Proje Döngüsünde Aşama Faaliyet Açıklama

PROJE YÖNETİMİ
Proje Yönetim Döngüsü:
-Aşamaları
-Rol ve Sorumluluklar
1
ANAHTAR KAVRAMLAR ve
TERİMLER
Proje Döngüsü
Proje Döngüsü Aşamaları
Proje Yöneticisi
Proje Yönetim Ekibi
Proje Paydaşları
Fonksiyonel Organizasyon
Proje Bazlı Organizasyon
Dengeli Matris Organizasyon
2
ÖĞRENİM ÇIKTILARI


Proje yönetim döngüsü nedir ve
aşamaları nelerdir biliyor olacaksınız,
Proje yürütücüsünün, proje yönetim
ekibinin ve proje paydaşlarının proje
yönetimindeki rolü ve etkileri
tanımlayabileceksiniz.
3
1. Proje Döngüsü Yönetimi?

Proje döngüsü, proje fikrinin ortaya çıkışından
tasarlanmasına,
bu
fikrin
kağıda
dökülmesinden geliştirilmesine, proje için
kaynak
yaratılmasından,
projenin
yürütülmesine,
bitmesi
ve
değerlendirilmesine,
bilgi
üretiminin
sağlanmasına ve bunun ilgili paydaşlara
yayılmasına kadar olan süreci kapsayan tüm
döngüyü yönetme yaklaşımıdır.
4
1. Proje Döngüsü Yönetimi?
Proje Yönetimi Süreçleri
 Başlangıç
 Planlama
 Yürütme
 İzleme ve Kontrol Etme
 Kapanış
Başlangıç
(Tanımlanması)
Kapanış /
Değerlendirme
İzleme ve
Kontrol
Planlama
(Tasarlama)
Yürütme
(Uygulama)
5
1.1. Proje Yönetiminin Aşamaları
Aşama
Temel Konular
Temel Sorular
Projenin Başlangıcı /
Tanımlanması
Proje ve örgütsel stratejiler,
amaç tanımı
Ne yapılacak?
Neden yapılacak?
Projenin Tasarlanması
/ Planlanması
Biçimlendirme ve planlama,
hesaplama, kaynak analizi,
uyuşmazlık çözümü ve ispat
(justification)
Nasıl yapılacak?
Kimler dahil olacak?
Ne zaman başlayacak ve
bitecek?
Projenin Yürütülmesi / Organizasyon, kontrol,
Uygulanması
liderlik, karar verme ve
problem çözme
Projenin
Değerlendirilmesi
Proje günlük olarak nasıl
yürütülecek?
Süreçlerin ve proje çıktılarının Süreç sürekli olarak nasıl
değerlendirilmesi, gelecek
iyileştirilecek?
için bildirimler
6
1.2. Proje Yönetim
Döngüsünün Geliştirilmesi
Proje
Döngüsünde
Aşama
Faaliyet
Açıklama
Tanımlama
Kavramsallaştırma
Analiz
İhtiyacı somutlaştır
Bu ihtiyacı karşılamak için neler
yapılması gerektiği tanımla, yapılabilir
gözüküyor mu?
Tasarım /
Planlama
Öneri
Proje aktiviteleri ile ihtiyaçların nasıl
karşılanacağını göster
Finansal maliyetleri ve projeden
kazanılacak faydaları göster
Proje tarafları ile anlaşmayı sağla
İspat
Anlaşma
7
1.2. Proje Yönetim Dögüsünün
Geliştirilmesi
Proje
Döngüsünde
Aşama
Faaliyet
Açıklama
Projenin
Yürütülmesi /
Uygulanması
Başlangıç
Kaynakları topla, proje ekibini biraraya
getir
Belirlenen faaliyetleri uygula
Zaman/bütçe/kalite kısıtlarına uy,
faaliyet serilerini tamamla
Proje çıktılarını müşteriye/kullanıcıya
devret
Yürütme
Tamamlama
Devretme
Projenin
Değerlendirilmesi
Gözden Geçirme
Geri bildirim
Tüm paydaşlar için çıktıları tanımla
Gelişmeleri prosedürlere yerleştir, bilgi
eksikliğini gider, dokümantasyonu
tamamla
8
2. Proje Yönetimini Etkileyen
Çevresel Faktörler






Örgütsel kültür, yapı ve süreçler
Devlet veya sektör standartları ( örneğin düzenleme
kuruluşları, kalite veya işçilik standartları vb.)
Altyapı (Örneğin mevcut tesisler ve teçhizat vb.)
Mevcut insan kaynakları (Örneğin beceriler vb.)
Personel yönetimi (örneğin işe alma ve işte tutma
politikaları, performans değerlendirmeleri ve eğitim
kayıtları, fazla mesai politikası vb.)
Kurumun iş onay sistemleri
9
2. Proje Yönetimini Etkileyen
Çevresel Faktörler






Pazar koşulları
Paydaşların risk toleransları
Siyasi ortam
İletişim kanalları
Ticari veritabanları (örneğin standartlaştırılmış maliyet
verileri, sektör risk incelemesi bilgileri ve risk veritabanları)
Proje yönetimi bilgi sistemleri (Örneğin bilgi toplama ve
dağıtım sistemleri, web arayüzleri vb.)
10
3. Proje Yönetim Döngüsünün
Amacı







Durum tespiti ve sorun analizi aşamalarının proje planlama
aşamasına dâhil edilmesi
Beklentiye yönelik çözüm önerilerinin üretilmesi
Paydaşların sürece katılımının sağlanması
Faaliyetlerin amaca uygun olarak planlanması
Amaç ve sonuçlar ile ilgili izleme ve değerlendirme
kriterlerinin net olması, sonucun kontrol edilebilir ve
ölçülebilir olması
Faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlayacak kaynak
planlamasının yapılması
İzleme ve değerlendirme raporlarının üretilmesi
11
4. Proje Yöneticisinin Rolü
Proje yöneticisinin proje için gerekli olan alana özgü her türlü beceri ve
genel yönetim yeteneklerinin yanı sıra aşağıda belirtilen özelliklere de
sahip olması gerekebilir (PMBOK, 2008:13):



Bilgi: Proje yöneticisinin proje yönetimi hakkındaki bilgi birikimi
Performans: Proje yöneticisinin proje yönetimi bilgilerini uygularken
neler yapabildiği ya da başarabildiği
Kişisel Etkinlik: Proje yöneticisinin projeyi ya da bağlantılı aktiviteler
gerçekleştirirken nasıl davrandığı. Kişisel etkinlik, tutumları, temel kişilik
özelliklerini ve liderliği içine alır; proje hedeflerine ulaşmaya ve proje
kısıtlarını dengelemeye çalışırken proje ekibine rehberlik etme
becerisidir.
12
4.1. Fonksiyonel Organizasyonda
Proje Yöneticisi
CEO
Fonksiyonel
Yönetici
Fonksiyonel
Yönetici
Fonksiyonel
Yönetici
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
13
4.1. Proje Bazlı Organizasyonda
Proje Yöneticisi
CEO
Proje
Yöneticisi
Proje
Yöneticisi
Proje
Yöneticisi
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
Çalışanlar
14
4.3. Güçlü Matris Organizasyonda
Proje Yöneticisi
CEO
Fonksiyonel
Yönetici
Fonksiyonel
Yönetici
Proje
Yöneticilerinin
Yöneticisi
Çalışanlar
Çalışanlar
Proje
Yöneticisi
Çalışanlar
Çalışanlar
Proje
Yöneticisi
15
5. Proje Yönetim Ofisinin Rolü





PYO’nun birincil görevi aşağıda belirtilen konularla sınırlı
olmamakla beraber çeşitli konularda proje yöneticilerini
desteklemektir (PMBOK, 2008:11):
Kaynakların yönetilmesi,
Proje yönetim metodolojisinin, en iyi uygulama ve
standartlarının saptanması ve geliştirilmesi,
Koçluk, rehberlik, eğitim ve gözetim,
Proje yönetimi standartları, politikaları, prosedürleri ve
şablonlarının oluşturulması ve bunlara uyumun izlenmesi,
Projeler arasındaki iletişimin koordine edilmesi.
16
6. Projenin Paydaşları


Paydaşlar, projeye aktif olarak katılan ya da
projenin
yürütülmesinden
veya
tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde
etkilenen kişi ya da kuruluşlardır (örneğin
müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten örgüt,
kamuoyu vb.).
Paydaşlar projenin çıktıları ve proje ekibinin
üyeleri üzerinde de etkili olabilirler (PMBOK,
2008:23)
17
6. Projenin Paydaşları
Proje Paydaşları
Proje Yönetim
Ofisi
Operasyon
Yönetimi
Sponsor
Proje Ekibi
Fonksiyonel
Yöneticiler
Operasyon
Yönetimi
Proje Yönetim
Ekibi
Proje Yöneticisi
Proje Ekibinin
Diğer Üyeleri
Müşteriler
18
E-Posta: [email protected]
19