Slayt 1

08.02.2013
Neler Konuşacağız?
•
•
•
•
•
•
•
•
PROJE YÖNETİMİ
Akıl Haritaları, Sorun Çözme
Murat ÜNVER
Eğitmen, Danışman
AYT, 07 / 08 Şubat 2013
Tanışma
Tanımlar(1.Gün)
Proje Yönetim Aşamaları(1. Gün)
Yürütme ve Kontrol(1. Gün – 2. Gün)
Sorun Çözme Teknikleri(2. Gün)
Proje Yönetiminde İletişimin Önemi(2. Gün)
Proje Kapanışı(2. Gün)
Değerlendirme, Kapanış, Sınav…(2. Gün)
1
3
Murat ÜNVER
• 1969 Ankara doğumlu,
hafızası zayıf, dobra,
fazla açık 
• Porland Porselen A.Ş.
Genel Satış Müdürlüğü
• 2004’den bu yana
eğitmen, danışman…
Şimdi de sizleri tanıyalım…
4
Tanımlar…
•
•
•
•
•
5
Küçük Bir Oyun…
• Gözlerinizi kapatın…
• Kırmızı parlak bir top düşünün…
• Nasıl bir toptu o?
Beynimiz…
Akıl Haritası
Proje
Proje Yönetimi
Proje Üçgeni
6
7
1
08.02.2013
Kısaca Beynimiz…
Akıl Haritası …
• Sağ / Sol Lop
• Kelimelerin çağrıştırdıkları…
• Resimlerin uyandırdıkları…
• Tony BUZAN- (Mind Map)
Anahtar sözcük ve anahtar görüntüler
kullanarak, bilgi saklama, düzenleme ve
önem sırasına göre organize etme tekniğidir.
Mesainin bitmesine 5, servilerin kalmasına
10 dakika var. Yöneticiniz sizi arıyor:
«Murat Bey, bir konu
sorunumuz
var. Gelir
var.misiniz?»
Gelir
misiniz?»
8
9
… Akıl Haritası …
… Akıl Haritası …
• Akıl haritası(Zihin haritası);
• A4 kâğıdı yan yazacak gibi önünüze alın.
• Renkli kalemlerinizi hazırlayın: Böylece
görsel duyunuzu artırmış olacaksınız…
• Ana temayı kâğıdın merkezine yerleştirin.
Bunu; çok iyi gözükmeyebilecekse de
resimle ifade etmeye gayret gösterin.
Hatırlayın ki resimler hayal gücünüzü
tetikler…
– Kişiseldir: Tekil yapılması gereken bir
çalışmadır. Sizin duygu ve düşüncelerinizi
yansıtır.
– Beyin fırtınası değil; beyninizin fırtınasıdır!
– Bir düşünce tekniğidir,
– Bir planlama aracıdır…
10
11
… Akıl Haritası …
… Akıl Haritası …
• Ana temadan yanlara, aşağı yukarı
uzanan ve doğrusal olmayan kalın çizgiler
çekin. Bu; gözünüze daha ilginç gelecek,
daha kolay hatırlanacak…
• Bu çizgileri; ana temaya sıkı sıkı bağlayın.
Böylece en öncelikli ilişkileri daha kolay
bulacaksınız…
• Bu kollara ana temayla irintili birincil fikir,
hayal ya da koşulları yazın.
12
– Yazarken;
• Yazınızla oynayın…
• Ufak tefek figürler ekleyin
• Renkli kalemlerle yazın,
• Her birincil fikri, tali fikirlerle
destekleyin…
13
2
08.02.2013
… Akıl Haritası …
… Akıl Haritası …
• Aman Dikkat!
• Faydaları:
– Beynimiz aslında çok basit çalışıyor: Karmaşa
yaratmaya çalışmayın…
– Cümleler yerine tekil kelimeler kullanın,
– Şema yapmaktan kaçının: Amacınız akışı değil
düşünceleri açığa çıkartmak.
– «Olmadı» demeyin, olmuştur: Beğenmediğiniz
şey; akıl haritanız değil, düşünceleriniz ve
çağrışımlarınız olabilir…
14
… Akıl Haritası
Az kâğıtla çok not tutacaksınız,
Kavramlar arasındaki daha önce fark
etmediğiniz ilişkilerle tanışacaksınız,
Beyninizin her iki lopunu da kullanacak,
daha yaratıcı olacaksınız,
Üzerinden uzun zaman geçse de notlarınızı
kolayca hatırlayacaksınız,
Daha etkin ve amaca yönelik plan
yapabileceksiniz.
15
Uygulama
• «Türkiye’de düşük sportif başarı»
hakkında akıl haritanızı çiziniz…
16
17
Proje
Proje;
– Değişik alanlarda önceden plan ve programa
alınmış, maliyeti hesaplanmış, kurum ve
kuruluşların yönetim organları tarafından
onaylanmış, kısa ve uzun vadeye bağlanarak özel
kurum veya devlet adına gerçekleştirilmesi kabul
edilmiş bilimsel çalışma tasarısı
– Gerçekleştirilmesi istenen tasarı
• «Farklı veya benzersiz bir ürün, hizmet ya
da sistem oluşturma» amacı, bu amaca
ulaşmak için ölçülebilir hedefleri, belli bir
başlangıç ve bitiş noktası olan, sınırlı
kaynaklar kullanmayı gerektiren, geçici
olarak organize edilmiş faaliyetler
bütünüdür…
• TDK, İsim – Fr.
18
19
3
08.02.2013
Proje;
Proje;
• Nitel ve nicel hedeflerle tanımlanabilen
faydalı bir değişim; kendine has bir
kapsam ve özniteliği olan bir iş yoluyla,
insan, malzeme ve mali kaynakların yeni
bir yaklaşımla ele alınmasıyla, zaman ve
maliyet kısıtlarının gereklerini de
gözeterek yerine getiren girişimdir.
• Projeyi günlük işlerinizden farklı yapan
özellikler nelerdir?
Zaman Kısıtı
Bütçe Kısıtı
20
21
Proje Yönetimi – 1/2
Proje Yönetimi – 2/2
• Projenin tanımlanmasını, kategorize
edilmesini ve gerçekleştirmesini
sağlamaya yönelik gerekli tüm araç ve
tekniklerin bir arada kullanılmasına
yönelik çalışma bütünüdür.
• Proje için tanımlanan;
– Hedef
– Maliyet
– Zaman
– Kalite ve
– Tatmini
sağlayacak şekilde, insanî ve maddî kaynakları
yönetme ve koordine etme sanatıdır.
22
23
Proje Üçgeni …
… Proje Üçgeni
• Projenin üç temel unsuru olan Kapsam,
Zaman ve Maliyetin birbirleriyle
ilişkilerini bütünleşik anlamak ve
anlatmak maksadıyla kullanılan bir
sembolik alan tanımlamasıdır.
• Projenin faydaları üçgen alanı olarak
mütalaa delirse:
Süre
Maliyet
Kapsam Sabit tutulur
Kapsam Sabit tutulur
ve maliyet azaltılırsa;
ve süre azaltılırsa;
Kapsam
artarsa; süre ve süre
maliyet
artar…
artar…
maliyet
artar…
Kapsam
24
25
4
08.02.2013
Proje Yaşam Döngüsü
Proje Yönetim Aşamaları(PYA)
• Projenin;
Fikir
Geliştirme,
Başlatma
Yürütme
Planlama
Sonuçlandırma
Kontrol
– Tanımlanması
– Planlanması
– Yürütülme ve Kontrol Edilmesi
– Sona Erdirmesi
ni kapsayan işleyiş bütünüdür…
Plan Revizyonu
26
PYA – Projenin Tanımlanması
•
•
•
•
•
•
•
27
PYA – Projenin Tanımlanması
5N1K cevapları verilmeli:
Neden yapılacak
Ne yapılacak
Ne Zaman yapılacak
Mevcut durum
durum analizi
analizi -- 5:
4:
Nasıl yapılacak
Mevcut
Mevcut
Mevcut
durum
durum analizi
analizi
–- 3:
2:
4’:
Mevcut
analizi:
BİZ durum
Tanımı…
Bu
faaliyetlerin
gerçekleşmesi
Proje
Saptanan
Belirlenen
için
BİZ
eksikliklerin
amaçlara
tespit
edildikten
uygun
giderilmesi,
sonra
Kurumsal
Misyon
ve
Vizyon
ışığında;
Nerede yapılacak ve
Zamanlama,
amaç
ve
şekli
tanımlı
yönetilmesi
için en uygun
proje
arzulanan
tanımlanan
ekibinin
gelişmelerin
faaliyetlerin
kurulması
sağlanması
ve
yapılması
içyer
görev
1. Eksiklikler
neler?
bu
faaliyetler
için
gerekli
kaynaklar
ve
mecra
neresi?
paylaşımları…
için
neler
en
doğru
yapılmalı?
zaman
ne zaman?
2.
Geliştirilmesi
gerekenler
neler?
Kim yapacak
neler?
Bütçe, İnsan
ve Zaman
• Projenize başarı aşısı:
• Mantıksal Çerçeve: Yapılması düşünülen
eylemler, alınması planlanan ekipman ya
da hizmetler projenin kapsam, konu,
amacıyla ve hatta sürdürülebilirliği ile ne
denli ilişkili?
• Proje üçgenini hatırlayınız…
28
29
PYA – Projenin Tanımlanması
PYA – Planlama
• Mantıksal Çerçeve;
• Zamanlama: İş Akışı, süreçler…
Amaçlar
Sorunlar
Sonuçlar
Amaçlar
Etkinlikler
Sonuçlar
Araçlar
Etkinlikler
Maliyet
– Ağ Çizelgeleri, PERT(Project Evaluation and
Review Technique) Diyagramı
– GANTT Şeması
• Personel
• Bütçe
Araçlar
arasındaki ilişkiyi kurar, gözetir.
30
31
5
08.02.2013
PYA – Ağ Çizelgeleri…
… PYA – Ağ Çizelgeleri …
• Şebeke diyagramı olarak da bilinir.
• Proje süresince yapılacak işlerin
birbirleriyle ilişkisini de gösteren iş akış
şeması gibidir.
• Birbiri ile başlangıç / bitişi ilişkili
faaliyetler
• Kimi işlerden bağımsız, kimilerine bağımlı
işlemler…
• Gerçek İşler
Zaman ve para harcayan işler…
• Yapay İşlemler
Sadece zaman harcayan işlemler…
• Kukla İşler
Ne zaman ne de kaynak harcayan işler...
Kukla işlemlerin olduğu hatta , «bolluk» vardır.
32
33
… PYA – Ağ Çizelgeleri …
… PYA – Ağ Çizelgeleri …
• Her düğüm noktası(bir işin sonu, başka
birinin başı olan noktalar)
numaralandırılır: (0, 1, 2, …)
• Düğüm noktaları; soldan sağa kronolojik
olarak verilir.
• Herhangi bir iş; kendinden önce başlayan
bir işin bir kısmına bağlı ise; araya kukla
düğüm noktaları konulur.
1
2
4
A2
A1
5
3
34
… PYA – Ağ Çizelgeleri …
35
… PYA – Ağ Çizelgeleri …
• Bütün düğüm noktaları, şebeke
diyagramının başlangıç ve bitiş düğüm
noktalarına bağlanmalıdır
• Ana şebekede bir okla gösterilen bir işlemin
detay işlemleri kapalı bir diyagram meydana
getirmeli ve ilgili işlemin başlangıç ve bitiş
düğüm noktalarına bağlanmalıdır.
A3
A7
A1
A4
A5
A8
A2
A6
A
36
37
6
08.02.2013
PYA – GANTT …
… PYA – GANTT
• Proje işlem adımları belirlenir.
• İşlemler birbirinden farklı ve ayrıntı
seviyeleri yaklaşık eşit olmalıdır.
• Projenin planlandığı şekilde ilerleyip
ilerlemediği izlenir
MsOffice Project
38
PYA – Planlama: İK …
39
… PYA – Planlama: İK
• Proje Örgütlenmesi, İK
– Proje Ekibinin oluşturulması,
• Rutinler, proje görevleri…
• Yetkinlik
• «Ekip»
– Görev dağılımı,
– Motivasyon
– Hatırlayınız ki;
Performans = Yetenek x Motivasyon x Eğitim
40
PYA - Yürütme ve Kontrol(YK).
41
PYA - Yürütme ve Kontrol(YK).
•
•
•
•
• Her faaliyet için;
En uzun aşama…
Her düğümün kendi içinde izlenmesi,
Uygunluk ve doğruluk teyidi,
Düğüm sonlarında değerlendirme ve
raporlama,
• Proje planına bağlılık teyidi,
• Her aşamada geri bildirim.
– Kontrol listeleri
– Prosedür ve talimatlar
– Kalite
• Proje hayat döngüsü – Plan Revizyonu
42
43
7
08.02.2013
PYA - Risk
PYA - Riskler
• TDK, İsim - Fr
• Proje süresince doğabilecek sapmaları
öngörmek…
– Zarara uğrama tehlikesi, riziko
– Tecrübenizi kullanın
– Risk kaynaklarını belirleyin
– Risk / Sapma payları koymak
•
•
•
•
Bütçe
Süre: (Tk+4To+Ti)/6
Teknoloji güzel ama…
İK
44
Sorun
45
PYA YK- Sorunlar ve Çözümler …
• TDK, İsim
Tanıla
– Araştırılıp öğrenilmesi, düşünülüp çözümlenmesi,
bir sonuca bağlanması gereken durum, mesele,
problem
– Sıkıntı veren durum, dert
Analiz
Et
Kontrol
Problem
Çözme
Çevrimi
Tasarla
Uygula
Planla
46
… PYA YK- Sorunlar ve Çözümler…
47
… PYA YK- Sorunlar ve Çözümler …
• Akıl Haritaları…
• Balık kılçığı(sebep/sonuç diyagramı):
– Ana faktör/fikirler orta çizginin altına ve
üstüne sıralanır.
– Bir düzene ihtiyaç yoktur, neden/çözüm
öneren kişi, hangi ana madde için fikir
verdiğini beyan eder.
– Tali faktör/fikirlerle beslenir…
– Grupla yapılır,
– Beyin fırtınası,
– Sadece metin kullanılır,
– Tüm ekip üyeleri probleme vakıf,
– Sorun(Hedef / Ana başlık) sağ/sol başa
yazılır,
Malzeme
Metot
Eğiticiler
Türkiye’de
düşük sportif
başarı
48
Çevre
İnsan
49
8
08.02.2013
… PYA YK- Sorunlar ve Çözümler …
… PYA YK- Sorunlar ve Çözümler …
• Temel kılçıklar: 7M(8M)
ÖLÇÜLEBİLİRLİK
– Man – İnsan
– Machine – Makine
– Medium – Ortam / Mecra / Çevre
– Material – Malzeme
– Method – Metot
– Management – Yönetim
– Measurability – Ölçülebilirlik
– Money – Maddi Kaynak…
MAKİNE
Malzemeler
Metodlar
Katı disiplin
Çok ağır spor
programı
Gevşek tavırlar
sergilenmesi
İNSAN
Metodsuzluk
Uygun olmayan
Ödül-ceza
kullanmama
k Zaman sınırlaması
Tesis
altında ezilmek yetersizliği
Uygun
olmayan
spor alanı
Yeni personel
İnsan
YÖNTEM
SONUÇ
DÜŞÜK SPOR
(SORUN)
BAŞARISI
VAR
Yetersizlik
İsteksizlik
Çevre
YÖNETİM
Eğitici eğitiminin yetersizliği
Bilgisiz / Yetersiz Eğitici
Gönülsüz
Eğitici
Beslenme
yetersizliği
Uygun olmayan
hava koşulları
MALZEME
Eğiticiler
Metodsuzluk
Uygun
olmayan spor
Mlz .
spor kıyafeti
Uykusuzluk
Yorgunluk
Kötü
alışkanlıklar
ÇEVRE/ORTAM
50
… PYA YK- Sorunlar ve Çözümler …
51
… PYA YK- Sorunlar ve Çözümler …
başlangıç
• Akış Diyagramı
– Sorun karşısında; evet/hayır
durumlarında yapılması gereken
faaliyetler tanımlanarak sonuca
gitmeyi hedefler…
faaliyet
karar
bitiş
52
53
Proje Yönetimi ve İletişim(PYİ)
PYİ
• Kişiler Arası İletişim
• Kurum İçi İletişim
– Etkin dinleme
– Doğru yazma
– Güncel olarak paylaşımda olmalı:
– Standart formlar ve rapor şablonları
– Dönemsel raporlar, ilerleme raporları,
– Periyodik toplantılar(genelde haftalık),
– Teknolojik alt yapı…
– Proje; bir ekip işidir. Tek kişinin rol alacağı
bir işler dizisi proje değildir.
• Proje ekibinin iletişim bilgileri
• Tedarikçi ve dış uzmanların iletişim bilgileri
• Düğüm noktaları için onay makam(lar)ı
– Geri bildirim
54
55
9
08.02.2013
PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si …
… PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si …
Güven; insan ilişkilerinin temelidir.
• Güven
• Açıklık ve dürüstlük
• Katılım ve işbirliği
Kendine
Güven
Başkalarına
Güven
GÜVEN
Başkalarının
Kişiye
Güveni
56
… PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si …
57
… PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si …
Yüksek
Açıklık, Dürüstlük, Güven
• Savunucu İletişim:
– Çözüm yönünde tartışmalar olmaz.
– Dediğini yaptırma ve otoriter tavır
gözlemlenir.
Savunucu İletişim: GalipMağlup, Mağlup-Mağlup
Yüksek
Düşük
İşbirliği
58
… PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si …
59
… PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si …
Yüksek
• Saygılı İletişim:
– “Doğru olmadığını biliyorum ama şimdi
söylemeyeyim”.
Açıklık, Dürüstlük, Güven
Saygılı İletişim:
Tavize Dayalı İlişki
Savunucu İletişim: Galip-Mağlup, Mağlup-Mağlup
Yüksek
Düşük
İşbirliği
60
61
10
08.02.2013
… PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si …
Yüksek
… PYİ - Ekip Başarısının «A B C» si
Sinerjik İletişim: Yüzleşme,
• Sinerjik İletişim:
Açıklık, Dürüstlük, Güven
Uzlaşma, Galip-Galip İlişkisi.
– Uzlaşma ve fikir alış-verişi vardır.
– Amaç haklı çıkmaya çabalamak değil,
işi geliştirmektir.
Saygılı İletişim: Tavize Dayalı İlişki
Savunucu İletişim: Galip-Mağlup, Mağlup-Mağlup
Yüksek
Düşük
İşbirliği
62
PYA - Proje Kapanışı …
63
… PYA - Proje Kapanışı
• Proje sonu sunumu:
• Sonuç Raporu:
– Projenin yola çıkış nedenleri,
– Hedefe ulaşıldı mı? Hedefte değişiklik yapıldı mı?
– Proje süresince hangi revizyonlar yapıldı?
– Bütçe, süreç ve/veya sonuca dair sapmalar(-/+) ve
nedenleri?
– Organizasyonun etkinliği ve iletişimiyle ilgili
yorumlar…
– Çıkarılan dersler…
– Görsel materyaller…
– Plan vs Aksiyon,
– Bütçe ve nakit akışı,
– Zaman planlaması,
– Amaçlar vs Sonuçlar / Çıktılar,
– Tablolar, resimler, videolar.
64
65
Teşekkürler.
Mart 2013’de Görüşmek üzere…
Murat ÜNVER
Eğitmen, Danışman
08 Şubat 2013
66
11