Hedef Çözüm Fayda AÇEV Bilgi Merkezi
advertisement
Hedef Çözüm AÇEV bünyesindeki dokümanların kolaylıkla ulaşılacak şekilde online ortama taşınması. Kurum içindeki iletişimin ve bilgi paylaşımının etkin olarak sağlanması. Data Market tarafından hayata geçirilen SharePoint Portal ve FAST Kurumsal Arama Projesi’yle, AÇEV’in Türkiye’nin farklı yerlerindeki ekipleri için dokümanlara hızlı erişimin ve iç iletişimin etkin şekilde sağlanması. “Data Market’i tercih etmemizde en önemli sebep, sahip olduğu yetkinlikler ve referanslardı. Kurumsal referansları, hizmet verdiği şirketler ve tamamladığı projeler Data Market’le çalışmamızı sağladı. Projenin hazırlık sürecini bir tarafa bırakacak olursak, sistem iki hafta gibi çok kısa bir sürede kullanılır hale geldi. Sonradan yaptığımız çalışmalarla da SharePoint’i daha verimli kullanmak için iki-üç aylık bir süreci birlikte tamamladık.” Muzaffer Ekin Şişli AÇEV Kurumsal Gelişim Sorumlusu AÇEV Bilgi Merkezi AÇEV, SharePoint Portal ve FAST Kurumsal Arama Projesi’yle, Türkiye’nin farklı yerlerindeki ekiplerine dokümanlara hızlı erişim sağlıyor. Fayda • Data Market’in tamamladığı proje AÇEV’in kurumsal bilgi paylaşımına web üzerinden erişme imkanı sağladı. Farklı formatlardaki dosyaların SharePoint portal içinde kolayca bulunması, kurumsal verimliliği artırıcı bir rol oynadı. AÇEV çalışanları SharePoint’le istedikleri bilgiye her yerden ulaşabiliyor ve birbirlerinin çalışmaları hakkında doğrudan bilgi sahibi olabiliyorlar. Projede kullanılan teknolojiler: • Microsoft SharePoint 2010 • FAST Search Server AÇEV HAKKINDA DATA MARKET HAKKINDA 1993 yılında kurulan Anne Çocuk Eğitim Vakfı (AÇEV), Türkiye’deki büyük sivil toplum kuruluşlarından biri olarak hizmet veriyor. Çocuk gelişimi ve aile eğitimi üzerinde çalışmalarını sürdüren Vakıf, erken çocukluk eğitiminin önemi, çocuğun gelişimindeki etkileri ve katkıları da göz önüne alındığında önemli görevler üstleniyor. Hedef kitlelerin ihtiyaçlarını saptayıp programlar geliştiriyor, bunları işbirlikleri ile uyguluyor ve uygulamaları değerlendirerek politikaların gelişmesine katkıda bulunuyor. AÇEV kurulduğu günden bu yana 731.742 kişiye bire bir eğitimle ulaştı ve televizyon programlarıyla 7 milyon kişiye eğitim verdi. AÇEV’in İstanbul’daki genel merkezinin dışında Adana, Ankara, Bursa, Diyarbakır, Gaziantep, İzmir ve Van’da ofisleri bulunuyor. Türkiye’de bilişim sektörünün lider firmalarından biri olan Data Market, 1992 yılından itibaren profesyonel kadrosu ve artan deneyimi ile yazılım, donanım, proje yaratma, uygulama, geliştirme, danışmanlık, her türlü sistem bakım ve onarım hizmetlerini müşterisine özel bir anlayışla sunuyor. Data Market, farklı sektörlerde hizmet verdiği yüzlerce müşterisinden edindiği deneyim ve birikimi ile başarı çıtasını daha da yükseltip globalleşmeyi hedefliyor. Data Market, müşteri odaklı hizmet anlayışıyla, var olan en yeni ve en yüksek bilgi teknolojilerini kullanma yoluyla ihtiyaçlara en uygun bilişim çözümleri sunarak, kurumsal müşterilerin yatırımlarından en yüksek dönüşü almalarını benimsiyor. Daha fazla bilgi almak için: www.datamarket.com.tr www.acev.org AÇEV, Data Market’le gerçekleştirdiği SharePoint Portal Projesi sayesinde kurumsal hafızasını oluşturan dokümanlara her zaman ve her yerden kolaylıkla ulaşma imkânına kavuştu. Yaklaşık 20 yıldır anne ve çocuk eğitimine odaklanan AÇEV (Anne Çocuk Eğitim Vakfı), Türkiye’nin pek çok yerinde gerçekleştirdiği projelerine ait bilgileri de içeren dokümanlarını SharePoint Portal Projesi’yle tek çatı altında topladı. AÇEV bünyesindeki 150 kullanıcı, kurumsal hafızayı oluşturan proje tekliflerine, iletişim bilgilerine ve proje akış süreçlerini kapsayan dokümanlara kolay şekilde erişebiliyor. Data Market’le hayata geçirilen proje, AÇEV’in çalışmalarını çok daha hızlı ve etkin şekilde sürdürmesine yardımcı oluyor. Data Market’in güçlü proje deneyimiyle hayata geçirilen SharePoint Portal Projesi, AÇEV’in İstanbul’daki merkezinin yanı sıra Adana, Ankara, Bursa, Diyarbakır, Gaziantep, İzmir ve Van ofisleri tarafından da kullanılıyor. Konuyla ilgili görüşlerini aldığımız AÇEV Kurumsal Gelişim Sorumlusu Muzaffer Ekin Şişli şunları ifade ediyor: “Data Market’le uygulamaya aldığımız SharePoint Portal Projesi AÇEV’in sahip olduğu bilgi birikimini dijital ortamda bir araya getirdi. Projeyle birlikte AÇEV çalışanları istedikleri bilgiye kısa sürede ulaşmanın yanı sıra kendi aralarında da etkin iletişim ve bilgi paylaşım ağına sahip oldular.” Video için: http://www.datamarket.com.tr/content.aspx?contentid=54 AÇEV’in faaliyetleri hakkında bilgi verebilir misiniz? Türkiye’deki büyük sivil toplum kuruluşlarından biri olarak hizmet veren AÇEV, ana faaliyet alanı olarak erken çocukluk ve aile eğitimi çalışmalarını sürdürüyor. Vakfımız yaygın bir şekilde anne ve babalara destek veren eğitim programları, okuryazarlık eğitimleri ve kırsal kesimlerde özellikle kadınlara yönelik destek programları uyguluyor.. Erken çocukluk eğitiminin önemi, çocuğun gelişimindeki etkileri ve katkıları da göz önüne alındığında AÇEV’in ne kadar önemli bir görev üstlendiği açıkça görülüyor. 20 yıla yakın süredir çalışmalarını sürdüren Vakfımız bugüne kadar 731.742 kişiye bire bir eğitimle ulaştı ve televizyon programlarıyla 7 milyon kişiye eğitim verdi. Savunufarkındalık yaratma faaliyetleriyle 45 milyon kişiye sayede daha küçük bir ekiple daha etkin çalışmalar yürütmek mümkün oluyor. Bunun organizasyonu çok kolay bir süreç değil, çok farklı okullarda çok farklı eğitimler veriliyor. Tüm bunları takip etmek için iyi bir doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyuyorduk. Data Market’le hayata geçirdiğimiz SharePoint Portal Projesi de bu kapsamda yer alıyor. Projede ana ihtiyaç, iç iletişimin ve doküman yönetiminin sağlanması olarak öne çıkıyordu. 20 seneye yakın sürede birikmiş çok fazla sayıda iletişim bilgisi ve doküman bulunuyordu. Bugüne kadar birçok şirket bize bağışta bulundu, onlarla farklı projeler yapıldı. UNESCO ve Dünya Bankası gibi kurumlardan projeler alındı. Bunlarla yazılan proje teklifleri, alınan projeler, yapılan bağışlar ve şu ana kadar eğitim veren, eğitim alan kişilerin bilgileri bulunmakta. Bu anlamda elektronik SharePoint Portal Projesi şu anda kaç kullanıcıya hizmet veriyor? Şu anda SharePoint üzerinde erişim sağladığımız 150 kullanıcımız var. Sadece merkez ekip değil, saha ekiplerimiz de SharePoint’i kullanıyor. Önümüzdeki dönemde daha fazla kullanıcıya açmayı hedefliyoruz. SharePoint projesine karar verilmesinin birçok sebebi bulunuyor. Doküman yönetimi öncelikli olarak ihtiyaç duyulan bir alandı. Birkaç yıl öncesine dayanan doküman yönetimi çalışmalarımız vardı. Dosya isimlerinin standartlaştırılması gibi süreçler hayata geçmişti. Ancak dokümanların klasör yapısında paylaşılmasının çok ciddi dezavantajları var. Dokümanlara erişimin yönetimi, lokasyona bağımlılık gibi konularda sıkıntılar yaşıyorduk. SharePoint’le, nereye giderseniz gidin dokümanlara web arayüzünden ulaşılabiliyor olması bize büyük kolaylık sağlıyor. Data Market’i tercih etme sebebiniz neydi? Daha önce de Data Market’le bazı çalışmalarımız olmuştu. Data Market’i tercih etmemizde en önemli sebep, sahip olduğu yetkinlikler ve referanslardı. Kurumsal referansları, hizmet verdiği şirketler ve tamamladığı projeler Data Market’le çalışmamızı sağladı. Projenin hazırlık sürecini bir tarafa bırakacak olursak, sistem iki hafta gibi çok kısa bir sürede kullanılır hale geldi. Sonradan yaptığımız çalışmalarla da SharePoint’i daha verimli kullanmak için iki-üç aylık bir süreci birlikte tamamladık. Proje başlamadan önce AÇEV ve Data Market çok ciddi bir analiz ve planlama sürecini tamamladı. Projenin hazırlanma süreci eksiksiz olarak yürütüldü ve bu da projenin başarısında kolaylaştırıcı bir rol oynadı. Soldan sağa: Kurumsal Müşteri Yöneticisi Barış Gencay, İş Geliştirme ve Pazarlama Birim Yöneticisi Tuba Ergün, Yazılım Mühendisi Ahmet Biçen, AÇEV Kurumsal Gelişim Sorumlusu Muzaffer Ekin Şişli ulaşıldı. AÇEV’in İstanbul’daki genel merkezinin dışında Adana, Ankara, Bursa, Diyarbakır, Gaziantep, İzmir ve Van’da ofisleri bulunuyor. AÇEV’in SharePoint Portal Projesi’ni gerçekleştirme sebepleri nelerdi? AÇEV’in tam zamanlı 90 çalışanı bulunuyor. Bu rakam projelerle birlikte 200’e kadar yükseliyor. Ancak AÇEV’in gücünün temelini, eğitici eğitimi almış 8.553 eğitimcisi oluşturuyor. Bunlardan 1000 kadarı şu anda aktif olarak çalışmalara katılıyor. Profesyonel eğitmenler tarafından verilen eğitici eğitimleri sonrasında, eğiticiler bulundukları bölgelerde kendileri programlar açıyorlar ve çalışmalar bu şekilde yaygın bir ağ oluşturuyor. Bu ortamda 50-60 bine yakın dokümanımız vardı. Bunu büyük bir kütüphane olarak düşünebiliriz. Tüm bu dokümanlar klasör sistemlerinde, basit bir yapıda tutuluyordu. Öncelikle doküman yönetimi ihtiyacımız vardı. Bunun yanında kendi iç iletişimimizde kullanacağımız bir takvime gereksinim duyuluyordu. Farklı birimler birbirinden çok farklı faaliyetler yürütüyor; yapılan iş gereği, her birimin diğerinin yaptığı çalışmalardan haberdar olması şarttı. “Kırsal eğitim birimi ne yapıyor?” veya “Uluslararası eğitim birimi şu anda nerede?” gibi soruların yanıtları, organizasyonun tamamı tarafından görüntülenebilmeliydi. İç iletişimimizi takip edebileceğimiz bir intranet portalına ihtiyacımız vardı. Proje AÇEV’in günlük işleyişinde nasıl bir katma değer sağladı? Doküman yönetiminin en önemli kısımlarından birisi, ihtiyacınız olan dokümana kısa bir sürede ulaşabilmektir. Kurum içinde kendi arama motorumuzun olmasına ihtiyacımız vardı. Data Market’le projeyi geliştirirken bize FAST teknolojisini önerdiler. SharePoint arama fonksiyonunun üzerine AÇEV’in önümüzdeki dönemde gerçekleştirmeyi düşündüğü projeler neler? Paydaş yönetiminde kullanacağımız CRM projemiz sürüyor. Bunun haricinde yine proje yönetim sistemleri kurmayı düşünüyoruz. Online eğitim programlarımız devam ediyor. Önümüzdeki dönemde online eğitim programlarını çeşitlendirerek hayata geçirmeyi planlıyoruz. Gelecekte mobil eğitim programlarını ve aplikasyonlarını kullanıma sunmayı hedefliyoruz. FAST teknolojisi kurmamızın bize fayda sağlayacağını belirttiler. Böylelikle doküman kütüphanemizde istediğimiz konuyla ilgili anlamlı sonuçları bize getiren bir sistemi de kurmuş olduk. Projeyle, 20 yıla yakın süredir oluşturduğumuz bilgi birikimini bir araya getirerek daha aktif şekilde kullanabilir hale geldik. Kurumsal hafızamızı doğru şekilde kullanmaya ihtiyacımız vardı. Bunu da FAST başta olmak üzere farklı özelliklerle sağlamaya başladık. Klasör yapısının tek düzlemli aramasından çıkıp çok düzlemli arama yapabilmemiz projenin bize sağladığı önemli katma değerler arasında bulunuyor. Örneğin, “proje bütçeleri” diye bir arama yaptığımızda, böyle bir kategori olmasa bile bu şekilde künyelenmiş tüm dokümanları görüntüleyebiliyoruz. İstediğimiz proje özelinde kelime araması da yapabiliyoruz. Örneğin AÇEV’in 15. yıl logosuna ihtiyacımız olduğunda “logo” kategorisine girip istediğimiz dokümana çok hızlı bir şekilde ulaşabiliyoruz. Daha büyük ölçekte bakarsak, mesela bir proje yazdığımızı düşünelim. Geçmişte yapılmış benzer projelerdeki bilgilere hızla ulaşmanız, proje yazım sürecine katkıda bulunuyor. Birleşmiş Milletler ya da Avrupa Birliği’ne yazdığımız projelerde geçmiş bilgilere ulaşmak süreci kısaltıyor. Diyelim ki 5 sene önceki bir projemizle ilgili bilgiye ulaşmamız gerekti, bunu da SharePoint içinde kolayca bularak önemli ölçüde zaman kazanıyoruz. Arşivinizde yer alan bilgiye ulaşamadığınız için onu yeniden üretmek zorunda kalmak büyük bir kayba yol açıyordu. Data Market’le tamamladığımız SharePoint Portal Projesi bizi bu kayıptan kurtardı. Çok büyük bir kütüphaneniz var ama ihtiyacınız olan kitabın nerede olduğunu bilmiyorsunuz. Bu durumda o kitaba sahip olmanın size pratikte hiçbir faydası yoktur. Bu projenin çok önemli olduğunu ve hayatımızı kolaylaştırdığını düşünüyorum. Proje süresince SharePoint üzerindeki bazı özellikleri görüp bunları da etkin şekilde kullanabileceğimizi fark ettik. Proje standartlarını oluşturduğumuz dokümanlar normal Word belgeleri olarak saklanıyordu ve erişim çok kolay olmuyordu. Bunları Sharepoint üzerindeki Wiki sayfalarında paylaşma fikrimizi portal’ın rahat kullanımı sayesinde kolayca hayata geçirebildik. Şu anda çok geniş bir standartlar sayfamız var. Wiki sayfalarının birbirine linklenmesiyle kullanıcılar bir sayfadan diğerine kolaylıkla geçebiliyorlar. Örneğin masraf formu yazacaklarsa, masraf onay formu nasıl yazılır veya bir usta eğitici nasıl yetişiyor bilgisine kullanımı kolay bir arayüzle ulaşabiliyorlar. Bunun haricinde kurum içinde yaşadığımız sorunları forumlar üzerinde çözerek bu sorunların tekrarlanması halinde çözümlere kolaylıkla ulaşılabilsin istiyoruz. Kurumsal hafızamıza yönelik olarak Wiki ve forum sayfalarını aktif olarak kullanıyoruz.
