Üniversiteler İçin Öğrenci Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Uygulaması Abdulkadir Yaldır1, Mehmet Ulaş Koyuncuoğlu2, Beyazıt Demir2 Pamukkale Üniversitesi, Yönetim Bilişim Sistemleri Bölümü Pamukkale Üniversitesi, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı 1 2 [email protected], [email protected], [email protected] Özet: Öğrenci toplulukları öğrencilerinin bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal etkinliklerini gerçekleştirmek amacıyla kurulan yapılardır. Pamukkale Üniversitesi için öğrenci topluluklarının oluşturulması, topluluk üye, danışman ve yöneticilerinin belirlenmesi ve topluluk etkinliklerinin düzenlenmesini sağlayan bir sistem geliştirilmiştir. Topluluk başkan ve danışmanlarının birlikte yönetebileceği bu sistem; öğrenci üyelik başvurularının alınması, üyeler ile yöneticiler arasında iletişimin sağlanması, topluluk etkinliklerinin planlanarak duyurulması ve bilgilerin raporlanmasını sağlamaktadır. Öğrencilerin aktif faaliyet göstermek istedikleri topluluklar birbirinden bağımsız etkinlikler düzenleyerek üniversite içinden ve dışından birçok paydaşı bir araya getirebilmektedir. Toplulukların sistem üzerinde oluşturulması ve bu topluluklara yönetici atanmasına, etkinlik taleplerinin yapılıp etkinliklerin tamamlanmasının ardından değerlendirme formlarının ilgili idari birim yönetimine ulaştırılma sına kadar olan tüm süreci kapsayan bir sistem tasarlanmış ve web tabanlı olarak uygulamaya sunulmuştur. Bu bakımdan topluluk yönetimi bilgi sistemi Türkiye’de üniversiteler için geliştirilen ilk topluluk yönetim sistemlerinden birisi olma özelliğini taşımaktadır. Geliştirilen sistem diğer üniversiteler için parametrik olarak uyarlanabilir ve esnek bir şekilde uygulama alanı yaratılabilir. Anahtar Kelimeler: Üniversite Topluluk Yönetimi, Etkinlik Yönetimi, Yönetim Bilgi Sistemi Student Union Management Information System Application for Universities Abstract: Students unions are organizations established for performing the scientific, social, cultural, sportive and artistic activities of students. A system that allows establishment of student unions, determination of members, advisers and managers of the unions and organization of union events is developed for Pamukkale University. This system, which can be managed by the presidents and advisers of the unions, ensures taking membership applications from students, establishes communications between the students and managers, allows planning and notification of union events and reporting of the information. Unions, where students would like to operate in an active way, may organize independent activities and bring many stakeholders both inside and outside of the university together. A system that covers the whole process from the establishment of unions on the system to assignment of managers to these unions, from making event requests and to submission of assessment forms to the relevant administrative unit management after the completion of the events is designed and applied as web-based. In this context, union management information system is one of the first union management system developed for universities in Turkey. Developed system may be applied to other universities parametrically and a flexible application area may be created. Keywords: University Union Management, Event Management, Management Information System 1. Giriş Pamukkale Üniversitesi (PAÜ) Sağlık, Kültür ve Spor (SKS) Daire Başkanlığı tarafından öğrencilerin ders dışı faaliyetlerinin düzenlenmesi; toplulukların oluşturulması, topluluk üye/yöneticilerin belirlenmesi ve etkinliklerin düzenlenmesini sağlayacak bir sisteme ihtiyaç duyulmuştur. Öncesinde manuel olarak yürütülen yukarıdaki işlemlerin otomasyon ortamında gerçekleştirilmesi amacıyla bir sistem geliştirilmesine ve mevcut bilgi sistemleri ile entegre edilmesine karar verilmiştir. PAÜ SKS Daire Başkanlığı’nın topluluk başkanları ve danışmanlar ile birlikte yönetebileceği bu sistem; öğrenci üyelik başvurularının alınması, üyeler ile yöneticiler arasındaki iletişimin sağlanması, topluluk etkinliklerinin planlanarak duyurulması ve bilgilerin raporlanmasını sağlamaktadır. Toplulukların sistem üzerinde oluşturulması ve bu topluluklara yönetici atanmasına, etkinlik taleplerinin yapılıp etkinliklerin tamamlanmasının ardından değerlendirme formlarının SKS Daire Başkanlığı’na ulaştırılmasına kadar olan süreci kapsayan bir sistem analiz ve tasarım çalışması yapılmış ve ihtiyaç duyulan yazılım geliştirilmiştir. Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi (TYBS) adını verdiğimiz bu yazılım Pamukkale Üniversitesi Bilgi Sistemi olan Pusula Bilgi Sistemi’ne entegre edilmiştir. TYBS diğer üniversitelere de entegre edilebilir olması için parametrik olarak tasarlanmış ve geliştirilmiştir. Geliştirilen TYBS dört temel kullanıcı rolünün işlem yapabileceği bir sistemdir. Bunlar: SKS Personel/Yönetici, Topluluk Başkanı, Topluluk Danışmanı ve Topluluk Üyeleridir. SKS Personel/Yönetici kullanıcısı yetkileri dâhilinde sistem üzerinden topluluk oluşturup, bu topluluklara topluluk başkanı ve danışmanı atayabilmektedir. Gerektiği takdirde veya talep üzerine bu kullanıcıları güncelleyebilmektedir. Aynı zamanda SKS personeli topluluk üyelerinin ve yöneticilerinin bilgilerini anlık ve yıllık bazda rapor halinde istediği parametrelerle raporlayabilmektedir. Topluluk Başkanı yöneticisi olduğu topluluğun üyeleriyle iletişim kurabilmekte ve etkinlik duyurusu yayınlayabilmektedir. Bu süreç sırasıyla, topluluk danışmanı ve SKS biriminin onayından geçen etkinliklerin oluşturulup duyuru yapabilmesini kapsamaktadır. Topluluk Danışmanı üyelik başvurularının kabulü/reddi, üyelik silme ve etkinliklerin onaylanması işlemlerini yapabilmektedir. Öğrenciler birden fazla topluluğa üyelik başvurusunda bulunabilmektedirler. Üyelik başvurusu aşamasında sistemde kayıtlı olan bilgiler kimlik doğrulamasıyla görüntülenmektedir. Duyuruların ve etkinliklerin sistem üzerinden takip edilmesi üyelere zaman açısından tasarruf sağlamakta ve bu sayede etkinliklere gönüllü olarak katkı yapabilmektedirler. Çalışmanın ikinci bölümde, kullanılan teknolojiler olarak Telerik, LINQ, JQuery, Twitter Bootstrap ve AmChart açıklanmıştır. Üçüncü bölümde ise sistem tasarımı kapsamında Genel Bakış Akış Diyagramına, Veritabanı Modeline ve sistemden üretilen önemli raporlara yer verilmiştir. Sonuç ve öneriler bölümünde ise bu çalışma ile ilgili elde edilen sonuçlara yer verilmiş olup, çalışmanın eksik yönlerine ve geliştirilmesi için neler yapılabileceğine dair bir takım önerilerde bulunulmuştur. 2. Kullanılan Yazılım Teknolojileri 2.1. Telerik Telerik platformu; web, hibrit ve zengin kullanıcı arayüzü (User Interface-UI) araçları ile güçlü bulut servisi entegrasyonu için modüler bir platformdur. Bu, uçtan uca gelişme ve proje yönetim çözümleri, uygulamanın her bir adımı için servisler ve araçlar tarafından sağlanır. Telerik platformuna AppBuilder, Backend Service, Analytics ve Mobile Testing entegre edilmektedir [1]. Bu da tasarım, derleme, test, bağlantı, yayınlama ve uygulamada karşılaşılan zorlukların çözümünde yardımcı olmaktadır. 2.2. LINQ LINQ, program ve veri arasındaki ilişkiyi başka bir boyuta taşıyan devrimsel bir programlama metodolojisidir. LINQ, bir programlama arayüzü sunar. Genel olarak programlama dillerine getirdiği eklentilerle SQL benzeri tek bir söz dizimi ile farklı tiplerdeki verilerin sorgulanmasını sağlar. Programlama dilleri ile sorgu yazmak, tip güvenli çalışma, ifadelerin otomatik olarak tamamlanması ve IntelliSense gibi özelliklerle geliştiricinin üretkenliğini artırmayı sağlar [2]. 2.3. JQUERY JQuery aslında bir JavaScript kütüphanesidir. HTML dokümanların yönetiminde, animasyon oluşturmada, etkileşimli sayfaların hazırlanmasında kullanılan daha az kodla, daha etkin ve daha çok iş yapılmasını sağlayan web etkileşimli bir JavaScript kütüphanesidir. JQuery uygulamalarından faydalanmak ve uygulama geliştirmek için öncelikle bu sistemin mevcut kütüphane dosyasını oluşturacağımız HTML dokümanlara eklememiz gerekir [3]. 2.4. Twitter Bootstrap Web uygulamalarını daha hızlı, modern bir yapıyla oluşturulmasını sağlayan çok kodlamanın hazırlanmış halidir. Twitter Bootstrap CSS tarafından LESS’i kullanmakta ve CSS ve JS hazır halde bulunmaktadır. Tasarım dilinde en çok kullanılan framework uygulamasıdır. Bootstrap GitHub tarafından açık kaynak kod olarak geliştirilmekte ve HTML5’in tüm özelliklerini desteklemektedir. Bootstrap ile oluşturulmak istenen projeler için özel olarak tasarlanmış JQuery eklentileri de mevcuttur [4]. 2.5. SQL Server Reporting Services (SSRS) Microsoft tarafından geliştirilen, SQL Server’in bir bileşeni olarak gelen rapor üretim aracıdır. Tasarımcılar tarafından belirli bir formatta şeması oluşturulmuş raporları veri seti ile bağlayarak görsel hale getirir. Görüntülenmekte olan raporlar PDF, Word, Excel, CSV, XML, JPG gibi formatlara dönüştürülerek aktarılabilirler. 2.6. AmChart İhtiyaca göre JavaScript/HTML5 destekli grafikler oluşturmayı sağlayan JS grafik kütüphanesidir. Grafikler modern, standartlara uyumlu eşsiz işlevsellik ve performans sunar. AmChart JS Kütüphanesi her türlü cihazda çalışacak şekilde responsive olarak tasarlanmıştır. Grafikler JSON ya da JavasScript API’si kullanılarak oluşturulabilir [5]. 2.7. Microsoft Visual Studio Microsoft Visual Studio, Microsoft tarafından geliştirilen tümleşik bir geliştirme ortamıdır (IDE). Microsoft Windows, Windows Mobile, Windows CE, .NET Framework, .NET Compact Framework ve Microsoft Silverlight tarafından desteklenen tüm platformlar için yönetilen kod ile birlikte yerel kod ve Windows Forms uygulamaları, web siteleri, web uygulamaları ve web servisleri ile birlikte konsol ve grafiksel kullanıcı arayüzü uygulamaları geliştirmek için kullanılır [6]. 2.8. ASP.NET ASP.NET web uygulama geliştirme (framework) çatısıdır. Microsoft’un geliştirmiş olduğu klasik ASP’nin üzerinde önemli geliştirmeler yapılarak oluşturulmuştur. ASP.NET modern bir teknolojidir ve web sayfaları, web uygulamaları ve XML web servisleri hazırlanmasına olanak sağlar. ASP.NET programlama dili değildir [7]. 2.9. SQL Server SQL Server’ı iki tür veritabanı yönetmek için kullanırız. Bunlar OLTP (Online Transaction Processing) veritabanları ve OLAP (Online Analytical Processing) veritabanları. Genel olarak farklı client’lar network üzerinden haberleşerek veritabanlarına erişirler. SQL Server ile terabyte boyutundaki veritabanları yönetilebilmektedir. Birden fazla sunucu arasında Windows Clustering yaparak SQL Server kullanılabilir [8]. 3. Sistem Tasarımı Proje, klasik yazılım geliştirme süreçleri kapsamında kullanıcılarla görüşülerek ve gerekli yönetmelik ve yönergeler incelenerek analiz çalışmaları ile başlamıştır. Analiz çalışmasını takip eden tasarım çalışmaları ise kullanıcılarla yapılan toplantılarda değerlendirilmiş ve son hali üzerinden yazılım geliştirme aşamasına geçilmiştir. Yazılım geliştirme aşaması sonrasında ise tüm olası kullanıcı davranışları ve veri türleri göz önünde bulundurularak gerekli testler yapılmış ve kullanıcılara görsel kullanım kılavuzu niteliğinde eğitim videoları hazırlanmıştır. Sistem Ağustos 2014 tarihinde gerekli yetkilendirme ve entegrasyonları da yapılarak yayına alınmış ve gerekli destek PAÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafında verilmektedir. Şekil 1’de Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi için Genel Bakış Diyagramı verilmiştir. Buradan da görüleceği üzere bir öğrenci sistem üzerinden başvuruda bulunabilmekte ve daha önce yaptığı topluluk başvurularının detaylarını görüntüleyebilmektedir. Aynı zamanda öğrencinin disiplin suçu varsa bu durum topluluk başvuru detayında sistem üzerinden takip edilebilmektedir. Sistemden öğrenciye üyesi olduğu toplulukların etkinlik bilgilendirmeleri gelmekte, bu etkinliklerin zaman ve yer bilgisi öğrenci tarafından etkinlik çizelgelerinden takip edilebilmektedir. Şekil 1’de tasarlanmış olan Genel Bakış Diyagramında gösterilen işlemlerin yürütüldüğü rollere ilişkin işlemler Şekil 2’te ayrıntılı olarak belirtilmiştir. - Etkinlik Onay - Üye Onay Öğrenci - Etkinlik Bilgi - Başvuru Detayları - Öğrenci Disiplin Durumu - Topluluk Başvurusu - 0 Sistem Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Topluluk Bilgileri Etkinlik Başvuru Takvimi Etkinlik Onay Etkinlik Sonuç Onay SKS Personeli - Etkinlik İstek - Etkinlik Listesi - Üye Listesi - Üye Başvurusu Topluluk Danışmanı - Etkinlik Talep Etkinlik Sonuç Formu Etkinlik Fotoğrafları Üye Başvurusu - Etkinlik Talep - Etkinlik Sonuç Formu - Etkinlik Fotoğrafları Topluluk Başkanı Şekil 1: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Genel Bakış Diyagramı Öğrenci Topluluk Başkanı - Topluluk Başvurusu - Yeni Topluluk Talebi - Etkinlik İzleme ve Katılma - Üye İlk Onay İşlemleri - Etkinlik İlk Formu/Fotoğraf İşlemleri - Topluluk Bilgi Güncelleme Topluluk Danışmanı - Üye İkinci Onay İşlemleri - Etkinlik İkinci Formu/Fotoğraf İşlemleri - Topluluk Bilgi Güncelleme SKS Personeli - Topluluk Oluşturma Talep Alma Etkinlik Yönetimi/Onayı Etkinlik Türü ve Yeri Tanımlama Etkinlik, Üye Listesi Raporlama Üye Arama, Disiplin Kontrolü Şekil 2: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Rollere Göre İşlemler Topluluk başkanı sistem üzerinden ilk olarak öğrencilerin topluluk başvurularını görmekte ve bu başvurular ilk olarak onun onayından geçmektedir. Ayrıca topluluk başkanı sistem üzerinden etkinlik talebinde bulunabilmekte ve onaylanan etkinlikler için etkinliğin tamamlanması durumunda sisteme değerlendirme formunu ve etkinliğe ilişkin fotoğrafları yükleyebilmektedir. dosyaları SKS onaylamaktadır. personeline gitmeden Topluluk danışmanı, topluluk başkanı tarafından üye başvurusu onaylanan öğrencilerin danışman onaylarını yapıp üyeliklerini kabul etmektedir. Ayrıca topluluk başkanı gibi etkinlik talebinde bulunup, topluluk başkanının yüklediği Uygulama için üçüncü normal form seviyesine kadar normalize edilmiş ilişkisel bir veritabanı modeli oluşturulmuştur. Oluşturulan veritabanı modeli için Varlık-İlişki/Entity Relationship (ER) Diyagramı Şekil 3’te gösterilmiştir. SKS personeli sistem üzerinden toplulukları oluşturma, etkinlik takvimini belirleme, etkinlik onaylama ve etkinlik sonuç onaylama işlemlerini yürütmektedir. Ayrıca etkinlik listeleri ve üye listelerine raporlama modülünden ulaşabilmektedir. lu_etkinlikResimTur dt_tasinmaz lu_onayDurum tx_etkinlikResim lu_etkinlikTur dt_etkinlik dt_ogrenciTopluluk tx_toplulukEtkinlik dt_nufus tx_etkinlikDegerlendirme dt_ogrenci dt_rol dt_toplulukGenelKurul dt_menuRol tx_sayfaBilgisi dt_programDal dt_topluluk lu_adresTur tx_adres dt_menu Şekil 3: Veritabanı E-R Diyagramı E-R Diyagramından da görüleceği gibi öğrenci nüfus tablosu, öğrenci ve öğrenci topluluk tablolarıyla bire-çok ilişkilendirilmiştir. Bir programda birden çok öğrenci olduğundan dolayı program dal ile öğrenci tablosu arasında bire-çok ilişki vardır. Diğer taraftan ilgili menülere yetki için rol tablosuyla ilişkilendirilme yapılmıştır. Buradaki rol tablosu hem sayfa hem de menü rol tablolarıyla ilişkilendirilerek sayfa yetkilendirmeleri roller üzerinden yapılmıştır. Aynı şekilde etkinlik tablosu, etkinlik değerlendirme, topluluk etkinlik ve etkinlik resim tablolarıyla bire-çok ilişkilendirilirken, bu tablolar doğrudan onay durum tablosuyla bire-bir ilişkilendirilmiştir. Etkinlik resimleri farklı formatlarda sisteme yüklenebilekte ve bu resimlere onay/ret kararı verilebileceğinden dolayı yine bire-çok ilişki kurulmuştur. Şekil 4’te belirli tarihler arasında topluluklar tarafından talep edilen ve onaylanan etkinlikler listesinin bir kısmı görülmektedir. Bir topluluğun genel kurul üyeleri ve başkanı da dahil olmak üzere tüm onaylanmış üyelerinin listelendiği üye listesi ise Şekil 5’te görülmektedir. Öğrenci toplulukları bazında üye sayıları ve yüzdelik dağılımları ise Şekil 6’da gösterilmiştir. Şekil 4: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Etkinlik Listesi Şekil 5: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Üye Listesi Şekil 6: Topluluk Üye Sayıları ve Dağılımlar 4. Sonuç ve Öneriler Üniversiteler İçin Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi projesi ile birlikte, öğrencilerin ders dışı faaliyet olarak etkinlik gösterdikleri topluluklar ve faaliyetleri bir bilgi sistemi altyapısına kavuşturulmuştur. Uygulama web tabanlı ve kullanıcı dostu bir yazılıma dönüştürülmüştür. Daha önce idari birimlerin manuel olarak yürüttükleri topluluklara ait işlerin bu projeyle şeffaf ve sürdürülebilir şekilde takip edilmesi sağlanmış ve geliştirilen yazılım Üniversite Yönetim Bilgi Sistemi’ne entegre edilmiştir. Topluluk işlemlerinin ve beraberinde gerçekleştirilen etkinliklerin manuel olarak yürütülmesi hem kâğıt israfına yol açmakta hem de çağımızın gerisinde bir uygulama olarak yer almaktaydı. Bununla beraber işlerin hatalı yapılması ve takibinin mümkün olmadığı düşünüldüğünde mağduriyetlere de sebebiyet vermekteydi. Uygulama ile işlerin basitleştirilip yönetmelik ve yönergelere uygun bir süreç takip edilerek sunulması, kullanıcılar açısından olayların takibi, ilgili raporların düzgün ve zamanında alınması ve onay işlemleri gibi birçok sürecin hatasız bir şekilde yapılmasının önünü açmıştır. Bu bağlamda, topluluk oluşturma, topluluk yöneticilerinin atanması, topluluklara üye başvurularının yapılması, üyelik onaylama/reddetme işlemleri, etkinlik oluşturulması, etkinliklere ait katılımların alınması ve etkinlik sonuçlarının değerlendirilmesine kadar olan bütün sürecin basit bir yapıda sunulduğu bu sistem zaman tasarrufu sağlamaktadır. Aynı zamanda web tabanlı olması nedeniyle istenilen her yerden sisteme erişmek ve işlem yapmak mümkündür. Etkinliklerin sistem üzerinden online olarak görünmesi etkinliklere katılımı da arttırmaktadır. Sistem kullanıcılardan kaynaklanan hataları minimum düzeyde tutmakta ve elde edilen çıktılar Pamukkale Üniversitesi birimleri arasında doğru bilgi ve belgeler sağlanmasına yardımcı olmaktadır. Sistem için ilerleyen zamanlarda mobil uygulama versiyonunun da geliştirilmesi planlanmaktadır. Uygulama Pamukkale Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi yanında YÖK Çerçeve Yönetmeliğine de uygun bir şekilde ve parametrik olarak hazırlandığı için Türkiye’deki diğer üniversitelere de rahatlıkla adapte edilebilir durumdadır. Uygulamaya e-posta bildirimlerinin yanında hem danışmanlar hem de topluluk başkanlarına yeni üye taleplerinin SMS yolu ile de bildirilmesi yapılabilir. Aynı şekilde, üye öğrencilere yaklaşan topluluk etkinliklerinin eposta yanında SMS yoluyla da iletilmesi yapılabilir. Kaynaklar [1] http://www.telerik.com/ (29.11.2015) [2]http://ibrahimozby.blogspot.com.tr/2009/05/l inq-nedir.html (29.11.2015) [3] http://www.ismailgursoy.com.tr/jquerynedir/ (29.11.2015) [4] http://tugdev.github.io/111/BOOTSTRAP/ (29.11.2015) [5] http://www.amcharts.com/javascript-charts/ (29.11.2015) [6]http://tr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Visua l_Studio (29.11.2015) [7] http://www.teknologweb.com/asp-net-nedirne-ise-yarar/ (29.11.2015) [8] http://www.yazgelistir.com/makale/sqlserver-nedir (29.11.2015)