OUTLOOK 2000
advertisement
OUTLOOK 2000 Outlook’a Başlarken Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek İleti ve Randevuları Yönetmek İçin Outlook’u Kullanımı Kişiler,Görevler ve Başka Bilgi Türlerini Yönetmek İçin Outlook’u Kullanımı Giriş Microsoft Outlook birçok değişik bilgi türünü düzenleyebileceğimiz ve paylaşabileceğimiz bir masaüstü bilgi yönetimi programıdır. Outlook'u kullanarak, kişisel bilgilerimizin takibini yapabilir, çalışma grubumuzun diğer üyeleriyle bilgi paylaşabilir ve işyerimizdeki ya da Internet üzerindeki kişilerle iletişim kurabiliriz. Outlook’ Başlarken Yeni Özellikler • Outlook Bugün" olarak adlandırılan yeni bir "giriş sayfası" klasörü; •tümü tek bir yerde olan Calendar, Tasks ve Posta klasörlerindeki geçerli bilgileri özetler ve onlara erişmemizi sağlar ve ortak görevleri gerçekleştirmemize olanak sağlar. • Web tarzı araçlar, Outlook gereçlerini çabucak bulup düzenlememizi sağlar. • Bir Ön izleme panosu, iletilerimizi açmadan izlememizi sağlar. Outlook’ Başlarken HTML biçiminin kullanımı; biçimlendirilmiş metin, grafîk, arka plan renkleri ve dokuları ya da bir Web sayfasının dahil edebileceği herhangi başka bir şeyi içeren e-posta gönderip almamızı sağlar. Koşullu biçimlendirme, belirli e-posta iletilerini ya da başka Outlook öğelerini işaretlememizi sağlar; örneğin patronunuzdan gelen tüm iletileri renk kodlaması yoluyla kırmızı renge kodlayabilirsiniz. Outlook’ Başlarken Standart Internet e-posta iletişim kurallarının desteklenmesi, giden iletiler için SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ve gelen iletiler için POP3 (Post Offîce Protocol 3) ya da IMAP (Internet Message Access Protocol) kullanarak iletiler gönderip almamızı sağlar. LDAP (Lightweight Directory Access Proiocol)’nin kullanımı, eposta adreslerini toplamamızı sağlar. doğrulamamızı ve kişiler hakkında bilgi Outlook’ Başlarken Ve işte Outlook 2000'de sunulan yeni özelliklerin birkaçı: Giriş sayfası özelliği, bir Web sayfası ya da disk dosyasını, herhangi bir Outlook klasörü ile ilişkilendirmemizi sağlar ve klasör açıldığında o sayfayı görüntüler. Sık Kullanılanlar menüsü, Favorites klasörünüzde saklanan Web adreslerine göz atmamıza ve Favorites klasörüne yeni Web-sayfası adresleri eklememize olanak sağlar. Web sayfaları doğrudan Outlook program penceresinden açılır. Outlook’ Başlarken • Contacts klasörünüzde yarattığımız dağıtım listeleri, Kime: alanına tek bir giriş ekleyerek, tüm kişi gruplarına e-posta iletileri göndermemizi sağlar.Microsoft Word'ün adres mektup birleştir özelliğine erişim, Contacts klasöründen seçilen öğeleri kullanarak; mektup formları, zarflar ya da etiketler yazdırmamızı sağlar Outlook’ Başlarken Outlook’u Ayarlamak Outlook 2000'i ilk defa başlattığımızda, programı yapılandırmamıza yardımcı olmak için bir dizi iletişim kutusu görüntüleyen Outlook 2000 Başlangıç Wizard'ı çalıştırır. Gördüğümüz iletişim kutuları, bilgisayarımızın geçerli kurulumuna ve sihirbazda seçtiğiniz seçeneklere bağlıdır. Outlook’ Başlarken Başlangıç Wizard'ın görüntülediği diğer bir önemli iletişim kutusu da E-posta Hizmeti Seçenekleri başlığını taşır. Bu iletişim kutusunda istediğimiz temel Outlook yükleme türünü seçmemiz gerekir.Bu önemli karar, Outook'un kullanılabilecek özelliklerini doğrudan etkiler. Outlook’ Başlarken Outlook’ Başlarken Şirket veya Çalışma Grubu: Outlook'u Microsofl Exchange Server için bir istemci olarak kullanmak istiyorsak ya da Microsoft Mail 3.x veya standart Internet iletişim kurallarını kullanmayan başka bir e-posta hizmeti (örneğin CompuServe) kullanarak e-posta gönderip alıyorsak. Bu yükleme türü, aynı zamanda standart bir SMTP/POP3 Internet e-posta sunucusu ile e-posta alışverişi yapmamızı sağlar Outlook’ Başlarken Şirket veya Çalışma Grubu yükleme, Microsoft Exchange Server ve standart olmayan posta hizmetlerinin yanı sıra standart Internet SMTP ve POP3 posta iletişim kurallarını desteklediği için, en uygun olan seçimdir. Buna karşın, Şirket veya Çalışma Grubu yükleme, Yalnızca Internet yüklemenin sağladığı bazı Internet e-posta ve Internet işbirliği özelliklerinden yoksundur Outlook’ Başlarken Outlook'un Şirket veya Çalışma Grubu yükleme yüklemesini ilk kez çalıştırmadan önce, bilgisayarımızda bir kullanıcı profili ayarlamamız gerekiyor. Outlook’ Başlarken Bilgi Hizmetleri ve Kullanıcı Hakları Outlook'ta bir bilgi hizmeti, iletiler gönderen ve alan ya da bilgi saklamak ve yönetmek için aracı olan bir kolaylıktır. Örneğin, bir bilgi hizmeti, sağlayabilir, sizin e-posta iletileri gönderip alabilmenizi Outlook’ Başlarken bir diğeri Outlook klasörlerinizi tutmak ve düzenlemek için bir saklama alanı sağlayabilir ve bir üçüncüsü adres defteri olarak da bilinen iletiler göndermek için kullanabileceğiniz bir adresler bütününü tutabilir. Outlook’ Başlarken Outlook’ Başlarken Gelen Kutusu Kurma Sihirbazı’ndaki işlemleri tamamladıktan sonra Outlook’un kurulumu tamamlanmış olur ve aşağıda görünen Outlook ekranı açılır. Outlook’ Başlarken Gelen kutusunu görüntüleyen Outlook programı Outlook’ Başlarken Outlook’taki bilgiler, klasörlerde yer alır. Bir bilgi türüyle çalışmak için ilk adımınız, Outlook çubuğu üzerindeki kısayolunu tıklayarak uygun klasörü açmaktır.Örneğin, randevuları yönetmek için Outlook çubuğu üzerindeki takvim kısayolunu tıklayarak takvim klasörünü açarsınız. Outlook’ Başlarken Outlook Klasörlerine Erişmek Outlook çubuğu üzerindeki Outlook kısayolları ve kısayollarım grupları, Outlook klasörlerine kısayollar içerir. Bir Outlook klasörü; iletiler, takvim randevuları, görevler ve günlük girdileri gibi Outlook tarafından yönetilen öğeleri içerir. Outlook’ Başlarken Outlook Bugün Kullanmak Geçerli Outlook bilgilerinin gözden bazılarını geçirmenizi sağlayan Bugün, Klasörünü Outlook klasörüdür ve diğer klasorlerine Outlook erişmenizi sağlar. Outlook Bugün klasörü. Outlook’ Başlarken Herhangi bir dosyadaki Outlook klasörlerini gösteren kalıcı bir klasör listesi Ana Sayfa Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Bu bölümde Outlook öğeleri ile çalışma, Outlook klasörleri ile çalışma, Outlook barı değiştirme, Outlook öğelerini ya da disk dosyalarını bulma, Outlook klasörlerinde saklanan bilgiyi yazdırma konuları anlatılacaktır. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek OUTLOOK ÖĞELERİ İLE ÇALIŞMAK Farklı Görünümler Kullanma Outlook klasörlerinden herhangi birisi açıldığında ekrana belirli bir görüntüde gelecektir. Kullanımımıza göre biz bu görüntüyü diğer görüntülerden birisini seçerek değiştirebiliriz. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Yandaki şekilde Gün/Hafta/Ay alanı açılan takvim klasörünün görünümünü gösterir. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Sütunları Değiştirmek Görünümlerin çoğunda bilgi satır ve sütunlar içeren bir tablo şeklinde düzenlenmiştir. Her sütun verilen bir bilgi alanının değerlerini görüntüler. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek 1-a Sütun genişliğinin değiştirilmesi Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek 1-b Sütunu yeni bir konuma taşıma Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek 1-c Sütunun kaldırılması Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek OUTLOOK KLASÖRLERİNDEKİ ÖĞELERİ SIRALAMAK,SÜZMEK VE GRUPLAMAK Bir klasördeki öğeleri sıralayarak ,süzerek ya da gruplayarak daha da kullanışlı hale getirilebilir. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Öğeleri sıralamak ,süzmek ve gruplamak için ,Görünüm menüsündeki Geçerli Görünümü tıklayın,ve sonra Özet Göster iletişim kutusunu açmak için alt menüden Geçerli Görünümü Özelleştir’i seçin. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Bir klasör açıldığında , Outlook normalde o klasörde bulunan bütün öğeleri görüntüler. Bununla birlikte hangi öğelerin görüntüleneceğini belirleyen koşulların ayarlandığı Süzme iletişim kutusunu açmak için Özet Göster iletişim kutusundaki Süzme butonu kullanılır. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Gruplandır iletişim kutusunu açmak için,Özet Göster iletişim kutusundaki öğeleri bir ya da daha fazla alanın değerlerine göre gruplamamızı sağlayan Gruplandır butonuna tıklanır. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek OUTLOOK ÖĞELERİNİ AÇMAK, DÜZENLEMEK, YARATMAK, KALDIRMAK Bir öğeye ait olan tüm bilgiyi izlemek ve herhangi bir alanın içeriğini düzenlemek için öğeyi açmanız gerekir. Bir öğeyi açmanın en hızlı yolu onu çift tıklamaktır. Aynı zamanda, öğeyi farenin sağ düğmesiyle tıklayabilir ve açılan menüden Aç’ı seçebilirsiniz Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Geçerli olarak klasörden açık bağımsız olan olarak herhangi bir türde yeni bir Outlook Bunu öğesi yapmak menüsündeki menüsünden yaratılabilir. için Dosya Yeni alt yaratmak istediğiniz öğe türü seçilir. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Yeni bir öğe yaratmak, dolduracağınız boş bir form açar. Boş form, göstermek ya da düzenlemek için aynı türdeki var olan bir öğeyi açtığınızda kullandığınız formla aynıdır. Bilgiyi girmeyi bitirip formu kapattığınızda, yeni öğe uygun Outlook klasörüne kaydedilir. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Bir Outlook klasöründen bir öğeyi, Outlook penceresinin Outlook bar kısa yollarından bir öğeyi seçerek (yalnızca tıklayın) ve sonrada Düzen menüsünden Sil’i seçerek ,standart araç çubuğundaki Sil düğmesi tıklanarak ya da Ctrl+D’ye basarak kaldırılır. Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek ARAÇLAR MENÜSÜNDEN DÜZENLE KOMUTUNUN KULLANIMI Düzenle komutu Bilgi Görünümü (Information Viewer) nün en üstündeki ayrı bir bölmede görüntülenen öğeleri ile birlikte çalışmak için sayfayı ekrana getirir. ve Outlook kullanılan web tarzı bir Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek Düzenle komutu standart araç çubuğunda gösterilen simgeye de tıklanarak çalıştırılabilir. Düzenleme Yolları Penceresi ki yukarıda Temel Outlook Tekniklerini Öğrenmek OUTLOOK KLASÖRLERİYLE ÇALIŞMAK İstenildiği takdirde sizde Outlook klasörleri dışında klasörler yaratabilirsiniz. Örneğin, randevuları saklamak için yeni bir klasör oluşturabilirsiniz. Böylelikle kişisel randevularınız için bir klasör ,iş randevularınız için başka bir klasöre sahip olursunuz. Ana Sayfa İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Gelen Kutusu ve Diğer Posta Klasörleri Varsayılan Outlook klasörleri olan; Gelen Kutusu, Taslaklar, Gönderilmiş Öğeler ve Giden Kutusu, posta öğelerini saklamak ve yönetmek için kullanılır. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı İletileri Okumak Bir ağ aracılığıyla e-posta .gönderip alıyorsanız. (yani, Outlook'u Exchange Server olarak kullanıyorsanız), e-posta iletileriniz Gelen Kutunuza normalde otomatik olarak gelir ve bunları almak için başka komutlar kullanmanıza gerek yoktur. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Outlook, bekleyen tüm e-posta iletilerini alır. Outlook, bu özellik için geçerli olarak işler durumda olan tüm hizmetlerden gelen e- postanızı yükler. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Outlook'un, yeni bir ileti alındığında sizi bir ileti kutusu görüntüleyerek, bir ses çıkararak ya da fare işaretçisini geçici olarak değiştirerek uyarmasını sağlayabilirsiniz. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Yeni ileti ya da iletilerinizi okumak için, Outlook'taki Gelen klasörünü açın (görev çubuğundaki zarf ikonunu çift tıklayarak hızlıca açabilirsiniz). Yeni iletilerinizin ve hala Gelen Kutusunda bulunan okuduğunuz iletilerin bir listesini görürsünüz. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Bir faksı okumak için, onu Gelen Kutusu’nda çift tıklayın. Faks, faks bilgi hizmetince sağlanan faks görüntüleyicide açılır. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı İleti Göndermek Aldığınız bir iletiyi yanıtlayabilir, iletebilir ya da yeni bir ileti gönderebilirsiniz. Bir iletiyi yanıtlamak veya iletmek için, önce iletiyi Gelen Kutusu’nda (ya da iletiyi sakladığınız başka bir posta klasöründe) seçin. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Metninin arkaplanına hir grafik görüntüsü ya da renk yerleştirmek için Biçim menüsünün Artalan alt menüsünden Resim veya Renk' i seçebilirsiniz. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Bir ağ üzerinden e-posta gönderip alıyorsanız, Mesaj formundaki Gönder düğmesini tıklamak, genellikle e-posta iletisini hemen gönderir. Faks bilgi servisini, faks gönderimini belli bir süre ertelemesi için yapılandırmadığınız sürece faks iletileri de hemen gönderilir. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı İletileri Düzenlemek Gele Kutunuzdaki iletiler birikmeye başladığında, biraz temizlik yapmak isteyebilirsiniz. Önce, bazı eski iletilerinizi kaldırmak ya da arşivlemek isteyebilirsiniz. Aynı zamanda, iletilerinizden bazılarını farklı bir posta klasöründe saklamak isteyebilirsiniz. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Gelen Kutusu’nda (ya da başka bir klasörde) taşımak istediğiniz ileti ya da iletileri (ya da başka öğe türlerini) seçin. Birden çok öğe seçmek için, ilkini tıklayın ve her ek öğeyi tıklarken Ctrl'e basın. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Standard araç çubuğundaki Klasöre Taşı düğmesini tıklayın ve açılan menüden Klasöre Taşı'yı seçin.Hedef klasörü henüz yaratmadıysanız, yaratabilirsiniz. Yeni düğmesini tıklayarak bir tane İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı TAKVİM Takvim klasörünü; randevular, olaylar ya da toplantılar zamanlamak için kullanabilirsiniz. Outlook'ta bir randevu, zamanınızın belli bir kısmını işgal eden bir etkinliktir. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Takvim klasörünün Gün/Hafta/Ay görünümünü gösterir. Pencerenin Görev Defteri alanı, aslında, Takvim klasörünün değil Görevler klasörünün bir görünümüdür, askıda olan görevleriniz üzerinde çalışmak için zamanlama yapmanıza yardımcı olmak için Takvim klasörünün bu görünümüne eklenmiştir. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Standard araç çubuğundaki Gün, Çalışma Haftası, Hafta ya da Ay düğmesini tıklayabilirsiniz. İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı İleti ve Randevuları Yönetmek için Outlook Kullanımı Randevular formunun Eylemler menüsünden Yenilenme' yi seçin, formun Standard araç çubuğundaki Yenilenme düğmesini tıklayın ya da Ctrl+G'ye basın. Ana Sayfa Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Kişiler Kişiler klasörü, adları, adresleri, telefon numaralarını ve iş ya da kişisel görüşmelerinizle ilgili diğer bilgileri saklamak için kullanılır. Yeni bir görüşme eklemek için, Kişiler klasörü açılır ve Eylemler menüsünden Yeni Kişi seçilir. Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Belirli bir görüşmenin yerini belirlemek için, kartlar üzerinde kayabilir, alfabetik bir gruplamaya gitmek için sağ taraftaki bir düğme tıklanır ya da görüşmeyi aramak için standart araç çubuğu üzerindeki Bul düğmesi kullanılır. Bir görüşmeyle ilgili tüm bilgiyi görmek için görüşmenin kartı açılır(Kart başlığı çift tıklanarak kart açılır.) Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Aynı komutlar Eylemler menüsündeki Kişiyi Ara alt menüsünden de seçilebilir . Arama ve modem seçeneklerini işaretlemek ya da bir ya da daha fazla hızlı-çevirme numarası tanımlamak için, Eylemler menüsünden Yeni Çağrı seçilir ve sonra da Yeni Çağrı iletişim kutusundaki Çevirme Seçenekleri düğmesini tıklanır. Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Kişiler Klasöründe Dağıtım Listeleri Oluşturulması Bir sınıfın tüm öğrencilerin e-posta adreslerini içeren, Ogrenciler adında bir dağıtım listesi oluşturulabilir. Sınıfa genel bir duyuru yapmak için, bir e-posta iletisini Ogrenciler dağıtım listesine gönderilir ve ilet tüm sınıf üyelerine gönderilmiş olur. Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi İnternet Üzerinde Görüşme Bilgi Alışverişi İnternet üzerinde, görüşme bilgisini, vCard olarak bilinen elektronik kartvizitler için standart İnternet biçimi kullanarak değiştirilebilir. Örneğin, kendiniz için Kişiler klasörünüzde; adınızı, adresinizi, telefon numaralarınızı, e-posta adresinizi ve diğer bilgileri içeren bir öğe oluşturabilir ve bu öğeyi, internet üzerinden iş arkadaşlarınıza gönderebilirsiniz Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Bir başkası size vCard dosya eki taşıyan bir e-posta iletisi gönderdiğinde görüşme bilgisini Kişiler klasörüne aktarmak için iletiyi İleti formunda açmak ve vCard dosya ekinin simgesini Outlook Bar’daki Kişiler klasörünün kısa yoluna sürüklemek gereklidir. Bu yeni bir Kişiler öğesi oluşturur ve Kişiler formunda açar. Öğe Kişiler klasörüne Kaydet ve Kapat düğmesi ile kaydedilir. Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Mektup Formları Üretmek Outlook’u, Word’ün adres-mektup birleştir özelliğini, veri kaynağı olarak Kişiler klasöründen seçilen öğeler kullanarak, mektup formları, zarflar ya da etiketler yazdırmak için kullanılabilir. Bunun yanı sıra, mektup formları yazdırmak yerine, onlar postalanabilir ya da fakslanabilir. Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Outlook’ta Dosyalara ve Web Bölgelerine Erişim, Dosyaları Yönetmek Bilgisayarda ya da bilgisayara bağlı bir ağda yer alan tüm dosyalara erişmek için Outlook kullanılabilir. Örneğin, programlara, Office belgelerine ve diğer veri dosyası türlerine erişilebilir. Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Aynı zamanda, yeni dosya klasörleri ve dosyalar için Windows kısa yolları oluşturulabilir. Outlook dosya arabirimi, Microsoft Explorer’a çok benzer. Dosyalara erişmek için, bir dosya klasörünü açmak üzere Outlook Bar kullanılır. Kişiler, Görevler ve Diğer Bilgi Türlerinin Yönetimi Outlook’taki Sık Kullanılanlar menüsü, Sık Kullanılanlar klasöründe saklanan İnternet kısa yolları açılarak Web’e göz atmak için kullanılır. OUTLOOK 2000 SUNUSU BİTMİŞTİR... Ana Sayfa
