doğru tasnif edilmiş işçi özlük dosyası hem iş

DOĞRU TASNİF EDİLMİŞ İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI HEM İŞ MAHKEMESİNDE
HEMDE KURUM MÜFETTİŞLERİ KONTROLLERİNDE İDARİ PARA
CEZASINDAN KORUR
10.Haziran.2003 tarihinde Resmi Gazete de yayınlanan 4857 sayılı İş Kanunu ile işçi işveren
ilişkilerinin düzenli sürdürülebilmesi için işverene kanunla bir takım yükümlülükler
yüklenmiştir. Bu yükümlülüklerden biri de işçi özlük dosyasının tasnif edilmesidir.
Dosyanın önemi ise İş Mahkemelerinde açılan karşılıklı davalarda mahkemeye sunulacak
deliler açısından karine teşkil etmektedir. Özlük dosyası işçi ve işverenin aynasıdır. O halde
yasal zorunluluğu bulunan veya yasal zorunluluk bulunmamakla birlikte işçi işveren
ihtilaflarının çözüme yardımcı olabilecek tarzda kayıt ve belgeler düzenlenerek özlük
dosyasında muhafaza edilmektedir.
İş Kanunun 75.Maddesinde Özlük Dosyası;
İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik
bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her
türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere
göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka
uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri
açıklamamakla yükümlüdür.
Özlük dosyasının bulunmaması halinde 2012 yılı için uygulanan İdari Para Cezası miktarı; İş
Kanunu’nun 104. maddesine göre, İş Kanunu’nun 75. maddesindeki işçi özlük dosyalarını
düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline, 1.227,19.- TL dır.
Bu durumda işverenin çalıştırdığı her bir işçi için bir özlük dosyası oluşturma zorunluluğu
vardır.
İşveren özlük dosyasında işçi ile ilgili tüm SGK işlemlerini gösteren belgeleri (4-1(a) esasına
göre düzenlenmesi gereken evrakları), İş Kanununa göre düzenlenmesi gereken diğer
belgeleri (Hizmet sözleşmesi, ihtar, izin çizelgeleri, ibranameler, vs.),şahsi belgeleri, İş
Sağlığı ve Teknik Emniyeti Belgeleri (Sağlık Raporları, Ağır ve Tehlikeli İşlerle ilgili mesleki
eğitim sertifikaları) diploma, iş tanımı, çalışma belgeleri gibi evraklar bulunur.
Özlük dosyalarındaki evraklar her türlü belgeler ve kayıtlar saklanacak, bunları istendiği
zaman yetkili memur ve ilgili mercilere göstermek zorunluluğu vardır. İşveren, işçi hakkında
edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında
işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İş Kanunu’nun 75. maddesinde işçi özlük dosyasında yer alacak düzenlemeler açık olarak
belirtilmemiş genel ifadelere yer verilmiştir.
Burada asıl incelememiz gereken nokta ise işçi şikâyetlerin de ya da iş mahkemelerinde
görülen davalarda işçi özlük dosyalarının önemi ortaya çıkmaktadır. Bir diğer önemli husus
da çoğu zaman iş hayatında karşılaştığımız işçi disiplini ile ilgili yaptırımları kanıtlayan
belgelerde bu dosya da bulundurulmaktadır.
İşe iade davalarında işçinin performans düşüklüğü genelde ileri sürülse de bununla ilgili
çalışmalar işçi özlük dosyasında kayıt altına alınmamış ise davalar kaybedilmektedir. İşçi
özlük dosyaları her yıl bir kez gözden geçirilmeli ve güncellenerek tutulmalıdır. Örnek
vermek gerekirse; Adrese Dayalı Nüfus Kayıt Sistemi ile işçinin değişen ikametgâhı
karşısında noter kanalı ile yapacağınız ihtarnameler işçinin adresine zamanında ulaşır. Yanlış
adres nedeniyle defalarca noter maliyeti oluşmamış olur. Burada özlük dosyalarını tutmakla
görevli ilgili çalışanlar işçinin şahsına ait hiçbir bilgiyi yetkili görevliler dışında diğer üçüncü
kişilerle paylaşamaz.
İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKLİ BELGELER


































Eleman İstek Formu
İşe Başvuru Formu
Hizmet Sözleşmesi
İşe Giriş Periyodik Muayene Formu
Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1 a
Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 4/1 a
Aile Durum Bildirimi Formu
İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti
İkametgâh İlmühaberi / Yerleşim Yeri Belgesi
Mezun Olduğu Okul Diploma Fotokopisi
Referansları ve CV' si
Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi
Sağlık Raporu
Kan Grubunu Gösterir Belge
Adli Sicil Kaydı
Askerlik Durumunu Gösterir Belgeler,
Ödenen Ücretlere Ait Hesap Pusulalarının Bir Sureti,
Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli İzin İle İlgili Dilekçe veya Formlar
Yıllık Ücretli İzin Cetveli
Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar
5 Adet Vesikalık Fotoğraf
Doğum Yapan Kadının 6 Aylık Ücretsiz İzin Talep Dilekçesi
Doğum Yapan Kadının Emzirme İzin Talep Dilekçesi
İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi (SGK)
İş Kazası Tutanağı
İşyeri Kaza ve Meslek Hastalığı Bildirimi Formu (Çalışma ve Sosyal Güvenlik
Bakanlığı)
İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bilgi Formu SGK
İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı
Sair Tutanak ve Savunmalar ile İhtarlar
İstifa Dilekçesi
İbraname
Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Türkiye İş Kurumu
Müdürlüğü'ne Verilecek Yazı Örneği
İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligatı İhtarname
Daha Evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti