KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI Bölüm 3

Bölüm 3: KKP Sistemlerinde Planlama,
Tasarım ve Uygulama
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
1

Planlama, tasarım ve uygulama dahil
olmak üzere kurumsal sistemler için
bilişim sistemleri gelişim sürecinin
anlaşılması
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
2





Bu bölümde, bilişim sistemlerinin tasarımındaki geleneksel
yaklaşımın KKP sistemleri tasarımlarıyla nasıl karşılaştırılacağı
anlatılmaktadır.
KKP tasarımı ve uygulaması geleneksel sistemlerin
geliştirilmesinden farklıdır.
KKP tasarım aşamasında, işletme süreçlerin ve uygulamaların
tanımlanmış olduğu paket bir yazılım sistemi satın almıştır.
KKP uygulanmasındaki temel sorun, işletmenin yazılımı
değiştirmeden iş süreçlerini değiştirip değiştirmeyeceği veya
işletmenin iş süreçlerini değiştirmeden yazılım üzerinde
değişiklik yapıp yapmayacağıdır.
Burada, yazılımın müşteriye uyarlanmasına (değiştirilmesine)
karşılık yazılıma uyacak şekilde işletme süreclerinin yeniden
yapılanmasıyla ilgili gereken dengeler anlatılacaktır.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
3

Geleneksel sistemleri geliştirme yaşam döngüsü sorun tanımı,
fizibilite çalışması, sistem analizi, sistem tasarımı, detaylı
tasarım, uygulama ve bakım aşamalarını kapsar
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
4
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
5



Sistem analizlerinde, bir analist, süreç modelleri ve veri
modelleri gibi araçlar ve teknikler kullanarak mevcut sistemin
detaylı bir analizini üstlenir. Bu modelleri kullanarak, sistem
tasarımcısı
mevcut
sistemle
darboğazları,
gereksiz
çalışmaları, tutarsızlıkları ve diğer sorunları analiz eder.
Geleneksel sistemlerin geliştirilmesinde kullanılan temel
yaklaşım, mevcut sistemin eksikliklerini analiz etmek ve
firmanın iş ihtiyaçlarını destekleyecek süreç ve verilerdeki
değişiklikleri inşa edecek “yeni” sistemi geliştirmektir.
Mevcut sistemi otomatik hale getirme mantığı beklenen yararı
sağlamaz çünkü mevcut sistem fazladan süreçler, veri
yetersizliği ve verimsiz iş akışı gibi problemler içerebilir.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
6



Sistemlerin tasarım süreci, mevcut sistemi eskilikten
otomatikleştirmeye götürür, yeniden yapılanma veya yeniden
keşfetme imkanı sağlar. Sistemlerin tasarım süreci, fiziksel
sistem için özellikler (örneğin, çıktı tasarımı, girdi tasarımı)
geliştirme aşamasında, detaylı tasarım öncesinde mantıksal
veritabanı tasarımı sağlar. Fiziksel tasarım özellikleri bir kez
ayarlanır ve sistem programlanıp test edilir ve uygulanır.
Geleneksel sistemleri geliştirme yaşam döngüsü ile ilgili
sorun, çok fazla zaman ve maliyet almasıdır. Geleneksel
yaşam döngüsü, bir dizi adımları olan, planlama ve tasarımla
devam eden bir analizle başlayan, detaylı tasarım ve
uygulama içeren bir “şelale” yaklaşımı izler.
1980’lerin ortalarından beri, şirketler gelişen bilişim
sistemlerinde daha hızlı yöntemler aramaktadır.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
7

Örnekleme çalışması; 1980’lerin sonlarında, kullanıcı ihtiyaçlarını daha
hızlı ve doğru temin için bir yöntem olarak geliştirildi. Kullanan sistem
tasarımcıları son kullanıcıların belgelerini daha iyi bir fikir haline getirmek
için sistem belgelerinin modellerini (örneğin, raporlar, ekranlar)
gösterebilirlerdi. Bu yaklaşımla, kendi gereksinimlerini tanımlayan seçilmiş
son kullanıcıların kodlamayı, test etmeyi ve hata ayıklamayı kapsayan
uygulama sürecinde sistemleri hızlandırmak gerekmiyordu.

Son kullanıcı eğitimi;

Yazılım paketleri; 1980’lerin sonlarında daha fazla yaygınlaştı. Gelişme,
1980’lerin ortasından sonuna kadar ve pek çok
uygulamayla ilgili farklı bir yaklaşımdı. Son kullanıcılar Excel ve Access gibi
programlarla sayfalar ve veri tabanıyla donatılmış kendi bilişim sistemlerini
inşa ettiler. Bu yaklaşım bazı bölümlere ait etkin uygulamalar için çalışırken,
kalite güvencesi, güvenlik, belgeleme, yedekleme ve canlı üretim içeren
büyük ölçekli üretim sistemleri için uygun değildi.
iyileştirme ve bakımdaki ölçek ekonomileri sunuldu ve birçok şirket hazır
ticari yazılımların siparişine yöneldi. KKP sistemleri büyük ölçekliydi ve iş
fonksiyonlarının tüm katma değer zincirini destekleyen ve satışa hazır
olmayan bütünleşik ticari yazılım paketleriydi.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
8




KKP sistemlerinin tasarım süreci, geleneksel sistemleri
geliştirme sürecinden farklıdır
KKP sistemleri geliştirme süreci, planlamayı, ihtiyaç
analizlerini, detaylı tasarımı, uygulamayı ve bakımı içerir
Planlama, yazılımın satın alınması için işletme gerekçesini
sunan ihtiyaçların değerlendirilmesi ile başlar. KKP
sistemlerine yatırımın işletmeye etkisinin büyüklüğü
acısından, ihtiyaçların değerlendirilmesi aşaması önemlidir.
İhtiyaç analizleri, bir KKP paketi tarafından desteklenecek iş
süreçlerinin tanımlanmasını kapsar. Çoğu KKP satıcısı KKP
sisteminin desteklediği fonksiyonların modelleri olarak “örnek
uygulamaları” tercih ederler.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
9


Tasarım, projenin destekleyicileri KKP sistemini
destekleyen örnek uygulamaları tercih ederler.
Bu programı ayarlamak yeniden yapılanmış iş
süreçleri gerektirir. Temelde sistem tasarımcısı
yeni iş gereksinimleri tanımlar ve bu şartlara
uygun yazılımı kullanır. Bir KKP paketi
uygulamasında temel tasarım kararlarından
birisi, işletmenin yazılıma uyan iş süreçlerinin
yeniden yapılanıp yapılanmayacağı veya
işletmenin iş uygulamalarına uygun yazılımın
uyarlanıp uyarlanmayacağıdır.
Detaylı tasarım / Uygulama / Bakım ve sürekli
iyileştirme.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
12





İş süreçleri analizi
İşlemlerin tanımlanması
Şirketin, satıcının bakış acısıyla hazırlanan örnek uygulamalar
içeren programın satın alma sürecinde, işletmenin
hedefleriyle ve rekabet stratejisiyle uyumlu sistem secimi
önemlidir. Birçok yazılım firması kimya ve petrol gibi belirli
sanayi kolları için örnek uygulamalar sunmaktadır.
Örnek KKP sistemini seçme süreci, faaliyetlerin bir kontrol
listesiyle çalışmasını gerektirir.
İşletme sorunları bir yana, bir KKP yazılım firmasını ve bir KKP
sistemini seçmeyi etkileyen birçok teknolojik faktör vardır.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
13
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
14
Teknoloji Faktörleri
Sorular
Teknolojinin maliyeti
Başlangıç ve yineleme maliyeti nedir?
Kuruluş
Ne tür danışmanlık yardımı sunulur (zaman,
maliyet)?
Kullanıcı arayüzleri
Arayüz desteği nasıldır?
Güncellenebilirlik
Ne kadar sıklıkla güncellenir?
Bilgisayar ortamı
Bilgisayar ortamı nasıldır?
Personel ihtiyaçları
Tasarım ve uygulama icin ne tur uzmanlıklar
gereklidir? (iş analistleri,
danışmanlar)
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
15





KKP sistemlerinin tasarımındaki temel, işletmenin yeniden
yapılanması veya yapılan değişiklik ve eklemelerle programın
şirkete özel hale getirilmesi kararıdır.
Yeniden yapılanma yaklaşımında, ekip satışa hazır olmayan bir
KKP programı seçer ve programı değiştirmeden iş süreçlerinde
yeniden yapılanmaya gider.
Müşteriye Uyarlama yaklaşımında, ekip ticari bir KKP programı
seçer ve şirkete özel ihtiyaçları karşılamak icin KKP’yi kendine
özel hale getirerek değişiklikler yapar (Tablo 3-6).
Bir KKP sisteminde yeniden yapılanma ve müşteriye uyarlama
(özelleştirme) arasındaki analizinde, işin yeniden yapılanmasında
yazılımın değiştirilmemesi organizasyonu bozabilir çünkü bu iş
akışı kurallarında değişiklikler gerektirir.
KKP’nin özelleştirilmesi, satıcı destekli yeni sürümlerle
güncellemede, “paket” yazılımların sürümüne oranla zorluklar
otaya çıkarabilir (Tablo 3-7).
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
16
Olumlu Yönleri
Olumsuz Yönleri
Müşteriye
Uyarlama
Yaklaşımı
(Customizing
approach)
Özgün iş
süreçlerini
destekler; stratejik
süreçleri korur.
Bir KKP yazılımı böyle özgün iş süreçlerini
desteklemez; tekerleği yeniden icat
etmek gibidir; modüller bütünleştirilirken
müşteriye uyarlama zordur;
“hazır” sürüme bağlı güncelleştirmelerle
kıyaslandığında yazılımın daha yeni
sürümlerini güncellemek zordur.
Yeniden
Yapılanma
Yaklaşımı
(Reengineering
approach)
Bir KKP çözümü tarafından
desteklenir;
Paylaşılan avantajlardan
veya endüstride kullanılan
eşdeğer süreçlerden
(örneğin, sanayi şablonları)
yararlanır;
Süreç değişiklikleriyle
geliştirilmiş örnek
uygulamalar sunulabilir;
Örnek uygulamaları kolay
belgelendirir;
Asgari olduğunda iyi çalışır.
Stratejik veya özgün iş süreçlerini
desteklemez;
kapsamlı örgütsel değişimler
olduğunda direnç gösterir.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
17
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
18
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
19




Bir KKP sistemi özelleştirilirse, projenin süresi ve maliyeti ile beraber
başarıyla uygulanması ile ilgili risk de artar. Bunun nedeni, özel
yazılım satıcısının fazla çalışmasıyla ortaya çıkan değişikliğin
KKP’nin yeni sürümüyle kolayca uyum sağlayamamasıdır.
KKP uygulamalarında, bütçenin altında veya bütçeye yakın KKP
uygulayabilen firmaların, bütçesini aşan firmalara göre daha az ek
değişiklik yaptıkları tespit edilmiştir. KKP yazılımlarında yapılan
değişiklikler proje suresinin % 50 arttığını göstermektedir.
Bazı kuruluşlar mevcut sistemlerin bakımına karar verip Genel
Muhasebe ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (MİY) gibi özel fonksiyonları
desteklemek için KKP modüllerine ekleme yaparlar. Ancak bu
yaklaşım, hesaplı ve tam ölçekli bir KKP uygulamasıyla
karşılaştırıldığında, çoklu işletme fonksiyonlarını destekleyen
bütünleşik bir KKP’nin faydalarını işletmeye sağlayamaz, ancak
mevcut KKP sistemlerinin bakımını sağlayabilir.
Bu yaklaşım kullanıcıların iş süreçlerindeki değişiklikleri kabul
etmelerini gerektirmediği için işletmeyi fazla rahatsız etmez.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
20



KKP sistemleri, çeşitli yaklaşımlar kullanılarak tasarlanmış olabilir.
Bir bütün olarak “hazır” KKP paketi uygulamak en kolay yöntemdir
çünkü işletme, satıcı tarafından öngörülen metodolojiyi takip
edebilir, özel satıcı uzmanlığı ile danışmanları kullanabilir.
Müşteriye uyarlama (özelleştirme) oranının fazla olmaması
durumunda, bütçeden daha az veya bütçeye eşit bir şekilde, KKP
sistemlerinin uygulamasında daha fazla başarı sağlanır.
Bir KKP sistemi özelleştirilirse, projenin süresi ve maliyeti ile beraber
başarıyla uygulanması ile ilgili risk de artar. Bunun nedeni, özel
yazılım satıcısının fazla çalışmasıyla ortaya çıkan değişikliğin
KKP’nin yeni sürümüyle kolayca uyum sağlayamamasıdır.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
21



KKP uygulamalarında, bütçenin altında veya bütçeye yakın KKP
uygulayabilen firmaların, bütçesini aşan firmalara göre daha az ek
değişiklik yaptıkları tespit edilmiştir. KKP yazılımlarında yapılan
değişiklikler proje suresinin % 50 arttığını göstermektedir.
Bazı kuruluşlar mevcut sistemlerin bakımına karar verip Genel
Muhasebe ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (MİY) gibi özel fonksiyonları
desteklemek için KKP modüllerine ekleme yaparlar. Ancak bu
yaklaşım, hesaplı ve tam ölçekli bir KKP uygulamasıyla
karşılaştırıldığında, çoklu işletme fonksiyonlarını destekleyen
bütünleşik bir KKP’nin faydalarını işletmeye sağlayamaz, ancak
mevcut KKP sistemlerinin bakımını sağlayabilir.
Bu yaklaşım kullanıcıların iş süreçlerindeki değişiklikleri kabul
etmelerini gerektirmediği için işletmeyi fazla rahatsız etmez
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
22
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
23



KKP uygulaması güvenlik ve yetkilendirmeyi belirler, böylece
kullanıcılar ihtiyaç duydukları alanlara erişebilirler. Verilerin eski
sistemden yeni sisteme taşınması, verilerin doğru taşınması ve
çalışma alanıyla verilerin bağlantılı olması anlamına gelir. Ofis
sistemleri (Lotus Notes vb) gibi diğer arabirim sistemleriyle etkileşim
başarılı uygulamalar açısından önem taşır.
Bu teknik uzmanlık için bir kullanıcıyla çalışmak, şirkette tam
zamanlı KKP uzmanı maliyetinden daha verimlidir. Ancak, şirket dış
destek kararı verilirken, tedarikçinin güvenilirliği ve istikrarı önem
kazanır, çünkü bu noktada işletmenin veri güvenliği zayıflar.
Satıcı tarafından verilen belgeler gözden geçirilmelidir. Kullanıcı
eğitimi de önemli bir önceliktir. Başarılı uygulamalarda önem taşıyan
son kullanıcı eğitimi, genellikle yeterli değildir.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
24
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
25
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
26



Yeni sisteme tamamen geçilip geçilmeyeceği veya sıralı olarak
modüllere geçiş sırası önemli bir konudur. Büyük patlama (Big
Bang) olarak bilinen doğrudan geçiş yaklaşımı daha hızlıdır,
fakat oraya ulaşmak için yeterli kaynak olmayabilir.
Büyük firmalar modül modül veya küme şeklinde aşamalı
geçişi tercih ederler. Küçük firmalar makul başarılarla büyük
patlama yaklaşımını uygulayabilirler. İsveç firmalarıyla yapılan
bir ankete göre, firmaların büyük çoğunluğu büyük patlama
veya kısmi satıcı uygulaması olan küçük patlamalar
yaklaşımını kullanırlar.
KKP projeleri onemli zaman ve maliyet avantajları sunmasına
karşılık, uygulamada bir cok risk icermektedir ve bu riskler
zaman ve maliyet aşımını tetikleyebilir.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
27


Proje ekibi, modelleri, süreçleri ve sistem tarafından
desteklenen bilgileri proje tasarım aşamasında planlar
Süreç aşamaları şunlardır
◦ Uygulanabilir iş süreçlerinin seçimi
◦ Uygulanamayan iş süreçlerinin elenmesi
◦ İş süreçlerinin sistemle uyuşmadığında, yeniden yapılanma kapsamında
temel bir hizmet verilmesi
◦ Örnek uygulamaları içermeyen ve şirkete özel model gelişimini sağlamayan
alanların tanımlanması
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
28




Şirket satıcı paketini tam olarak uygulamaya karar verirse,
satıcı testinden geçmiş teknikler uygulanacağı için bu riskler
azaltılabilir.
Ancak, organizasyon, tam kapsamlı satıcı uygulamasını
seçmezse bu durumda risk değerlendirme analizi uygulama
stratejisinin bir parçası olmalıdır.
Bir risk değerlendirme modeli, her proje aşamasının başında
önerilir, proje yöneticileri nelerin yanlış gideceğini öngören ve
bir problem olduğunda ne tur stratejiler kullanacaklarını
tanımlayan risk analizleri oluştururlar.
Bir eylem planı yapılarak ve dış kaynaklardan destek alınarak,
her proje aşamasının başlangıcında uygulama riski en aza
indirilebilir.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
29




KKP sistemlerinin gelişiminde, proje ekibi KKP paketi
tarafından desteklenen işlemleri ve işletmenin yazılıma uyum
sağlaması veya yazılımın işletmeye göre özelleştirilmesi
süreçlerindeki yeniden yapılanma seçimini tanımlar.
Bu soruya yönelik olarak, proje ekibi yazılımın bütün bakım
işlemlerini, yazılım firmasının örnek uygulamaları tarafından
yönetilen iş faydalarını tanımlamak zorundadır.
KKP uygulaması için kritik başarı faktörleri, üst yönetimin ve
proje yönetiminin projeye inancını, örgütsel değişim
yönetimini, etkin uygulama ekibi olmayı, veri doğruluğunu,
kapsamlı eğitim ve öğretimi içerir.
KKP proje yönetimi Bolum 9’da daha kapsamlı olarak ele
alınmıştır.
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
30