iletişim

KURUM İÇİ
İLETİŞİM
İLETİŞİM
•
•
İki kişinin duygu, düşünce ve bilgilerini paylaşarak
birbirini anlaması (anlamların paylaşılması süreci) ile
ilgili bir sürecidir.
İletişim bir etki ve paylaşma eylemi olması bakımından
iki yönlü bir süreçtir. İletişim yoluyla karşılıklı olarak
etkilenir, çevremizi etkiler ve paylaşımda bulunuruz.
İLETİŞİM TÜRLERİ
I- İÇ İLETİŞİM
II- ÖRGÜTSEL İLETİŞİM
ÖRGÜT İÇİ İLETİŞİM
ÖRGÜT DIŞI İLETİŞİM
III- KİŞİLER ARASI İLETİŞİM
SÖZLÜ İLETİŞİM
SÖZSÜZ İLETİŞİM
YAZILI İLETİŞİM
IV-KİTLE İLETİŞİMİ
V-KÜLTÜRLERARASI İLETİŞİM
VI-TEKNOLOJİK İLETİŞİM
KURUM İÇİ İLETİŞİM
Kurum üyelerini birbirine bağlayan, yöneticinin
çalışanı etkilemesi ve çalışanın da yönetime
yanıtını içeren iki yönlü iletişim sürecidir.
– Kurumda
hiyerarşik
basamakların
belirlenmesinde ve otoritenin sağlanmasında
önemli rol oynar.
– Takım
çalışmalarında
koordinasyonu
sağlama, faaliyetleri yürütme, motivasyonu
ve iş tatminini arttırma, takım üyelerini
değişime hazırlama, bireysel ve kurumsal
performansı iyileştirme ve birimler arası
ilişkileri kurma, daha etkin ve nitelikli insan
kaynağı oluşturma gibi uygulamalarda
başarılı sonuçlar getirebilir.
Kurumsal İletişim Ağı




YUKARIDAN AŞAĞI (DİKEY) İLETİŞİM
 Kurumla ilgili genel bilgiler
 Ne yapılması gerektiği (görev tanımı)
 Ne tür bir standart beklendiği (kalite)
 Çalışmaların nasıl yapılacağı (program)
 İlerlemenin nasıl ölçüleceği (değerlendirme ve
feedback)
AŞAĞIDAN YUKARIYA İLETİŞİM
 İstekler
 Şikayetler
 Öneriler
 Projenin durumu, üretim, teslimat vb. raporlar
YATAY İLETİŞİM
 Kaynaklar, bütçe, koordinasyon, program vb.
konularda fikir alışverişleri
ÇAPRAZ İLETİŞİM
Biçimsel iletişim sistemi;
İşletmedeki hiyerarşik düzeni, otorite ilişkileri, karar
mekanizmalarını,
Örgüt
yapısı,
birimleri
ve
pozisyonları, yetkileri, ast-üst ilişkilerini ifade eder.
Kimlerin kimlere bağlı olduğu, kimlerin kimlere emir
veya rapor vereceği, kimlerin yetkili olduğu, hangi
bilgilerin ne tür kaynaklardan toplanabileceği gibi
konular bu tür iletişim yoluyla belirlenir.
Bu tür iletişim sisteminde kararların kısa sürede ve etkili
biçimde uygulanabilmesi için tüm kanalların açık
olması, yani bilgi akışının kolay, net ve belirgin olması
gereklidir.
1- Yukarıdan aşağıya doğru iletişim
Üst yönetimden astlara doğru emir-komuta
biçiminde işleyen bir iletişim biçimidir.
Yöneticilerin astlarıyla yüzyüze görüşmeleri,
birim ziyaretleri, mektuplar, duyurular, raporlar bu tür
iletişime örnek gösterilebilir.
Yöneticilerin iletişim tarzı bu sistemi etkiler
2-Aşağıdan yukarıya doğru iletişim:
Bu tür iletişim astların-çalışanların üst yönetime
gerekli bilgileri rapor halinde sunmaları veya
görüşlerini ifade etmeleri şeklinde gerçekleşmektedir.
Bir diğer ifadeyle çalışanların yöneticiler tarafından
iletilen mesajlara tepkileri- geribildirimleridir.
Şikayet ve öneri kutuları, çalışanlara yönelik
toplantılar, açık kapı- açık ofis uygulamaları, kariyer
ve/veya performans görüşmeleri, kariyer danışmanlık
hizmetleri işletmelerde bu tür iletişime bir örnek
olarak gösterilebilir.
3- Yatay İletişim:
Yatay iletişim; aynı örgütsel düzeydeki kişi
ve farklı birimler arasında yapılan iletişimi
ifade etmektedir.
Örneğin pazarlama bölümünün yeni
fikirleri A&G’ye iletmesi, A&G’nin tasarımını
yaptığı ürünü üretim birimine geçirmesi ve
müşteriye ilişkin bilginin satış bölümünden
finansa aktarılması gibi.
4- Çapraz iletişim:
Bazı durumlarda iletilen bilginin niteliğine göre
çapraz bir yolun izlendiği de görülebilir.
Örneğin bir örgütün üretimden sorumlu genel müdür
yardımcısının yeni alınan ve deneme aşamasında
olan bir makinanın teknik özelliklerini öğrenmek
amacıyla emir komuta zinciri dışında o makinayı
tanıyan mühendise başvurması gibi
Bu yol hem zamandan tasarruf, hem de gereksiz bilgi
ve mesajlarla uğraşılmaması bakımından tercih
edilmektedir.
Biçimsel olmayan (informel) iletişim:
İşletmenin
hiyerarşik,
biçimsel
düzeninde
yanıtlanamayan çalışanların ihtiyaçlarının resmi
olmayan kanallarla karşılanmaya çalışıldığı (dedikodu,
söylenti vb.) bir iletişim şeklidir.
İşten çıkarma, terfi, transfer, yeniden yapılanma
gibi belirsizliklerin yoğun olduğu dönemlerde informel
iletişim biçiminin arttığı görülmektedir.
İnformel İletişim Sisteminin
Yararları ve Zararları
Sistemin Yararları






Çalışanlar arasında
stresin azaltılması,
Sistemin Zararları

Moral artışı,
Kurum hakkındaki
fikirlerin,
Görüşlerin
öğrenilebilmesi,
Biçimsel iletişim ile
iletilemeyen
mesajların söylenti
yoluyla bilinçli olarak
iletilmesi,
Kurum içinde güncel
sorunların,
çalışanların
dertlerinin,
beklentile-rinin
tespiti gibi.

Dedikodu (söylenti
akımı) nedeniyle
üretkenliğin azalması,
Güçlü, yıkıcı çıkar
gruplarının oluş-ması,

Hataların artması,

Verimlilik kaybı,



Olayların büyümesi ve
çözülmesi zor bir
duruma ulaşabilmesi,
Kuruma ve yönetime
güvenin azal-ması,
Yanlış bilgilenme
nedeniyle çatışma-ların,
kırgınlıkların artması
vb.
DEDİKODU SİSTEMİNİ ÖNLEMEK İÇİN:




Kurumlarda kadro şişkinlikleri azaltılmalı.
Merkezcil bir yönetimden çok merkezi olmayan,
departmanlar ağırlıklı bir yönetim tercih edilmelidir.
İletişime engel olan insanlar varsa bunlar önemli
yerlere getirilmemeli, gelmiş iseler eğitme çareleri
aranmalıdır.
Yazılı ve sözlü iletişim kanalları yoğun biçimde
kullanılmalıdır.
İnsanların bir organizasyonda kalmaları için en
büyük nedenlerden biri ilişkilerdir. Eğer bağlar
zayıfsa veya yoksa o işi bırakmak daha kolaydır.
KİŞİLERARASI İLETİŞİM
Kaynağını ve hedefini insanların oluşturduğu iletişimdir.
Kişilerarası
iletişimin olabilmesi için koşullar:
Kişilerarası iletişime katılanlar, belirli bir
yakınlık içinde yüz yüze olmalı

Katılımcılar arasında tek yönlü değil, çift yönlü
bir mesaj alışverişi olmalı

KİŞİLERARASI İLETİŞİM KANALLARI
•
TEKERLEK&YILDIZ AĞI
Merkeziyetçiliğin oldukça yüksek olduğu bir iletişim ağıdır.
Bu model basit görevler ve küçük gruplar için idealdir.
Ancak üye sayısı arttıkça ve işler karmaşıklaştıkça iletişim
güçlükleri yaşanabilir.
•ZİNCİR
Grup üyeleri arasındaki etkileşimin az düzeyde olduğu
iletişim ağıdır. İlişkiler merkezi olmasına rağmen
tekerlek ağ modeline oranla üyelerin iletişim düzeyleri
daha yüksektir
•DAİRE (ÇEMBER)
•Merkeziyetçilik düzeyi düşük olup, grup üyelerinin
birbirleriyle iletişim olanakları çoktur. Bu durum iletişim
tekeline sahip kişilerin ortaya çıkmasını önlemektedir.
•ÇOK YÖNLÜ (ŞEBEKE)
•Modern ve ‘merkezi ademiyetçiliğin’ terkedildiği
(decentralization) yapılarda ortaya çıkan bir iletişim
modelidir.
•Bu modelde; haberleşme tekeli yoktur, üyelere iletişim
bakımından kısıtlama getirilmez.
İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER
•
•
İletişimde engeller olduğu zaman, anlaşmazlıklar
olur; bireysel ve örgütsel çatışma ortaya çıkar.
Çatışmaları gidermenin en etkin yolu, insanların
birbirleriyle yaşadıkları iletişim kopukluklarını
ortadan kaldırarak, anlaşma ve uzlaşma zemini
yaratmaktır .
Kurum İçi Çatışmayı Önlemede Öneriler:

Sosyal faaliyetleri canlandırın

Güçlü bir kurum içi iletişim ağı oluşturun

Çözümleri takıma bırakın
Dedikoduyu yok edecek geribildirim
mekanizması kurun

Ortak hedefler belirleyip takımı bu hedeflere
yönlendirin


Problem belirleme ve çözmeyi öğretin
İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER
KİŞİSEL FAKTÖRLER
• İletişimin kişisel engelleri gönderici ve alıcının
mesajı kodlarken, gönderirken veya kod açarken
gerekli dikkati göstermemelerinden kaynaklanan
engellerdir.
• Mesajın anlamını kasten çarpıtmaktır .
İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER
FİZİKSEL FAKTÖRLER:
• Biriyle yüz yüze görüşmemiz mümkün olmadığı
zaman fiziksel uzaklık da iletişimin önünde engel
oluşturur.
SEMANTİK FAKTÖRLER:
• Semantik faktörler mesajı formüle etmek için
kullanılan
sembollerle
ilgilidir.Göndericinin
mesajı oluştururken kodladığı semboller alıcı için
anlam taşımıyorsa etkin iletişim gerçekleşmez
İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER
AŞIRI BİLGİ YÜKÜ:
• iletişimin başlıca engellerinden biride kişilerin
bilgilerle çok fazla yüklü olmalarından dolayı,
hangi bilgiye tepki vermenin gerekli olacağını
kestirememeleridir
Kurum İçi İletişim Sorumluluğu


Kurum içi iletişimde orta ve üst düzey
yöneticiler kilit noktalardır.
Liderler ise mesajları yürürlüğe koyma-ları için
takımı yönlendiren, gönüllü katılmalarını
sağlayan kişilerdir.
Kurum kültürü&İletişim tarzları
•GÜÇ (KORKU) KÜLTÜRÜ
•ROL KÜLTÜRÜ
•SİSTEM KÜLTÜRÜ
KURUM İÇİ İLETİŞİM SÜRECİNDE
HALKLA İLİŞKİLER TEKNİKLERİ


















KURUM İÇİ YAYINLAR
MEKTUPLAR
BILBOARDLAR
TOPLANTILAR
SERGİLER VE GÖSTERİLER
KURULUŞ RAPORLARI
KAPALI DEVRE TV YAYINLARI
DEPARTMAN TOPLANTILARI
ŞİKAYET VE DİLEK KUTULARI
TELEFON-FAKS
KURUM İÇİ ANONS SİSTEMİ
FİLM VE SLAYT GÖSTERİLERİ
ANKETLER
LOTUS-NOTES S.A.P. Vb. YAZILIMLAR
İNTERNET
İNTRANET
E-MAİL
SOSYAL İÇERİKLİ ORGANİZASYONLAR
YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ
ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ
İyi bir yönetici kuruluşunda ki iletişim sistemini
etkili ve verimli hale getirmek için aşağıdaki sorulara cevap
vermelidir;
• Uygun yöntemlerle,
• Yeter çoklukta,
• Gereken yerde ve
• Uygun zamanda iletişimi sağlayabiliyor mu?
• Kuruluştaki yetersiz ve gereksiz iletişimi ortadan
kaldırabilir mi?
YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ
ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ
• Statüden doğan uzaklık ve uzmanlaşma iletişimi engeller.
• Oysa eşitliğin hakim olduğu bir sistem hiyerarşinin hakim
olduğu sisteme göre daha iyi sonuç verebilir.
• Ayrıca her ferde en az iki direkt haberleşme sağlayabilen
bir sistem, sadece tek bir şahısa diğerleriyle haberleşme
sağlayan sistemlerden daha iyidir
• Yöneticiler yazışma ve raporlar dışında yüz yüze
iletişim sağlayacak görüşme, küçük grup toplantıları, eğitim
seminerleri gibi yöntemleri de kullanarak iletişimi verimli
hale getirebilirler.
• "Açık kapı" politikası sanıldığının aksine yöneticiye zaman
kazandırabilir.
YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ
ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ
1. Kişiler arası rol [interpersonel role]:
Yönetici, kurumun diğer çalışanları, müşterileri,
tedarikçileri ve üst yönetimiyle interaktif bir ilişki içinde
görev almaktadır.
2. Bilgi rolü [informational role]:
Yönetici, iletişim içinde olduğu tüm birimlerden
sürekli bilgi talep eder.
3. Karar rolü [decisional role]:
Yeni projeler, zor durumların idaresi, Finansal
girişimler vb. önemli konularda yöneticiler kendilerine gelen
bilgiye dayanarak karar verir ve verdiği kararları kuruma
iletme durumundadır.
YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ
ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ
• İnsanların bakış açılarını anlamadaki beceri ya da
becerisizlik, başarılı yöneticilerle başarısız yöneticiler
arasındaki ince çizgiyi belirler.
• Başkalarını anlamak deyince de iletişim yetenekleri ön
plana çıkar.
• Çalışanları ile iyi bir iletişim içinde olmak, başarılı bir
yöneticinin en önemli özelliğidir .
• İyi bir yönetici çalışanlarını dinler, onları anlamaya çalışır,
önerilere açıktır ve önerileri teşvik eder, hem de onların
katılımını sağlar.
• Küreselleşen dünyada klasik yönetim şekilleri ve hiyerarşi
artık mantık dışıdır.
•
• Bir işi, bir süreci en iyi bilen, o işi yapan, o süreçte
çalışandır. Sürecin nasıl iyileştirileceğini de en iyi o bilir.
• Her şeyi en iyi kendi bildiğini sanan, alçakgönüllülükten
uzak ve çalışanları ile sadece yukarıdan aşağıya iletişim kuran
yöneticiler, bugünün dünyasında başarısızlığa mahkumdur.