BAŞBAKANLIK HİZMET ENVANTERİ YÖNETİM SİSTEMİ

BAŞBAKANLIK HİZMET ENVANTERİ YÖNETİM SİSTEMİ BAĞLAMINDA
HİZMET-MEVZUAT İLİŞKİSİ
GİRİŞ
İdare hukukunda kamu hizmeti; devlet veya diğer kamu tüzel kişileri tarafından ya da
bunların gözetim ve denetimleri altında genel ve ortak ihtiyaçları karşılamak ve tatmin etmek,
kamu yararını sağlamak için icra edilen ve genele sunulan devamlı ve düzenli faaliyetler
şeklinde tanımlanmıştır.
Kamu hizmetleri yürütüldükleri alana göre de iki türe ayrılmaktadır: Milli kamu
hizmetleri ve mahalli kamu hizmetleri. Bütün ülkede merkezden yönetim kuruluşları ile
hizmet bakımından yerinden yönetim kuruluşları tarafından yürütülen kamu hizmetleri, milli
kamu hizmetleridir. Buna karşılık mahalli idarelerin belli bir yörede yürüttükleri ve sadece o
yöre halkının yararlanmasına sunulmuş olan hizmetler mahalli kamu hizmetleridir. TCDD’nin
sunduğu ulaşım hizmeti birinci türe örnek iken, İETT’nin sunduğu hizmet ikinci türe
girmektedir” 1 Genel olarak vatandaşların ödedikleri vergi ve harçlarla finanse edilen bu
hizmetler, bölünebilir nitelikte olmadığından kişiye göre fiyatlandırılamaz. Hizmet herkese
eşit şartlarda ve kural olarak meccani (bedava) sunulur, ancak ihtiyari (isteğe bağlı) bazı kamu
hizmetleri, belirli bir ücrete bağlanabilmektedir. 2 Son dönemde kamu hizmetlerinin
sunumunda farklı bir anlayış benimsenmiş olup hizmetlerin vatandaşa daha hızlı ve etkili
olarak ulaştırılması sağlanmak istenilmektedir.
Bilindiği üzere kamu hizmetlerinin sunumunda ve kamu hizmetlerine erişimin
sağlanmasında bilgi ve iletişim teknikleri kullanımı yaygınlaşmış, kamu hizmetlerini talep ve
ulaşımında on-line bilgi hizmetleri de kullanılmaya başlanmıştır “Toplum içinde bireylerin
bilgi ve iletişim teknolojileri kullanımı, kendi yaşamlarını temelden etkilediği gibi bu
teknolojilere dayalı ürün ve hizmetleri sunan devletin ve işletmelerin dönüşümü ile bilgi ve
iletişim teknolojileri sektörünün gelişimini de yakından ilgilendirmektedir. Bu nedenle,
ülkemizin bilgi toplumuna dönüşüm sürecinde vatandaşların bilgi ve iletişim teknolojilerini
hızlı bir şekilde benimsemelerinin sağlanması ve bu teknolojilerin günlük yaşamın olağan bir
parçası haline gelmesi büyük önem taşımaktadır. Böyle bir gelişme sonucunda vatandaşların
taleplerini karşılamaya yönelik mal ve hizmet sunan diğer unsurların dönüşümü de
tetiklenecek ve hızlanacaktır.” 3 Bu amaçla son dönemde Hükümetçe çeşitli projeler
başlatılmıştır. Bu çalışmamızda bu projelerden biri olan Kamu hizmet envanteri yönetim
sisteminin doğuşu ve projenin ne durumda olduğu ve proje kapsamında ulaşılan çeşitli
sonuçlar ortaya konmaya çalışılacaktır.
1
2
İşten, İ. (2009), “Kamu Hizmeti Kavramı ve Unsurları”, Askeri Yüksek İdare Mahkemesi Dergisi, Ankara, 22.
Ertuğrul KARATOPRAK Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Benimsenen Yeni Yöntemler ve Uygulamaların Kontrolü, Maliye Dergisi ,
Sayı 159, Temmuz-Aralık 2010
3 Bilgi Toplumu Stratejisi (2006-2010), Devlet Planlama Teşkilatı, Ankara 2006.
1. KAMU HİZMET ENVANTERİ YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİNİN DOĞUŞU
Kamu hizmetlerine erişimin kolaylaştırılması açısından son dönemde bir takım
çalışmalar yürütülmektedir.
Projenin doğuşu; vatandaşların bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanımlarını
yaygınlaştırabilmek ve kamu hizmetlerine erişimi kolaylaştırabilmek için, Kalkınma
Bakanlığınca bir dizi çalışmalar yapılmaya başlanmıştır. Kalkınma Bakanlığınca hazırlanan
ve 28/07/2006 tarih ve 26242 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bilgi Toplumu Stratejisi
Eylem Planı (2006-2010) bunların ilkidir. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı’nın
sorumlu kuruluş olarak belirlendiği Hizmet dönüşümü başlıklı 29 numaralı eylemde;
 Merkezi ve yerel kamu kurumları tarafından sunulan tüm hizmetleri içeren bir
envanterin oluşturulacağı ve bu envanterde yer alan bilgiler bazında “elektronik
kanallar üzerinden sunulan hizmet yüzdesi göstergesi” hesaplanacağı,
 Hizmet önceliklendirilmesi sırasında bu envanterde yer alan bilgilerin esas alınacağı
ilkeleri benimsenmiştir.
Bu eylemin bir sonucu olarak da son dönemde ülkemizde değişik bir anlayışla kamu
hizmetlerinin sunumu hedeflenmiş olup, kamu hizmetlerinin hızlı, kaliteli, basitleştirilmiş ve
düşük maliyetli bir şekilde yerine getirilmesini temin etmek üzere, 3056 sayılı Başbakanlık
Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında
Kanun’un 2 ila 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanan ve 31/07/2009 tarih ve 27305
sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve
Esaslara İlişkin Yönetmelik yürürlüğe girmiştir.
Bu Yönetmelik’in temel amacı kamu hizmetlerinin hızlı, kaliteli, basitleştirilmiş ve
düşük maliyetli bir şekilde yerine getirilmesini temin etmektir. Bu kapsamda aşağıda
belirlenen düzenlemeler yapılmıştır. Bunlar;
-
-
-
Kamu hizmetlerinin ilk kademede ve vatandaşa en yakın yerde sunulması ve
sonuçlandırılması amaçlanmış, başvuru mercii ile karar ya da onay mercii arasında
birden fazla kademe oluşturulmaması gerektiği belirtilmiştir. Gerekmesi halinde
idareler tarafından ihtiyaç duyulan yerlerde geçici veya sürekli hizmet bürolarının
açılabilmesine de olanak tanınmıştır. Ayrıca idarelerce sunulan kamu hizmetlerine
ilişkin olarak hizmetlerin her birini yerine getirecek birim ve görevlilerin tespit
edileceği de hükme bağlanmıştır.
Kamu hizmetlerinin elektronik ortamda sunulmak suretiyle hızlı ve etkili olarak
vatandaşlara ulaştırılması hedeflenmiştir. Bu kapsamda kamu hizmetlerine yönelik
başvuruların elektronik ortamda yapılması ve sürecin başvuru sahibince
izlenebilmesi ve sonucun ilgilisine elektronik ortamda iletilmesi temin edilmeye
çalışılmıştır.
Vatandaşın bilgilendirilmesine yönelik olarak da düzenleme yapılmış olup, bu
kapsamda kanunî sınırlamalar saklı kalmak kaydıyla idare, sunduğu hizmetlere
ilişkin bilgileri ve mevzuatı, basılı ya da elektronik ortamda duyuracağı ve
İdarelerce, sunulan kamu hizmetlerine ilişkin envanterleri Yönetmelik’te belirtilen
Ek-1’e uygun olarak oluşturarak kurumsal internet sayfasında ve e-Devlet
Kapısında en güncel şekli ile yayınlamaları usulü benimsenmiştir. Böylelikle
sunulan kamu hizmetlerine erişimin nasıl yapılacağı konusunda ve kamuya
duyurulmasında bir standardizasyon sağlanmaya çalışılmıştır.
-
Hizmet standartları oluşturmaya yönelik olarak idarelerce, Yönetmelik’te belirtilen
Ek-2’de yer alan örneğe göre hizmet standartlarını oluşturulacağı düzenlemesi
yapılmıştır. Yönetmelik’in 2 nolu ekine göre hizmetin ne olduğu ve başvuruda
istenilen belgelerin neler olduğu, hizmetin ne kadar sürede tamamlanacağı ve
şikâyet mercilerine ilişkin bilgiler yer almaktadır. Buna uygun olarak hazırlanan
tabloların, hizmeti doğrudan sunan birimlerce vatandaşların kolayca görebileceği
panolarda, kurumsal internet sayfalarında ve e-Devlet Kapısında duyurulacağına
ilişkin düzenlemeler de yapılmıştır.
Yukarda belirtilen Yönetmelik hükümlerinin gereği olarak 2008 yılında Başbakanlık
İdareyi Geliştirme Başkanlığınca tüm kamu kurumlarından sundukları kamu hizmetlerine
ilişkin olarak Yönetmelik Ek-1 de belirtilen tablonun doldurulması istenilmiştir. Kamu
kurumlarınca bu tablolar Excel formatında düzenlenilerek Başbakanlık İdareyi Geliştirme
Başkanlığına gönderilmiştir.
“2008 yılında yürütülen hizmet envanteri çalışmaları kapsamında yaklaşık 40.000
hizmet kaydı toplanmış, toplanan bu kayıtlar İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından;
• Bürokrasinin Azaltılması ve İşlemlerin Sadeleştirilmesi Projesi,
• Kamuda Yetki Devri Projesi,
• Hizmet Standartları Projesi,
• Kamu Memnuniyet Anketi Projesi kapsamında kullanılmıştır. Projenin 2006’dan
başlamak üzere 2010 yılına kadar gelen süre zarfında elektronik olarak takibinin sadece excel
ortamında yapıldığı ve bazı çalışmalarda buradan elde edilen verilerin kullandığı görülmüştür.
Ancak projenin daha sistematik izlenmesi ve etkin bir şekilde yürütülmesi için şart olan bir
veri tabanına kavuşturulması 2010 yılında sağlanmıştır. Kurumların envanter tablolarında
standardın sağlanması, hizmetler arasındaki karşılıklı etkileşimin belirlenmesi ve tüm
tabloların tek bir merkezde toplanması amacıyla Hizmet Envanteri Veri Tabanı Uygulaması
geliştirmiş ve söz konusu veri tabanı 2010 yılı itibariyle Kamu kurumlarının kullanımına
açılmıştır.”4
Bu proje sonucunda Başbakanlıkça İdarelerce sunulan kamu hizmetlerine ilişkin
veriler http://envanter.basbakanlik.gov.tr/ adresiyle kamuoyunun bilgisine açılmıştır. Bu
sayfada hizmetlere ilişkin yer alan temel bilgiler şu başlıklar halinde sıralanabilir:
4
Karagöz U, Kamu Sektöründe Yeni Bir İnovasyon Girişimi, Türk İdare Dergisi / Sayı 476

















Hizmetten Sorumlu Birim,
Hizmetin Adı,
Hizmetin Tanımı,
Standart Dosya Planı Kodu,
Hizmetin Sunumu Başvurulu/Resen/ Hem Başvurulu-Hem Resen mi başlıyor,
Hizmet Sürekli mi, belirli dönemler halinde mi yapılıyor,
Başvuru gerekiyor ise Başvurular nasıl kabul ediliyor ve kimler Başvuru yapıyor,
Hizmetin sonucundan kimler yararlanıyor,
Hizmeti yürütülmesinde kullanılan Mevzuat yer alan açık hükümler neler,
Başvuruda istenen belgeler,
İç/dış Yazışmalar amaçları ve yazışma yapılan birimler nereler,
Geçen yıl işlem sayısı,
Mevzuat gereği tamamlanma süresi,
Minimum tamamlanma süresi,
Maksimum gereği tamamlanma süresi,
Hizmet sonucu üretilen Belgeler,
İç/dış Yazışma ve Üretilen belgeleri düzenleyen veya paraflayan unvanlar.
2. PROJENİN BUGÜNKÜ DURUMU VE ULAŞILAN SONUÇLAR
Projenin başlamasından bu yana kamu idarelerince sunulan kamu hizmetlerine ilişkin
veriler sisteme girilmeye devam edilmektedir. Bu kapsamda şimdiye kadar kamu idarelerince
verilen hizmetlerin %77,9’u vatandaşın bilgisine açılmıştır.
Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığınca kurumlarca elektronik ortama aktarılan
bu veriler mevzuat açısından da incelenmiş olup, yapılan değerlendirmede;
-
-
Kamu kurumlarınca sağlanan hizmetlere ilişkin olarak, mevzuatlarda direkt olarak
belirtilmemesine rağmen, yaklaşık %31 oranındaki kamu hizmeti başvurularının
İdarelerce teamülen kabul edildiği,
Kamu kurumlarınca başvurularda istenilen belgelerin, mevzuatta açık olarak
belirtilmemesine rağmen, yaklaşık %42 oranındaki kısmının teamülen istenildiği,
Hizmet sunumu sırasında yapılan yazışmaların, mevzuatta açık olarak
belirtilmemesine rağmen, yaklaşık %67 oranındaki kısmının teamülen yapıldığı,
görülmüştür.
Kamu hizmetlerinde etkinlik, şeffaflık ve hızlılığın sağlanması açısından mevzuatta
açıkça belirtilmeyen hususların kamu idarelerince teamülen yapılıyor veya isteniyor olmasının
önüne geçilmesi bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır.
Şu an itibariyle kurumlara yapılan kişisel başvurular izlenebiliyor olmasa da proje
kapsamında daha sonra vatandaşlar tarafından yapılan kişisel hizmet başvurularına ilişkin
olarak talepler, bu talebe ilişkin süreçler ve sonuçlarının da bu sayfada yayımlanması uzak bir
ihtimal değildir.
SONUÇ
Kamu hizmetlerinin sunumunun iyileştirilmesi ve bu hizmetlerin elektronik sunulma
yüzdelerinin artırılması için çeşitli kurum ve kuruluşlarca yapılan çalışmaların arttığı kamu
sektöründe tüm kurumları kapsayan, bütüncül ve ulusal düzeyde yürütülecek bir sisteme
duyulan ihtiyaç aşikârdır.
İşte bunu sağlamak ve ilişkisel veri tabanı mantığı ile çalışacak projeleri bir arada
yürütmek için Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığınca Elektronik kamu Bilgi Yönetim
Sistemi (KAYSİS) geliştirilmiş ve bu sistem altında 9 proje başlatılmıştır.
Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi Projesi, bu projelerden biri olup, Merkezi ve yerel
yönetim kuruluşları tarafından, vatandaşlara, özel sektöre ve diğer kurumlara sunulan kamu
hizmetleri ile diğer faaliyetlerin tespit edilerek tanımlandığı dinamik bir sistemdir. Söz
konusu proje tamamlandığında sadece Devletin hizmet envanteri çıkarılmakla kalmayacak,
hizmetlerin tanımlanmasında kayıtlı bilgiler yardımı ile bu hizmetlerin sunumunun
başlangıcından sonlandırılmasına kadarki her aşaması teker teker ele alınacaktır.
Özellikle hizmetlerin sunumuna dayanak teşkil eden mevzuatların belirlenerek,
HEYS’in kamu kurumlarında bir rehber olarak kullanılması ve kurumlarda hizmet
sunumunda oluşan teamüllerin ortadan kaldırılarak yerini nokta atışı mevzuat hükümlerine
bırakmasında HEYS temel kaynak olacaktır.