YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Notu Sistemleri Analiz Etmek İçin Yapı ve Metotlar Dersin Koordinatörü: Prof. Dr. Orhan TORKUL Dersi Veren : Öğ.Gör.ERKAL ETÇİOĞLU ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu SİSTEMLERİ ANALİZ ETMEK İÇİN YAPI VE METOTLAR BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN ANALİZİ ÖĞRENME ÇIKTILARI Bilişim sistemlerinin analizinde bir yapıya sahip olmak niçin önemlidir? İşletme ve iş süreç sistemleri ne anlama gelmektedir? Bilişim sistemleri ve iş süreçleri arasındaki ilişkiler nelerdir? İş süreçleri içinde bilişim sistemlerinin rolüyle ilgili altı eleman nedir? Sistem analizindeki aşamalar nelerdir? İşletme profesyonelleri bilişim sistemlerini analiz etmek için “İş Merkezli Analiz (İMA)” yapısını nasıl kullanırlar? Sayfa 1 ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu GİRİŞ Bilişim sistemleri; bir veya daha fazla iş sürecinde kullanılan bilgiyi yakalamak, iletmek, saklamak, okumak, işlemek veya göstermek için bilişim teknolojisini kullanan sistemlerdir. Başarılı bilişim sistemleri, işletmedeki 6 ilişkili elemanın dengelenmesine yardım eder. Bilişim sistemlerinden bahsederken iş süreçlerine odaklanmak, işletme profesyonellerinin teknoloji abartısına kapılmasını önler. Bilişim teknolojisinin bir iş önemi olması için bir iş sürecini destekleyen bir bilişim sisteminin parçası olmalıdır. Şekil 1. İşletme Ortamında Bilişim Sistemleri ve Bilişim Teknolojisi Bilişim Sistemi İçin Yapı Yapı (framework); belli bir şey veya durumla ilgili bir düşünce sürecinin organize edilmesinde kullanılan kavramlardan oluşan özet bir settir. Yapıya örnek olarak, sporda bir oyunun nasıl oynandığını ve ne tür hareketlere izin verildiğini belirleyen kurallar verilebilir. İşe yarar bir yapı, dikkate alınması gereken konuları belirleyerek ve konuların nasıl ilişkili olduğunu göstererek karışıklıkları anlamlandırmamıza yardım eder. İş süreçlerini ve bu süreçlere destek olan bilişim sistemlerini anlamak ve analiz etmek için “İş Merkezli Analiz” yapısı kullanılabilir. İş Merkezli Analiz (İMA) Yapısı İş Merkezli Analiz, işletmedeki sistemleri anlamak için teknolojiden ziyade yapılan işlere odaklanmaktadır. İMA, birbirine bağlı 6 elemandan oluşmaktadır: İş süreçlerinin iş ve dış müşterileri Sayfa 2 ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu İş süreçleri tarafından üretilen ürün ve hizmetler İş süreçlerindeki adımlar İş süreçlerindeki katılımcılar İş sürecinin kullandığı veya oluşturduğu bilişim İş sürecinin kullandığı teknoloji Elemanlar arasındaki bağlantılar çift yönlüdür; yani elemanlar dengede olmalıdır. Bir elemandaki değişiklik diğer elemanları da etkiler. Şekil 2. İşletme Sistemleri İçin İş Merkezli Analiz (İMA) Yapısı İş Merkezli Analiz Yapısında Bilişim Sisteminin Yeri Bilişim sistemi yapının ayrı bir parçası değildir. İMA yapısında iş süreçleri, katılımcılar, bilişim ve teknoloji elemanları sistem olarak görülür. Bu sistem içerisinde bilişim sistemi bilişimi, teknolojiyi, katılımcıların çabaları ile iş süreçlerinin bir kısmını içerir. Bilişim sistemi bilişim ve bilişim teknolojisini kullanarak meydana gelen sistemin bir parçasıdır. Bir sistemdeki iş süreçlerinin ne olduğuna, ne derece bilişim ve teknoloji kullandığına, katılımcıların nasıl çaba sarf ettiğine bakarak sistemin bilişim sistemi ile ilişkisini anlayabiliriz. Yapı ve Modellerin Gerekliliği Yapı (framework); belli bir şey veya durumla ilgili bir düşünce sürecini organize eden kavramların kısa ve öz bir bütünüdür. Model; özel bir durum veya şeyin işe yarar bir temsilidir. Modeller her ayrıntıyla uğraşmadan gerçeği tasvir ettiği veya taklit ettiği için Sayfa 3 ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu faydalıdır. Modeller çalışılan özel konu hakkındaki bilgi ile bir yapının kavramlarını birleştirerek insanların bir durumu analiz etmesine yardımcı olur. Yapılar ve modeller, dünya karmaşasının anlaşılmasında bize yardımcı oldukları için önemlidir. Binlerce kişinin çalışmasını kapsayan karışık bir durum yapı ve basit bir tanımlayıcı model ile özetlenebilir. Sistem ve İş Süreçleri Bir sistem, bir amacı gerçekleştirmek için bütünleştirilmiş elemanlar grubudur. Sistemler daha küçük alt sistemlere bölünebilir. Bilişim sistemleri, işletme sistemlerinin bir alt sistemidir. Bir iş süreci, iç ve dış müşterilere değer yaratmak için insan, bilgi ve diğer kaynakları kullanan adımlar veya faaliyetler bütünüdür. İş sürecindeki adımlar yere ve zamana bağlıdır, bir başlangıcı ve sonu vardır ve girdi ve çıktılara sahiptir. İşletmeler, iş süreçlerinden oluşan sistemlerdir. Şekil 3. İşletme Sistemi ve Süreçler Değer Zinciri Katma değer; iç ve dış müşteri için oluşturulan değerdir. Değer zinciri; firmaların müşterileri için değer oluşturmada kullandığı işlemler setine verilen isimdir. Bir firmada organize edilen iş süreçleri ile firmanın müşterilerine sağladığı değer arasında bağlantı olmalıdır. Değer zinciri, ana süreçler ve destek süreçleri olmak üzere 2 tip sürece sahiptir. Bir restoranın değer zincirini ele alırsak: Ana süreçler: satın alma, sipariş alma ve yemek servisi Sayfa 4 ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu Destek süreçleri: mutfak temizliği, çalışan alımı, vergi ödemeleri ve restoran yönetimi İşletmenin Fonksiyonel Alanları ve İş Süreçleri Süreçler fonksiyonel alanlarla çakışır. Yeni bir ürünü oluşturmak, işin tamamında koordineli bir plan yapmak ve müşteri siparişlerini yerine getirmek gibi başlıca süreçler genellikle birçok fonksiyonel alanı kapsar. Süreçler spesifik fonksiyonel alanlarla ilişkilidir. Süreçleri ve onları destekleyen bilişim sistemlerini öğrenmenin en iyi yolu bilişim sistemlerinden önce fonksiyonel alanları öğrenmektir. Faaliyetler ve alt süreçler her fonksiyonel alanda meydana gelir. Bu aktiviteler ve alt süreçler diğer insanlarla iletişim, veri analizi, yapılacak işin planlanması ve çalışanların geribeslemesinin sağlanması olarak sayılabilir. Şekil 4. İşletmenin Fonksiyonel Alanları ve İş Süreçleri Bilişim Sistemleri ve İş Süreçleri İş Süreçlerinde Bilişim Sistemleri Bilişim sistemi sadece bilişim teknolojisi değildir. Sadece bilişim de değildir. Bilişim sistemi; bilişim teknolojisini ve bilişimi kullanan bir sistemdir. Bilişim sistemini anlamak için, işletmede kullanılan bilişim ve bilişim teknolojisini anlamak gerekir. Bilişim sistemleri iş Sayfa 5 ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu süreçlerinde önemli rol oynar ama iş süreçlerinin bazı önemli yönlerini direkt olarak etkilemez. İş Süreçleri İle Bilişim Sistemi Arasındaki Farklar İş Merkezli Analiz Yapısının Elemanları ve Tanımları İş Merkezli Analizi yapısının 6 elemanı bulunmaktadır: Müşteriler: Bir iş sürecinin iç ve dış müşterileri, sürecin çıktılarını kullanan kişilerdir. İç müşteriler; aynı firma içerisinde, ürün veya hizmet dış müşteriye gitmeden önce ona ilave değer katacak sonraki iş sürecinde çalışan kişilerdir. Dış müşteriler; firmadan ürünleri veya hizmetleri satın alan kişilerdir. Bunlar kamu kurumları veya firmadan bilgi, vergi veya diğer şeyleri alan başka gruplar da olabilir. Ürün: Ürün; iş sürecinin çıktısıdır. Ürünler, iç veya dış müşterilerin ihtiyacını karşılar. Bir iş sürecinin ürünü bisiklet veya masa gibi somut şeyler olabildiği gibi, halı temizleme veya hukuk danışmanlığı gibi hizmetler de olabilir. İş Süreci: Bir iş süreci, iç ve dış müşterilere değer yaratmak için insan, bilgi ve diğer kaynakları kullanan adımlar veya faaliyetler bütünüdür. İş sürecindeki adımlar yere ve zamana bağlıdır, bir başlangıcı ve sonu vardır ve girdi ve çıktılara sahiptir. İş süreçlerini temel yaklaşım ve başlıca adımlara göre özetlemek yararlı olacaktır. Bir iş sürecini adımlar ekleyerek, çıkararak, adımları birleştirerek veya adımlarda kullanılan metotları değiştirerek iyileştirmek mümkündür. Sayfa 6 ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu Katılımcılar: Katılımcılar; sisteme katılan, sistem dahilinde işlem yapan veya bilişimi kullanan insanlardır. Sistemde bir iş tamamen otomatikleşmemiş ise, o sistem katılımcılar içerir. Teknoloji: Teknoloji; insanın maddi çevresini denetlemek ve değiştirmek amacıyla geliştirdiği araç gereçler ile bunlara ilişkin bilgilerin tümüdür. Bilişim sistemlerini analiz ederken, araçları metotlardan ayırmak çok faydalı olacaktır. İş süreçleri, işi yapmada kullanılan metot ve prosedürlerdir. Teknoloji ise, işi direkt olarak veya insanlar yardımıyla gerçekleştirmede kullanılan araçlarıdır. Karmaşıklık teknik detaylarda değil, tam olarak nasıl kullanılacağı ile ilgili kararlardadır. Şekil 5. İş Merkezli Analiz Yapısı: Market Satış Noktası Örneği İşletme Profesyoneli Bakış Açısından Bilişim Siste minin Analizi Sistem Analizinde Genel Kavramlar Sistem analizi; bir problemin tanımlanması, uygun bilginin toplanması, alternatif çözümlerin geliştirilmesi ve bu çözümler arasında seçim yapılmasından oluşan çok genel bir süreçtir. Bu genel süreç bilişim sistemleri, fiziksel ve sosyal sistemleri de içerisinde barındıran birçok sistem türünde kullanılabilir. Sayfa 7 ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu Sistem analizinde de kullanılan 4 adımlı karar verme süreci: Sistemin alanını ve analizin amacını tanımlamak Mevcut durumu tasvir etmek ve önemli konuları belirlemek için bilgi toplamak Alternatifler geliştirmek En iyi alternatifi seçmek Sistemlerin İş Merkezli Analizi İş merkezli analiz metodu teknoloji, bilişim veya organizasyon yerine yapılan işlere odaklanır. İş merkezli analiz, bir işletmede mevcut olan veya önerilen bir sistemi anlamak için tek bir yapıya 5 farklı bakış açısı uygulanmaktadır: Mimari Performans Altyapı Ortam Riskler Sistem Analizi Süreci ve 5 Bakış Açısı Sayfa 8 ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu Bilişim Sistemi Analizindeki Aşamalar 1) Analizin alanını ve amacını belirleme Çözülecek problemin ne olduğuna karar ver, analizin alanını ve amacını belirle. Analizin alanını özetlemek için şöyle bir yapı kullanılabilir: Müşteriler: Müşteriler kimler? İş süreçlerinin çıktılarını nasıl kullanıyorlar? Başka ne şekilde etkilenirler? Ürünler: İş süreçlerinin ürünleri (çıktıları) neler? İyileştirme için muhtemel yönler ile ürünler ne kadar ilgili? İş Süreçleri Başlıca adımlar: İş sürecindeki başlıca adımlar nelerdir? Temel yaklaşım: İş sürecindeki adımları hangi temel yaklaşım birleştirir? Katılımcılar: Katılımcılar kimler? Yetenekleri neler, onları neler teşvik eder? Bilişim: İş süreci hangi bilgiyi kullanır ve üretir? Teknoloji: İş sürecinin kullandığı kilit teknolojiler neler? 2) Mevcut durumu tanımlama Mevcut sistemi 5 bakış açısını göz önünde bulundurarak tanımla. Mimari: Sistemin bileşenleri ve bu bileşenlerin birlikte nasıl yönetileceği konusuyla ilgilidir. Performans: Sistemin işleyişinin ne derece iyi olduğuyla ilgilidir. Altyapı: Temel kaynakların diğer sistemlerle paylaşımıyla ilgilidir. Ortam: Personel, organizasyonel ve teknik çevreyi çevreleyen sistemdir. Teşvikler Politikalar ve uygulamalar Paydaşlar Riskler: Ters gidebileceği öngörülebilir şeylerle ilgilidir. Kazalar ve arızalar Bilgisayar suçları Proje hataları Sayfa 9 ENM 307 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ 5. Hafta Ders Notu 3) Potansiyel iyileşmeleri tasarlama Sistemin performansını iyileştirmek için bir veya daha sistem elemanında değişiklik öner. Yapıdaki 6 eleman birbirine bağlıdır, birindeki değişiklik başka yerde değişiklik gerektirir. 4) Alternatifler arasından seçme Ne yapacağına karar vermek için ilk üç adım sayesinde şekillenen anlayışı kullan. Kısıtlamalar, belirsizlikler, karar kriteri ve yapılacak uygulamanın yapılabilirliği gibi konuları göz önüne alarak karar ver. Sayfa 10
