tarafsızlığın yönetimi prosedürü

TARAFSIZLIĞIN YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
1. Kapsam ve Amaç
Bu prosedür, TS EN ISO/IEC 17024:2012 Personel Belgelendirme Yönetim Sistemi ve MYK şartları kapsamında,
merkezi bünyesinde belgelendirme faaliyetlerindeki tarafsızlığı yönetmek, olası riskleri belirlemek, bu riskleri en aza
indirmek veya ortadan kaldırma amacı ile izlenecek yolu belirler.
2. Tanımlar
Yazılım
:Merkez Yönetim ve Sınav Yazılımı
3. Uygulama
4.1 Tarafsızlık Komitesi
Belgelendirme faaliyetlerinin yürütülmesi ile ilgili prensiplerin geliştirilmesinde yardımcı olmak belgelendirme
faaliyetlerinin tarafsızlığının gözden geçirilmesi için senede az bir periyodik olarak Tarafsızlık Komitesi toplantısı
gerçekleştirilir. Olağan dışı durumlarda da Tarafsızlık Komitesi toplanabilir. Tarafsızlık komitesi bir
mühendis/Tekniker/Teknik Öğretmen vb, bir STK Temsilcisi ve bir avukattan oluşmaktadır.
4.2 Taahhüt
Merkez; kuruluş içinde personel belgelendirme faaliyetlerinin yapılmasında, tarafsızlığın öneminin anlaşıldığını, çıkar
çatışmasının yönetildiğini ve personel belgelendirme faaliyetlerinin objektifliğinin sağlandığını belirten ve yönetim
tarafından taahhüt edilen tarafsızlık taahhütnamesi oluşturmuş ve web sayfasında kamuya açık biçimde ilan etmiştir.
Merkezi, başvuru sahiplerine, adaylara ve belgeli kişilere tarafsız ve adil davranmayı; tüm personeline, üst yönetime
ve komitelere Tarafsız Hizmet ve Gizlilik Beyanını imzalatarak tarafsızlık şartlarına uyacağını yazılı olarak taahhüt
etmelerini sağlar kişilerin vermiş olduğu beyan ile güvence altına alınmıştır.
4.3 Komitenin toplanması
Komite yılda bir belirlenen tarihte toplanır ve tarafsızlığı koruma toplantısı yapılır. Planlanan toplantı tarihinden en az
iki hafta öncesinde koordinatör tarafından üyelere aşağıdaki konuları içeren bir rapor hazırlanarak gönderilir;
- Belgelendirilmiş kişi sayısı
- Şikayetler, itirazlarla ilgili bilgilendirme
- Risk analizi raporu
- Süreçlerde, organizasyon yapısındaki değişiklikler
- Akreditasyon denetimi sonuçları
- İç tetkik ve YGG sonuçları
- Halka açık bilgiler (web sayfası aracılığıyla)
Üyeler toplantı öncesi raporu değerlendirip, açık kalan yeterince anlaşılmayan konularda ilave bilgi isteyebilirler.
Tarafsızlığı koruma toplantısı ve değerlendirme toplantısında minimum aşağıdaki konularda tarafsızlığı tehdit edici
riskleri değerlendirir;
- Bir önceki toplantıda alınan kararların takibi
Bu doküman SC Proje Yönetim Danışmanlık Turizm ve Tic. Ltd Şti.’ye aittir. Yazılı izin olmadan kopya edilemez veya çoğaltılarak dağıtılamaz
PR.19-08.16/01-04.17
Sayfa | 1 / 4
TARAFSIZLIĞIN YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
-
Mali konularla ilgili tarafsızlık risklerin değerlendirilmesi
Komitelerin tarafsızlığı ile ilgili risklerin değerlendirilmesi
Personelin yeterliliği ile ilgili risklerin değerlendirilmesi
Altyapı koşulları ile ilgili tarafsızlık risklerin gözden geçirilmesi
Toplantı sırasında yukarıda belirlenen konularda risk analizi gözden geçirilir ve potansiyel risklerle ilgili kararlar alınır.
Risk analizi güncellenerek Kalite Yöneticisi tarafından uygulanması sağlanır.
4.4. Tarafsızlığın Yönetimi
Merkez tarafsızlığı yönetmek ve belgelendirme faaliyetlerinin tarafsız bir şekilde yürütüldüğünü güvence altına almak
üzere; yapısını, politikalarını ve prosedürlerini doküman haline getirmiş ve belgelendirme faaliyetlerinde yer alan
personelinin anlamasını ve uygulamasını sağlamıştır.
Merkez sürdürdüğü belgelendirme faaliyetlerinde; tüm başvuru sahibi ve adayların, bu faaliyetler hakkında kolayca
bilgi almalarını sağlamak için kendi personeline belgelendirme faaliyetleri ile ilgili gerekli ve yeterli eğitim imkanlarını
sağlar. Ayrıca tüm başvuru sahibi ve adayların; başvuru, sınav, belgelendirme ve diğer faaliyetler hakkındaki bilgilere
kolayca erişmeleri için web sitesinde; başvuru şartları, sınavlar, haklar, belgelendirme, yeniden belgelendirme, askıya
alma, iptal etme, itiraz ve şikayet süreci gibi tüm faaliyetleri kamuya açık hale getirmiştir.
Merkez ulusal yeterliliklere göre oluşturduğu belgelendirme programlarına yapılacak başvurular için bir birlik veya
gruba üye olunması gibi engelleyici veya kısıtlayıcı şartlar sunmamaktadır. İlgili mesleklerde Mesleki Yeterlilik Belgesi
almak isteyen tüm kişiler sınav başvurunda bulunabilirler. Belgelendirme yapılan meslekler ilgili ulusal yeterlilik
şartlarına göre bir eğitim/öğretim programının bitirilmesini şart koşmamaktadır. Belgelendirme ücretleri Tüketici
Fiyat Endeksindeki değişimleri dikkate alarak Genel Müdür tarafından belirlenir.
Sınav planlamasının yapılması sırasında aday ile sınav yapıcı arasında oluşabilecek muhtemel bir çıkar ilişkisinin
önüne geçmek için sınav yapıcılara sınav öncesinde adayları tanımadığı ve herhangi bir çıkar çatışması olmadığını
garanti altına almak adına belge imzalatılır.
Ayrıca belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personel de aday ile olan çıkar ilişkisini beyan etme yükümlülüğü vardır.
merkez kendi personelini veya personelinin herhangi bir yakınını tarafsızlık, eşitlik koşulları sağladığı müddetçe
belgelendirme yapabilir
Yazılım tarafından tanımlı olan öğrenme çıktılarına ve sınav bilgilerine göre, soru bankasından algoritma ile soru
seçimi otomatik olarak yapılır. Böylece soru seçimleri kişilere bırakılmamış olup, eşit ve adil bir sınav hazırlığı
yapılması sağlanır.
Sınav alanlarını ilgili Ulusal Yeterliliklere uygun olarak FR.14 Sınav alanı Uygunluk Kontrol Formu ile her sınav
öncesinde eşit bir sınav ortamı sağlamak için kontrol edilir ve kayıt altına alınır.
Çıkar çatışmalarının izlenmesi, sınavın şeffaflığı, tarafsızlığı doğru ve adil ölçme sonuçları için sınavlar kamera ile kayıt
altına alınmaktadır. Kayıtlar MYK tarafından yayınlanmış olan Teorik ve Performans Sınavları İçin Kamera Kayıt
Rehberinde belirtilen esaslara göre alınır ve saklanır.
Bu doküman SC Proje Yönetim Danışmanlık Turizm ve Tic. Ltd Şti.’ye aittir. Yazılı izin olmadan kopya edilemez veya çoğaltılarak dağıtılamaz
PR.19-08.16/01-04.17
Sayfa | 2 / 4
TARAFSIZLIĞIN YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
Ulusal yeterliliklere uygun gerçekleştirilen ölçme ve değerlendirme süreçlerinin geçerli, güvenilir, uygulanabilir ve
tutarlı olmasını, eşitliğin sağlanması için merkez İç doğrulama sistemi kurmuş ve uygulamaktadır. İç doğrulamanın
esasları PR.12 İç Doğrulama Prosedüründe belirtilmiştir.
Belgenin gözetim ve yeniden belgelendirme şartları web sitesinde ilan edilmiş olup, PR.14 Belge Gözetim Yenileme
Askıya Alma ve İptal Prosedüründe detaylandırılmıştır. Ayrıca yazılımda gözetim ve yeniden belgelendirme yapılacak
adaylar otomatik olarak görüntülenebilmektedir. Adaylarda kullanıcı adı ve şifrelerini girerek istedikleri zaman
gözetim süreci, yenileme süresi ile ilgili bilgi alabilirler. Tüm gözetim ve yeniden belgelendirme evrakları basılı
doküman ve yazılım aracılığı ile tutulmakta olup, sonuçlar MYK’ya bildirilmektedir.
İtiraz ve şikayet süreci web sayfasında kamuya açıktır. İzlenecek yol PR.15 İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi
Prosedüründe belirtilmiştir. Tüm itiraz ve şikayet sonuçları somut deliller üzerine dayandırılmaktadır.
Merkez tüm süreçlerinin somut kayıtlarını almaktadır. Tüm ölçme ve değerlendirme kayıtları, basılı doküman ve/veya
Yazılım aracılığı ile tutulur. MYK’ya sonuç bildirimleri yapılarak vePR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedüründe belirtilen
sürelerde tüm kayıtlar saklanarak belgelendirme kararının, tarafsızlık ve eşitlik ilkesine göre alınıp alınmadığı kayıt
altına alınmış olur. Belgelendirme kararının tarafsız ve adil olarak alınması esasları ve kontrol mekanizmaları PR.09
Ölçme ve Değerlendirme Prosedüründe tanımlanmıştır. Tarafsızlık Komitesi tüm süreçlerin tarafsız, eşit ve adil olarak
işlediğini bu kayıtları inceleyerek denetler.
4.5 Tarafsızlık Risk Analizi Tablosu
No
Potansiyel Çatışma
Olasılık
Şiddet
Risk
Politika
1
Merkez yönetiminin ve personelin
Tarafsızlık Komitesinin aldığı
kararlara uymaması
1
5
5
2
Sınav değerlendiricisinin
daha önceden adayın
eğitiminde yer almış olması
3
5
15
3
Sınav değerlendiricisi ile aday
arasında bir ilişki olması
Sınav değerlendiricisi ile aday
arasında
bir
ilişkinin
sınav
sonrasında anlaşılması
Teorik veya pratik sınavlar sırasında
adayın uygulama ile ilgili
başarısızlığını değerlendiriciye duygu
sömürüsü yaparak görmezden
gelmesini istemesi
Belgelendirmeye karar verici
ile aday arasında ilişki olması
3
5
15
3
5
15
Buna izin verilmez. Tüm merkez yönetimi ve çalışanları
Tarafsızlık ve Gizlilik Hizmet Beyanını ve Personel
Belgelendirme politikasındaki şartlara uyacağını taahhüt
etmiştir. Ayrıca Tarafsızlık komitesi kuruluşu TÜRKAK ve
MYK’nın yetkili mercilerine şikayet etme hakkına sahiptir.
Sınav değerlendiricisinin daha önceden adayın eğitiminde yer
almış olması, adayın eğitim veya öğretiminde görev alan eğitici
veya öğreticiler, eğitim veya öğretiminde görev aldığı adayın
sınavında ve değerlendirmesinde yer alamaz. Ancak eğitici
veya öğretici, adayın eğitim/öğretimini tamamlamasından
itibaren en az iki yıl geçmiş olması şartıyla; eğitim veya
öğretiminde görev aldığı adayın sınavında Değerlendirici & İç
Doğrulayıcı olarak bulunabilir.
Buna izin verilmez. Değerlendirici Havuzundan uygun şartı
taşıyan başka bir değerlendirici seçilir.
Durum için tutanak kaydı açılır ve sınavın iç doğrulaması yapılır
ve sınav yapıcıya bir daha görev verilmez
4
3
12
Buna itibar edilmez ve izin verilmez.
Denetim süreci takip edilir.
3
5
15
Merkezin kendi personeli
belgelendirmesi
1
5
10
Adayın başvurusu sırasında veya karar verme işleminden önce
Belgelendirme karar vericisi durumu bildirir ve tutanak
hazırlanır. Karar verme işlemi başka bir karar verici tarafından
yapılır.
Merkez kendi personelini belgelendirmemektedir.
4
5
6
7
Bu doküman SC Proje Yönetim Danışmanlık Turizm ve Tic. Ltd Şti.’ye aittir. Yazılı izin olmadan kopya edilemez veya çoğaltılarak dağıtılamaz
PR.19-08.16/01-04.17
Sayfa | 3 / 4
TARAFSIZLIĞIN YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
8
Adayın belgelendirme ile ilgili sınav
2
5
10
Sözleşme feshedilir ve hizmet verilmez ve durum tutanak
sürecindeki çalışanları tehdit etmesi
altına alınarak ilgili mercilere bildirilir.
9
Adayın daha kolay bir sınav geçirmek 3
3
9
Buna itibar edilmez ve izin verilmez.
için diğer belgelendirme kuruluşları
Denetim süreci takip edilir.
ile kıyaslama yapması
10
Karar Verici’nin aday
3
5
15
İç tetkik ve iç doğrulama doğrultusunda tespit edilir. İtiraz ve
değerlendirmesinde sübjektif
şikayet olması halinde itiraz ve şikayet komitesince ayrıca
kriterler doğrultusunda
değerlendirilir.
değerlendirme yapması ve sınav
yapıcıların hatalarını örtmesi
11
İç tetkikçilerin kendi
2
4
8
İç tetkikçilerin kendi departmanlarını denetlemeyeceği
departmanlarında denetim yapması
prosedürlerde yer almaktadır. İç tetkik raporları YGG
ve dolayısıyla departmanda oluşan
toplantılarında ve program komitesi toplantılarında gözden
veya oluşabilecek uygunsuzlukları
geçirilir bu risk unsuru doğrultusunda değerlendirme yapılır.
göz ardı etmesi
Olasılık ve Şiddet Derecesi (1:En Düşük)…(5:En Yüksek), Risk Derecesi = Olasılık X Şiddet
Bu doküman SC Proje Yönetim Danışmanlık Turizm ve Tic. Ltd Şti.’ye aittir. Yazılı izin olmadan kopya edilemez veya çoğaltılarak dağıtılamaz
PR.19-08.16/01-04.17
Sayfa | 4 / 4