BÖLÜM: PROJE YÖNETİM DÖNGÜSÜ ANAHTAR KAVRAMLAR ve

2. BÖLÜM: PROJE YÖNETİM DÖNGÜSÜ
ANAHTAR KAVRAMLAR ve TERİMLER








Proje Döngüsü
Proje Döngüsü Aşamaları
Proje Yöneticisi
Proje Yönetim Ekibi
Proje Paydaşları
Fonksiyonel Organizasyon
Proje Bazlı Organizasyon
Dengeli Matris Organizasyon
Öğrenim Çıktıları


Proje yönetim döngüsü nedir ve aşamaları nelerdir biliyor olacaksınız,
Proje yürütücüsünün, proje yönetim ekibinin ve proje paydaşlarının proje yönetimindeki rolü ve etkileri
tanımlayabileceksiniz.
2. Proje Yönetim Döngüsü
Proje yönetim döngüsü, proje döngüsü yönetimi veya proje yaşam döngüsü gibi kavramlar sıralı veya
iç içe geçen proje fazları anlamına gelmektedir. Bu fazların adları ve sayıları; yönetim kadrosu, projeye
dâhil olan organizasyon ya da organizasyonun gereksinimleri projenin kapsamı tarafından
belirlenmektedir (PMBOK, 2008:15). Örgütün, sektörün ya da kullanılan teknolojiler de bu belirleme
de etkin olabilir. Her projenin kesin bir başlangıcı ve bitişi olmakla birlikte çıktılar ve faaliyetler projeden
projeye değişiklik gösterebilir.
Tablo 1: Proje Yönetim Döngüsünün Aşamaları
Aşama
Temel Konular
Temel Sorular
Proje ve örgütsel stratejiler, amaç
Ne yapılacak?
Tanımlanması
tanımı
Neden yapılacak?
Projenin Tasarlanması /
Biçimlendirme
Planlanması
hesaplama,
Projenin
Başlangıcı /
uyuşmazlık
ve
planlama,
kaynak
çözümü
analizi,
ve
ispat
Nasıl yapılacak?
Kimler dâhil olacak?
Ne zaman başlayacak ve bitecek?
(justification)
kontrol,
liderlik,
Proje
günlük
Projenin Yürütülmesi /
Organizasyon,
Uygulanması
karar verme ve problem çözme
yürütülecek?
Projenin
Süreçlerin ve proje çıktılarının
Süreç
Değerlendirilmesi
değerlendirilmesi,
iyileştirilecek?
gelecek
için
sürekli
olarak
nasıl
olarak
nasıl
bildirimler
Kaynak: Maylor, 2003:28
Tablo 2: Proje Yönetim Döngüsünün Geliştirilmesi
Proje
Döngüsünde
Aşama
Faaliyet
Açıklama
Tanımlama
Kavramsallaştırma
Analiz
İhtiyacı somutlaştır
Bu ihtiyacı karşılamak için neler yapılması gerektiği tanımla,
yapılabilir gözüküyor mu?
Tasarım/
Planlama
Öneri
İspat
Anlaşma
Proje aktiviteleri ile ihtiyaçların nasıl karşılanacağını göster
Finansal maliyetleri ve projeden kazanılacak faydaları göster
Proje tarafları ile anlaşmayı sağla
Projenin
Yürütülmesi/
Uygulanması
Başlangıç
Yürütme
Tamamlama
Kaynakları topla, proje ekibini biraraya getir
Belirlenen faaliyetleri uygula
Zaman/bütçe/kalite kısıtlarına uy, faaliyet serilerini tamamla
Projenin
Değerlendirilmesi
Devretme
Proje çıktılarını müşteriye/kullanıcıya devret
Gözden Geçirme
Geri bildirim
Tüm paydaşlar için çıktıları tanımla
Gelişmeleri prosedürlere yerleştir, bilgi eksikliğini gider,
dokümantasyonu tamamla
Kaynak: Maylor, 2003:30
2.1. Proje Yönetimini Etkileyen Çevresel Faktörler
Çevresel faktörler, projeyi çevreleyen ve projenin başarısını etkileyen hem iç hem de dış koşulları
içermektedir. Çevresel faktörlere aşağıdaki örnekler verilebilir (PMBOK, 2008:14) :

Örgütsel kültür, yapı ve süreçler

Devlet veya sektör standartları ( örneğin düzenleme kuruluşları, kalite veya işçilik standartları
vb.)

Altyapı (Örneğin mevcut tesisler ve teçhizat vb.)

Mevcut insan kaynakları (Örneğin beceriler vb.)

Personel yönetimi (örneğin işe alma ve işte tutma politikaları, performans değerlendirmeleri ve
eğitim kayıtları, fazla mesai politikası vb.)

Kurumun iş onay sistemleri

Pazar koşulları

Paydaşların risk toleransları

Siyasi ortam

İletişim kanalları

Ticari veritabanları (örneğin standartlaştırılmış maliyet verileri, sektör risk incelemesi bilgileri
ve risk veritabanları)

Proje yönetimi bilgi sistemleri (Örneğin bilgi toplama ve dağıtım sistemleri, web arayüzleri vb.)
2.2. Proje Yönetim Döngüsünün Amacı
Proje planlamasının kalitesini ve yürütme etkinliğini artırmak, geri bildirim ve öğrenme sürecini
geliştirmektir.
Proje Döngüsü Yönetiminin Yararları (Yentürk ve Aksakoğlu, 2006:18 ‘dan faydalanarak oluşturulmuştur).

Durum tespiti ve sorun analizi aşamalarının proje planlama aşamasına dâhil edilmesi

Beklentiye yönelik çözüm önerilerinin üretilmesi

Paydaşların sürece katılımının sağlanması

Faaliyetlerin amaca uygun olarak planlanması

Amaç ve sonuçlar ile ilgili izleme ve değerlendirme kriterlerinin net olması, sonucun
kontrol edilebilir ve ölçülebilir olması

Faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlayacak kaynak planlamasının yapılması

İzleme ve değerlendirme raporlarının üretilmesi
2.3. Proje Yöneticisinin Rolü
Proje yöneticisi, projeyi yürüten organizasyonun, proje hedeflerine ulaşılması görevini verdiği kişidir.
Proje yöneticisinin rolü, bir fonksiyonel yöneticinin ya da operasyon yöneticisinin rolünden farklıdır.
Proje yöneticisi bir fonksiyonel yöneticiye veya program yöneticisine bağlı olarak çalışabilir. Proje
yöneticisinin proje için gerekli olan alana özgü her türlü beceri ve genel yönetim yeteneklerinin yanı
sıra aşağıda belirtilen özelliklere de sahip olması gerekebilir (PMBOK, 2008:13):

Bilgi: Proje yöneticisinin proje yönetimi hakkındaki bilgi birikimi

Performans: Proje yöneticisinin proje yönetimi bilgilerini uygularken neler yapabildiği
ya da başarabildiği

Kişisel Etkinlik: Proje yöneticisinin projeyi ya da bağlantılı aktiviteler gerçekleştirirken
nasıl davrandığı. Kişisel etkinlik, tutumları, temel kişilik özelliklerini ve liderliği içine
alır; proje hedeflerine ulaşmaya ve proje kısıtlarını dengelemeye çalışırken proje
ekibine rehberlik etme becerisidir.
2.3.1.
Fonksiyonel Organizasyonda Proje Yöneticisi
Klasik fonksiyonel organizasyon, her çalışanın açıkça tanımlanmış bir üstünün olduğu bir
hiyerarşidir (PMBOK, 2008:28): . Çalışanlar, en üst düzeyde firma içerisinde yer alan bölümlere
göre gruplandırılır. (Örneğin mali işler, üretim, satın alma vb.) Bu tür organizasyon türünde her
bölüm proje işlerini diğer bölümlerden bağımsız olarak yürütür.
CEO
Fonksiyonel
Yönetici
Fonksiyonel
Yönetici
Fonksiyonel
Yönetici
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Kaynak: PMBOK, 2008:29
2.3.2.
Proje Bazlı Organizasyonda Proje Yöneticisi
Proje bazlı bir organizasyonda örgütün kaynaklarının çoğu proje çalışmasına dahil edilmiştir ve
proje yöneticileri büyük bir bağımsızlığa ve yetkiye sahiptir. Bu tür organizasyonlara bölümler ya
doğrudan proje yöneticisine bağlı çalışırlar ya da farklı projelere hizmet sağlarlar (PMBOK,
2008:29).
CEO
Proje
Yöneticisi
Proje
Yöneticisi
Proje
Yöneticisi
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Kaynak: PMBOK, 2008:30
2.3.3.
Güçlü Matris Organizasyonda Proje Yöneticisi
Güçlü matris organizasyonlar proje bazlı bir organizasyonun çoğu özelliğine sahiptir ve bu
yapılarda önemli yetkilerle donatılmış tam zamanlı proje yöneticileri ve tam zamanlı proje idari
personeli bulunabilir (PMBOK, 2008:29).
CEO
Fonksiyonel
Yönetici
Fonksiyonel
Yönetici
Proje
Yöneticilerinin
Yöneticisi
Çalışanlar
Çalışanlar
Proje
Yöneticisi
Çalışanlar
Çalışanlar
Proje
Yöneticisi
Kaynak: PMBOK, 2008:30
2.4. Proje Yönetim Ofisinin (PYO) Rolü
PYO’nun kendine özgü biçimi, fonksiyonu ve yapısı, desteklediği organizasyonun ihtiyaçlarına bağlıdır.
PYO’nun birincil görevi aşağıda belirtilen konularla sınırlı olmamakla beraber çeşitli konularda proje
yöneticilerini desteklemektir (PMBOK, 2008:11):

PYO’nun idare ettiği tüm projelerde ortak kullanılan kaynakların yönetilmesi,

Proje yönetim metodolojisinin, en iyi uygulama ve standartların saptanması ve geliştirilmesi,

Koçluk, rehberlik, eğitim ve gözetim,

Proje denetimleri yoluyla proje yönetimi standartları, politikaları, prosedürleri ve şablonlarının
oluşturulması ve bunlara uyumun izlenmesi,

Projeler arasındaki iletişimin koordine edilmesi.
2.5. Projenin Paydaşları
Paydaşlar, projeye aktif olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden veya tamamlanmasından
olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır (örneğin müşteriler, sponsorlar, projeyi
yürüten örgüt, kamuoyu vb.). Bununla beraber paydaşlar projenin çıktıları ve proje ekibinin üyeleri
üzerinde de etkili olabilirler (PMBOK, 2008:23). Bu nedenle proje yönetim ekibi projenin
gereksinimlerinin ve ilgili tarafların beklentilerini belirlerken içi ve dış paydaşları de göz önünde
bulundurmalıdır.
Proje Paydaşları
Proje Yönetim
Ofisi
Operasyon
Yönetimi
Sponsor
Proje Ekibi
Fonksiyonel
Yöneticiler
Operasyon
Yönetimi
Proje Yönetim
Ekibi
Proje Yöneticisi
Müşteriler
Kaynak: PMBOK, 2008:24’den faydalanarak oluşturulmuştur.
Proje Ekibinin
Diğer Üyeleri
KAYNAKÇA
A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide (2004)
Burke, Rory (1999), Project Management Planning and Control, İkinci Baskı, John Wiley & Sons
Cleland, David I. (1999), Project Management Strategic Design and Implementation, McGraw Hill
Kabukçuoğlu, Serdar M. (2005), Herkes İçin Fizibilite, Ankara
http://www.yatirimfikri.com/yazilar/fizibilite%20hazirlarken%20(TUGIDEM).pdf , 05.08.2010
Luecke, Richard (2009), Proje Yönetimi, Çeviren: Ümit Şensoy, Türkiye İş Bankası Kültür Yayınları, İstanbul.
Martin, Vivien (2006), Managing Projects in Human Resources, Training and Development, Kogan Page,
Birleşik Krallık ve ABD.
Maylor, Harvey (2003), Project Management, 3. Baskı, Pearson Education Limited, Essex.
Newton, Richard (2006), Adım Adım Proje Yönetimi, Çeviren: İlker Gülfidan, Optimist Yayım Dağıtım,
İstanbul.
Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu (PMBOK Kılavuzu) (2008), Project Management Institute,
Sanghera, Paul (2011), Study Guide for the CAPM Exam, Course Technology, Boston.
Yentürk, Nurhan ve Yiğit Aksakoğlu (2006), Proje Döngüsü Yönetimi 1: Proje Teklifi Yazma, İzleme ve
Değerlendirme, İstanbul Bilgi Üniversitesi Yayınları, İstanbul.