Kontrol ve Performans Yönetimi

Kontrol ve Performans
Yönetimi
Kontrol ve Performans Ölçümü
• İşletmeler belirlenen hedeflere ulaşmak ve süreçlere değer katmak
için kontrol mekanizmaları oluştururlar.
• İşletme paydaşları, işletmenin durumunu görmek için, kontrol ve
performans ölçüm sonuçlarını talep ederler.
• Dolayısıyla işletmeler belirli periyotlar ile kontrol işlemlerini
gerçekleştirir ve bunu raporlarlar.
Kontrol ve Performans Ölçümü
İşlerin kontrol altında olması ?
Çalışanların görevleri nettir
Müşteriler hangi kalite ve standartta hizmet veya ürün
alacağını bilir
Tüm süreçler koopere çalışıp, değer üretir.
Kontrol yoksa; belirsizlik, kaos, etkinsizlik, israf…
Kontrol Süreci
Hedef ve
standartların
belirlenmesi
Doğru
değişklikler
yapma
Kurumsal
İşbirliği
Standartlar
ile kıyaslama
Performans
ölçümü
Kontrol İçin Veri Kaynakları
Avantajları
Dezavantajları
Kişisel Gözlemler
İlk gözden bilgi, aracısız bilgi,
yöneticinin ilgilendiğini gösterir
Kişisel algılara bağlıdır, vakit kaybı,
rahatsız edici, kişinin neler
döndüğünü görmesini sağlar
Sözlü Raporlar
Hızlı bilgi edinme, sözlü geri
beslemeye imkan verir
Bilgi kişi tarafından algısıyla
aktarılır, kalıcı kayıt elde edilemez
Yazılı Raporlar
Kapsayıcı, ilişkileri ve eğilimleri
ortaya koyabilir, depolanabilir, tekrar
kullanım
Hazırlanması için süre gerekir, kişisel
faktörler göz ardı edilebilir
Online Bilgi Sistemleri
Hızlı geri besleme, süreç sürekli takip Aşırı bilgi olabilir, çalışan için stresli
edilebilir
olabilir
Örnek- NHS
• NHS, İngiltere’de sağlık hizmetlerinden sorumlu organizasyondur
(Ulusal Sağlık Hizmetleri)
• NHS merkezi yönetimi güçlendirmek yerine, yerel düzeyde hizmet
sunumu ve sağlık yönetimi organizasyonu oluşturmuştur.
• Önceden Primary Care Trusts olarak bilinen bu organizasyonlar,
günümüzde Clinical Commissioning Groups(CCGs) olarak
güncellenmiştir.
NHS
• CCGs, birinci dereceden bulunduğu komünitiye, yerel topluma
sorumludur.
• Yönetiminde yerel yöneticiler, yerel halktan üyeler yer almaktadır.
• Kontrol olarak, merkezi yönetim yerine, bağımsız yerel yapısına karşı
sorumludur. Toplum bu kontrol mekanizamasında yer alır.
• Yapı olarak, hastaların, yerel toplumun ve sağlık çalışanlarının bir
arada çalıştığı, bir kooperatif tipindedir.
• Bu yapılar, sınırlı bütçe ile gerekli sağlık hizmeti sunmak
durumundadır. Kontrol mekanizması koopere olarak gelişmektedir.
Kontrol Mekanizmaları
• Mekanik; yoğun kural ve düzenlemeler, yukarıdan aşağı yetki, yazılı
iş tanımları, formal ve katı yöntemler
• Organik; daha esnek yetki kullanımı, daha serbest iş tanımları,
bireysel (öz) kontrole önem veren, daha az formal yöntemler
Kontrol Mekanizmaları
Unsurlar
Mekanik Kontrol
Organik Kontrol
Nezaret (Supervision)
Prosedürler ve planlar üzerinde durur
Öğrenmeyi ve yaratıcılığı teşvik
eder
Organizasyon Yapısı
Yukarıdan aşağı yetki, makam gücü
önemlidir, detaylı iş tanımları
Parçalı otorite, uzman gücü
önemlidir, esnek iş tanımları
Kural ve prosedürler
Detaylı, bir çok konuda
Geniş, mümkün olduğu kadar az
konu
Makineler
Denetçiler için bilgi sağlar
Çalışanların gelişimi ve öğrenimi
için bilgi sağlar
Kültürel
Uyumu teşvik eder, bireyleri kontrol etmeye Yaratıcılığı ve inovasyonu teşvik
dayanır
eder, özgürlüğü destekler
Kontrol Taktikleri
• Küçük işletmelerde
• Yöneticinin bireysel denetimi
Direk Denetim • Birim yöneticilerinin birimlerini denetimi
• İş tanımları ve görev yapıları ile sistem kurma
• Ayrıntılı tanımlar ile, bireyin kısıtlanması
Organizasyon • İletişim kanalları da şekillendirilir
Yapısı
Kural ve
Prosedürler
• Organizasyon büyüdükçe kullanımı zaruri hale gelir
• Kabul edilebilir davranışları ve çıktıları belirtir
• Süreçlerin nasıl işleyeceğini, araçların nasıl kullanılacağına kadar
düzenleme yapılabilir.
Kontrol Taktikleri
Amaçlarla
Yönetim
• Çıktı tabanlı çalışma
• Çalışanların elde etmeleri gereken başarılara göre değerlendirilmesi
• Hiyerarşik düzen işler
• Kontrol için bilgi sistemleri ve teknoloji kullanılır
• Çalışan ilişkileri daha zayıftır
Makineleşme • Tüm süreçler, teknlojik ekipmanlar ile takip edilir
İnsan
Kaynakları
Yönetimi
• Çalışanların kurumla ilişkisini geliştirme çabası
• İş tanımlarına uygun insan kaynağının istihdam edilmesi
• Çalışan ilişkilerinin ve koordineli çalışmanın geliştirilmesi çabaları
Örnek- Apple
• Üretim süreci standart çıktı elde etmeyi amaçladığı için «mekaniktir».
• Temizlik temel kontrol noktalarından biridir.
• Tüm süreçlerde, sapmaları önlemek ve temel plana uymak esastır.
• İnovasyon ve Ar-Ge çalışmaları yürüten ekip ise, daha çok organik
çalışır.
• Yaratıcılık ve gelişim teşvik edilir.
Performans Ölçümü
Girdi
Ölçümleri
• Efficiency; işleri doğru yapma - verimlilik
• Effectiveness; doğru işleri yapma – etkenlik
Süreç
Ölçümleri
Çıktı
Ölçümleri
Örnek- NHS
• NHS hastaların 4 saat içinde tedavi edilip evlerine gönderilmeleri
noktasında bir performans çıktısı belirlemişti.
• Ancak bu süreçte hastaların koşulları farklılık gösterdiği için
sağlık personeli bu çıktıyı sağlama noktasında sıkıntılar yaşadılar.
• Bu durum hastalara zarar vermeye başladı.
Perfomans Ölçümü
• 5 temel performans amacı vardır; kalite, hız, güvenilirlik, esneklik ve
düşük maliyet.
Müşteri Tatmini
Hız/Çeviklik
Sürdürülebilirlik
Genel
Ölçümler
Kalite
Güvenilirlik
Hız
Esneklik
Maliyet
Detaylı
Ölçümler
Birim başı
hata, ürün
iadeleri, hurda
oranı
Hata görülme
süreleri,
gecikme
Tedarik
zamanı,
Çıktı süresi
Opsiyonların
sayısı,
fonksiyonellik
özelliği
Hammadde
maliyeti, işçilik
maliyeti
Balanced Scorecard- Dengeli Puan Cetveli
•
•
•
•
Müşteriler bizi nasıl görüyor?
En iyi olduğumuz içsel süreçler neler?
Değer yaratma ve geliştirmeyi sürdürebilecek miyiz?
Paydaşlara bakış açımız nedir?
Müşteri
Perspektifi
İçsel
Perspektif
İnovasyon
ve
Öğrenme
Perspektifi
Finansal
Perspektif
Balanced Scorecard
• Öğrenme ve İnovasyon; yetenekli çalışanlar, know-how, soyut
varlıklar
• İçsel perspektif; üretkenlik, etkinlik, amortisman oranları, tesis
kullanımı
• Müşteri perspektifi; müşteri tatmini, müşteri sadakati
• Finansal perspektif; paydaşlar için önemli, firma değeri, israflar,
tasarruf oranları
İnsan Kaynakları ve Kontrol
• Kontrol sistemleri, çalışanları organizasyon amaçlarını geliştirecek yönde
teşvik etmeyi amaçlar.
• Kontrol sürecinde güçlü tarafların domine olmaya çalıştığı, politik
unsurlar da görülebilmektedir.
• Yapılan düzenlemelerin, uygulamaya girebilmesi için insan kaynağının
etkin katılımı gereklidir.
Kontrol Sistemi ile İlgili Sorunlar
• Katı Bürokratik Davranışlar; kişiler kontrol sürecinin yoğun olduğu
işlerde dikkatli olurken, diğerlerine daha az dikkat etme eğilimindedirler.
• Doğru olmayan bilgilerin yayılması; kişiler kontrol sürecinden
etkilendikleri zaman bilgileri saptırma ve değiştirme yolunu
seçebilmektedirler.
Teşekkürler