BY 4072 Yazışma Teknikleri

Yazışma Teknikleri
Doç. Dr. Hüseyin Odabaş
YAZIŞMA YÖNETİMİ
Hemen her gün posta, faks ve e-posta yoluyla çok
sayıda belgenin geldiği veya aynı yollarla yüzlerce
belgenin gittiği bir kurumda, bilgi ve belgelerin uygun
nitelik ve nicelikte üretilmesi, doğru kişilere
ulaştırılması, tasnif edilip dosyalanması,
değerlendirilmesi, elektronik ortamlarda paylaşımı
belge yönetimi sisteminin vazgeçilmez işlemleri olarak
değerlendirilmektedir.
Bütün bu işlemlerin bir sistem içinde yapılandırılması
ve sistemin bağlı olduğu birim tarafından başarılı bir
şekilde yönetilmesi ile kurumsal verim elde
edilebileceği gibi, arşivsel işlemlerin sürdürülmesinde
de başarı sağlanacaktır.
Kurumsal bilgi ve belgelerin yasal zorunluluk, idari ve
kültürel gereksinimler gereğince derlenmesi,
korunması, değerlendirilmesi, arşivlere nakledilmesi
ve düzenlenmesi için belge yönetimi programları
oluşturulur. Belge yönetimi programları, belgeleri
üretimlerinden arşivlere nakline kadar denetim altına
alma işlevini yürüten, belge üretim ve kayıt
gereçlerini, veri tabanları ve iletişim gereksinimlerinin
tümünü içinde barındıran bir belge yönetimi sisteminin
parçasıdır.
Üretim gereçlerinden depolama şartlarına kadar
planlanmış bir sistemin parçası olarak tasarlanan
belge yönetimi programı, belgeleri üretimlerinden
imhasına veya arşivlere devrine kadar bütün bir
yaşam döngüsü içinde kontrol altına alınarak, üretim,
dosyalama, değerlendirme ve düzenleme işlemlerinin
belli bir sistem içinde yürümesini sağlar.
Kurumlarda iç ve dış iletişimin gerçekleştirilmesi için
kullanılan yazışmalar, belge yönetiminin en önemli
unsurlarından biridir. İdari işlemlerin kanıtları olarak
üretilen yazışmalar, gerek yazım öncesi tasarım,
üretim, dosyalama, ayıklama veya düzenleme
açısından, gerekse yazım kuralları, postalama ve
elektronik ortamlara aktarımı işlemleri açısından
maliyeti yüksek olan belgelerdir.
Ülke genelinde veya büyük kurumlarda üretilen
yazışma miktarı göz önüne alınırsa ve bunların büyük
bir kısmının kurumlarda sorunlar yumağı oluşturduğu
düşünülürse, yazışmaların hiyerarşik bir yapı içinde
kurumsal ve ulusal düzeyde denetim altına alınmaları
kaçınılmaz bir zorunluluktur.
Belge yönetimi, kurum ve kuruluşlarda idari işlemlerin
düzenlenmesi için gereksinim duyulan programlardan
biridir. Yazışma yönetimi ise belge yönetiminin en
önemli unsurları arasında yer almaktadır. Yazışma
yönetimi, kurumlarda yazışma üretimini kişisel
yaklaşımlardan uzaklaştırarak, belirli kurallar
çerçevesinde sürdürülen doğal bir faaliyete
dönüştürür.
Yazışmalar, üretilmekte olan kurumsal
belgelerin en önemli türlerinden biridir.
Yazışma üretiminde dikkat edilmesi gereken en
önemli özellik, yazı dilinin nitelikli olmasıdır.
Yazım kurallarına uymak, düzenli ve anlaşılır
cümleler kurmak yazışma üretiminde dikkate
alınması gereken temel unsurlardan bir kaçıdır.
Kuruluşlarda yazışma üretimini kontrol altında tutmakla
sağlanacak yararlar şu şekilde sıralanabilir:
Üretilen yazışmaların biçimlerinde standartlaşma sağlanabilir,
Yazılar, yalın ve okunaklı olarak üretilebilir,
Daha uygun bir iş akışı sisteminin kurulması ile gereksiz imza,
parafe ve belge dolaşımına son verilebilir,
Yazışmaların gereğinden fazla çoğaltılması önlenebilir,
Üretilecek yazışmalar için daha uygun bir form tespiti
yapılarak, kullanışlı kırtasiye malzemesi ve yazım donanımı
sağlanabilir,
Kurumda yapılan dosyalamanın aksaksız işlemesi sağlanarak,
dosyalanmış belgelere erişim olabildiğince hatasız ve hızlı
biçimde gerçekleştirilebilir,
Yazışmaların üretiminden sorumlu olan personel tespit edilerek,
görev-yetki-sorumluluk dağılımındaki dengesizlik önlenebilir.
Bunun yanısıra yazışma üretiminde başvurulan geleneksel
anlayışa son verilebilir ve kuruluşta sürekli büyüyen yazışma
üretim miktarı göz önüne alınarak modern çalışma
yöntemlerinin kullanımı sağlanabilir.
İyi bir yazının özellikleri:
Belirli bir amaca sahip olmalı.
Doğruluk ilkesine uygun olmalı.
İnandırıcı olmalı.
Kısa (özlü) olmalı.
Açık olmalı.
Canlı olmalı.
Saygılı ve içten bir dile sahip olmalı.
Tam olmalı.
Planlı olmalı.
Doğal olmalı.
Kesin olmalı.
Yazının Netlik Endeksinin Ölçülmesi
- 100 sözcüklü bir örnek seçilir (ya da yazılan yazının ilk 100 sözcükten oluşan
kısmı örnek seçilir). (a)
- Temel noktalama işaretleri sayılır. (Nokta, iki nokta üst üste, noktalı virgül,
ünlem ve soru işareti) (b)
- Sözcük sayısı (100), noktalama işaretlerine bölünür. Bu (a/b), ortalama cümle
uzunluğunu verir. (X=100/b)
- Beş ve daha çok heceli sözcükler sayılır. ( C )
- Toplam sözcük sayısı uzun hece sayısına bölünür. (a/c)
- Toplam sözcük oranı y=a/c’dir. (y=100/c)
- Ortalama cümle uzunluğu (X), uzun sözcük oranı ile toplanır (y)
- Netlik Endeksi=x+y’dir.
İnsanların konuşmalarının netlik endeksi genelde 30’dur.
İş notları (hatırlatmalar)
İş mektupları
İş raporları
İş makale ve kitapları
20-25’lik endeks,
23-28’lik endeks,
30-35’lik endeks,
35-40’lık endeksle yazılır.
Genel ilke olarak 20 endeksin altına ve 40 endeksin
üzerene çıkılmaması yararlı olacaktır. Yöneticiler
kendilerine sunulacak iş raporlarını okumakta güçlük
çekerler. Çünkü, iş raporları genellikle uzundur ve
yöneticinin zamanı kısadır. İş raporları okumayı
kolaylaştırıcı bir formda yazılmalıdır.
Örnek:
Bu sorunların geleneksel çözüm arayışlarıyla çözümlenememesi ve gelişen
teknolojilerin cazip imkânlar sunması, toplumsal eğitim sistemini yeni
arayışlara yöneltmiştir. Geleneksel uzaktan eğitim sistemi ve sonrasında
ortaya çıkan Internet tabanlı uzaktan eğitim sistemi, bu arayışlar
sonucunda geliştirilen eğitim sistemleri olarak değerlendirilmektedir.
İletişim ve enformasyon teknolojisinin bireysel ve kurumsal hayatın
ayrılmaz bir parçası olduğu günümüzde, teknolojik yetenekler sürekli
gelişmekte, kurumsal işlemler hızla elektronik ortama doğru kaymakta ve
buna bağlı olarak yapılan işlemlerden daha fazla verim elde
edilebilmektedir. Internet tabanlı uzaktan eğitim veya çevrimiçi eğitim,
gerek bilgi merkezlerinde daha iyi bir hizmet vermek, gerekse bilgi
yönetimi bölümlerinde eğitimin çağın koşullarına göre yapılmasını
sağlamak için (değerlendirilmesi geren popüler eğitim modellerinden
biridir).
a=100 (toplam sözcük sayısı)
b=10 (noktalama işaretleri
x=100/10
X=10 (ortalama cümle uzunluğu)
c=13 (beş ve beşten fazla sözcük sayısı)
y=100/13
y=7,7 (ortalama uzun sözcük oranı)
Netlik endeksi=10+7,7 (x+y)
Netlik endeksi=17,7
Örnek:
Kamusal beşeri sermayenin büyük kısmı, bireyler açısından piyasalaştırılmaz
nitelik taşır. Örneğin siyasal karar süreçlerini biçimlendiren toplum
yararına olacak kararların neler olduğuna dair bilgi, düşünce veya
görüşler, onlara sahip olan bireylerin, bu düşüncelerinden dolayı piyasada
gelir ve kazanç temin etmelerine imkan vermeyebilir. Örneğin en iyi devlet
yönetiminin yolsuzluklara bulaşmayan, devleti kişisel çıkarlarına göre
fırsatçı biçimde kullanmayan yöneticilerin, piyasaları geliştirici politikaları
yürürlüğe koymasıyla sağlanacağını düşünen birisi, bu düşüncelere sahip
olduğu için, akranlarına göre piyasada daha iyi bir iş bulamayabilir.
Tersine sahip olduğu eğitim ve teknik donanım nedeniyle piyasada çok iyi
para kazanan birisinin ekonominin ve sosyal değişimin önünü tıkayacak,
sonuçta toplumun fakirleşmesine (yol açacak politikaların lehine oy
kullanması, o politikaların uygulanması için değişik düzeylerde destek
vermesi de mümkündür).
a=100 (toplam sözcük sayısı)
b=13 (noktalama işaretleri
x=100/13
X=7,7 (ortalama cümle uzunluğu)
c=19 (beş ve beşten fazla sözcük sayısı)
y=100/19
y=5,25 (ortalama uzun sözcük oranı)
Netlik endeksi=7,7+5,25 (x+y)
Netlik endeksi=12,95
Örnek:
Yazıların üretim ve son düzenleme işlemleri arasındaki bütün evrelerin idari ve
arşivsel kontrolü yazışma yönetimi ile sağlanabilir. Ülkemizde resmi yazı
konusu geçmiş yıllarda çeşitli yönleriyle ele alınmış, resmi yazıların üretim
miktarını ve biçimini düzenlemeye yönelik bir takım çalışmalar yapılmıştır.
Ancak bugüne kadar resmi yazılar konusunda yapılan çalışmaların hemen
hepsi idarenin geliştirilmesine yöneliktir. Resmi yazıların yalnızca güncel
evrelerini düzenlemeye yönelik yapılan bu çalışmaların hiçbirinde belge
yönetimi yaklaşımı yoktur. Bu çalışmalarda arşivsel işlemler dikkate
alınmamış, yalnızca resmi yazıların idari kullanımı esas alınmıştır. Bu
nedenle ülkemizde resmi yazıları her yönüyle düzenleyen, üretimlerini
belli kurallara göre yönlendiren, uygun dosyalama ve düzenleme sistemini
öneren bir (yazışma yönetimi yoktur).
a=100 (toplam sözcük sayısı)
b=10 (noktalama işaretleri
x=100/10
X=10 (ortalama cümle uzunluğu)
c=10 (beş ve beşten fazla sözcük sayısı)
y=100/10
y=10 (ortalama uzun sözcük oranı)
Netlik endeksi=10+10 (x+y)
Netlik endeksi=20
İş raporu yazım kılavuzu:
İçindekiler sayfası olmalı,
Paragraf kısa olmalı,
Bilgi aktarılan paragrafta, paragrafın tüm mesajı birinci cümlede
yer almalı,
İkna etmeye yönelik paragrafta, paragrafın mesajı son cümlede
yer almalı,
Mümkün olduğunca 30 endeksle yazılmalı,
Bölümlerin ilk ve son paragrafları önemli noktaları kapsamalı,
Her raporda, ayrıntılı sonuç bölümü ve öneriler bulunmalıdır.
Yazı Kontrol Listesi
İyi bir yazının, her kısmı bu sorulara “evet” cevabı vermelidir.
Yazı tamam mı?
- Gerekli bütün bilgiyi veriyor mu?
- Okuyucunun aklından geçirebileceği her soruyu cevaplandırıyor mu?
Yazı öz mü?
- Sade gereken fikir ve olguları mı kapsıyor?
- Yalnız gerekli kelime ve cümleleri mi kaysıyor?
Yazı açık mı?
- Kullanılan dil okuyucunun bilgi, kültür ve seviyesine uygun mu?
- Fikirlerin ulaştırılması için uygun kelimeler seçilmiş midir?
- Kelimeler, belirtmek istenen fikri tamamen açıklıyor mu?
Cümle kuruluşları açık mı?
- Her paragraf sadece bir ana fikre mi ayrılmıştır?
- Fikirler iyi bir sırada mı okuyucuya sunuluyor?
Yazı doğru mu?
- Verilen bilgiler doğru ve kesin mi?
- Yazı garmer ve noktalama bakımından doğru mudur?
Yazının üslubu uygun mu?
- Üslup istenen sonucu sağlıyor mu?
- Yazı okuyana kötü etki yapabilecek kelime ve ağır ifadelerden
uzak mı?
Yazı bütün olarak ne derece etkilidir?
- Yazı tatminkar mıdır?
- Tekrar gözden geçirilmeye ihtiyacı yok mudur?
- Yazı istenen fikri karşıdakine aktarabilmekte midir?
Eğer bu sorulardan herhangi birine evet denemiyorsa, yazının o
kısmı gözden geçirilerek evet cevabı alınacak hale getirilmesi
gerekir.