Laboratuvarlarda Kalite Yönetim Sistemi: Giri*

MODÜL
6
Doküman ve Kayıtlar
Laboratuvarlar niçin doküman yönetim
sistemine ihtiyaç duyarlar?
Gerektiğinde bilgiye ulaşmak için
Doküman ve Kayıt - Farklar
Dokümanlar
Kayıtlar
•Politikalar, süreçler ve
prosedürler hakkında bilgi
sağlar.
•Çalışma kağıtları, formlar,
etiketler ve çizelgelerde
toplanmış bilgilerdir
•Gerektiğinde güncellenir.
•Kalıcıdır, değiştirilmez
KAYITLAR
Dokümanlar, laboratuvarın organizasyon ve
kalite yönetiminin yansımasıdır.
Altın kural:
“Yazdığını yap ve yaptığını yaz”
Standart Çalışma Prosedürleri (SÇP)
 Bir testin nasıl yapılacağını adım adım tarif eder
 Yazılı SÇP’ler şunları sağlar:
– tutarlılık
– doğruluk
– kalite
İyi bir SÇP
 Test/analiz teknikleri için detaylı, anlaşılır, kısa
ve öz bir yönlendirme sağlamalı
 Yeni personel tarafından kolaylıkla anlaşılmalı
 Laboratuvar yönetimi tarafından gözden
geçirilip onaylanmalı
 Düzenli bir şekilde güncellenmeli
Evrak Sistemleri
• Kalıcılık
• Defterleri ciltletin
• Sayfaları
numaralandırın
• Kalıcı mürekkep
kullanın
• Arşivleyin
• Erişilebilirlik
• Erişim kolaylığı olan bir
sistem kullanın
• Güvenlik
• Gizliliği sağlayın
• Çevresel tehlikelerden
koruyun
• İzlenebilirlik
• Numunenin süreç
boyunca takibini
sağlayın
Özet
Dokümanlar:
Kayıtlar:
• Yazılı politikaları, süreçleri
ve prosedürleri içerir
• Süreçte toplanan bilgiyi
içerir
• Kalite Sistemi için çerçeve
oluşturur
• Kalıcıdır, güncellenmez
• Güncellenmeli ve
korunmalıdırlar
İyi bir doküman kontrol programı:
• En son revizyon kullanılır
• Kullanım ve erişim kolaylığına
sahiptir.
Anahtar Mesajlar
• Bilgi, en önemli ürünümüzdür.
• Dokümanlar laboratuvarda doğruluk ve
tutarlılığı garanti etmek için esastır.
MODÜL
7
Personel
Personel
BULAŞICI HASTALIKLARIN SURVEYANSI VE KONTROLÜ PROJESİFAZ III (TR0802.16)
MİKROBİYOLOJİ LABORATUVARLARINDA İYİ LABORATUVAR YÖNETİMİ ve UYGULAMALARI
Öğrenim Hedefleri
Bu etkinliğin sonunda, katılımcılar:
•Personel yönetiminde, yönetimin rolü ve sorumlulukları
tanımlayabilme
•Çalışanlara yetkinlik kazandırmak için program oluşturabilme
•Çalışanların yetkinliğini geliştirebilme
•Çalışanın performans sorunlarının olası kaynaklarını
belirleyebilme
•Personel ile ilgili kayıtları oluşturabilme ve muhafaza edebilme
Senaryo
“Laboratuvar yöneticisisiniz. Kıdemli iki
teknisyeninizden biri geçici olarak bir başka
laboratuvara atandı. Diğer kıdemli teknisyeniniz
hastalandı ve geriye kalan iki teknisyeniniz de sıtma
yaymalarını değerlendiremiyor. Bu sabah 20 tane sıtma
yayması istemi aldınız. Doğru test uygulamasını
sağlayamadığınız için, test istemi yapanlara testlerin
gecikeceğini bildirmelisiniz.
Senaryo
Yönetici olarak, bu durumu önlemek için neler
yaparsınız?
İş yüküne uygun
personel sayısı
İş kalifikasyonu
İş
Tanımı
Performans
değerlendirilmesi
Personel
Yönetimi
Sürekli eğitim
Oryantasyon
Yetkinlik
değerlendirilesi
Eğitim
14
Laboratuvar Personeli
• Laboratuvarın en büyük değeridir
• Kalite için önemlidir
• Laboratuvar hizmetlerinin bir parçasıdır
• Kalifiye personeldir
Kalifiye Yeni Çalışan
Görev Tanımı
Oryantasyon
Göreve özgü Eğitim
Yeniden
Eğitim
Yetkinlik Değerlendirmesi
Yetkinliğin Tanınması
Özet
Personel yönetimi, kalite yönetim sisteminin başarısı için
önemlidir.
• Görev tanımlarında, sorumluluk ve yetkiler doğru
tanımlanmalıdır.
• Yetkinlikler değerlendirilmeli ve periyodik gözden
geçirilmelidir.
• Eğitim, personelin yetkinliğine yardımcı olmalıdır.
• Nitelikli personel için cazip koşullar oluşturulmalıdır.
Anahtar Mesajlar
• Personel, laboratuvar için en önemli kaynaktır.
• Yöneticiler, laboratuvarda yüksek kalite performansının
sağlanması için tüm laboratuvar personelini motive eden bir
ortam hazırlamalıdırlar
• Sürekli eğitim, personel yetkinliği için hayati önem taşır.
MODÜL
8
Süreç Kontrolü:
Numune Yönetimi
19
laboratuvarın sorumlulukları
Numune alma
bilgilerinin sağlanması
ne-ne zaman- nasıl
Tüm numunelerin
değerlendirilmesiAnaliz öncesi
Uygun taşıma ve sarf
malzemelerinin temini
İyi bir
etiketleme
sisteminin
tanımlanması
20
test istem formu
• hasta kimlik bilgileri
• istem yapılan testler
• numune alma tarih ve zamanı
• numune türü
• klinik veri
• istem yapan doktor/yetkili
kişinin iletişim bilgileri
21
uygunsuz numune
•
•
•
•
•
•
sonuç raporunda gecikme
gereksiz tekrar
müşteri memnuniyetsizliği
maliyet artışı
yanlış tanı ve tedavi
hastanın zarar görmesi/ ölüm
ile sonuçlanabilir
22
numune işleme: analiz öncesi basamaklar
• Kontrol edilmeli
• istem formunun eksiksiz doldurulduğu
• numunenin kabul kriterlerine uygun olduğu
• etiket bilgilerinin doğru olduğu
• Numune bilgileri kayıt edilmeli
• Uygun olmayan numuneler için ret kriterleri
prosedürü uygulanmalı
23
Özet
 tüm kullanıcılar için numune alma bilgilerini de içeren
laboratuvar el kitabı oluşturulmalı
 numunenin laboratuvardaki sürecini izlemek için bir sistem
olmalı
 numune saklaması ve atık/imhası ile ilgili yöntemler
belirlenmeli
 sonuçlar raporlanıncaya kadar numune bütünlüğü
korunmalı
 numune kurallara uygun olarak taşınmalı
 numune yönetimi için gerektiğinde bir sorumlu atanmalı
her zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı
24
Anahtar Mesaj
• Laboratuvarlar, doğru ve güvenilir sonuç vermek için
uygun kalitede numune almalı ve numune yönetim
süreci eksiksiz uygulanmalıdır
• Numune yönetimi hasta sağlığı ve tedavi süreci ile
doğrudan ilişkilidir
25
MODÜL
9
Bilgi Yönetimi
Öğrenim Hedefleri
Bu etkinliğin sonunda:
 Bilgi yönetim sisteminin önemli unsurları
tanımlanabilecektir
 Evrak-bazlı sistem geliştirirken göz önüne alınması
gereken hususlar açıklanabilecektir
 Elektronik bilgi yönetim sisteminin avantajları ve
dezavantajları ortaya konulabilecektir
Kalite Yönetim Sistemindeki Rolü
 Test
sonuçları laboratuvarın son
ürünüdür.
Lab.
Raporu
Bilgi Yönetimi
Veri yönetimi için süreç
oluşturma
Lab Raporu
Evrakbazlı
ID 0905120047
Hasta
bilgileri
Elektronik
 erişilebilir
 doğruluk
 zamanında
 güvenli
 gizlilik
Veri Koruma
Evrak-bazlı sistemler
 Kayıtlar için dayanıklı materyaller kullanın
 Kayıtları uygun olarak saklayın
Elektronik sistemler
• Düzenli aralıklarla verileri yedekleyin
Evrak- bazlı sistem
Kayıt defterleri iyi tasarlanma gerektirir:
 Kullanımı pratik ve doldurması kolay
olmalı
 Veri bulmada kolaylık sağlamalı
 Verileri özetlemede ve rapor yazmada
kolaylık sağlamalı
Evrak-bazlı sistem



Son rapor ana üründür- okunaklı yazılmalı
Basılı raporlar iki nüsha hazırlanmalı ve biri
arşivlenmeli
Gerektiğinde tekrar ulaşmak için kayıtlar güvenli
yerde saklanmalı
Evrak-bazlı sistemde-saklama
Hedefler:
• Sonuçlara gerektiğinde ulaşılması
• Numunelerin izlenmesi
• Olayların değerlendirilmesi
Yararlı kurallar:
• Saptanmış bir tarihe kadar her şeyi saklayın
• Kolay erişimi sağlayın
• Dosyalama için mantıksal bir sistem kullanın
• Kronolojik bir düzen içinde numaralayın
Özet
• Bilgi yönetim sistemi gelen ve giden verileri
yöneten bir sistemdir.
• Evrak-bazlı, elektronik ve her ikisi birlikte olabilir.
• Her iki sistemde de numunelere özgü
tanımlayıcılar, formlar, defterler, çalışma kağıtları
kullanılır.
• Elektronik sistem kurulurken iyi planlanmalı,
maliyet dikkate alınmalıdır.
Anahtar Mesajlar
İyi bir bilgi yönetim sistemi:
• Bütün verilerin iyi yönetilmesini,
• Sistem planlanmasında laboratuvar verilerinin
tümünün kullanılmasını,
• Verilerin erişilebilirliğini, doğruluğunu,
zamanlamayı ve güvenliğini,
• Hasta bilgilerinin gizliliğini sağlar.
MODÜL
10
Müşteri Hizmetleri
Öğrenim Hedefleri
Bu modülün sonunda katılımcılar:
•
•
•
•
Laboratuvar müşterilerinin çeşitliliğinin farkında olacak
Müşteri memnuniyetini ölçmek için yöntemler geliştirebilecek
Müşteriler ile doğabilecek sorunları tartışabilecek
Müşteri hizmetlerindeki sorunlar için çözüm önerileri
sunabilecek
• Kalite yönetim sürecinin laboratuvara müşteri ihtiyaçlarını
karşılamada nasıl yardım edeceğini tartışabileceklerdir
Kalite, müşterilerin
gereksinimlerini karşılamaktır.
Philip Crosby
Four Absolutes of Quality Management
1979
Müşteri hizmetlerinden kim sorumludur?
Laboratuvardaki
herkes!
Müşteri memnuniyetini geliştirmek için
program
Gerekenler:
• Sorumluluk ve Katılım
• Planlama
• İzleme Yöntemleri Hakkında Bilgi
• Kaynaklar
Hizmet Alanlar İçin Gereksinimler
Laboratuvarın denetlenmesi ve
akreditasyonu
2007
İLK
2008, 2009,
2010…
SÜRDÜRÜLDÜ
Müşteri Hizmetleri
kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir
parçasıdır
İyi müşteri hizmetleri
• Hasta bakımı için gerekli bilgi
• Halk sağlığı ve sürveyansa yönelik etkinlikleri
geliştirmek için gerekli bilgi
• Laboratuvara profesyonel imaj sağlar
Özet
• Müşteri hizmetleri kalite yönetim sisteminin
tamamlayıcı bir parçasıdır. Laboratuvar için:
•
•
•
•
Sorumluluk
Planlama ve izleme
Hizmet alanların ihtiyaçlarını bilmek ve karşılamak
Program için kaynak sağlamak önemlidir.
Anahtar Mesajlar
 Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak laboratuvarın ana
hedefidir.
 Laboratuvardaki herkes kaliteden ve dolayısıyla
müşteri hizmetlerinden sorumludur.
 Aktif bir kalite yönetim sistemi, laboratuvarın ondan
hizmet alanların tüm gereksinimlerinin
karşılandığının garantisidir.