iyi bir malzeme yönetim sistemi nasıl olmalıdır? - Debis

“İYİ BİR MALZEME YÖNETİM SİSTEMİ NASIL OLMALIDIR?”
DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ
MALZEME YÖNETİM SİSTEMİ YENİDEN YAPILANDIRMA ÇALIŞMALARI
Sabri ERDEM (1), Haluk ÇİFTÇİ (2), İrfan TÖZ (2), Hasan GÖLBAŞ (2),
Sinan AYTEKİN (2), Berna YILDIZ(2)
(1) Dokuz Eylül Üniversitesi, İşletme Fakültesi İşletme Bölümü,
(2) Dokuz Eylül Üniversitesi, Uygulama ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği,
ÖZET
Üretim ya da hizmet işletmeleri için malzeme yönetim ve tedarik sistemi, toplam
maliyetlerin yaklaşık %25-40’ının malzeme maliyetleri olmasında dolayı ayrı bir öneme
sahiptir. Gerek kamu gerekse özel sektör işletmelerinde gelişen teknoloji ve daha fazla
denetim ve kontrol güdüsü malzeme yönetimi ve/veya diğer işletme alt sistemleri için
farklı derecelerde yeniden yapılandırma ihtiyacını doğurur.
Bu çalışmanın amacı yeniden yapılandırma sürecinde hastanelerdeki malzeme
yönetim sistemlerinin sistem geliştirme sürecini, bu süreçte rol oynayan bütün aktörleri
ve etkenleri bütünsel bir yapı içinde ortaya koymaktır. Bu çalışmanın, aynı zamanda
benzer sistem geliştirme çalışmaları için sağlık sektörü içinde yol gösterici fonksiyona
sahip olması da hedeflenmiştir.
Anahtar Kelimeler: Hastanelerde Malzeme Yönetim Sistemi, Sistem Geliştirme Süreci,
Yeniden Yapılandırma
GİRİŞ
Günümüzde hızlı gelişen teknoloji ve iletişim hızındaki artış işletmelerin örgüt
yapılarında ve işleyiş şekillerinde de değişimi getirmiştir. Endüstriyel alanda bant ve
yığın üretimin etkin olduğu yıllarda tüm üretim faktörlerinin birbirine yakın olup tek çatı
altında konumlandıkları üretim tesisi şeklindeki yapılardan, farklı coğrafik alanlarda
konumlanmış, hızlı iletişim ve ulaşım sayesinde yaygın fakat tek bir bütünmüşçesine
etkin yönetilen işletmelere geçiş mevcuttur (Koçel, 1998).
Genelde hizmet sektöründe ve özelde sağlık sektörü işletmeleri ve hastanelerde de
durum farklı değildir. Günümüzde sağlık işletmeleri de hizmet sunumunundaki etkinlik ve
yaygınlık için zincir işletmeler kurmakta ve bu dağıtık yapıların denetiminin tek
merkezden yapılması için yönetim bilgi sistemleri ile iletişim teknolojisinin yeni
uygulamaları gündeme gelmektedir.
Sağlık hizmeti üretimi yapan hastaneler gerek iş gücü, insan kaynağı maliyetleri,
gerekse ilk kuruluş aşamasındaki bina ve tıbbi donanım maliyetleri ve sonrasında
işletme esnasında kullanılan özellikle tıbbi malzemelerin maliyetleri açısından sermaye
yoğun işletmelerdir. Hastaneler aynı zamanda hizmet işletmesi de oldukları için tüm bu
yatırımlar zamana göre dağılmaktadır. Zamanın etkin ve verimli kullanılması işletme
başarısını direkt olarak etkilemektedir (Cooper, 1994).
Sağlık hizmetlerinde kullanılan tıbbi malzeme giderleri, maliyet muhasebesi açısından
ilk madde malzeme giderleri olarak değerlendirilebilir. Tıbbi malzeme giderlerinin tüm
işletme giderleri içindeki payı yaklaşık %20 ile 40’lar civarında olmakta bazı özel
işlemlerde ise bu oran %80’lere ulaşabilmektedir (Top ve Yıldırım, 2000).
Bu malzemelerin planlanıp, satın alınması aşamasından kullanım noktasına kadar
izlemi ve sonrasında muhasebeleştirilerek, faturalanması ve ücretinin tahsil edilmesine
kadar olan tüm sürecin entegre bir şekilde yönetilmesi gerekir. Sağlık hizmetlerinde mali
1
etkinlik konusundaki kaygıların gittikçe önem kazandığı günümüzde malzeme yönetimi
ayrı bir uzmanlık alanı olarak önem kazanmaktadır.
Türkiye’de Kamu kurum ve kuruluşlarında uygulanması zorunlu olan ayniyat
yönetmeliği 1050 sayılı muhasebeyi umumiye kanununa bağlı olarak 01.06.1939
tarihinde Maliye Bakanlığınca uygulamaya konulmuştur. İstisnai kurumlar haricindeki
tüm kamu kurum ve kuruluşları bu yönetmelik kapsamında tanımlanan mal muhasebesi
kayıt sistemine uygun malzeme kaydı yapmak zorundadırlar. Tutulması gereken
defterler ve yapılması zorunlu olan kayıtların sistematiği günümüz koşullarındaki
ihtiyaçların tümünü karşılamaktan uzaktır. Malzeme izlem sistemlerinde eklemlenmesine
gerek duyulan pek çok ek bilgi alanı ortaya çıkmıştır (Ciftci, 2002). Bu durumda malzeme
yönetim sistemlerinin uygulama aşamasında resmi ve fiili kayıt sistematiği arasında
belirgin farklılıklar ortaya çıkmaktadır.
Kullanılan malzeme yönetimi sisteminin mantıksal tasarımının çok iyi olmasına
rağmen uygulama anındaki fiziki işleyiş ile uygunluğu, işleyişi kolaylaştırması çok önemli
bir husustur. İyi bir tasarım işleyişi çevrim içi (on-line) tutabilmeli, gereksiz kayıt
tekrarlamalarını engellemeli ve verilerin oluşturulması ve dolaşımında insani hatalara
maruz kalmayı en aza indirebilmelidir.
Görüldüğü üzere malzeme yönetim sistemlerinde uyumsuzluk yaratan bu iki boyut
irdelendiğinde farklı görünümleri betimleyen bir matris yapısı karşımıza çıkmaktadır
(Tablo 1).
Tablo 1: Malzeme Yönetim Sistemlerinde ortaya çıkan uyumsuzluklar.
KAYIT SİSTEMATİĞİ
Fiili (F)
Resmi(R)
Fiziksel(F)
FF
FR
Mantıksal(M)
MF
MR
TASARIM
Dokuz Eylül Üniversitesi, Uygulama ve Araştırma Hastanesi olarak kurumumuzda
mevcut olan malzeme yönetim sistemimiz de son dört yıl içinde aşamalı olarak kurum
içinde tasarlanarak geliştirilmiş ve bu güne kadar başarısını kanıtlamıştır. Fakat bu
geliştirme sürecinde sistem içinde fark edilen potansiyel eksiklik ve yetersizlikler kadar
bilgi işlem teknolojisinde son yıllarda belirginleşen yenilikler neticesi duyulan yeniden
yapılandırma ihtiyacı yeni bir tasarımın yapılmasının gerekliliğini ortaya çıkarmıştır. Bu
amaçla yapılan tasarım çalışmalarınnın sonuçları da bu çalışmanın özünü
oluşturmaktadır.
YENİDEN TASARIMIN NEDENLERİ:
Çoğu sistem, yenilenme ihtiyacını, kullanım esnasında canlı organizmalarınkine
benzer biçimde çeşitli semptomlarla belli etmektedir. Örneğin başlangıçta çok önemsiz
sayılabilecek yuvarlatma hatalarının, sayım farklılıklarının, küçük tutarsızlıkların ihmal
edildiği raporların, zaman içinde yapısal bozulmalara işaretler taşıdığı göz ardı
edilmemeli ve küçük ve önemsiz sorunlar silsilesi olarak geçiştirilmemelidir. Diğer
taraftan daha önceden düşünülmemiş, sonradan ihtiyaç duyulan ve daha etkin ve
kullanım uygunluğu olacağı düşünülen sistem özellikleri zaman içinde kullanımdaki
2
sistemde yerini almalıdır. Genel anlamda belirli ana başlıklar halinde, yeniden tasarımın
sebepleri ve tetikleyicileri arasında aşağıdakiler sayılabilir;
•
•
•
•
•
Mevcut Sistemin Potansiyel Eksiklikleri ve Yetersizlikleri
Sistemdeki Fiili-Resmi-Fiziksel-Mantıksal Süreçler Arasındaki Uyumsuzluklar
Kurumsal Değişim Rüzgârı
Teknolojik Değişimler
Grafik Ara Yüzlü Tasarımın Yetenekleri
Mevcut Sistemin Potansiyel Eksiklik ve Yetersizlikleri
Bir işletme içerisindeki tasarım sürecinin büyüklüğü, aşağıda sayılacak olan
maddelerden bir ya da birkaçına ilişkin ise bu eksiklikler küçük düzeltmeler ile bertaraf
edilebilirken sistemdeki eksiklikler bu maddelerin tamamını kapsayacak şekilde
büyüdükçe yeniden yapılanma (re-engineering) sürecine girmek gerekli olacaktır.
Mevcut sisteme ilişkin potansiyel eksiklik ve yetersizlikler şöyle sıralanabilir;
•
•
•
•
•
•
Tutarsız Veriler Raporlar
Yazılımın esnek olmaması ve rapor tasarımlarının kullanıcı istekleri
doğrultusunda yapılmaması raporların işlevselliğini ve etkisini azaltmaktadır.
Dolayısıyla sistem içinde sistemsizlik yaşanabilmekte ve otomasyon
sisteminin yarattığı güvensiz ortam nedeniyle çalışmalar manüel olarak
yürütülmektedir. Burada analiz ve tasarım ekibinin uyumluluğunun önemi
ortaya çıkmaktadır.
Mevcut Tasarım Ortamının Sınırları
Veri giriş alanlarının yetersiz olması, ondalık basamakların kullanımının
sınırlandırılması ve bunun gibi nedenlerden dolayı tetkik ve malzeme
isimlerinin doğru girilememesi, sistemdeki verilerin gerçekten uzaklaşması,
bir sonraki adımı engellemesi ya da yanlış bilgi aktarması gibi sistem
kısıtlamaları kullanıcı yeteneklerini de sınırlamaktadır.
Esnek ve Parametrik Olmayan Yapı
Sisteme ilaveler yapılmasını, değişen koşullara ve ihtiyaçlara uyumu
zorlaştırmaktadır. Esnek olmayan tasarımlarda, yasal düzenlemeler gibi
kontrolü mümkün olmayan değişimlere adaptasyon sorunlu olmaktadır.
Sonradan Eklenti ve Yamalarla Sistemin Hantallaşması
İhtiyaç duyulduğu anda kriz çözmek adına kısa vadeli ve dar kapsamlı
çözümlerle sistemi hantallaştırarak karmaşık bir yapı kazandırılması ileride
telafisi mümkün olmayan hatalara ya da nereden geldiği belli olmayan bilgi
yığınlarının oluşumuna neden olabilmektedir.
Hatalı / Gereksiz Kodlar ve Gruplar
Zaman içinde malzeme kullanımlarının değişmesi (kullanımdan kalkması,
teknolojik gelişmeler ve ihtiyaçlar doğrultusunda yenilerinin eklenmesi) ile
oluşan hatalı ve gereksiz kodların takibi ve revizyonu açısından sistemde
geriye dönüşün her aşamada mümkün olabileceği bir yazılım olması
gerekmektedir. Japon yönetim anlayışına göre kalite, mal veya hizmetlerin
içine monte edilmelidir. Eksiklikleri ve hataları tespit ederek kalite sağlamak
mümkün değildir(Sarvan, 1995). Sürekli iyileştirme çalışmalarıyla yapılan
faaliyetler desteklenmelidir.
İstisnalar ve Küçük Değişimler Karşısında Zayıf ve Kırılgan Bir Sistem
En sıcak örnek olarak, Yeni Türk Lirası’na geçişte, tüm işletmelerin –özelde
hastanelerin– sistemlerini ne kadar bir zaman diliminde normale
3
•
•
•
•
•
•
•
döndürebildikleri, mutlak olmasa da göreli olarak sistemlerin sağlamlığı
(Robust Sistem) ve esnekliği hakkında bir ipucu vermektedir. Sistemin
toparlanma zamanındaki uzama sistemin zayıflığının bir ölçüsü olarak
alınabilir.
Grafik Analiz Araçlarının Eksikliği
Grafik yetenekleriyle donatılmış sistemlerin yönetimin algısını ve karar
vermesini kolaylaştıracağı açıktır.
Hizmet Kodlarının Malzeme Kodlarıyla Eşleştirilemiyor Olması Böylece Maliyet
Kontrolünün Yapılamaması
Hasta odaklı çalışan bir kurumda yapılan her bir işlemin ve kullanılan her bir
malzemenin hasta ile birlikte senkronize bir şekilde hareketinin izlenmesi hem
malzeme izlemi, hem de maliyet izlemi açısından oldukça önemlidir. Özellikle
paket uygulamalarda olduğu gibi kullanılan malzemenin direkt olarak hastaya
fatura edilemiyor olmasının hizmet üretim merkezleri açısından bir önemi
yoktur. Kurum içi gelir-gider ve mali tablolar açısından bu ayrım önemlidir.
Aşırı Kişiye Bağımlı Olması
Kurumsallaşmayı ve kurum kültürü oluşmasını engelleyici bir faktördür. Açık
ve anlaşılır olmayan sistemler, iş gücü devir hızı yüksek birimlerde sürekliliği
sağlanabilen bir yapının kuralabilmesinin engelleyicisidir.
Personel Devir Hızının Yüksek Olması
Özellikle sürekli eğitim ihtiyacı ve uzmanlaşmayı gerektiren alanlardaki
yüksek personel devir hızı, personel verimliliğini azaltan bir faktördür. Yapılan
iyileştirmelerin yazılım tasarımına kolaylıkla aktarılabilmesi, kurumun
entelektüel sermayesinin gelişmesine katkıda bulunur. Çalışanların verimliliği,
verilen hizmetin kalitesini etkileyen önemli bir faktördür. Çalışanın verimliliği,
sahip olduğu bireysel yaratıcılık ve beceri, aldığı eğitim, kazandığı tecrübe ve
yönetim tarafından sağlanan motivasyona bağlıdır (Sanderson E.D., 1982).
Aksi takdirde işgücü ile bilgi havuzu da yitirilmiş olacaktır.
Sistemin İstisnalara Karşı Duyarlı Olmaması
Sistem geliştirme sürecinin sadece doğru işleyen sisteme göre değil,
hataların muhtemel biçimde ortaya çıkacağı istisnaları da göz önünde
tutacağı bir yapıda olması gerekir.
Orta Vadede, Sistemin Yeniden Gözden Geçirilememesi
Bu durum, değişen koşullara ve yeni yasal düzenlemelere uyumu
güçleştirmektedir. İşleyen bir sistemde dahi belli periyotlarda revizyon ve
uyumlaştırma çalışmalarının yapılması kaçınılmazdır.
Gelişen Uluslararası Standartların Gerisine Düşülmesi
Tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de sağlık sektörünün finansman
kaygısından gelişen, hızlı değişen uygulamalar mevcuttur. Şu anda
gündemde olan ve 2005 yılı BUT (Bütçe Uygulama Talimatı) ile kapsamı
genişleyecek olan tanıya dayalı (paket) fiyat uygulamaları maliyetler ve
verimlilik açısından farklı bir yaklaşımı ve maliyet kontrolünü mümkün kılacak
bir sistemin tasarlanmasını gerektirmektedir.
Kuşkusuz yukarıda anılan maddelerin birbiriyle ilişkisiz olduğunu söylemek
imkânsızdır. Bu eksiklik ve yetersizliklerin giderilmesi için mevcut olanlarının temel
nedenlerinin ve birbirleriyle olan ilişkilerinin derinlemesine incelenmesi şarttır. Kısacası
bunun için detaylı analiz çalışmaları gereklidir. Eğer hastane, malzemelerin
satınalınması, depolanması ve sevkiyatında koordineli bir sistem kullanırsa, hastane
yöneticileri, bir ihtiyaç olarak kabul gören malzeme ve donanımın, tedariki, bakım ve
onarımı konusunda, malzemelerin nihai kullanıcılara ulaşmasına kadar olan süreçte
4
sorumluluk üstlenirler (Reisman A., 1981). Bu olgu da ancak doğru kurgulanmış bir
otomasyon sistemiyle sağlanabilir
NASIL BİR SİSTEM?
Gerek üretim işletmelerinde gerekse hizmet işletmelerinde –özelde hastanelerde–
kullanıcı ihtiyaçları tarafından tetiklenen bir malzeme yönetimi ya da diğer fonksiyonel bir
işletme alt sisteminin geliştirme ya da yeniden yapılandırma yaklaşımında, tasarımın
yönüne (nasıl sorularına) karar vermek için sistem analiz çalışmalarının tamamlanmış
olması gerekmektedir. Buradaki nasıl bir sistemin cevabı, başka bir açıdan bakılırsa,
“neyin nasıl yapılacağı”nda yatmaktadır. Nasıl sorusuna yol gösteren faktörler ise:
•
•
•
•
•
•
•
•
Sistem geliştirme araçlarının sınırları,
İnsan hayal gücü,
Zaman,
Ulusal ve uluslar arası yasalar,
Standartlar,
Etik,
Mevcut insan kaynağı ve
Mali olanaklar vb. ile açıklanabilir.
Bu çalışmaya konu olan malzeme yönetim sistemi yeniden yapılandırma
çalışmalarında, burada sözünü ettiğimiz faktörler ışığında sistemin nasılları arasında
aşağıdaki örnekleri sayabiliriz:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
5. Jenerasyon Sistem Geliştirme Araçlarıyla Tasarlanmış Bir Sistem
Grafik Ara Yüzlü ve Web Ortamıyla Uyumlu Sistem
Demirbaş, Arıza ve Bakım Onarım Sistemleriyle Tam Entegre, Kurumsal Kaynak
Yönetimini Önceleyen Bir Sistem
Gelecekteki DSS Çalışmalarının Geliştirilmesini Destekleyecek Bir Sistem
Detaylı ve Tercihli Grafik Raporlama Yapan Bir Sistem
Malzeme Kullanımında Otokontrollü ve Erken Uyarılı Bir Sistem
GMDNS Uluslar Arası Kod Sistemi ile Uyumlu Bir Sistem Tasarımı ve Bu
Bağlamda Uzun Dönemdeki Semantik Kod Sistemine Hazırlık
Planlama, Satın Alma, Depolama, Muhasebe Ve Tüketim Yerleri Arasında Tam
Uyumlu Olan Bir Sistem.
Bütün İstisnaların Öngörülerek Bertaraf Edildiği Bir Sistem
Reuse Kullanımı
Yasal Yapıyla Örtüşen Bir Sistem
Hizmet, Tetkik ve Malzeme Kodlarının Eşanlı Hareket Ettiği Bir Sistem
Sistemin nasılları arasında yukarıdakilerin dışında, kurumsal politikalar temelinde
ortaya çıkan bireysel ve/veya departmantal ihtiyaçlarca beslenmiş tasarım özelliklerinin
bulunması, istenen ile yapılanın örtüşmesi açısından gereklidir.
Burada sayılan maddeler arasında hastane yönetimi için hizmet, tetkik ve malzeme
kodlarının eşanlı hareket edebileceği bir sistem tasarlamak şüphesiz ayrı bir öneme
sahiptir. Sunulan hizmetlerin (muayene, tetkik vb.) oluşmasında kullanılan malzemelerin
kodlarının hizmet kodlarıyla eşleştirilmesi sayesinde kurulacak bir sistem ile hem
hizmetlerin maliyeti düzenli olarak çalışılıp kontrol edilebilecek hem de hizmet sunumu
planlamasına göre malzeme ihtiyacı projeksiyonları yapılabilecektir.
5
Sistemin nasılları belirlenirken ortaya çıkan gereksinimlerin önemli bir bölümü kurum
içi bireysel ihtiyaçların yansıması ile birlikte ilişkili disiplinlerdeki kabul edilmiş olan
standartların ve kaynak yönetimi sistemlerinin de bir yansıması olacaktır.
Sistemin beklentilerinin karşılanması yeni süreç geliştirmeyi ve sistemin en başından
en sonuna kadar kontrollü bir şekilde yönetilmesini gerektirir.
Sistem Geliştirme Süreci ve Çalışma Disiplini
Yeni bir sistem geliştirme ya da var olan sistemi yeniden yapılandırma süreci, sistem
ömür döngüsü dikkate alındığında, 2 ana genel kabul görmüş aşamaya ve bunların da
kendi içinde yapılandırılmış alt aşamalarına sahiptir. Bunlar
1. Sistem Geliştirme Aşamaları
i)
Analiz Aşaması
ii)
Tasarım Aşaması
a. Sistem Tasarımı
b. Ekran Tasarımı
c. Rapor Tasarımı
iii)
Kodlama Aşaması
a. Uygulama veritabanının hazırlanması
b. Uygulama yazılımının programlanması
c. Data Çevriminin Yapılması
d. Sistemin Teste Hazırlanması
2. Test ve Uygulama
i)
Test Aşamaları
ii)
İmplementasyon ve Doğrulama
iii)
İzleme
iv)
Geri Beslemeli Sürekli İyileştirme
Sistem geliştirme, genelden özele, özetten detaya, analiz aşamasında sistem
ihtiyaçlarının belirlenerek yapılandırıldığı, tasarım aşamasında modellendiği, kodlama
aşamasında ise elektronik sistem için inşa edildiği (programlandığı) aşamaların öncelik
ilişkileri içinde gerçekleştirilmesini kapsamaktadır. Burada kalite fonksiyon göçerimi ya
da gereksinim mühendisliği yöntemleri ihtiyaçların tasarıma dönüşmesi sürecinde
yönetsel araçlar olarak kullanılabilir.
Sistem test ve uygulama aşaması ise, elektronik ortama aktarılan sistemin geçerlilik
ve doğrulanmalarının yapıldığı, sistemin uygulama esnasında sürekli izlenerek geri
beslemelerin yapıldığı aşamalardan oluşmaktadır. Burada yeni sistem geliştirme
aşamasında dikkat edilmesi gereken kritik başarı faktörleri arasında aşağıdakilerin yer
alması öncelikle önemlidir:
• Uyumlu ve farklı disiplinlerden gelen bir proje ekibinin oluşturulması,
• Sistemin geliştirilmesi sürecinde; geliştirilen sistemin ilgi gruplarının (yöneticiler,
farklı seviyelerdeki kullanıcı grupları vs.) her zaman ön planda tutulması;
adaptasyonu ve işletilmesi kolay olan, kullanıcı dostu bir sistemin yaşam
süresinin her zaman daha uzun olacağı gerçeği,
• Teknolojik uygulamaların desteğinde iyi bir zaman ve ajanda yönetimi,
• Toplantı dokümantasyonu standartlarının oluşturulması
• Ele alınan konuların önemliliği, bütünselliği ve devamlılığı,
• Evrensel standartlar, dünyadaki gelişmelere paralellik vb konularla çatışmayan
bir sistemin geliştirilmesi; bu amaçla, ilgili evrensel standartların ve gelişmelerin
sürekli takip edilmesi,
• Sistem geliştirme faaliyetleri bütünü bir proje olarak ele alındığında; proje ufku
içindeki tüm faaliyetlerin, bu faaliyetlere ilişkin zaman gereksinimi, kaynak ve
personel gereksinimi, faaliyetler arasındaki öncelik ve diğer bağımlılık ilişkilerinin
6
•
•
bir bütün olarak zaman ekseninde izlenebildiği, yönetilebildiği, farklı senaryoları
benzetebilme yetisine sahip bir yazılımla desteklenmiş proje yönetimi,
İş süreçlerinin bir bütün olarak, olası bütün istisnaları ile dokümante edilebileceği
bir süreç modelleme ve yönetim yazılımı, tasarlanan sistemin senaryolarla
çalıştırılması, revize edilmesi.
Günümüzde çok yaygın olmasa da, gelecekte zorunlu hale gelecek olan, farklı
mekânlardaki kişileri sistem geliştirme sürecinin herhangi bir aşamasında,
elektronik ortamda aynı zeminde buluşturabilecek olan bir internetten konferans
yönetim ve dokümantasyon ortamı (Laudon, 2004).
Hastane ya da diğer sektörlerdeki işletmeler için bir malzeme yönetim sistemi
geliştirilmek istendiğinde, izlenecek olan temel adımlar arasında aşağıdakilerin de
bulunması önemlidir:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Mevcut sistemin ve akışın incelenmesi
Sistemdeki kod yapılarının irdelenmesi
Demirbaşlar ve yedek malzemelerin ve bunların takip sürecinin incelenmesi
Mevcut teknoloji sınırlarında, depolama ve raflama sistemlerinin incelenmesi
Malzemelere ait belirleyici özelliklerin (anahtar kelimelerin) belirlenmesi
Malzemelerin yönetsel boyutlarının incelenmesi
Malzeme tanımlama kartının içeriğinin irdelenmesi
İş akışlarının oluşturulması/düzenlenmesi/güncellenmesi
Depolama, tüketim ve stokları izleme, planlama, satınalma kararının verilmesi ve
gerçekleştirilmesi, yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesi
döngüsünün uyumlaştırılması.
Sistemi yönetmeyi sağlayacak olan rutin ve rutin olmayan raporların belirlenmesi
Sistemin güvenlik unsurlarının belirlenmesi
Sistem kullanıcıları ve sistemdeki haklarının belirlenmesi
DEĞERLENDİRME VE SONUÇ
İdeal bir malzeme yönetim sisteminde yönetim bilgi sisteminin tasarımı, işin
yapılış biçimini de kapsayacak şekilde olmalı, gerekiyorsa iş akışlarında değişiklikler
yapmalı ve kayıt sistematiğinin fiili uygulaması çevrim içi işleyişi sağlarken resmi
uygulamayı da kapsayıcı olmalıdır.
Mevcut durumun ve altyapının iyi analiz edilmesi ve ihtiyacın doğru belirlenmesi
de sistem geliştirme adımları arasında ayrı bir yer tutar. Geliştirilmek istenen sistemin
sınırları, amacı, kapsamı, zaman dilimi, hitap edeceği hedef kitle, analiz ve tasarım
grubu vb. faktörlerin zamanında belirlenmesi hedeflenen ve ihtiyaç duyulana
ulaşmak için önemlidir.
Sistemin geliştirilmesi sürecinin çeşitli yönetsel araçlarla desteklenmesi geliştirme
sürecinin sağlıklı ve kontrollü biçimde ilerlemesini sağlayacaktır. Zaman yönetimi,
ortak ajanda yönetimi, dokümantasyon yönetimi ve proje yönetimi araçları bunlardan
bazılarıdır.
Şüphesiz yukarıda sayılan kritik başarı faktörlerine ve önerilen temel sistem
geliştirme adımlarına, daha birçok faktörü ve adımı da eklemek mümkündür. Ancak
geliştirme sürecinin bir dizi faaliyetlerin bir bütünü olduğu ve tek kişinin bir başına
bütün sürece hâkim olamayacağı bilgisi belki de kritik başarı faktörleri arasında en
önemlisidir. Faaliyetlerin ele alınış ve idare şekli anlık davranışlar bütünü değil,
aksine kurumun yönetim anlayışı, gelişime olan açıklığı ve ufku ile liderliği algılayış
biçiminin bir sonucudur.
7
KAYNAKÇA
COOPER, Philip D.; “Health Care Marketing : A Foundation for Managed Quality”;
Aspen Publishers, Inc., 1994.
ÇİFTÇİ, Haluk A.; “Hastenelerde Yönetim Bilgi Sistemlerinin Demirbaş Malzeme
Yönetimi için Tasarlanması ve Örnek Bir Uygulama”; Yayınlanmamış Yüksek Lisans
Tezi; İzmir, 2003.
KOÇEL, Tamer.; “İşletme Yöneticiliği, Yönetim ve Organizasyon”; Beta Basım Yayım,
İstanbul, 1998.
LAUDON and LAUDON, “Management Information Systems: Managing the Digital Firm”,
8th Edition, Pearson Inc, 2004
REISMAN Arnold; “Materials Management for Health Services”, D.C. Health and
Company, 1981
SANDERSON Edward D; “Hospital Purchasing and Inventory Management, Apsen
System Corporation Rockwille, Maryland London, 1982
SARVAN Fulya; “Sağlık Hizmetlerinde Sürekli Kalite İyileştirme Sürecini Yönetim”,
İşletme Fakültesi Dergisi, C.24 S 2, S.18, 1995
TOP, Mehmet., YILDIRIM, Hüseyin H.; “TCDD Ankara Hastanesi’nde MaliyetPerformans Analizi : 1996 yılı verilerine dayalı bir uygulama”; I. Ulusal Sağlık İdaresi
Kongresi, Ankara, 2000.
8