Proje yöneticisi
advertisement
© Copyright, Masters Training International PROJE NEDĠR ? Belli bir süre içinde ve belli bir bütçe dahilinde bir kez yapılması gereken karmaşık bir iştir. İş alanlarına göre; İktisat; kaynakların etkili kullanımının sağlanması amacıyla hazırlanan programlar, İnşaat, makine vb. plan ve çizimler, © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠM ARAÇLARI Agile Scrum Kanban DevOps © Copyright, Masters Training International PROJELERĠN ORTAK UNSURLARI Başlama ve bitim noktaları vardır. Çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar, Bir takım farklı kaynaklar gerektirir. Her projenin kendine has şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekir. Nasıl yapılacağına ilişkin prensipler aynı olacaktır. Ayrıntılar farklı olacaktır. © Copyright, Masters Training International ALTIN ÜÇGEN Sonuç Proje Yönetimi Zaman Maliyet © Copyright, Masters Training International PROJE ĠġLERĠNĠN DĠĞER ĠġLERDEN FARKI Sonuç, bütçe ve zaman gibi üç kısıtlama altında yapılır. Yaratıcılık, yenilik gerektirir. Katkı ve katılımın yanı sıra davranış değişikliğini içerir. Bilgi toplama, proje oluşturma, uygulama, izleme başka kuruluş ve kişilerle çalışmayı gerektirir. © Copyright, Masters Training International PROJE ĠġLERĠNĠN DĠĞER ĠġLERDEN FARKI Kurumu ve yönetim sistemlerini de kapsar, Planlama ve organizasyon, rutin işlere göre aylarca devam edebilir. Etkin ve kültürel ihtiyaçlara duyarlı bir yönetimi gerektirir. © Copyright, Masters Training International YÖNETĠM Kaynakların olumlu, sistemli ve başarılı bir biçimde kullanılmasıyla ilgili bir sanat ve aynı zamanda bir bilimdir. Yönetim sanatı, İşlerin başkaları aracılığıyla yaptırılması eylemidir. © Copyright, Masters Training International YÖNETĠM Yönetim Bilimi, Kurum/işletme işlevlerine ilişkin eylemlerin sistem ve kontrollerin planlanması ve düzenlemesidir. Yönetim, belli amaçlara ulaşmak için insanların, kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli kullanılmasıdır. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠ METODOLOJĠSĠ NEDĠR? Proje yönetimi metodolojisi, projelerin geliştirilmesi, planlanması, yürütülmesi ve yönetilmesi amacıyla hazırlanmış yönetim talimatnamesidir. Projelerin sürdürüleceği kalite yönetimi çerçevesini belirler. Kurumsal proje yönetimi metodolojisi proje hedeflerinin tanımlanması ve seçiminde, kaynak ihtiyacının belirlenmesinde, performans ve sonuçlarla ilgili sorumlulukların güvence altına alınmasında ve elde edilecek faydalara odaklanılmasında yardımcı olacaktır. © Copyright, Masters Training International Proje Yönetimi Metodolojisi ile GeliĢtirme Hayat Çevrimi ĠliĢkisi © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠ METODOLOJĠSĠ Şekilde de görüldüğü gibi proje yönetimi devamlı bir süreçtir. Aktivitelerin sabit sıralandığı bir sistem değildir. Süreçler iç içedir ve birbirlerinden ayrı düşünmek imkansızdır. Kontrol, gözden geçirme ve raporlama ise tüm çevrimde baştan sona devam eden işlemlerdir. Metodoloji projenin yönetimi ile ilgili akışı gösterir fakat geliştirme çalışmalarının proje spesifik ve tek olması sebebiyle uygulama detaylarını göstermez. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠ DESTEK FONKSĠYONLARI © Copyright, Masters Training International METODOLOJĠNĠN BĠÇĠMLENDĠRĠLMESĠ Metodolojinin tasarımı projelerin genel yapısı üzerinden belirlenmiştir. Bu suretle metodolojinin gerekli esnekliğe sahip olması öngörülmüştür. Projelerin içerik ve nitelik itibariyle incelenmesi sonucu büyük ve karmaşık projelerde izlenecek yol ile daha küçük projelerde izlenecek yolun birbirinden ayrılması gerekmektedir. © Copyright, Masters Training International METODOLOJĠNĠN BĠÇĠMLENDĠRĠLMESĠ Unutulmaması gereken büyük ve kompleks projelerin yönetimsel kontrole ve gözden geçirmelere daha çok ihtiyacı olduğudur. Küçük projelerde ise kontrolden çok uygulama temelli iş gerçekleştirmelerine yönelinmesinde fayda vardır. © Copyright, Masters Training International METODOLOJĠNĠN BĠÇĠMLENDĠRĠLMESĠ Proje Yöneticisi ve/veya Sponsor proje gereklilikleri doğrultusunda projenin ana aşamalarına karar vereceklerdir. Metodoloji ile ilgili bu düzenlemeler ve uygun görülen uygulamalar proje yönetici tarafından yazılı bir şekilde proje ekibine bildirilecektir. Ana aşamalar Proje Planının da temeli olacaktır. © Copyright, Masters Training International GEÇĠCĠ SÜREÇ Projeler geçici süreçlerdir, son hedefe ulaşıldığında proje tamamlanmış olacaktır. Bu yüzden projenin başarıyla tamamlanması için projenin erken safhalarında projenin bitiş noktası yada ulaşılmak istenen hedefler tanımlanmalıdır. Birçok projenin bitmemesinin sebebi ise projeyi neyin sonlandıracağının tanımlanmamış olmasıdır. © Copyright, Masters Training International GEÇĠCĠ SÜREÇ Projenin başarı kriteri taraflar arasında açık ve net bilinmelidir. Projenin başarı kriterinin tanımlanması için sorulabilecek en basit soru: "Bu projeyi neden yapıyoruz?" olacaktır. Başarı kriteri ölçülebilir olmalı ve yönetimsel değerlerle dile getirilmelidir. Yönetimsel dile getirme ürünün piyasa araştırması, reklam beklentisi, tanıtımının nasıl olacağı, rakiplerin durumu vb. çalışmaların sonucunda ürünün kabul edilebilirliğini ortaya koymaktır. © Copyright, Masters Training International ĠYĠ TANIMLANMIġ HEDEFLER Projenin tamamlandığına ilişkin kararın verilebilmesi iyi tanımlanmış hedefleri gerektirir. İyi tanımlanmış hedefler olmadığında proje amacını yitirecektir. © Copyright, Masters Training International © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠ NEDĠR? Projeleri gerçekleştirmek için gerekli tüm araç ve tekniklerin bir arada kullanılmasıdır. Projenin tanımlanmasını, kategorize edilmesini ve gerçekleştirilmesini sağlamaya yönelik çalışmalar bütünüdür. Bu suretle her projede yer alan tanımlama, planlama, uygulama ve kontrol süreçlerine ilişkin aktiviteler proje yönetiminin bir parçasıdır. © Copyright, Masters Training International ALTYAPI BEKLENTĠLERĠ Projeler genellikle ideal koşullar altında gerçekleşirler, ancak istenmeyen ortamlar ki; personel dirençleri vb. başarıyı olumsuz yönde etkileyecektir. Örneğin, şirketin personel politikaları kişileri motive etmiyorsa bu bir direnç oluşturacaktır. © Copyright, Masters Training International ALTYAPI BEKLENTĠLERĠ Proje Yönetimi genel yönetim bilgisini gerektirir. Genel yönetim kuralları, çalışmaları, kavramları, teknikleri, araçları ve yetenekleri Proje Yönetimi için temel oluşturur. Ayrıca, başkalarıyla kolay çalışabilme, sorumluluk alabilme, gruba liderlik edebilme ve karar almada bu istenen özellikler içerisindedir © Copyright, Masters Training International TANIMLAMA BĠLEġENLERĠ © Copyright, Masters Training International TANIMLAMA BĠLEġENLERĠ © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠNĠN ÖZELLĠKLERĠ Görev kapsamı önceden belirlenmelidir. Ekip üyelerinin sayısal durumu ve nitelikleri uygulamada değişebilir. Ekip üyelerinin pozisyonları, işletmedeki pozisyonlarından bağımsızdır. Proje grubunun ömrü, proje süresiyle sınırlıdır. © Copyright, Masters Training International Proje Yönetiminde BaĢarısızlığa Neden Olabilecek Zayıflıklar Hazırlama ve uygulamada başarının temel unsurlarından bir veya birkaçının gözden kaçması, Doğru kararları almada ve doğru zamanda verilmesi için gerekli disiplin eksiktir. © Copyright, Masters Training International PROJE BAġARISININ FAYDALARI Takım Ekibin etkinliği artar. Hüsrana uğrama duygusu ve stres azalır. Uyum getirir. İş tatminini artırır. © Copyright, Masters Training International PROJE BAġARISININ FAYDALARI Kişisel Daha fazla kendini takdir. Daha fazla iş güvenliği Hüsran ve stresten uzak daha fazla fayda temin eder. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠ ÜÇGENĠ Kalite Zaman Maliyet © Copyright, Masters Training International KALĠTE Amaca uygunluk Sıfır kusur İstenen özelliklere uygunluk Kalite olarak projenin başarısı, bu özelliklere uygun olmasına bağlıdır. © Copyright, Masters Training International MALĠYET Proje tamamlanana kadar gerçek harcadığımız bedeldir. © Copyright, Masters Training International ZAMAN Bir projenin tamamlanması için geçen süredir. Gerçekte proje belirlenen tarihte bitse bile dalgalanmalar olabilir. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠNĠN BĠLEġENLERĠ Bir projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi için proje yönetimi çok önemlidir. Bu da çeşitli yönetim alanlarının bir karmasından oluşur. Bu alanlar ; Bütünleştirme Yönetimi, Proje ögelerinin koordinasyonu sağlayan süreçler tanımlanır. Proje planlama, planın yürütülmesi, değişim denetimi yöntemleri uygulanır. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠNĠN BĠLEġENLERĠ Kapsam Yönetimi, Kapsam tanımı, kapsam planlaması, kapsamın doğrulanması, kapsam değişikliği denetimi yöntemleri uygulanır. Zaman Yönetimi, Projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. İşlerin tanımı, süre tahminleri, zaman çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden oluşur. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠNĠN BĠLEġENLERĠ Maliyet Yönetimi, Projenin onaylanma bütçesi ile projenin bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. Maliyet planlama, maliyet tahmini, bütçe ve maliyet denetimi yöntemleri uygulanır. Kalite Yönetimi, Projenin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır. Kalite planlama, kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠNĠN BĠLEġENLERĠ İnsan Kaynakları Yönetimi, Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro kurma, takım oluşturma yöntemleri uygulanır. İletişim Yönetimi, Proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması, düzenlenmesi süreçlerini tanımlar. İletişim planlama, bilgi dağıtımı, performans raporlama yöntemleri uygulanır. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠMĠNĠN BĠLEġENLERĠ Risk Yönetimi, Proje risklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi, çözümlerin uygulanmasına yönelik süreçler tanımlanır. Risk tanımlama, risk boyutu belirleme, riske karşı planlama ve risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır. Satın Alma Yönetimi, Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri tanımlanır. Satın almanın planlanması, talep planlama, firma seçimi, sözleşme yönetimi, sözleşmenin imzalanmasından oluşur. © Copyright, Masters Training International PROJE EKĠBĠNĠN BELĠRLENMESĠ Proje ile ilgili birimler belirlendikten sonra Sponsor ve Proje Yöneticisi ilgili bölümlerin yöneticilerinden proje için kaynak talebinde bulunurlar. Bölüm yöneticileri yada sponsor projenin gereklerine göre uygun kaynağı temin ederler. Seçilen kaynaklar Yetki ve Sorumluluklar dokümanındaki genel tanımlamalar doğrultusunda projede görev almaya hazır olmalıdırlar. Belirlenen kaynaklara (eğer yapılmışsa) Araştırma Raporu gönderilerek Proje Başlangıç Toplantısı tarihi belirlenir. © Copyright, Masters Training International PROJE EKĠBĠNĠN BELĠRLENMESĠ Bu toplantıda projenin amaç ve hedefleri ile o ana kadar belirlenmiş istekler anlatılır. Ekip üyelerinin görüşleri “Toplantı Notu” olarak yazılı hale getirilir. Yukarıdaki alanlara ilişkin eksik ve ek çalışmaların sorumluluğu bir sonraki toplantının gündemi olarak kayda alınıp ekip üyelerine bir zaman kısıtı altında dağıtılır. Yukarıdaki maddelerin tanımlanmasını takiben “Proje Tanımlama” dokümanı tamamlanır. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠCĠSĠ KĠMDĠR ? Bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi, mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu kişidir. Proje ekibini kurmak, hem de projeyi gerçekleştirirken yönlendirmekten sorumludur. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠCĠSĠ KĠMDĠR ? Sorumlulukları ; Ekibin hangi niteliklere sahip kişilerden oluşacağını belirlemek, Ekibe dahil etmek, Görevlerini ve sorumluluklarını bildirmek, Ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını ve gerekli eğitimi almasını sağlamak, Ekibin proje ile ilgili görevlerini yerine getirmelerini sağlamak, © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNETĠCĠSĠ KĠMDĠR ? Liderlik proje yöneticisinin en önemli aracıdır. Açık ve net olarak kullanmalıdır. Yönetici, ekibini hedeflere ulaşmak için motivasyon, cesaret ve yönlendirmeyi sağlamalıdır. İyi bir proje yöneticisi, işi zamanında bütçe dahilinde ve üzerinde anlaşılan şartlara göre teslim edendir. Proje yöneticisine projeyi sevk ve idare edecek kadar hem sorumluluk, hem de yetki tanınmalı, üst yönetim destek vermelidir. © Copyright, Masters Training International PROJE EKĠBĠ NEDĠR ? Belli bir amacı ve yeniliği gerçekleştirmek için, belirlenmiş sürede bir araya gelen ve amaç gerçekleştirildikten sonra dağılan, farklı bilgi, beceri, deneyim, uzmanlık alanları olan bireyler topluluğudur. © Copyright, Masters Training International EKĠPTEKĠ ROLÜM... © Copyright, Masters Training International 45 PROJE EKĠBĠ: OLMAZSA OLMAZ Tanımlanabilir üyelik Ortak amaç Ortak misyon Üyeler arası iç bağımlılık ve hesap verme sorumluluğu Tanımlanmış karar alma sistemi Etkin bir ekip içi iletişim modeli Karşılıklı güven © Copyright, Masters Training International PROJE EKĠPLERĠNDE ROLLER Sadık Çalışkan Ekip Üyesi Raportör Biçimlendiren Değerlendiren Kaynak Araştıran Yaratıcı Başkan © Copyright, Masters Training International PROJE EKĠBĠNĠN BAġARISINI SAĞLAYAN FAKTÖRLER Ekibin görev ve hedefleriyle kurumun hedefleri uyumlu olmalı Kurum yöneticileri ekip fikrini ve çalışmasını desteklemeli Ekibin liderliğini üstlenen kişiler vizyon geliştirebilmeli Zaman planını ve çalışma koşullarını ekibin kendisi oluşturmalı Ekip üyelerinin herbirinin gerekli bilgi ve beceriye kavuşturulması sağlanmalı © Copyright, Masters Training International PROJE EKĠBĠNĠN BAġARISINI SAĞLAYAN FAKTÖRLER Ekibe bir kimlik kazandırılmalı, kurumdaki herkesin bilmesi sağlanmalı Ekibin yetki ve sorumluluğu ile ilişki ağı net olarak belirlenmeli Ekibe özerklik verilmeli Ekibin başarısı ödüllendirilmeli © Copyright, Masters Training International PROJENĠN DOĞUġU Yeni bir proje varlığının kabul edilmesidir. Proje doğuşu ; Proje tanımının yapılarak ön olurluk çalışmasının tamamlanmasına ve taslak planların hazırlanmasına kadar sürer. © Copyright, Masters Training International PROJE HANGĠ NEDENLERDEN ÇIKAR? Piyasada ortaya çıkan nedenler İşletme ihtiyaçları, Müşteri İstekleri, Teknolojik Gelişmeler, Yasal Sorumluluklar © Copyright, Masters Training International PROJENĠN TANIMLANMASI Tanımlama safhasında üzerinde durulacak konular ; Ürün Tanımı ; Ortaya çıkacak ürünün kapasitesi, Stratejik plan ;İlgili kuruluşun stratejik hedeflerine uygun olmalıdır. Geçmiş Projelere ait Bilgiler ; Mevcut deneyimlerin yansıtılması, Proje başlatma Belgesi; Bu belgenin onaylanması ile proje resmen başlar. © Copyright, Masters Training International PROJE BAġLATMA BELGESĠ Yer alması gereken konular ; Projenin karşılayacağı ihtiyaç, Projenin sonunda ortaya çıkacak ürün, Proje sonunda teslim edilecek mal ve hizmet Projenin hedefleri, başarı ölçüm kriterleri, maliyet, zaman, kalite boyutları yer almalı. © Copyright, Masters Training International PROJE ONAYI Proje tanımlandıktan sonra üst yönetimden onay alınır. Üst düzey yönetim desteği, Yöneticinin ikna edilmesi, Ayrıntılı bilgi verilmesi. © Copyright, Masters Training International YÜRÜTMENĠN PLANLANMASI Proje yöneticisinin atanması, İşlerin, kimin tarafından, Ne zaman ve ne maliyetle yapılacağının açık olarak tanımlanacağı plan. © Copyright, Masters Training International PLANLAMANIN ÖNEMĠ Projenin bütünü hakkında açık fikir edinilebilir. Kaynakların ne zaman ve nasıl harcanması konusunda bilgi verir. İşlerin birbirine bağlılığı, darboğazlar ve çözüm yollarının bulunmasına imkan verir. © Copyright, Masters Training International PLANLAMANIN ÖNEMĠ Planlanan ile gerçekleştirilen arasında karşılaştırma yapma, düzeltmelere fırsat verir. Ekip değişimi ile üçüncü kişilere bağımlılık gibi engellerin önceden bilinmesi. Projeye ilgi, benimsenme ve ihtiyaçların bilinmesi © Copyright, Masters Training International PLANLAMANIN ÖNEMĠ Plan üç boyuttan oluşur ; Zaman boyutu, işlerin planlanması, Para boyutu, proje fonlarının bütçeleme aracılığıyla denetlenmesi ile oluşur. Kaynak boyutu, projenin kısıtlı kaynaklar (mekan, malzeme, ve insan) kullanılarak nasıl bitirileceğidir. Tek başına iyi bir planlama projenin başarıya ulaşmasını sağlamaz. İyi bir yönetimde vazgeçilmez koşuldur. © Copyright, Masters Training International YÜRÜTME PLANINDA OLMASI GEREKENLER Kullanıcılar kimlerdir ? Kullanıcıların ihtiyaçları nelerdir ? Başlangıç noktası nedir ? Teknik performans ihtiyaçları nelerdir? Proje süresi nedir? Proje riski ve boyutu nedir? Proje hedeflerine göre sınıflandırılmış iş listesi © Copyright, Masters Training International YÜRÜTME PLANINDA OLMASI GEREKENLER Ara hedeflerin listesi ve tanımları, Projedeki işlerin sırasını ve ilişkisini gösteren çizelge Proje ekip listesi ve görev tanımları, Her işin bütçe ve zamanlaması, Proje gelişmelerinin ilgililere nasıl aktarılacağı, Projenen kimin tarafından ve hangi sıklık ve amaçla gözden geçirileceği © Copyright, Masters Training International SINIFLANDIRILMIġ Ġġ LĠSTESĠ Amacı, projeyi ve ürününü tam açıklığı ile ortaya koymaktır. Hiyerarşinin en alt seviyesinde iş paketi yer alır.Projenin alt ürünlerini ve bu ürünün ortaya çıkması için yapılacak işlerin tümünü içerir. Planlama tekniğine göre bir tek süre yada olasılıkları dikkate alarak iyimser ve kötümser süreler tahmin edilir. © Copyright, Masters Training International SINIFLANDIRILMIġ Ġġ LĠSTESĠ Bu çalışmalarda kişisel birikim ile geçmiş proje deneyimleri kullanılır. İş listelerinde işlerin anlamlı bir biçimde birleştiği ya da bitirildiği noktalardan ara hedefler (milestone) belirlenmelidir. © Copyright, Masters Training International ZAMAN PLANLAMASI İş listesi kullanılarak yapılır. İşler arasında herbir işin diğerinin bitmesini bekleyip beklemeyeceği, diğeri bitmeden başlayamayacağı gibi mantıksal ilişkiler tanımlanır. İşler için birtakım analizler kullanılabilir. © Copyright, Masters Training International KAYNAK VE MALĠYET PLANLAMASI Her bir iş için kimin ya da kimlerin ne kadar çalışacağı, Ek kaynaklara ihtiyaç duyulup duyulmayacağı, Bunlarla önceden belirlenen süre değişebilir. © Copyright, Masters Training International KAYNAK VE MALĠYET PLANLAMASI Kaynaklarla ilgili kısıtlar proje süresini etkileyebilir. Süreleri gözden geçirmek gerekir. Kaynak planlaması ile toplam proje kaynak ihtiyacı ve dağılımı ortaya çıkar. © Copyright, Masters Training International KAYNAK VE MALĠYET PLANLAMASI Maliyet planı kullanılan kaynakların maliyetleri yanında işler için yapılacak tüm harcamaları kapsar. Maliyet planlaması sırasında takibi kolaylaştırmak üzere maliyet hesap planları kullanılabilir. © Copyright, Masters Training International KARġI PLANLAMA Gerçekçi planlama yapabilmek için; Proje ilk tanımlanmaya başlanıldığında -%25 ve +%75 tahmin aralığı verilir. Örnek; öngörülen maliyet yada süre x olarak adlandırılırsa gerçekleşen maliyet ya da süre 0,75 ile 1,75 arasında olacaktır. Bu yaklaşım elde kesin bilgi olmadığında kullanılır. © Copyright, Masters Training International KARġI PLANLAMA Sınıflandırılmış iş listesi oluşturulurken, elimizde daha fazla bilgi varken yapılacak tahminlerde -%10 ile +%25 tahmin aralığı kullanılır. Daha çok bilgiye dayanılarak yapılacak tahminlerde %5 ile +%10 tahmin aralığı kullanılır. Burada proje yöneticisinin elinde, proje ekibinden gelen detaylı bilgiler bulunduğundan yanılma payı azalır. © Copyright, Masters Training International KARġI PLANLAMA Uygulama tahmin aralıkları bir önceki seviyede toplanan bilgilere dayanır. Proje yöneticisinin maliyet ve zaman yaklaşımındaki duyarlılık, proje uygulama tahminlerinin gerçekleşme oranında çok büyük sapmalar göstermemesini sağlayacaktır. © Copyright, Masters Training International PROJE YÖNLENDĠRME KURULU Projenin ilerleyişini gözleyen, gerektiğinde yardım sağlayan ve projenin başarısını değerlendiren gözlemci bir gruptur. Proje ile ilgili birimlerden oluşturulur. Bunlar: Proje yöneticisi, Müşteri proje yöneticisi, Proje destekleyicisi, Müşteri temsilcileri, Diğer üst düzey yöneticiler © Copyright, Masters Training International PROJENĠN YÜRÜTÜLMESĠ Projenin plana göre yürütülmesi izleme, kontrol ve değerlendirme aktivitelerini içerir. İZLEME, Projenin amacı, maliyeti, ve zamanlaması açısından gözlemlenmesi, farklı oluşan durum varsa belirlenmesi. İzleme için bilgilerin toplanması ve derlenmesi gerekir. İzleme önemli bir geri besleme görevi görür. © Copyright, Masters Training International PROJENĠN YÜRÜTÜLMESĠ Kontrol ve Değerlendirme, projedeki sapmaların azaltılması işlevini görür. Değerlendirme belirli aralıklarda ve proje bitiminde yapılır. © Copyright, Masters Training International Proje Yönetimi Araç ve Teknikleri PERT (Program Evaluation and Review Technique) Program değerlendirme ve gözden geçirme tekniği. CPM (Critical Path Method)- Kritik yol yöntemi GANTT ve Milestone çizgeleri ve değerlendirme toplantıları Bu tekniklerde çalışan bilgisayar destekli araçlar © Copyright, Masters Training International PERT ve CPM 1950 li yıllarda proje yöneticilerinin proje akışını izleyebilmeleri ve proje son durumunu belirleyebilmeleri için geliştirilmiş iki tekniktir. CPM 1957 yılında Du Pont Şirketi Inşaat kontrolü için geliştirilmiş. Pert Amerikan Deniz Kuvvetleri ve BoozAllen& Hamilton Danışmanlık tarafından füze yapımını yönetebilmek amacıyla geliştirilmiştir. © Copyright, Masters Training International PERT ve CPM’nin ÇalıĢma Alanları Altı ortak aşaması vardır. Bunlar ; Projenin ve tüm faaliyet ve işlemlerin tanımlanması, Faaliyetler ve işlemler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi ve önceliklerin ortaya çıkarılması, Tüm faaliyetleri içeren proje ağının çizilmesi, Her bir aktivite için tamamlanma zamanının belirlenmesi, Başlangıçtan sonuca en uzun yolun belirlenmesi, bunun kritik yol olarak adlandırılması. Eldeki projenin planlanması, çizelgelenmesi, izlenmesi, kontrolü ve değerlendirilmesi © Copyright, Masters Training International PERT ve CPM’nin ÇalıĢma Alanları Kritik yolun belirlenmesi, projenin kontrol edilebilmesi için yaşamsal önem taşır. Proje yöneticileri, kritik yol üzerinde olmayan aktiviteleri kullanarak gerektiğinde kendilerine esneklik sağlayabilirler. Bu aktivitelerin zamanlarını proje takvimine göre ayarlayarak işgücü, mali kaynak, araç ve gereç kullanımını verimli hale getirirler. © Copyright, Masters Training International PERT ve CPM’nin ÇalıĢma Alanları Amaçları ve analiz yöntemleri aynıdır. Aralarındaki belirgin farklılık, PERT her faaliyet için üç ayrı zaman tahmini kullanır. CPM faaliyetlerin zamanlarının sabit ve hesaplanmış olduğu varsayımından yola çıkar. İki önemli araçtır. Projeleri yönetmeyi kolaylaştırır. © Copyright, Masters Training International PERT DĠYAGRAMI © Copyright, Masters Training International © Copyright, Masters Training International CPM – KRĠTĠK YOL YÖNTEMĠ © Copyright, Masters Training International Bu iki tekniğe göre cevaplanması gereken sorulardan bazısı Tüm proje ne zaman sonuçlanacaktır. Projedeki kritik işlemler ve aktiviteler hangileridir? Sürelerinde küçük sapmalar olsa bile projenin bitiş tarihini etkilemeyecek işlemler ve faaliyetler ? Projenin belirlenen bir tarihte bitme olasılığı nedir ? Herhangi bir günde proje kontrol altında mıdır ? © Copyright, Masters Training International GANNT ÇĠZGELERĠ Anlaması ve oluşturması kolay bir araçtır. Sınıflandırılmış iş listesindeki her işin başlangıcını, bitişini ve süresini gösterir. Yazılım ile süzgeç, renkler, çizgiler gibi ayırt ediciler kullanır. İşler arası ilişkileri ve kritik yolu gösterebilir. © Copyright, Masters Training International ARA HEDEF (MĠLESTONE) ÇĠZGELERĠ Gannt‟tan tek farkı bilginin gösterim şeklidir. Ara hedefler proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri gösterir işarettir. () Bu işaretler süre ve kaynak göstermez. Ara hedeflerdir. Bir GANNT çizgesinde, birkaç ara hedef tanımlanarak projenin izlenmesine yarar sağlaması önerilir. © Copyright, Masters Training International © Copyright, Masters Training International DEĞERLENDĠRME TOPLANTILARI Projenin belirli aşamalarında yapılır. Proje seyrini gözden geçirmek, proje hedeflerini gözardı edilmemesini sağlayacak önlemler almak amacıyla yapılır. Proje ile ilgili tüm kilit personel bir araya gelir. Proje geniş bir bakış açısı ile ele alınır. Projede değişiklik yapılması yada yaptırımlar uygulanması gerekebilir. © Copyright, Masters Training International ANALĠZ Projenin bu aşamasında proje ekibinden, sponsordan, proje yöneticisinden yada yönetimden gelecek istekler doğrultusunda diğer tanımlama başlıkları eklenir ve çalışma tamamlanır. Tanım aşaması süresince proje kısıtları, alternatifleri ve ilgili varsayımlar analiz edilir. Olası problemler bu çalışmada fark edildiğinde çözüm önerileri yada problem olasılıkları araştırılmalıdır © Copyright, Masters Training International ANALĠZ Dokümana eklenebilecek diğer kısımlar genel olarak; Risklerin tanımlanması,zayıflıklar ve güçlü yanların tanımlanması (SWOT) İlgililer ve müşteri analizi (Piyasa Araştırması) Reklam ve Tanıtımla ilgili öngörüler Diğer ürünlerle ilişkiler © Copyright, Masters Training International TANIM ATMOSFERĠ Tanım aşamasındaki atmosfer genellikle kararsızlık ve tereddütle örülü olabilir. Yapılan araştırmalar bu durumu genel olarak aşağıdaki gibi karakterize etmektedirler ve proje yöneticisi bu duruma olanak vermeyecek şekilde akılcı, disiplinli olmalıdırlar. © Copyright, Masters Training International TANIM ATMOSFERĠ Proje Takımı Umutsuzluğu Proje ekibinin projenin hareketlenmesinin ve çözümün tasarlanmasının hiç başlamayacağı düşüncesi, daha önce yapılan benzeri çalışmaların reddedilmiş olması © Copyright, Masters Training International TANIM ATMOSFERĠ Yönetimin Sorumluluk Almaması Yönetimdeki sorumluluk boşluğu genellikle çok az belirlilikle ortaya atılan fikirleri ortaya çıkarır. Bu suretlede proje ekibi "Kaça ve Ne Zaman" sorularına cevap vermekte zorlanır. Gerçekte ne istendiğinin bilinmemesi ve fikrin ekonomik değerinin proje öncesi tam olarak araştırılmaması. © Copyright, Masters Training International TANIM ATMOSFERĠ Bilgi Yetersizliği Fikrin geliştirilmesine dair araştırma yapma gereğinin öneminin ve usulünün bilinmemesi, yetersiz piyasa verileri, iş modelleri kurmada yetersizlik sebebiyle analiz yapamama © Copyright, Masters Training International TANIMLAMA PROBLEMLERĠ Tanımlama aşamasındaki problemlerin çoğunluğu projenin ilerleyememesiyle ilgilidir. Bu zaten yukarıda açıklanan atmosferinde doğal sonucudur. Buradaki en zor görev üst yönetime düşmektedir. Örnek vermek gerekirse; © Copyright, Masters Training International TANIMLAMA PROBLEMLERĠ Kıt Kaynaklar En büyük problem proje başlangıç ekibini bir araya getirmektir. Doğru işe doğru eleman mantığı ile hareket etmek bu aşamada çok kolay olmamakta, kişiler bilgilerini araştırmayla pekiştirme gayretinde olmamaktadırlar. © Copyright, Masters Training International TANIMLAMA PROBLEMLERĠ Koordineli Liderlik Kayıpları Kalifiye elemanlar az olduğundan birçok kişi bireysel olarak liderlik rolünü üstlenir. Böyle durumlarda tanım aşaması ya birçok lider tarafından idare edilir yada kimse sorumluluk almak istemez. Böylesi ortamlar bağlantısız ve kötü kararların alınmasına yol açar. © Copyright, Masters Training International KĠM NE YAPACAK? Sponsor projenin sahibi, hedefleri ve amaçları koyan onay mekanizmasıdır. Proje Yöneticisi proje tanımının geliştiricisi ve orkestra şefidir. Üst Yönetim, bilginin gözden geçirilmesi ve onaylanması ile ilgili karar birimidir. Proje Ekibi, İlgililer gerekli girdileri sağlarken bir yandan da projenin görüntüsünün netleşmesi için gerekli tanımlamaları yaparlar. Danışmanlar, istendiğinde yardımcı olurlar ve gerekli araçları sağlarlar. Tanım aşamasında yaratılmış tüm yazılı materyalleri gözden geçirir ve üst yönetimin projenin başlangıç, onay ve karar vericiliğinin başlamasını sağlarlar. © Copyright, Masters Training International PROJE SÜRE TAHMĠNLERĠ Aktivitelerin belirlenmesinden sonra süresel olarak değerlendirilmeleri gerekir. Aktivitenin süresini tahmin etmede iki yol izlenebilir; Aktivite kaç günde tamamlanır? Aktiviteyi gerçekleştirmek için harcanacak efor nedir? © Copyright, Masters Training International PROJE SÜRE TAHMĠNLERĠ Eğer aktivitenin örneğin 3 günde tamamlanacağını söylemişsek bu 24 saatlik efor anlamıma gelecektir. (Mesai 8 saat ise) Eğer bu aktivite için 24 saatlik efora ihtiyaç vardır dersek o zamanda 3 gün süreceğini söyleyebiliriz. NOT: Çalışanların verimi üzerine yapılan çalışmalarda mesai süresinin %80„i kadar çalışma beklenebileceği ortaya çıkmaktadır. Yani 8 saatlik mesai ile çalışılan bir yerde 6,4 saatlik verim beklenmelidir. %20 ise kayıp zamanlardır. (WC, çay içmek , telefon vb.) © Copyright, Masters Training International RĠSK YÖNETĠMĠ Proje planı tahminlerle oluşturulur. Her zaman belirsizlik içerir. Bu belirsizliklerde potansiyel risk oluştururlar. Riskler, proje gidişini ters yönde değiştirebilir. Risk Yönetimi bu durumların tanımlanması, değerlendirilmesini önlemek ya da etkisini azaltmak yönünde gerekli denetimlerin uygulanması ve alternatiflerin planlanmasını içerir. © Copyright, Masters Training International RĠSK YÖNETĠMĠ Proje yöneticisi, risk unsuru taşıyan bir durumla karşı karşıya oldukları zaman, bu durumun nasıl ve ne zaman etki yaratacağını görebilmelidir. Risk yönetimi, proje yöneticisinin daha iyi karar alabilmesini sağlayan araçtır. © Copyright, Masters Training International RĠSK DEĞERLENDĠRĠLMESĠ Risk değerlendirilmesi üç adımdan oluşur; 1. Risklerin tanımlanması, 2. Analiz edilmesi, 3. Önceliklerin belirlenmesi, © Copyright, Masters Training International PROJENĠN BĠTĠRĠLMESĠ Projeler üç nedenle sona erdirilirler. 1. Proje amaçlarına ulaşılmış ve başarılı olarak tamamlanmıştır. 2. Projenin durdurulması gerekmektedir. 3. Proje amaçlarına ulaşılamamıştır. Başarısızdır. © Copyright, Masters Training International PROJE BĠTĠRME RAPORU Kullanıcı kabulünden sonraki adım projenin resmen bitirilmesidir. Bu amaçla, Resmi bitirme belgesi olacak Proje Bitirme Raporunun hazırlanması gerekir. Bu rapor proje dosyasının son belgesidir. Taraflarca imzalanır. Onaylanır. © Copyright, Masters Training International TEġEKKÜRLER… © Copyright, Masters Training International
