğitimler ile desteklenmesi gerektiğini belirtmiş. • Parça başı ücret: Taylor aylık sabit ücret yerine parça başı ücret ödemenin üretimi arttıracağını belirtmiştir. • İşçi ve Yönetici ayrımı: Taylor işçilerin yönetimden ayrı durmaları gerektiğini, her kesimin kendi sorumluluklarını bilmesi gerektiğini savunmuştur. 16 Yönetim Süreci Yaklaşımı Yönetim Süreci Yaklaşımı’nın fikir babası Henry Fayol’dur ve çalışmalarını 1916 yılında “Genel ve Endüstriyel Yönetim” adlı eseriyle yayınlamıştır. Fayol, yöneticiler ve yerine getirdikleri fonksiyonlarla ilgilenmiş, konuya yönetim, özellikle üst yönetim açısından bakmıştır. Henry Fayol organizasyonda faaliyetlerin altı grup içerisinde toplanabileceğini söylemektededir. Ticari Faaliyetler Teknik Faaliyetler Yönetim Faaliyetleri Yönetim Süreci Yaklaşımı Muhasebe Faaliyetleri Finansal Faaliyetler Güvenlik Faaliyetleri 17 Fayol çalışmalarında kurallardan çok prensipler ortaya koymuş, her yöneticinin bu prensipleri kendi ihtiyaçlarına uygun olarak uyarlaması gerektiğini savunmuştur. Aşağıda bu prensipleri görebilirsiniz. • • • • • • • • • • • • • • İş bölümü Yetki ve sorumluluk Disiplin Kumanda birliği Yönetim birliği Genel çıkarların kişisel çıkarlara üstünlüğü Çalışanların ödüllendirilmesi ve iyi ücret Merkezileşme ilkesi Hiyerarşi ilkesi Düzen ilkesi Hakkaniyet ilkesi Personelin devamlılığı ve denge Girişim ilkesi Birlik ruhu ilkesi 18 Bürokrasi Yaklaşımı Kökeni alman asıllı bilim adamı ve sosyolog olan Max Weber’dir. Weber işletmenin işleyişinin belirli bir düzen, disiplin, örgütsel yapılanma ve hiyerarşik kurallara uygun biçimde yapılması gerektiğini savunmaktadır. Weber hiyerarşik yapıda yer aldığına inandığı “Yetki” kavramınıda açıklamıştır.Weber’e göre 3 çeşit yetki vardır. Yetki Türü Tanımı Geleneksel Yetki Kişisel olup, doğuştan kazanılan yetkidir. Astlar emirleri sadakatle yerine getirirler. Emirler geleneklere uyduğu sürece uygulanır. Karizmatik Yetki Burada da kişisellik söz konusudur. İnsanları cezbeden lider ve yöneticiler burada yer alır. Yasal Yetki Kuralların yasallığı ilkesine dayanır.Bu ilke karizmatik veya geleneksel yetki gibi kişisel değildir. Bu yetkiyi elinde bulunduranlar seçimle kazanırlar. Neo-Klasik Yönetim Teorisi Neo-Klasik Yönetim düşüncesi, Klasik yönetim düşüncesindeki birçok görüşü desteklemekte ancak Klasik Yönetim düşüncesinin ihmal ettiği insan ilişkileri konusuna önem vermektedir. Neo-Klasik akım temelde iki parçadan oluşmaktadır; • Davranışsal Yaklaşım • Çevresel – Davranışsal Yaklaşım 20 Davranışsal Yaklaşım Davranışsal Yaklaşım, Bilimsel Yönetim Akımını temel alan bir akım olmuştur. Davranışsal Yaklaşımın oluşması için Amerikanın Hawthorne kasabasında birçok deney yapıldı. Bu deneylerin sonuçlarını özetlemek gerekirse; • Bireyler diğer üretim faktörlerinden biri olarak düşünülemez ve çok farklıdır. Değişik durumlarda tepkileri farklı olan bireyler örgütte ayrıca bir inceleme konusu yapılmalıdır. • Örgütün insana, insanın da örğüte ihtiyacı vardır. • Bireyler birbirinden farklıdır. Bu düşünce Taylor'un düşüncesiyle çelişmektedir. İnsan bir bütün olarak ele alınmalıdır. İnsan diğer üretim faktörlerinden farklıdır. • Örgüt sosyal bir sistemdir. Davranışsal yaklaşımda insanlar yalnız üretim faaliyetinde bulunmaz, aynı zamanda sosyal sistemle ilgili faaliyette bulunur. Çevresel-Davranışsal Yaklaşım Çevresel-Davranışsal Yaklaşımın temeli Bürokrasi Yaklaşımına dayanmaktadır ve en önemli özelliği Max Weber’in eksik bıraktığı insan unsurunu ele almasıdır. Bu dönemin temel varsayımları; • Weber’in öne sürdüğü katı kural ve hiyerarşik yapının insanı makine gibi gördüğünü, oysa bu düşüncenin yanlış olup, insanın sosyal bir kişiliği olduğunu savunmuştur. • Makine gibi çalışan insanların yaratıcılıklarını kaybettiklerini, bu sebeple yaptıkları işlerden yeterli hazzı alamadıklarını, bunu gidermek içinse daha sosyal olmanın yollarını aradıkları belirtilmektedir. • Makine gibi çalışma usulüyle kişilere verilen “rol”ler sayesinde bireyin yapacaklarının önceden tahmin edilebilmesi düşünülürken, ÇevreselDavranışsal akım kişinin bulunduğu sosyal çevreden etkilendiğini, girdiği örgütün yapısını benimsediğini ve “rol”leri dışında da olsa grup ile beraber ortak bir amaca yöneldiğini belirtmektedir. Görüldüğü gibi bu akım kesin yaklaşımlar getirmekten ziyade, sosyolojik ve pisikolojik veriler sunmaya çalışmıştır. 22 Modern Yönetim Teorisi Modern yönetim teorisi Klasikler ve Neo-Klasikler arasındaki bağlantıyı yapmak ve bir takım yenilikler ekleyerek geliştirmeyi hedefleyen bir yapıdır. Modern yönetimin temelini Sistem Yaklaşımı oluşturmakta, ve bu yaklaşım önceki Teorilerin aksine işletmeyi çevresi ile sürekli alışveriş halinde bulunan bir Açık Sistem olarak değerlendirmektedir. Modern Yönetimin gelişimi ile günümüz işletmelerinin temel yapıları ortaya çıkmıştır. Açık Sistem olarak değerlendirilmenin getirdiği en büyük avantaj uyum sağlama unsurudur. Modern Yönetim iki farklı teoriyi içerisinde barındırmaktadır, bunlar; • Sistem Yaklaşımı • Durumsallık Yaklaşımı 23 Sistem Yaklaşımı • Sistem Yaklaşımının fikir babası bir biyolog olan Ludwig Von Bertalanffy dir. Sistem: Belirli bir çevrede, belirli bir amacı gerçekleştirmeye yönelik birimlerin ve birimler arası etkileşimlerin oluşturduğu yapay ve doğal yapı işleyişinin bütünüdür. Açık Sistem: Sistem ile çevre arasında enerji,bilgi ve materyal alışverişi gerçekleşen sistemler. İnsan Gücü,Mal, Enerji,Hizmet, Teknoloji,Kalite,Ha mmadde vb. Üretim Süreci (Girdileri,Çıktıları, Dönüştürme Süreci) Mal ve Hizmet Geri Besleme Sistemin İşleyişi • Sistem Yaklaşımı işletmeyi biraraya gelmiş pekçok küçük sistemden oluşmuş olarak kabul eder, ancak tüm bu sistemlerin çalışmasını bir bütün olarak inceler. • Sistem Yaklaşımı mevcut yönetim düşüncelerini birleştirici ve bütünleştirici bir yapıya sahip olması açısından büyük önem taşır. • Bu yaklaşım şirket faaliyetlerinin başarılı olarak geliştirilmesinde iç ve dış çevreyi bir bütün olarak görmektedir. • Aynı zamanda yöneticilerede avantajlar sağlar, yönetici görevini dar bir biçimde,kendi fonsiyonu açısından yorumlamaktan kurtularak,kendi 24 sisteminin bağlı olduğu diğer alt sistemleride yorumlama fırsatı bulur. Sistem Yaklaşımının Yararları • Bu yaklaşım, örgütü bir bütün olarak ele almakta, örgütün birimleri arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamaktadır. • Giderek dahada karmaşıklaşan örgüt yapılarının incelenmesi çözümlenmeisini daha kolay hale getirmektedir. • Personel ile örgütü birbirlerini tamamlayan unsurlar olarak görmekte ve amaçları uzlaştırmaya çalışmaktadır. • Örgütün parçalarından çok bütününe, denge halinden çok değişimine, kendi başına çalışmasından çok içinde bulunduğu çevreyle birlikte ele alınmasına önem vererek örgütsel çalışmalara gerçeklik kazandırmıştır. 25 Durumsallık Yaklaşımı Durumsallık yaklaşımı, kendisinden önce gelen klasik ve neo-klasik yaklaşımından farklı olarak, yönetimde “en iyi yöntem” olmadığını ve en iyinin içinde bulunulan duruma göre değiştiği savunmaktadır. Durumsallık yaklaşımı, yönetim evrensel olduğu düşüncesini kabul etmemekte ve her durumun, farklı bir yönetim tarzı gerektirdiğini savunmaktadır. Durumsallık yaklaşımı, kendisinden önce gelen yönetim teorilerinin bir sentezidir ve çeşitli durumlarla ilişkili olarak gerekli olduğunda, diğer yönetim yaklaşımlarının (klasik, neo-klasik ve modern yönetim yaklaşımı) bağımsız ya da kombinasyon halinde kullanılmasıdır. 26 Durumsallık Yaklaşımını Etkileyen Faktörler • İşletmenin Büyüklüğü: İşletme büyüdükçe yönetimi ve idamesi zorlaşmaktadır, buda şirketlerin sistemlere(departmanlara) bölünmesi durumunu gündeme getirmektedir. Eğer bu bölünme gerçekleşmez ise, işletmenin yeni yöneticiler ile bu durumun üstesinden gelme çabaları olabilir. • Teknolojinin Etkileri: İşletmeler başarıya ulaşmak için organizasyon yapısını kullandıkları teknolojiye uyarlamalı, buna göre birim üretim, kitle üretim veya süreç üretim yöntemlerinden birini seçmelidir. • Çevrenin Etkileri: İşletmelerin çevreleri ile iletişim içerisinde olduğu kabul gördüğünden, işletmenin faaliyetlerini en rahat şekilde gerçekleştirebileceği çevrede yer alması öngörülmektedir. 27 Sistem Analizi Sistem analizi, değişik alternatif çözümlerin tanımlanmasını ve analizini gerektiren bir probleminin baştan sona kadar incelenmesini kapsayan sistemik bir çalışma sürecidir. Genel olarak, bir sistem analizi çalışmasının temel aşamaları şöyle sıralayabiliriz. • Problemin tanımı • Amaçların tanımı • Değerlendirme kriterlerinin seçimi • Alternatiflerin Geliştirilmesi • Alternatiflerin değerlendirilmesi • Çözümün seçimi. Mühendislik Metodoloji ve Sistem Mühendisliği • Mühendislik, matematiksel ve doğal bilimlerin, kuramsal çalışma, deneysel çalışma ve uygulama yoluyla kazanılmış bilgileri akıllıca kullanarak doğanın maddeleri ve kuvvetlerini ekonomik olan yöntemler geliştirerek insanoğlu yararına sunan bir meslektir. • Mühendis, bir insanın ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla, bilimsel bilgi ve teknolojiyi geliştiren ve belli bir disiplin içinde kullanarak bir ürünün prosesin veya sistemin meydana getirilmesi amacını güden kişidir. Mucit hiç olmayan bir şeyi ortaya çıkarmak amacını güder. Mühendis ise bir problemi en iyi şekilde çözmeye gayret eder. • Mühendisin işi ile sistem analistin işi arasında pekçok benzerlikler vardır. Her ikisinin de uğraşında da hem teknik hem de sanatsal bir yan vardır. Mesleki sezgi ve ön görüş; ele alınan projenin güzelliği ve mükemmelliği için gereklidir. Mühendislik Metodoloji • Mühendis, kullanıcı ihtiyaçlarını fiziksel çözümlere dönüştüren profesyonel bir meslek sahibidir. • Mühendis, projeye mantıksal/kavramsal bir yaklaşımda bulunarak başlar. Düşüncelerini, önce kaba çizimler haline dönüştürür. Modeller kurar, ayrıntılı hesaplamalar çizimler yapar. Sonuçta, proje fiziksel olarak, yani bir köprü, bir gökdelen, bir havaalanı olarak vücut bulur. • İzlenen yöntemin ilk aşamasında, ele alınan iş üzerinde yüksek düzeyde mantıksal analiz yapılır. Daha sonra, yavaş yavaş fiziksel ayrıntılar ele alınır. Her adımda, bir sonraki adıma geçmeden, gerekli dokümanlar hazırlanır, modeller kurulur. Bu dokümanlar, projede o zamana kadar yapılanları açık ve net bir biçimde tanımlar ve yapılmış olanlar ile yapılacaklar arasındaki iletişim bağı kurar. Sistem Mühendisliği • Sistem mühendisliği bir sistemin servis dönemi olarak, kullanıcı ihtiyacının belirlenmesinden, sistemin servis dışı bırakılmasına kadar geçen dönemin tanımlandığı düşünülürse, sistem mühendisliği, bu dönemin tasarım, geliştirme, üretim, konuşlandırma ve kullanım, lojistik destek şeklinde özetlenebilecek tüm aşamalarında uygulanacak bir yöntem olduğu görülür. • Sistem mühendisliği, yüksek teknolojili endüstri projelerinde, teknik risklerin en aza indirilmesi, zaman ve maliyet açısından kayıpların azaltılması amacıyla uygulanacak yöntemleri tanımlayan bir mühendislik disiplinidir. Jenkins Önerdiği Sistem Analiz ve Tasarımı Yaklaşımı 32 Adımları 1. Sistem Analizi Problemin formülasyonu Projenin organizasyonu Sistem tanımı Sistem çevresinin tanımı Sistem çevresinin hedefleri Sistemin hedefleri Ekonomik ölçütün belirlenmesi Bilgi ve veri toplama 2. Sistem Tasarımı Öngörü ve kestirim Model kurma ve simülasyon Optimizasyon Kontrol Güvenilirlik 3. Sistem Hazırlama Belgeleme ve onay Sistemin kurulması 4. Uygulama ve Kontrol Başlangıç işletimi Sistemin değerlendirilmesi İyileştirilmiş sistemin işletimi Sistem Analizi Aşaması Problemin Formülasyonu: Sistem geliştirme çalışmalarının başlangıcı Problemin görülmesi Fırsatın değerlendirilmesi Durumun Tanımı: Durumun tanımında ilk yapılması gereken iş “tespit” tir. – Sorun var mı? yada – Geliştirilecek bir durum var mı? – Geliştirilebilir mi ve geliştirilmeli mi? Yukarıdaki sorulara gereken yanıtlar alındıktan sonra belirtiler üzerinde düşünerek sorun ya da geliştirme gereksiniminin nedenlerinin “teşhis” edilmesine çalışılır. – Sorun neden çıktı? yada – Neden geliştirilecek bir durum var? Projenin Organizasyonu 34 Projenin adımları Proje planı Proje programı 30 10 90 40 20 110 80 50 60 70 100 Sistem ve Sistem Çevresinin Tanımı Sistem Tanımı Sistem Çevresinin Tanımı Sistemin amacı Tanımı Çevrenin amacı Temel süreçler Temel süreçler Girdi ve çıktılar Temel alt sistemler Alt sistemler Kısıtlar İlişkiler Varsayımlar Kısıtlar Sistem ile ilişkiler Varsayımlar Alt sistemler arası ilişkiler Değişken, sabit ve parametreler Temel değişkenler ve parametreler 35 Sistemin ve Sistem Çevresinin Hedefleri 36 Sistemin Hedefleri • Hedefler basit ve dolaysız biçimde ifade edilmelidir. • Çelişen hedefleri önem sırasına koymak gerekir. • Nicel hedeflerin saptanmasının mümkün olmadığı durumlarda basit nitel hedefler kullanılabilir. • Hedeflere ne kadar ulaşıldığını saptamak için ölçütler tasarlanır • Ölçütler, hedeflerle ilişkili olmalıdır. • Basit ve açık olmalıdır./Hedefler doğru biçimde anlaşılmış olmalıdır. Sistem Çevresinin Hedefleri • Sistemin hedeflerinin belirlenmesinde büyük ölçüde içinde bulunduğu çevrenin hedefleri etkili olacaktır. Üst sistem hedefleriyle uyum içinde olmayan sistem hedeflerinin gerçekleşme imkanı zayıftır. 37 Ekonomik Ölçütün Belirlenmesi Sistemin tamamını ifade eden ölçüt Sistemin amacına ulaşıp ulaşmadığının ölçüsü Bilgi ve Veri Toplama İleride model kurmaya yardımcı olacak verilerin doğru biçimde toplanması gerekir. Var olan bilgilerin incelenmesi Geleceğe yönelik öngörülere yardım Etkin bilgi toplamak için, • • • • Soruna ilişkin açık düşünme, tarafsızlık İlişki kurma becerisi Bilgi toplamak için tüm olası kanallar kullanılabilmelidir. İstatistiksel tekniklerden yararlanılmalıdır. Sistem Tasarımı Aşaması 38 Öngörü ve kestirim Durum ve sistem tanımlandıktan ve gerekli verilerin toplanmasından sonra tasarım aşamasının başlangıcında öngörü ve kestirim yapmak gerekir. Model kurma ve simülasyon Sistemi çeşitli koşullar altında işletmenin getireceği yararları ve sorunları önceden belirleyebilmek için bir dinamik model kurarak benzetim yapmak gereklidir. Optimizasyon Davranış analizi sırasında kurulan benzetim modelinden elde edilen sonuçlar, çeşitli durumlarda en iyi biçimde çalışacak bir sistemin elde edilmesi amacıyla kullanılır. Kontrol Zaman içinde sistemin istenen çalışma özelliklerinden sapması halinde onu tekrar eski düzenine taşıyacak bir denetim sistemine gerek vardır. Güvenilirlik Sistemin işletilmesi ve denetimi sırasında yapılan saptamaların sağlıklı olduğuna ilişkin güvencenin sağlanmalıdır. Sistem Hazırlama Aşaması Belgeleme ve Onay Çalışmayı açıklayan bir rapor hazırlanmalıdır. İletişim ve katılım sağlanmalıdır. Rapor ve proje onay için sunulmalı • Giriş bölümü – Problem ve durumun kısa tanımı – İncelemenin sonuçları – Fayda ve maliyetler • Önerinin incelendiği orta bölüm • Teknik ayrıntıların verildiği son bölüm 39 Sistemin kurulması Tasarlanan sistemin gerçekleştirilmesi aşamasında önceden yapılan planlamalara uyulması gerekir. İyi bir tasarım, kurulum aşamasındaki sorunlar yüzünden başarısızlığa uğrayabilir. İşletmeye Alma Aşaması Başlangıç/deneme işletimi Sistem kullanıcıları ile sistem tasarımcılarının birlikte çalışması sağlanarak olası kullanım hataları belirlenmeli Eğitim ve belgeleme yapılmalı. Uygun olursa pilot uygulama yapılabilir. Sistemin değerlendirilmesi Belli bir süre işletimin ardından sistem performansının öngörülere ne kadar uyduğu belirlenir. Performansın yetersiz olduğu görülürse, gerekli düzenleme yapılmalıdır. İyileştirilmiş sistemin işletimi Sistemin değerlendirilmesi sonucunda tasarımlanan sistem yeniden düzenlenebilir. Düzenlemeler gerçek hayata geçirilir ve uygulanır. Eğer pilot çalışma yapılmışsa, bulunan en iyi sistem parametre değerleri tüm sisteme uygulanır. Sonuç • Devlet kurumları, hizmet kuruluşları ve özel şirketler ve vakıflar göz önüne alındığında, gerek iş dünyasında gerekse devlet organizasyonunda hep sistemlerle karşılaşırız. • Bu sebeple organizasyonlara, sistem düşüncesinin sorun çözmede uygulanması olan sistem yaklaşımından başka hiçbir yolla daha doğal ve mantıklı yaklaşılamaz. • Bizim tarafımızdan tasarlanıp şekillenen endüstriyel kuruluşlar, devlet yönetimi, hastaneler, üniversiteler gibi kurumlar kendilerinden beklenen işleri yerine getirmek için düzenli işleyen sistemlere ve günlük işlemlerinde onlara rehberlik edecek prosedürlere ihtiyaç duyarlar. • Bu sistemlerin tasarımı, meydana getirilmesi ve faaliyetlerini mükemmel bir şekilde yürütülmesi ancak sistem düşüncesi ve onun pratiğe yansıması olan sistem yaklaşımıyla gerçekleştirilebilir. • "Gerçek iç huzur yaptıklarınızla, inandıklarınız aynı çizgide olduğunda mümkün olur." Mevlana auzef.istanbul.edu.tr 44
