Büro faaliyetlerine verilen önem

• Büronun Örgüt Yapısının Kurulması
Örgütleme, saptanan amaçlara ulaşmak için insan
kaynaklarının, fiziksel unsurların ve bunların
işlevlerinin uyumlu biçimde bir araya getirilmesi
sürecidir. Bu süreç sonucunda, planlı bir şekilde
oluşturulmuş, sistemli bir şekilde faaliyet
gösteren örgüt yapısı kurulmuş olur. Örgüt şeması
ve örgüt el kitaplarıyla ortaya konan bu yapı,
başlıca işleri, görevleri, sorumlulukları, işlerin
nasıl bölündüğünü, oluşturulan birimleri ve
bölümleri, bunlar arasındaki ilişkileri, yetkisorumluluk dengelerini ve emir-komuta ilişkilerini
gösterir.
• Bildiğiniz gibi çok sayıda ve farklı büro faaliyeti, işletmenin tüm
bölümlerinde yapılmaktadır. Böylesi yaygın faaliyetlerin
örgütlenmesinde, işletme örgütü ile büronun ilişkisi büyük önem
taşımaktadır. Ancak işletme içinde büronun yerinin belirlenmesi,
çeşitli faktörlere bağlı olarak oldukça güçtür. İşletmenin örgüt yapısı
içinde büronun yerini etkileyen faktörler, işletmenin yapısıyla, büro
faaliyetlerine verilen önemle, kullanılan otomasyonla ve merkezleşme
yaklaşımlarıyla ilgilidir.
• - İşletmenin yapısı: Büro faaliyetlerinin içeriği ve şekli, büyük ölçüde
işletmedeki üretim, pazarlama ve finans faaliyetlerinin taşıdığı
önemden etkilenir. Eğer işletme öncelikli olarak bir üretim işletmesi
ise, örgütünde büro biriminin önemi büyük olasılıkla daha az olacaktır.
Buna karşılık işletmede finansal faaliyetler hakimse (örneğin, banka ve
sigorta işletmelerinde olduğu gibi) büronun önemi artacaktır.
•
Kaynak: http://notoku.com/isletme-orgutu-icinde-buronunyeri/#ixzz3PeAxiRIP
NotOku.com'a teşekkürler.
• – Büro faaliyetlerine verilen önem: İşletmenin üst düzey yöneticisi
büro faaliyetlerinin gerekliliğine ve önemine inanıyorsa, örgütünde,
bu birim için özel bir yer ayıracaktır. Tersine büro faaliyetlerini
önemsemiyorsa, büyük olasılıkla işletme örgütünde büronun öncelikli
bir yeri olmayacaktır.
• – Kullanılan otomasyonun derecesi: Büro faaliyetleri yerine
getirilirken kullanılan makineler az ya da işlev açısından yetersiz
olduğunda, bu durumun örgüt yapısına etkisi olmaz. Fakat, özellikle
otomasyonun kullanıldığı bir büronun örgüt yapısı ve işletme örgütü
içindeki yeri büyük ölçüde değişir. Bu durum büro faaliyetlerinin tek
bir merkezden, özel bir bölüm oluşturularak yönetilmesini gerekli
kılar.
• – Merkezleşme derecesi: Büro faaliyetleri tek bir merkezden
yönetilebilir ya da her alt birime kadar yayılabilir. Ancak bu iki
uygulama da uç noktalardır; gerçekte bunlardan sadece biri
kullanılmaz.
•
Kaynak: http://notoku.com/isletme-orgutu-icinde-buronunyeri/#ixzz3PeB0b6YP
NotOku.com'a teşekkürler.
•
•
Teorik olarak büro hizmetlerinin tümünün merkezleştirilmesi arzulanır. Böylece büro
faaliyetlerinin sorumluluğu tek bir kişiye verilmiş olur. Çalışanların iş yükleri dengeli
bir şekilde dağıtılır ve denetim kolaylaşır. Fakat büro faaliyetleri, niteliği dolayısıyla
kesin çizgilerle tanımlanamadığı için, teoride önerilen tam merkezi uygulamanın
hayata geçirilmesi güçtür. Çünkü bazı işletmeler bütün ülkeye yayılmış birçok
fabrikaya ya da şubeye sahiptir. Bazı işletmelerin diğerlerine göre daha çok büro
faaliyeti vardır. Örneğin, hayat sigortası şirketlerinde, bankalarda ve komisyoncu
firmalarda büro işinin miktarı bir üretim veya perakende satış örgütüne göre çok
daha fazladır.
Büro örgütlenmesinde merkezleşme ve merkezleşmeme arasında ortak noktalar
bulunarak şu yollar izlenebilir: – Büroyla ilgili çoğu faaliyet bir odada ya da bir binada
yürütülür ve yönetim de aynı yerde merkezleştirilir. Kalan büro faaliyetleri şeflerin
gözetiminde, bölümlerde yerine getirilir. – Büro faaliyetleri bölümler arasında dağıtılır
fakat bir kişi gereken koordinasyonu sağlamak amacıyla sürekli şekilde büro
faaliyetleriyle ilgilenir. – Her bölümde bağımsız olarak yapılan büro faaliyetleri, bölüm
yöneticileri tarafından yönetilir. – Büronun fiziksel yerleşimi merkezleştirilebilir ve
diğer bölümlerdeki yöneticiler, bu bürodan eşit yetkiyle yararlandırılabilirler. Ancak
bu tür örgütlenmede, sekreterlik uygulamalarının dışında, bir takım sorunlar ortaya
çıkar. Bütün büro işleri bir tek bölge ya da binayla sınırlı olduğunda, büro
faaliyetlerinin büyük bir kısmını, deneyimli ve nitelikli bir yöneticiye veya çeşitli
faaliyetlere nezaret eden şeflere bağlı olarak merkezileştirmek mümkün olur.
•
Kaynak: http://notoku.com/isletme-orgutu-icinde-buronun-yeri/#ixzz3PeB3hKYZ
NotOku.com'a teşekkürler.
• Şekil 3.1’deki örgüt şeması örneğinde, büro faaliyetlerinin yönetilmesi
için ayrı bir bölüm oluşturulduğu görülmektedir. İdari hizmetlere bağlı
sistem ve prosedürler bölümünde, tüm işletmedeki büro sistemleri,
prosedürleri ve yöntemleri tasarlanır, iyileştirilir ve yerine getirilmesi
sağlanır. Tüm büro makineleri ve donanımlarıyla, en etkin fiziksel iş
ortamını yaratacak büro yerleşimi hakkında araştırmalar yapılarak
önerilerde bulunulur. Büroda hizmet ve kalite standartları belirlenir.
Her türlü büro israfını ortadan kaldırmak için iş basitleştirmesi
programları uygulanır. Böylece işletmenin tümü için etken ve verimli
büro hizmeti sağlanır.
letmelerde bilgisayar kullanımı arttığı için, merkezi bir bilgi-işlem
bölümünün koordinatörlüğünde bilgisayarlar, ağlar ve bağlı
donanımlar büro faaliyetlerinde etken bir şekilde kullanılır. Genel büro
hizmetleri bölümüyle, fabrika, bölge büro ve şube hizmetleri
sağlandığı gibi, haberleşme ve çoğaltma bölümlerinde de en etkin
makineler kullanılarak ilgili faaliyetler yürütülür. Aynı zamanda
merkezi dosyalama ve arşivleme bölümünde, daha az maliyet ve daha
az nezaretle kayıt yönetimi işlevi yerine getirilir. Bu durumda gizli ve
özel dosyaların bölüm sekreterleri tarafından korunması sağlanabilir.
• Bazı işletmeler faaliyetlerinin bir kısmını yürütebilmek
için şube büroları kurarlar. İşletmeden işletmeye farklılık
göstermesine rağmen çoğunun şube bürosu, sadece bir
satış bürosu şeklindedir. Şube büroların faaliyetlerine
şube satış müdürü nezaret eder. Merkezi büro
müdürünün bu konudaki görevi ise, genellikle büro
politikalarının ve yönetmeliklerinin uygulanmasını
sağlamak üzere rehberlik etmek ve dönemsel kontrolleri
yapmaktır. Bazı şubeler yarı bağımsızlık temeline göre
kurulur. Şubedeki büro müdürü, diğer büro müdürlerinin
yetki ve sorumluluklarına sahiptir. Eğer şube büronun
bağımsızlığı kesin çizgilerle belirlenmediyse, büro işinin
çoğu, merkez büronun bir uzantısı olarak yapılır.
Kaynak: http://notoku.com/isletme-orgutu-icindeburonun-yeri/#ixzz3PeBQRBvS
NotOku.com'a teşekkürler.
• Büro örgütlenmesinde merkezleşme uygulamasının sağlayacağı
üstünlükler şu şekilde sıralanabilir:
• – Büro faaliyetleri tek bir merkezden yürütülmesi ve çalışanların
tümünün burada istihdam edilmesi, örgüte esneklik kazandırır. İşlerin,
yoğun olduğu durumlarda, çalışanlar arasında paylaşılarak zamanında
yapılması sağlanır.
• – Büro makineleri tam kapasiteyle kullanılır.
• – Etkili bir performans değerleme sistemi kurulabilir ve buna bağlı
olarak adil ücretler ödenir.
• – Büro çalışanlarının eğitimi daha kolay olur. Gerek yeni işe girenlerin
ve gerekse, eski çalışanların eğitilmeleri merkezleşen büroda sorun
yaratmaz.
• – Prosedürler ve yöntemler tekdüze ve hızlı bir şekilde uygulanır. Tüm
örgütte geçerli olacak standartların saptanması kolaylaşır. Bu yolla
büronun hizmet kalitesi artar.
• – Büro faaliyetlerini uygulama ve denetleme maliyeti; makinelerin
yatırım, bakım ve onarım maliyeti, mobilya ve dekorasyon maliyeti
daha düşük olur.
• – Çalışanlar, kişisel beceri ve yeteneklerine göre işlere atanırlar.
Böylece işte uzmanlık sağlanır ve çalışanların potansiyellerinden
gerektiği gibi yararlanılabilir.
•
•
•
•
•
•
Büro örgütlenmesinde merkezleşmenin doğurabileceği sakıncalar şunlardır:
– Büro işlerinin çoğu gizlidir ve ancak bu gizliliği güvence altına alabilen bir birim
tarafından yürütülebilir. Bazı bilgi ve kayıtların gizli olma niteliği, onlarla ilgili
işlemlerin merkezi olarak yapılmasını engeller.
– Merkezleşmede gereksiz bürokrasiye doğru bir eğilim vardır. Ayrıca verimsiz
dolaşımlar nedeniyle zaman kaybı olabilir. Örneğin, bir personelin zamanının büyük
bir bölümü, merkezi dosyalama ya da merkezi çoğaltma bölümüne gidip gelirken
kaybolur.
– İşlerin çoğu gerekli ayrıntılar hakkında bilgi sahibi olmayan kişiler tarafından yapılır.
Küçük değişikliklerin ve düzeltmelerin anında yapılması mümkün olmaz. Ayrıca bilgi
ve belgelerin akışındaki gecikmeler nedeniyle iletişimde aksamalar ve zaman kayıpları
doğabilir.
– Merkezi bir büroda faaliyetler, genellikle önem sırası yerine belge sırasına göre
yürütülür. Bölümlerin işlerinin aciliyetine ya da önemine dikkat edilmediğinde ciddi
sorunlar yaşanabilir.
– Yöneticiler, büro personelinden uzak olurlar. Merkezi bürodan yararlanan
yöneticiler, büro üzerinde doğrudan denetim yetkileri olmadığı için işlerini her zaman
büro yöneticisi aracılığıyla yürütmek zorunda kalırlar. Bu da bazı durumlarda
çatışmalara neden olabilir.
•
Kaynak: http://notoku.com/isletme-orgutu-icinde-buronun-yeri/#ixzz3PeBj2ADJ
NotOku.com'a teşekkürler.
• Merkezi büronun, kaynakları etkili ve verimli kullanmak ve
maliyetleri düşürmek açısından sağladığı yararların,
yaratacağı sakıncalardan daha fazla olduğu söylenebilir. Bu
bağlamda merkezleşme uygulamasında, daha iyi sonuçları
alabilmek için şu noktaların dikkate alınması gerekir:
• – Büro amaçları ve izlenecek temel politikaları konusunda
tüm yönetim personeli arasında tam bir anlaşma ve fikir
birliği sağlanmalıdır.
• – Yazılı büro hizmetlerinde, yazılı metnin içeriğiyle ilgili
kararların bizzat bu işi talep eden yönetici/büro dışı personel
tarafından verilmesi sağlanmalıdır.
• – Bilgi ve iletişim teknolojilerinden etkin bir şekilde
yararlanılmalıdır.
•
Kaynak: http://notoku.com/isletme-orgutu-icinde-buronunyeri/#ixzz3PeBldoqE
NotOku.com'a teşekkürler.
•
•
•
•
Uyarlanabilir Örgüt Yapılarında Uygulanan Ülkeler
Geleneksel örgüt yapılarının günümüz örgütlerinin gereksinimlerini tam olarak
karşılamakta yetersiz kalmaları nedeniyle, uyarlanabilir örgüt yapıları geliştirilmiştir.
Uyarlanabilir örgüt yapılarının geliştirilmesi bazı temel ilkelere dayanmaktadır. Bu
ilkeleri kısaca inceleyelim.
- Örgüt yapısının yalınlaştırılması ilkesi: Çoğu örgüt yapısında, örgüt geneline katkısı
sınırlı, maliyeti yüksek ve gereksiz pek çok bölüm, birim, pozisyon, unvan, iş ve iş
süreci görmek mümkündür. Bunlar, genellikle örgütün kuruluşunda ya da daha
sonraki yıllarda çevresel koşullardaki değişimler sonucu ortaya çıkan çeşitli
gereksinimler nedeniyle doğmuş, ancak zamanla işlevlerini ve önemlerini yitirmiş
olabilirler. Yalın örgütlemenin amacı, bir örgütteki gereksiz tüm işlemleri,
prosedürleri, bölümleri ve pozisyonları ortadan kaldırmak; örgüte, çevresel
koşullardaki değişimlere hızla uyumunu sağlayacak esnek ve dinamik bir yapı
kazandırmaktır.
Yalın olmak, bir örgütü işlevsel olmayan, gerçekte gereksinim duyulmayan her türlü
unsurdan temizlemeyi, örgütsel kaynakların kullanımında her türlü yanlışı ve israfı
ortadan kaldırmayı gerektirir. Böylece doğru işleri, en doğru şekilde yapmak için daha
az insan, daha az para, daha az zaman, daha az emek ve enerji gerekecektir.
•
Kaynak: http://notoku.com/burolarda-uyarlanabilir-orgut-yapilari/#ixzz3PeBv8bfI
NotOku.com'a teşekkürler.
• - Hiyerarşik basamakların azaltılması ilkesi: P. Drucker’e göre, örgüt
yapısındaki her ilave hiyerarşik basamak, veri ve bilginin üst yönetim
düzeylerine sağlıklı bir şekilde ulaşması olasılığını yüzde 50 azaltmakta ve
iletişim kanallarında gürültü yaratmaktadır. Bu nedenle gereksiz örgütsel
basamakların azaltılması zorunludur. Bu durumda hangi basamakların
azaltılması gerektiği sorusuyla karşılaşılır. Bu sorunun cevabı, “örgüte
sağladığı yarar ile neden olduğu maliyet karşılaştırıldığında, örgüt aleyhine
zarar ortaya çıkaran tüm basamakların ortadan kaldırılması gereklidir”
şeklinde olacaktır.
• Şekil 3.6’da görüldüğü gibi hiyerarşik basamakların azaltılmasıyla örgütün
hiyerarşi piramidinin en alt düzeyi ile en üst düzeyi arasındaki mesafe
kısaltılmış, örgüt yapısı basıklaştırılmış, böylece karar verenler ile bu kararları
uygulayanlar yakınlaşmış olur. Ara basamakların ortadan kalkmasıyla, bu
basamaklarda yapılan işler, yetki ve sorumluluklar tüm örgüte yayılacak
şekilde personel arasında yeniden dağıtılır. Ancak basık örgütlerde etkililiğin
sağlanabilmesi için yöneticilerin, stratejik yönetim ve ekiplerle çalışma
konularında daha yetkin olmaları, teknolojiyi etkili bir şekilde kullanmaları,
çevresel koşulları dikkatle izlemeleri, sürekli öğrenme çabası içinde ve
yenilikçi olmaları gerekir.
•
Kaynak: http://notoku.com/burolarda-uyarlanabilir-orgutyapilari/#ixzz3PeC2Na2X
NotOku.com'a teşekkürler.
•
•
Bireylere değil, ekiplere dayalı olunması ilkesi: Bu ilke, insanların tek tek kendi
yetkinlikleri doğrultusunda çalışmaları yerine, ekip içinde sinerji yaratarak
çalışmalarının örgütsel etkililiği artıracağı varsayımına dayanır. Örgütlerde hizmet
kalitesinin ya da yenilikçiliğin, yaratıcılığın, etkililiğin ve verimliliğin sağlanmasında
küçük ekipler kritik önem taşırlar. Genellikle 5-10 kişiden oluşan bu ekipler içinde
çalışmak gönüllülük esasına dayanabilir. Ekipler, geçici ya da sürekli olabilir, kendi
gelişme amaçlarını kendileri belirleyebilirler ve bu amaçlara ulaşma yönünde
ilerlemelerini yine kendileri değerlendirebilirler. Böyle bir yapıda örgüt içindeki her
birey, bir ekip üyesi; geleneksel örgütlerdeki yöneticiler ve nezaretçiler de ekiplerin
liderleri durumundadır.
- Esneklik ilkesi: Geleneksel örgütlerdeki esneklik ilkesiyle, uyarlanabilir yapılardaki
esneklik ilkesi farklı algılanmalıdır. Açık bir sistem olarak örgütler, dinamikliği gittikçe
artan çevresel koşullardan çok etkilenirler. Eğer bu değişimlere ayak uyduramazlarsa,
hayatta kalma şansları ortadan kalkar. Bu nedenle örgüt yapıları çevresel koşullardaki
değişimleri sürekli izleyerek, hızlı ve etkili bir şekilde uyarlanmayı sağlayacak
unsurlarla donatılmalıdırlar. Esnekliği sağlayacak unsurlar, yukarıda sıralanan ilkelerle
yakından ilgilidirler. Bir örgütün gerekli esnekliği kazanabilmesi için; temel olarak
yalın bir yapıya, mümkün olduğunca az (ya da sıfır) hiyerarşiye, öğrenen, yaratıcı,
yenilikçi bireylere, bilgi ve iletişim teknolojilerine ihtiyacı vardır.
•
Kaynak: http://notoku.com/burolarda-uyarlanabilir-orgut-yapilari/#ixzz3PeCOWNiL
NotOku.com'a teşekkürler.
• - Küçülme ilkesi: 1960’lı yıllarda geçerli olan ölçek ekonomisi anlamını
yitirmiş; çoğu faaliyet alanında büyüklük, hantallıkla eşanlamlı anılmaya
başlanmıştır. Örgütler mümkün olduğunca küçülerek hareket serbestilerini
artırmayı amaçlamaktadırlar. Küçülme, yalın ve basık bir örgüt yapısını
kurmayı, mümkün olduğunca ileri teknolojiden yararlanarak daha az sayıda,
ancak daha çok yetkinliklere sahip insanlarla çalışmayı, ekonomik olmayan
bazı işleri daha ucuza yapabilecek başka örgütlere devretmeyi ve sadece
çekirdek yetenekler üzerinde odaklanmayı gerektirir.
• - Yetkinin yayılması ilkesi: Bu ilke, geleneksel örgütlerde geçerli olan
kontrolün tamamen yöneticilerin elinde bulunması, emir-komuta birliğinin
sağlanması, stratejilerin tepe yönetiminde belirlenmesi gibi ilkelerle çelişir.
Bürokratik yapıların tersine, gücün sürekli el değiştirdiği, koordinasyonun ve
kontrolün uzmanlar arasındaki biçimsel olmayan etkileşimler sonucunda
sağlandığı bu tür yapılar esnek ve akışkandır. Yetkinin yayılmış olduğu bu
yapılarda, sonuçlara ulaşmak için uzmanlar çabalarını birleştirirler. Bu
uzmanlar, genellikle yönetici olarak atanmış olan kişilerin yanında küçük
ekipler halinde çalışırlar. Bu durumda güç, uzmanlara bağlıdır ve komutakurmay yetki farklılıkları ortadan kalkar.
•
Kaynak: http://notoku.com/burolarda-uyarlanabilir-orgutyapilari/#ixzz3PeCR1rMy
NotOku.com'a teşekkürler.