Revizyon Tarihi

İLAÇ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
Revizyon Tarihi:
Revizyon No:
Toplam Sayfa Sayısı:
IYK_P07
09.03.2012
---
0
6
REVİZYON DURUMU
“Revizyon Tarihi”
“Açıklama”
“Revizyon No”
Hazırlayan:
Onaylayan:
Onaylayan:
Gülay Beyaz,
Adem Aköl
Sinan Özyavaş
İlaç Yönetimi ve Kullanımı
Kalite Konseyi Başkanı
Kalite Koordinatörü
Kurulu
1/6
İLAÇ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
1.
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
Revizyon Tarihi:
Revizyon No:
Toplam Sayfa Sayısı:
IYK_P07
09.03.2012
---
0
6
AMAÇ
Bu prosedürün amacı; Yakın Doğu Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanlığı’nın uhdesinde bulunan
Satın Alma ve Denetleme Üst Kurulu ile bu kurula bağlı Medikal Satın Alma Komitesi’nin her türlü
ilaç alımının ne şekilde talep ve temin edeceğini açıklamaktadır.
2.
KAPSAM
Bu prosedür; Yakın Doğu Üniversite Hastanesi’nin ilaç alımı işleyişini kapsar.
3.
SORUMLULAR Bu prosedürün uygulanmasından “Satın Alma ve Malzeme Yönetimi
Başkanlığı”, Başhekim, “İlaç Yönetimi ve Kullanımı Kurulu” ve Eczacı; denetiminden “Satın Alma ve
Denetleme Üst Kurulu” sorumludur.
4.
TANIMLAR
4.1. Üniversite: Yakın Doğu Üniversitesi’ni,
4.2. Yönetmelik: Yakın Doğu Üniversitesi Satın Alma, Teslim Alma ve Verme Yönetmeliği’ni,
4.3. Üst Kurul: Yakın Doğu Üniversitesi Satın Alma ve Denetleme Üst Kurulu’nu,
4.4. Başhekimlik: Yakın Doğu Üniversitesi Hastanesi Başhekimliği’ni,
4.5. Satın Alma: Yakın Doğu Üniversitesi Hastanesi Medikal Satın Alma Komitesi'ni,
4.6. İta Amiri: Yakın Doğu Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanı'nı ifade eder. Satın Alma ile ilgili
nihai kararı veren ve onaylayan yetkili amirdir.
4.7. İlaç: Reçeteli, reçetesiz, numune, bitkisel ve majistral ilaçlar, ilaç hazırlamak için kullanılan
kimyasallar, vitaminler, aşılar, kontrast ajanlar, radyoaktif ilaçlar, parenteral ürünleri içermektedir.
2/6
İLAÇ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
5.
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
Revizyon Tarihi:
Revizyon No:
Toplam Sayfa Sayısı:
IYK_P07
09.03.2012
---
0
6
UYGULAMA
5.1. Satın Alınacak İlaçların Belirlenmesi
5.1.1. “Temel İlaç Listesi”, “İlaç Yönetim Prosedürü” doğrultusunda belirlenir.
5.1.2. “Temel İlaç Listesi” üzerinden Eczacı ve Anabilim Dalı Başkanlıkları tarafından ilgili
bölümlerin ihtiyaçları, kullanım sıklığı, maliyet, depolama koşulları, olası salgın, doğal afet ve acil
durumlar göz önünde bulundurularak stokta tutulacak ve tutulmayacak ilaçlar ve asgari ve azami
stok seviyeleri belirlenir.
5.1.3. Hazırlanan listelerden Başhekim'in onayı ile “Temel İlaç Listesi” oluşturulur. Onaylanan
“Temel İlaç Listesi” sisteme (Hasta Takip Sistemi) “Bilgi Sistemleri Birimi” tarafından tanımlanır.
5.1.4. “Temel İlaç Listesi”nde bulunan ilaçların elde olmayan durumlar sebebiyle zamanında
temin edilememesi, üretici firma ya da ilaç ecza depo stoklarında tükenmesi, gümrük işleyişinin
bazı sorunlar yüzünden uzaması vb. durumlarda ilgili ilacın veya ilaçların durumu ile ilgili olarak
Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Başkanlığı tarafından Başhekimlik kanalıyla hekimlere yazılı bilgi
verilir. Varsa, ilacın ikamesi hakkında bilgi verilir.
5.1.5. Toplu ilaç alımlarında; İlaçların kullanım sıklığı, depolama şartları ve maliyet göz önünde
bulundurularak, Eczacı tarafından onaylanan miktarlar “İlaç Satın Alma İstek Formu” ile
Başhekimliğe onaylatılarak Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Başkanlığı’na bildirilir.
5.1.6. İlaçların, Eczacı tarafından günlük olarak sistemden “Temel İlaç Listesi”ne göre stok
seviyeleri takip edilir. Stok kayıtlarında minimum seviyeye düşen ilaçlar eczacı tarafından “İlaç
Satın Alma İstek Formu” ile Başhekimliğe onaylatılarak Satın Alma ve Malzeme Yönetimi
Başkanlığı’na bildirilir.
5.1.7. Günlük ilaç istemleri arasında stokta tutulmayan ilaçların olması halinde, bu ilaçların satın
alınması için Eczacı tarafından “İlaç Satın Alma İstek Formu” doldurulur ve Başhekimliğe
onaylatılarak Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Başkanlığı’na bildirilir.
5.1.8. Acil durumlarda stok seviyesi üzerinde alınması gerekli olan ilaçların satın alınması
gerektiğinde, Eczacı tarafından “İlaç Satın Alma İstek Formu” doldurulur ve Başhekimliğe
onaylatılarak Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Başkanlığı’na bildirilir.
3/6
İLAÇ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
5.2.
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
Revizyon Tarihi:
Revizyon No:
Toplam Sayfa Sayısı:
IYK_P07
09.03.2012
---
0
6
İlaçların Satın Alımındaki Genel Esaslar
5.2.1. İlaç alımları ''Yakın Doğu Üniversitesi Satın Alma, Teslim Alma ve Verme
Yönetmeliği''nin öngördüğü satın alma şekillerinde yapılır. Yönetmeliğe göre alım usulleri kısaca
şöyledir:
•
Çarşı, Pazar araştırması
•
Elden Teklif Usulü
•
Kapalı Zarf Usulü
•
Direkt Alım Usulü
5.2.2. Çarşı - Pazar ve Elden Teklif Usulü
Çarşı-Pazar ve Elden Teklif Usulü satın alımlar aşağıdaki durumlarda gerçekleştirilir.
•
Önceden planlanması mümkün olmayan, süreklilik göstermeyen ihtiyaçlar.
•
Yakın Doğu Üniversitesi’nde hizmetin devamı sırasında acele olarak temini zorunlu her türlü
ihtiyaçlar.
•
Önceden düşünülmesi mümkün olmayan, ani, beklenmeyen olayların ortaya çıkması üzerine
ihaleye çıkmak için yeterli süre bulunmayan alımlar,
•
Çabuk bozulan saklanması tehlikeli olan depolama maliyeti yüksek olan malların alımı.
Satın alma usullerinden hangisine göre işlem yapılacağına ilişkin kriterler Üst Kurul’un kararı ile
belirlenir.
5.2.3. Kapalı Zarf Usulü
Yakın Doğu Üniversitesi’nin stokta tutulacak planlı ilaç ve medikal sarf alımları için kullanılır. Gelen
teklifler Satın Alma Komitesi tarafından değerlendirilerek, Üst Kurul’un onayı alınarak yapılan satın
alma işlemidir.
5.2.4. Direkt Alım Usulü
KKTC piyasasında bulunmayan mal veya hizmet alımı (ilaç alımları hariç) öncelikle Türkiye
piyasası olmak üzere diğer ülkelerden temin edilebilir.
5.3.
İlaçların Satın Alınması
Yönetmeliğe Bağlı Olarak;
5.3.1. Başhekimlikten onaylı olarak gelen İlaç Satın Alma İstek Formları Satın Alma tarafından
kayıt altına alınır.
5.3.2. Özel Hastanelerin, KKTC “İlaç ve Eczacılık Dairesi” yönetmeliklerine göre herhangi bir
üretici veya distribütör ilaç firmasından veya Türkiye’den veya diğer ülkelerden direkt olarak ilaç
alımı yasaktır.
4/6
İLAÇ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
Revizyon Tarihi:
Revizyon No:
Toplam Sayfa Sayısı:
IYK_P07
09.03.2012
---
0
6
5.3.3. Bu doğrultuda kayıt altına alınan ilaçlar listelenir ve KKTC ecza depolarından faks veya eposta yolu ile teklif istenir.
5.3.4. Teklif istem yazılarında ecza depolarından ilaçların miatlarının 2 yıl olması şartı, stoktaki
mevcut durumları ve temin süreci açıkça belirtilmesi istenir.
5.3.5. Gelen teklifler “Satın Alma İlaç Teklif Değerlendirme Formu”na kaydedilir. Verilen süre
içerisinde en az üç Ecza Deposundan teklif gelmesi beklenir, stok durumlarından dolayı tek bir
firmadan teklif geldiği zaman değerlendirme ona göre yapılır.
5.3.6. Satın Alma Üst Kurulu ile komiteler değerlendirmeleri yaparken Üniversitenin ticari,
ekonomik ve sosyal ilişkilerini de göz önünde bulundurur.
5.3.7. Teklifler en geç üç gün içinde değerlendirilerek sonuçlandırılır. İlaç temin ve en uygun
koşullarda teklif veren firmalardan alım yapılması Satın Alma Komitesi tarafından onaylanıp Üst
Kurul’a sunulur.
5.3.8. Onaylanan ilaçların alımı Satın Alma Sipariş Yazısı ile ilgili ecza depolarına e-posta veya
faks yolu ile bildirilir.
5.3.9. Eczacının yönetmelikteki prosedürleri göz önünde tutarak asgari stok seviyesindeki ilaçların
isteklerini en az 7 iş günü önce vermesi gerekmektedir.
5.3.10. KKTC piyasasında mevcut olmayan ilaçların temini TC piyasasındaki firmaların stok
durumlarına bağlı olduğu için söz konusu ilaç veya ilaçların temini ilgili firmaların stok durumlarına
göre değişmektedir. İlaç İstekleri bu riskler göz önünde bulundurularak yapılmalıdır.
5.3.11. Yeşil reçeteli ve kırmızı reçeteli ilaçların alımları KKTC İlaç ve Eczacılık Dairesi’nin aracılığı
ve izniyle gerçekleştirilir.
5.3.12. İlaç ve Eczacılık Dairesi tarafından temin edilen yeşil reçeteli ilaçların (Aldolan, Morphine
vb.) ilgili daire stoklarında bulunmaması söz konusu olduğu zaman bahse konu ilaç veya ilaçların
temin süresi ilgili dairenin temin süreciyle ilgilidir.
5.3.13. Acil ilaç alımlarına gerek duyulduğu anda eczacı tüm servislerdeki ilaç stok durumunu
kontrol etme zorunluluğunu taşır.
Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Başkanlığı, önceden düşünülmesi mümkün olmayan, ani,
beklenmeyen olayların ortaya çıkması üzerine teklif istemi için yeterli süre bulunmayan ilaç
isteklerinde, telefonla ecza depolarında kısa bir süre içinde araştırma yapılarak belli bir tutarın
altında Satın Alma Komitesi Yönetmeliğe göre tutanakla alımını yapabilir.
5.4.
İlacın Teslim Alınması
Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Başkanlığı tarafından sipariş edilen ilaçlar, ecza depoları
tarafından fatura veya irsaliye ile hastane eczanesine getirilir. Belgesiz gelen ilaçların alımı
5/6
İLAÇ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
Doküman No:
İlk Yayın Tarihi:
Revizyon Tarihi:
Revizyon No:
Toplam Sayfa Sayısı:
IYK_P07
09.03.2012
---
0
6
yapılmaz.
5.4.1. İlaç satıcı tarafından getirildiğinde;
•
Eczacı gelmiş olan ilacı veya ilaçları teslim almadan önce Satın Alma ve Malzeme Yönetimi
Başkanlığı’na bilgi verir.
•
İlaçlar eczacı tarafından fatura ve irsaliye üzerinden miatları ve sipariş miktarları “Satın
Alma İlaç Teklif Değerlendirme Formu” kontrol edilerek teslim alınır. Farklılık tespit ederse, Satın
Alma ve Malzeme Yönetimi Başkanlığı’na bildirir ve anında tedarikçi firmaya iade edilir.
•
Uygun bulunan malzemeler “Eczane İlaç Giriş Kalite Kontrolü, Depolanması ve Takibi
Talimatı”/ “Kontrolü Gereken İlaçların Yönetimi Prosedürü”ne göre depolanır.
•
İlaç siparişlerinin giriş kalite kontrolü eczane giriş kalite kontrol bölümünde “Eczane İlaç
Giriş Kalite Kontrolü, Depolanması ve Takibi Talimatı” doğrultusunda Eczacı tarafından yapılır.
6.
İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1.
İlaç Satın Alma İstek Formu
6.2.
Satın Alma İlaç Teklif Değerlendirme Formu
6.3.
Eczane İlaç Giriş, Kalite Kontrolü, Depolanması ve Takibi Talimatı
6.4.
Kontrolü Gereken İlaçların Yönetimi Prosedürü
6.5.
Yakın Doğu Üniversitesi Satın Alma, Teslim Alma ve Verme Yönetmeliği (Dış kaynaklı
doküman)
6.6.
Temel İlaç Listesi
6.7.
İlaç Yönetimi Prosedürü
6.8.
İlaç Eczacılık Dairesi Yönetmelikleri (Dış kaynaklı doküman)
6/6