tc marmara üniversitesi türkiyat araştırmaları enstitüsü bilgi ve belge
advertisement
T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI KURUMSAL BİLGİ YÖNETİMİNİN KURUMSAL İLETİŞİM ARAÇLARINA ETKİSİNİN MODELLENMESİ YÜKSEK LİSANS TEZİ MUHAMMED FATİH AKSARAYLI İSTANBUL 2010 T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI KURUMSAL BİLGİ YÖNETİMİNİN KURUMSAL İLETİŞİM ARAÇLARINA ETKİSİNİN MODELLENMESİ YÜKSEK LİSANS TEZİ MUHAMMED FATİH AKSARAYLI TEZ DANIŞMANI: DOÇ. DR. BERAT BİR BAYRAKTAR İSTANBUL 2010 İÇİNDEKİLER ĠÇĠNDEKĠLER…………………………………………………….…………………..I ÖNSÖZ…………………………………………………….…………………….....….V ÖZET………………………………………………………………...……………….VII ABSTRACT……………………………………………………...………………….VIII KISALTMALAR…………………………………………………...…………………IX ġEKĠLLER……………………………………………………………………..….…..X TABLOLAR……………………………………………………………………..……XI GĠRĠġ……………………………………………………………………………………1 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ, BİLGİ YÖNETİMİ VE BELGE 1.1 BĠLGĠ VE BĠLGĠ KAVRAMI.................................................................................................... 4 1.2 BĠLGĠNĠN BĠLEġENLERĠ................................................................................................................. 6 1.2.1 Veri ................................................................................................................................................ 6 1.2.2 Enformasyon................................................................................................................................. 7 1.2.3 Bilginin Veri ve Enformasyonla ĠliĢkisi...................................................................................... 7 1.2.4 Akıl ................................................................................................................................................ 9 1.3 BĠLGĠ TÜRLERĠ ............................................................................................................................... 10 1.3.1 Düzenlenme ve Kullanma Tarzlarına Göre Bilgiler ............................................................... 10 1.3.1.2 Sistematik Bilgi .................................................................................................................... 11 1.3.1.3 Pragmatik Bilgi.................................................................................................................... 11 1.3.1.4 Otomatik Bilgi...................................................................................................................... 11 1.3.2 Niteliğine Göre Bilgiler ......................................................................................................... 11 1.3.3 Ġçeriğine Göre Bilgiler .......................................................................................................... 12 1.3.4 Kaynağına Göre Bilgiler, ..................................................................................................... 12 1.3.4.1 Açık Bilgi ............................................................................................................................. 13 1.3.4.2 Örtük Bilgi ........................................................................................................................... 13 1.4 BĠLGĠ ÜRETĠMĠ ............................................................................................................................... 14 I 1.4.1 Bilgi ĠĢlem – BiliĢim ................................................................................................................... 17 1.5 BĠLGĠ YÖNETĠMĠ ............................................................................................................................ 18 1.5.1.Bilgi Yönetiminin Amacı ........................................................................................................... 20 1.5.2 Bilgi Yönetiminin Özellikleri..................................................................................................... 22 1.5.3 Stratejik Bilgi Yönetimi ............................................................................................................. 23 1.5.4 Bilgi Yönetiminin Unsurları ...................................................................................................... 25 1.5.5 Bilgi Yöneticisi ............................................................................................................................ 25 1.5.6 Bilgi Yönetiminin AĢamaları ..................................................................................................... 26 1.6 BELGE................................................................................................................................................ 27 1.6.1 Belge Üretimi .............................................................................................................................. 27 1.7 ARġĠVLER ......................................................................................................................................... 30 1.8 E-BELGELER / ELEKTRONĠK KAYITLAR, E-DEVLET...................................................... 31 1.9 ELEKTRONĠK KÜTÜPHANE ....................................................................................................... 32 İKİNCİ BÖLÜM KURUMSAL BİLGİ 2.1 KURUMSAL BĠLGĠ NEDĠR ............................................................................................................ 33 2.2 KURUMSAL BĠLGĠ KAYNAKLARI ............................................................................................. 34 2.2.1 Ġç Bilgi Kaynakları ..................................................................................................................... 34 2.2.2 DıĢ Bilgi Kaynakları ................................................................................................................... 35 2.3 Kurumsal Bilgi Yönetimi .................................................................................................................. 36 2.3.1 Kurumsal Bilgi Yönetimi Yaklaşımı ........................................................................................... 37 2.3.2 Kurumsal Bilgi Yönetiminin Esasları ........................................................................................ 37 2.4 KURUMSAL BĠLGĠ YÖNETĠMĠ UNSURLARI ........................................................................... 38 2.4.1 Kurumsal Belge Unsuru ............................................................................................................ 38 2.4.2 Entelektüel Sermaye Unsuru..................................................................................................... 39 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İLETİŞİM 3.1 ĠLETĠġĠM KAVRAMI ............................................................................................................. 40 3.2 ĠLETĠġĠMDE AMAÇ ............................................................................................................... 42 3.3 ĠLETĠġĠM FONKSĠYONLARI ............................................................................................... 43 3.4 ĠLETĠġĠM SÜRECĠ VE ÖĞELERĠ ........................................................................................ 44 3.4.1 ĠletiĢim Süreci ............................................................................................................................. 44 3.4.2 ĠletiĢimin Öğeleri ........................................................................................................................ 45 3.4.2.1 Gönderici (Kaynak, Mesajı Gönderen) ............................................................................... 45 3.4.2.2 Kodlama ............................................................................................................................... 46 3.4.2.3 Mesaj (İleti).......................................................................................................................... 46 3.4.2.4 Kanal .................................................................................................................................... 47 II 3.4.2.5 Alıcı (Hedef) ........................................................................................................................ 47 3.4.2.6 Geribildirim (Feedback) ...................................................................................................... 48 3.4.2.7 Gürültü ................................................................................................................................ 50 3.5 ĠLETĠġĠMDE “VERĠCĠ - ALICI” MODELĠ................................................................................. 50 3.6 KURUMSAL ĠLETĠġĠM................................................................................................................... 51 3.6.1 Kurum ve Kurumsal İletişim Kavramları ................................................................................... 51 3.7 ĠLETĠġĠM GRUPLARI / TÜRLERĠ ............................................................................................. 52 3.7.1 Öz ĠletiĢim ................................................................................................................................... 53 3.7.2 Toplumsal ĠletiĢim...................................................................................................................... 53 3.7.3 Amaçları Açısından ĠletiĢim ...................................................................................................... 54 3.7.4 Kullanılan Kodlara Göre ĠletiĢim ............................................................................................. 54 3.7.5 Zamana ve Mekana Göre ĠletiĢim ............................................................................................ 55 3.7.6 Yönüne Göre ĠletiĢim ................................................................................................................. 55 3.7.6.1 İçsel İletişim ......................................................................................................................... 55 3.7.6.2 Dışsal İletişim ...................................................................................................................... 55 3.7.7 Kullanılan Araçlara Göre iletiĢim ............................................................................................ 55 3.7.8 Kullanılan Kanallara Göre Kurumsal ĠletiĢim ........................................................................ 56 3.7.8.1 Biçimsel İletişim (Formel İletişim) Kanalları .................................................................... 56 3.7.8.2 Biçimsel Olmayan İletişim (İnformel İletişim) Kanalları .................................................. 58 3.8 ĠLETĠġĠMĠN ETKĠNLĠĞĠ ................................................................................................................ 59 3.9 ĠLETĠġĠM TEKNOLOJĠSĠ .............................................................................................................. 61 3.9.1 Bilgi/ BiliĢim Teknolojilerinin Yetenekleri .............................................................................. 62 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM KURUMSAL BİLGİ İLETİŞİM MODELİ (KBİM) 4.1 KURUMSAL BĠLGĠ ĠLETĠġĠM MODELĠ’NĠN (KBĠM) AMACI ............................................. 64 4.2. KBĠM’ NĠN TEMEL BĠLEġENLERĠ ............................................................................................ 65 4.2.1 Bilgi Yönetimi Süreçleri BileĢenleri .......................................................................................... 66 4.2.1.1 KBİM Bileşeni Olarak Bilgi Toplama Süreci ..................................................................... 67 4.2.1.2 KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Sınıflandırma ve Depolama Süreci ................................... 69 4.2.1.3KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Kullanılır Bilgiye Dönüştürme Süreci ............................... 71 4.2.1.4KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci ..................... 72 4.2.2 ĠletiĢim Araçları Altyapısı ......................................................................................................... 73 4.2.2.1 Yazılı İletişim Araçları ........................................................................................................ 75 4.2.2.2 Sözlü İletişim Araçları ......................................................................................................... 77 4.2.2.3 Telekomünikasyon İletişim Araçları ................................................................................... 80 4.2.2.4 Bilişsel İletişim Araçları ...................................................................................................... 81 4.2.2.4.1 Network İletişim Araçları ve İnternet ......................................................................... 82 4.3 KBĠM’ DE DEĞERLENDĠRME ÖLÇÜTÜ ................................................................................... 87 4.4 KBĠM’ DE BĠLGĠ TOPLAMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ........................................... 88 4.4.1 Stratejik Düzey ........................................................................................................................... 88 4.4.2 Yönetsel Düzey ........................................................................................................................... 89 4.5 KBĠM’ DE BĠLGĠYĠ SINIFLANDIRMA VE DEPOLAMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ ................................................................................................................................................................... 89 4.5.1 Stratejik Düzey ........................................................................................................................... 89 4.5.2 Operasyonel Düzey .................................................................................................................... 90 III 4.6 KBĠM’DE BĠLGĠYĠ KULLANILABĠLR BĠLGĠYE DÖNÜġTÜRME SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ .......................................................................................................................................... 90 4.6.1 Stratejik Düzey ........................................................................................................................... 90 4.6.2 Yönetsel Düzey ........................................................................................................................... 91 4.7 KBĠM’ DE BĠLGĠYĠ KURUMSAL UYGULAMALARADA KULLANMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ .......................................................................................................................................... 91 4.7.1 Stratejik Düzey ........................................................................................................................... 91 4.7.2 Yönetsel Düzey ........................................................................................................................... 92 4.8. BĠLGĠ YÖNETĠMĠ BĠLEġENLERĠ KRĠTERLERĠNĠN KURUMSAL ĠLETĠġĠM ARAÇLARINA ETKĠSĠNĠ DEĞERLENDĠRME YÖNTEMĠ ............................................................ 92 4.9 KBĠM’ DE DEĞERLENDĠRME SONUÇLARI ............................................................................. 98 4.9.1 KBĠM’ de Bilgi Toplama Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi ............................... 98 4.9.2 KBĠM’ de Bilgiyi Sınıflandırma/ Depolama Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi . 99 4.9.3 KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Bilgiye DönüĢtürme Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi ................................................................................................................................ 101 4.9.4 KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi ................................................................................................................................ 102 SONUÇ VE DEĞERLENDİRME .....................................................................104 KAYNAKÇA ...................................................................................................108 ÖZGEÇMİŞ .....................................................................................................118 IV ÖNSÖZ Bilgi, tarih boyunca üretilmiş ve üretilmeye devam etmektedir. Tarih yazıyla başlamıştır ve insan bilgisinin en önemli icadı yazıdır. Yazının her çeşidi, resim yazısından modern alfabetik yazıya kadar bilginin modellenmesinde kullanılan simgeler bütünüdür. Yazı aracılığıyla bilgi somutlaşmış, kaydı ve nakli yapılır hale gelmiştir. Bilginin üretilmesinde ihtiyaçlar rol oynamıştır. Modern alfabetik yazı, tüccar bir halk olan Fenikeliler tarafından hesap tutma ihtiyacı sonucu bulunduğu (M.Ö. 1700‟ler) kabul edilir. Bilgisayarların atası olarak bilinen hesap makineleri de muhasebe işlemlerini kolaylaştırmak için icat edilmiştir. İhtiyaçlar, yeni araç ve gereçleri gerektirmiştir. Maddi icat ve keşiflerin yanında; edebiyat, din, felsefe gibi bilim dallarında da insan duygu ve düşüncesi kendi varlığının derinliklerine inerek estetik, inanç ve düşünce alanlarında bilgi üretmiş ve üretmeye devam etmektedir. Yazıdan, bilgisayar ve internete kadar bütün iletişim araçlarının icadında insanların bilgiye duydukları merak ve bilgi ürünlerini öğrenme ve onlara sahip olma isteği rol oynamıştır. Bilgi; yazıyı, elle çoğaltmayı, matbaayı, telgraf ve telefonu, faksı, televizyonu, bilgisayarları ve interneti etkilemiştir. Gelişme ve teknolojik değişme sürekli devam etmektedir, bilgi üretimi arttıkça bilgiden etkilenen araçlar da, iletişim teknolojileri de gelişmekte ve iletişim araçları da değişmektedir. Bu gelişme ve değişme kaçınılmazdır, çünkü bilgi kendisine gerekli olan aracı, modeli çıkartmaktadır. Bu aşamada bilgi yöneticilerinin görevi de bilgiyi etkin ve etkili biçimde yönetme ve onu, niteliğine uygun biçimler içinde - görsel, işitsel ya da hareketli olarak –doğru kişilere doğru zamanda sunmaktır. V Tezimizde; kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına etkisi bir model oluşturulmaya çalışılarak ortaya konmaya çalışılmıştır. Tezin hazırlanmasında başta danışman hocam Sayın, Doç. Dr. Berat Bir BAYRAKTAR‟ a, Yrd. Doç. Dr. I Halil ZAİM‟ e, İ.Ü. Kütüphanecilik Bölümü ilk sertifikalı öğrencilerinden (1973) olan ve beni çalışmaları sırasında İstanbul Üniversitesi kütüphaneleri, Beyazıt Devlet, Taksim Belediye, Süleymaniye, Fatih Millet kütüphaneleri gibi Türkiye‟nin önemli kütüphanelerine götürerek bilgi- belge dünyasını yakından tanımamı sağlayan babam İsmail AKSARAYLI‟ ya, İngiltere‟ deki araştırmalarım esnasında hiç bir maddi ve manevi desteği esirgemeyen ve dostluğun evrensel bir değer olduğunu en güzel haliyle ispatlayan dostum Yu Wang LİN‟ e ve isimlerini sayamadığım diğer şahıslara yardım ve katkılarından dolayı en derin şükranlarımı sunarım. VI ÖZET KURUMSAL BĠLGĠ YÖNETĠMĠNĠN KURUMSAL ĠLETĠġĠM ARAÇLARINA ETKĠSĠNĠN MODELLENMESĠ Yaşadığımız çağ, bilgi çağıdır. Bilginin önemi, önceki çağlara göre diğer değerlerin önüne geçmiştir. Kişi ve kurumlar, varlıklarını sürdürmek ve gelişmek için bilgiyi esas almak zorundadır. Sosyal, politik, ekonomik ve teknolojik gelişme ve değişmelerin temelinde bilgi vardır. Bilgi hayatın her alanını etkilemekte ve dünyada bilgiye her gün yenileri katılmaktadır. Bir kurum içinde üretilen bilginin, kurumsal süreçlerde verimli bir şekilde kullanılabilmesi için, bilimsel yöntem ve süreçlere dayalı bir bilgi yönetim sürecinin var olması hayati bir gerekliliktir. Bilgi yöneticileri, bilgiyi alıcılara ulaştırmak için değişik iletişim araçlarına gerek duyar. Bilgi, insan hayatını etkilediği gibi iletişim araçlarını da etkiler ve kendisine uygun yeni araçların ortaya çıkarır. Son olarak, bilgi, bilgisayar ve internete dayalı bilişim araçları ortaya çıkartarak, alıcıları için dünyayı küçük bir köy haline getirmiştir. VII ABSTRACT THE EFFECT OF ORGANIZATIONAL INFORMATION MANAGEMENT TO ORGANIZATIONAL INFORMATION TOOLS The age which we live is knowledge age. The importance of knowledge came front of the other value. People and organizations must depend on basicly knowledge to improve their existance. There is knowledge in the origine of social, politic, echonomic, technologic improvement and chancing. Knowledge is efficent in every parts of life. Day by day new knowledges are being added. The organizational management of produced knowledge also is important. Knowledge managements need different and variety communications ways to communicate them to the receivers. Knowledge not only effects human life but olsa communications materials ways. At last making computer and internet; they made our world as a little village. VIII KISALTMALAR ar- ge : Araştırma – Geliştirme bkz. : Bakınız BT : Bilişim Teknolojisi BY : Bilgi Yönetimi C. : Cilt KBĠM : Kurumsal Bilgi İletişim Modeli KĠA : Kurumsal İletişim Araçları KM : Knowledge Management KOBĠ : Küçük Ve Orta Boy işletme LAN : Yerel Alan Ağları s. : Sayfa S. : Sayı vb : Ve Buna Benzer WAN : Geniş Alan Ağları IX ġEKĠLLER ġekil 1.1: Enformasyon - Bilgi İlişkisi ġekil 2.1: Kurumsal Bilgi Yönetimi Ağları ġekil 2.2: Shannon ve Weaver‟ın Matematiksel İletişim Modeli ġekil 4.1: Kurumsal Bilgi İletişim Modeli (KBİM) ġekil 4.2: Bilgi Yönetim Süreçlerinin Kavramsal Çerçevesi ġekil 4.3: Bilgi Toplama Süreci Alt Bileşenlerinin Kavramsal Gösterimi ġekil 4.4: Bilgi Sınıflandırma ve Depolama Süreci Alt Bileşenlerinin Kavramsal Gösterimi ġekil 4.5: Bilgiyi Kullanılabilir Bilgiye Dönüştürme Süreci Alt Bileşenlerinin Kavramsal Gösterimi ġekil 4.6: Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Alt Bileşenlerinin Kavramsal Gösterimi X TABLOLAR Tablo 3.1: Kişisel ve Toplumsal Düzeylerine Göre İletişim Türlerinin Karşılaştırılması Tablo 4.1: Kriter Model Elemanı İlişkileri Tablo 4.2: KBİM‟ de Bilgi Toplama Süreci Bileşeni Kriter Değerlendirme Tablosu Tablo 4.3: KBİM‟ de Bilgiyi Sınıflandırma/Depolama Süreci Bileşeni Kriter Değerlendirme Tablosu Tablo 4.4: KBİM‟ de Bilgiyi Kullanılabilir Bilgiye Dönüştürme Süreci Bileşeni Kriter Değerlendirme Tablosu Tablo 4.5: KBİM‟ de Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Bileşeni Kriter Değerlendirme Tablosu XI GĠRĠġ Günümüzde, bilgiye dayalı bir iktisadi ve sosyal dönüşüm süreci yaşanmaktadır. Sanayi devriminden sonra üretim yapısından sosyal hayata, uluslar arası ilişkilerden kurumların yönetim ve organizasyonuna kadar pek çok farklı alanda radikal değişimler kendini hissettirmektedir. Söz konusu radikal değişimlerin temelinde bilgi ve bilginin kullanılmasındaki farklılıklar yer almaktadır. Yaşanmakta olan dönüşüm sürecinde bireyler, kuruluşlar veya toplumlar açısından mukayeseli bir üstünlük sağlamanın ve daha fazla refah elde etmenin temel yolu bilgiyi daha etkili biçimde kullanmaktan geçmektedir. Konuya kurumlar açısından bakıldığında bilginin daha fazla değer sağlayacak biçimde yönetilmesi, son yıllarda üzerinde en çok durulan konulardan biridir. Kuruluşlar açısından sürdürülebilir rekabet avantajı elde etmenin temel şartı olarak gösterilen bilgi ancak etkin ve etkili bir kurumsal iletişim araçları altyapısı sayesinde mümkündür. Etkin ve etkili iletişim araçları altyapısı sahip olunan entelektüel sermayeyi harekete geçirerek, bilginin üretiminden kullanımına kadar geçen tüm süreçleri kurumsal faydaya dönüştürebilir. Etkin ve etkili bir kurumsal bilgi yönetimi ancak sağlıklı bir kurumsal iletişim araçları seçimi ve altyapısı ile mümkündür. Bu amaçla tezimizde öncelikle bilgi ve kurumsal bilgi kavramı incelenmiş daha sonra da iletişim kavramı incelenip bu kavramlardan yola çıkılarak kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına olan etkisi, Kurumsal Bilgi Yönetim Modeli (KBİM) aracılığıyla değerlendirilmeye çalışılmıştır. Araştırmamızın temel aşamaları şu şekilde sıralanabilir; 1. Araştırmanın Problemi Tezde incelenen araştırma problemi, kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına etkisinin belirlenmesidir. 1 2. Araştırmanın Amacı Araştırmanın amacı, kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarını etkileyip etkilemediği, eğer etkiliyorsa ne düzeyde etkide bulunduğunu ortaya koymaktır. 3. Araştırmanın Önemi Etkin bir kurumsal bilgi yönetimi ancak etkin ve etkili bir kurumsal iletişim araçları altyapısı ve ağıyla mümkündür. Etkin bir kurumsal iletişim araçları altyapısı ve ağı oluşturmak için kurumsal iletişim araçlarının hangi kriterler doğrultusunda ve ne düzeyde kurumsal bilgi yönetimi tarafından etkilendiğinin ortaya koyulması gerekmektedir. 4. Araştırmanın Hipotezleri Araştırmanın hipotezleri şu şekildedir; H1: Kurumsal bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçlarını etkilemektedir. H2: Kurumsal bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçlarını farklı düzeylerde etkilemektedir. 5. Araştırmanın Yöntemi “Kurumsal Bilgi Yönetiminin Kurumsal İletişim Araçlarına Etkisinin Modellenmesi” başlıklı tez, dört bölümden oluşmaktadır. İlk üç bölümde literatür taraması yapılmış; bilgi, bilgi yönetimi, belge, kurumsal bilgi, iletişim ve hakkında ayrıntılı bilgiler verilmiştir. Dördüncü Bölüm, model oluşturma aşamasıdır. Bu bölümde öncelikle Kurumsal Bilgi İletişim Modeli (KBİM) ortaya konulmuş, bileşenleri açıklanmış ve model etki kriterleri belirlenmiştir.Bileşenlerin kriterler ölçeğinde kurumsal iletişim araçlarına hangi düzeyde etki ettiği tablolar aracılığı ile gösterilmiş ve daha sonra değerlendirilmiştir. 2 Kriter belirleme ve değerlendirme aşamasında Bayram Kaya‟nın “Bütünleşik Kurumsal İletişim” kitabından, Maryam Alavi‟nin “ Tips and Tools For Knowledge Management” makalesinden, Thomas H. Davenport ve Laurence Pursak‟ ın “İş Dünyasında Bilgi Yönetimi” kitabından, son olarak da Seher Arslankaya‟ nın “Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli” adlı tezinden yararlanılarak kavramsal ve literatüre dayalı bir yöntem izlenmiştir. Kurumsal Bilgi Yönetiminin Kurumsal İletişim Araçlarına Etkisinin Modellenmesi konulu tez çalışmamızda bölümlerin içeriği şu şekildedir: Birinci Bölüm: Bilgi, bilgi yönetimi, belge unsurları açıklanmıştır. İkinci Bölüm: Kurumsal Bilgi tanımı, kaynakları, yönetimi ve unsurları açıklanmıştır. Üçüncü Bölüm: İletişim kavramı, kurumsal iletişim, iletişim grupları açıklanmıştır. Dördüncü Bölüm: Kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına etkisi ile ilgili bir model çalışması yapılmış ve bilgi yönetimi unsurlarının mesajın niteliğine göre değişen iletişim araçlarına olan etkisi belirlenen kriterler doğrultusunda analiz edilmeye ve değerlendirilmeye çalışılmıştır. 3 BĠRĠNCĠ BÖLÜM BĠLGĠ, BĠLGĠ YÖNETĠMĠ VE BELGE Bilgi her devirde önemli olmuştur, bilgi çağı olarak adlandırılan çağımızda ise, bilginin elde edilmesi, üretilmesi, tasnifi, korunması, saklanması ve iletilmesi daha da önem kazanmış ve kritik bir faktör haline gelmiştir. Bilgi; farklı biçimlerde toplumları şekillendiren, işin niteliğini mesleki yapılarını değiştiren, eğitimden iletişime, sağlık sisteminden sosyal yardım kurumlarına kadar ekonomik ve sosyal hayatın tüm unsurlarını etkileyen ve her çeşit ekonomik faaliyeti dönüştürme potansiyeline sahip temel bir kaynak halini almıştır.1 Bilgi ve bilgi yönetimi, günümüzde ayrıca akademik olarak eğitim, araştırma ve incelemelerin önemli bir konusu olmuştur. Bu bağlamda bu bölümde bilgi, bilgi yönetimi ve belge konularında bilgi verilmeye çalışılmıştır. 1.1 BĠLGĠ VE BĠLGĠ KAVRAMI Eski çağlardan günümüze birçok düşünürün, bilim dalının hatta dinlerin ilgi alanına giren bilgi çok farklı tanımlara sahiptir ve tanımıyla ilgili tam bir fikir birliği bulunmamaktadır. Günlük hayatta sıkça kullanılan bir kelime olmasına rağmen bilgiyi tanımlamak oldukça zordur. Bilgi ile ilgili yapılmış olan tanımlardan bazıları şöyledir; Bilgi; Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük‟ te şu şekilde tanımlanmıştır; I. İnsan aklının erebileceği olgu, gerçek ve ilkelerin bütünü, biliş, mâlumat. II. Öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile elde edilen gerçek, mâlumat, vukuf. 1 Halil Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, İstanbul, İşaret Yayınları, 2005, s. 71. 4 III. İnsan zekâsının çalışması sonucu ortaya çıkan düşünce ürünü, malumat, vukuf. IV. (Felsefe) Genel olarak ve ilk sezi durumunda zihnin kavradığı temel düşünceler. V. (Bilim) Doğa bilgisi. VI. Kurallardan yararlanarak kişinin veriye yönelttiği anlam.2 Davenport ve Prusak “Working Knowledge” adlı eserinde bilgiyi; deneyim ve değerlere ilişkin enformasyonun akışkan bir karması olarak tanımlamaktadır.3 Bilgi hakkında yapılan diğer tanımlamalar şu şekildedir; Bilgi, sistemli bir şekilde herhangi bir iletişim aracıyla başkalarına aktarılan, makul bir hükmü veya tecrübeye dayanan sonucu gösteren, olgu veya fikirlerle ilgili düzenli ve sistemli ifadeler bütünüdür.4 Belli bir süreçten geçirilmiş anlamlı veriler toplamına verilen ad olarak bilgi, rasyonel bir karar vermek için gerekli bir araç ya da kaynaktır.5 Bilgi, harekete geçirildiğinde değer yaratabilme kabiliyeti bulunan sistematik verilerin bileşkesidir.6 Her ne kadar bilginin ne olduğu ile ilgili tam bir fikir birliği sağlanmış olmasa da, bilginin günümüzde rekabet için kritik bir faktör olduğu yönünde tam bir fikir birliği bulunmaktadır. 2 Türk Dil Kurumu Sözlüğü, http://tdkterim.gov.tr/bts/?kategori=veritbn&kelimesec=45093 (Erişim: 17 Mart 2009) Thomas H. Davenport ve Prusak Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, çev. Günhan Günay, İstanbul, Rota Yayınları, 2001, s. 85. 4 Cihan Dura, Hayriye Atik, Bilgi Toplumu Bilgi Ekonomisi ve Türkiye, İstanbul, Literatür Kitabevi, 2002, s. 134. 5 Berat Bir Bayraktar, “Bilgi Sistemleri ve Yönetim Bilgi Sistemi Olarak Yüksek Performans Yönetim Modeli”, http://www.isguc.org/ik_bilgi.php, (Erişim: 23 Mart 2008) 6 Ahmet Batat, “Bilgi”, http://www.kykonline.com/content/view/73/66/ (Erişim: 23 Mart 2008) 3 5 1.2 BĠLGĠNĠN BĠLEġENLERĠ Eski çağlardan beri önemli olan, günümüzde iletişim teknolojilerinin baş döndürücü gelişimi ile politikada, sanatta, iş ve insan ilişkilerinde kritik bir faktör halini alan, üretkenliğe ve sermaye değerine doğrudan katkı sağlayan bilgi, çok farklı kategorilere ayrılmakta, taşıdığı anlam derinliği ve etki alanına göre çeşitli gruplar altında değerlendirilmektedir. Bu gruplardan ilkini, bileşenlerini ve bilginin kendisini ifade etmek için kullanılan veri (data), enformasyon (information), bilgi (knowledge) ve akıl (wisdom) kavramları oluşturmaktadır. Bilgi kavramını iyi anlayabilmek için çoğu zaman birbiri ile karıştırılan “veri”, “enformasyon” ve “bilgi” kavramlarının net bir şekilde ortaya konması gerekmektedir. 1.2.1 Veri Veri şu şekilde tanımlanabilir; Genellikle analiz edilebilecek ya da daha ileri işlemler için kullanılabilecek ham bilgidir.7 Tek başına anlam ifade etmeyen ön bilgidir.8 Veri, sadece olup bitenlerin bir bölümünü açıklar, içinde değerlendirme yorum yoktur ve karar verme açısından güvenilecek bir temel oluşturmaz. Karar almaya temel oluşturacak olgular arasında veri de yer alabilir ama veri size ne yapmanız gerektiğini göstermez. Veri, kendisinin önemi ya da işe yarayıp yaramayacağı hakkında bir fikir vermez. Verinin kurumlar açısından önemli olmasının nedeni onun enformasyon oluşturmak için vazgeçilmez bir hammadde olmasıdır.9 7 Hüseyin Özgen, Murat Türk, “Öğrenen Organizasyon Sistemi ve Bir Öğrenen Organizasyon Modeli”, Amme Ġdaresi Dergisi, C. 29, S. 2, Ankara, Türkiye ve Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü Yayını,1996, s. 22. 8 Murat Türk, KüreselleĢme Sürecinde ĠĢletmelerde Bilgi Yönetimi, İstanbul, Türkmen Kitapevi, 2003, s.22. 9 Davenport ve Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, s. 23. 6 Veri, bu hiyerarşik yapının en alt basamağıdır. Ham semboller ve gerçekler birer veridir. Veri, tek başına bir şey ifade etmez. Veri olaylar hakkında birbirinden ayrı nesnel gerçekleri ifade eder.10 1.2.2 Enformasyon “Belli bir amaca hizmet için kaydedilen, sınıflandırılan, düzenlenen, aktarılan ve yorumlanan anlamlı veri veya veri topluluğu”11 olan enformasyon, verilerin ilişkiler ve amaçlarla donatıldıktan sonra yeniden düzenlenmiş halidir. Verilerin enformasyon formuna dönüştürmek için amaca yönlendirmesi, sınıflandırması, hesaplanması, düzeltilmesi, özetlenmesi gerekir. Enformasyonun amacı alıcının bir konudaki düşüncelerini değiştirmek, değerlendirmesi ya da davranışı üzerinde bir etki yaratmaktır.12Enformasyon alıcısını biçimlendirmek suretiyle bakış açısı ya da anlayışında bir fark oluşturmalıdır.13 Enformasyon; ayrıca istatistikler, raporlar, mahkeme kararları, vergi cetvelleri ve haberler gibi çeşitli materyallere işaret etmektedir.14 1.2.3 Bilginin Veri ve Enformasyonla ĠliĢkisi Veri, enformasyon ve bilgi kavramları genellikle birbirleriyle karıştırılmaktadır. Veri, olaylar hakkında birbirinden ayrı, nesnel gerçekleri ifade ederken, enformasyon ise düzenlenmiş veri kümesini genellikle belge şeklinde veya görsel ya da işitsel olan mesajı ifade etmektedir.15 Enformasyon, yalnızca alıcıyı biçimlendirme potansiyeline sahip olmakla kalmayıp, kendisinin de bir biçimi vardır ve bir amaca yönelik olarak organize edilmiştir. Kaynak ona anlam kattığında veri, enformasyona dönüşür. Veriler, çeşitli yollarla değer eklenerek enformasyona dönüştürülür.16 Şekil 1.1‟de bu üç kavram arasındaki farklılıkları bir örnekle görmek mümkündür. 10 İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, İstanbul, Kariyer Yayınları, 2002, s.11. Bengü Çapar, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir Ġnsan Gücü”, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 01 Şubat 2009) 12 Mina Özveren ve Mehmet Gürsu, “Organizasyonlarda Bilginin Yaratılması Süreci ve Bu Süreçte Liderliğin Önemi (25-26 Kasım 2004)”, Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, S. 3, Eskişehir, Osmangazi Üniversitesi Yayınları, s. 646. 13 Davenport ve Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, s.24. 14 Uğur Dolgun, Enformasyon Toplumunda Yüksek Öğretimin Yeni Misyonu: Ticari Üniversite ve GiriĢimci Akademisyen, Bilgi Ekonomi ve Yönetim, Editör İ. G. Yumuşak, C. 1, İstanbul, Bilgi Toplumu Yayınları, 2008, s. 498. 15 Davenport ve Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, s. 23. 16 Davenport ve Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, s. 25. 11 7 ġekil 1.1: Enformasyon - Bilgi ĠliĢkisi Kaynak: H. Gökçe Dervişoğlu, Stratejik Bilgi Yönetimi, Dışbank Kitapları, İstanbul, 2004, s. 21. Bilgi belli bir düzen içindeki deneyimlerin, değerlerin, amaca yönelik enformasyonun, uzmanlık görüşünün, yeni deneyimlerin bir araya getirilip değerlendirilmesi için bir çerçeve oluşturan esnek bir bileşimdir. Kuruluşlarda bilgi yalnızca belgelerde ya da dolaplarda değil rutin çalışmalarda, süreçlerde, uygulamalarda ve normlarda kendisini gösterir. Aslında bilginin iş dünyası ve kuruluşlar göz önünde bulundurularak gerçekleştirilmiş olan bu kapsamlı işlevsel tanımında ve diğer pek çok operasyonel bilgi tanımında enformasyondan farklı bir olgu ile karşı karşıya olduğumuz açıkça görülmektedir. Sıklıkla birbirlerinin yerine kullanılan bu iki kavram arasında gerçekte belirgin bir anlam farklılığının bulunduğu belirtilmelidir.17 17 Şirin Elçi, Türk Sanayi Kuruluslarında Ġnovasyon Yönetimi, Yüksek Lisans Tezi, Ortadoğu Teknik Üniversitesi Bilim ve Teknoloji Politika Çalışmaları Programı, Anklara, 1999, s. 23. 8 Drucker ise bilgiyi şöyle tanımlamaktadır: Bilgi; bireylerin eylemlerinin temelini oluşturan bir örgüt ya da bireyi daha etkili ve farklı bir eylem için yeterli hale getiren, enformasyonu bir kişi ya da bir nesneye aktaran şeydir.18 Bu tanım ve açıklamalarla birlikte bilgi için şu genellemeler yapılabilir; I) Bilginin temelini veri ve enformasyon oluşturur. II) Enformasyonun rasyonel bir biçimde akıl süzgecinden geçmesi ve yorumlanması ile ortaya çıkar. III) Karar verme, planlama, karşılaştırma, değerlendirme, analiz, tahmin, tanı vb. yaşamın her alanına dayanak oluşturacak eylemlerin temelini teşkil eder.19 Barutçugil‟ e göre, enformasyon ve uygulamalar bilgiyi oluşturur: Enformasyon + Uygulama = Bilgi‟ dir.20 1.2.4 Akıl Akıl; bütünleştirilmiş, sindirilmiş bilgidir. Bir bilgiyi başka bir alana taşıyabilme, adapte edebilme ve bu bilgiden azami derecede istifade edebilme yeteneğidir. Bilgi sahibi olmak “bilgili” olmak şüphesiz önemlidir. Ancak daha önemlisi; bilginin, aklımız tarafından değerlendirilip düşüncelerimize ve davranışlarımıza yansıtılmasıyla pratik hayatta ortaya çıkmasıdır. Tüm bu açıklamaların ışığında şöyle bir örnek vermek mümkündür. Bir kurum içinde çalışanların sahip olduğu entelektüel sermayenin çeşitli iletişim araçlarıyla veya 18 Cevat Celep, Buket Çetin, Bilgi Yönetimi; Örgütlerde Bilgi PaylaĢım Kültürü Yaratma, Ankara, Anı Yayıncılık, 2003, s. 3. 19 Bengü Çapar, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir Ġnsan Gücü”, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 29 Mayıs 2009) 20 Barutçugil, Bilgi Yönetimi, s. 141. 9 gözlem yoluyla ölçülmesi ve yakalanması veri sayılırken, bunların analizleri ve çalışanların davranış modellerinin anlaşılır bir yapıya dönüştürülmesi enformasyon olarak ifade edilebilir. Kurumun çalışanlarının sahip olduğu entelektüel birikimi stratejik planlarını uygulamaya yönelik olarak değerlendirmesi ile ilgili çalışmalar bilgi sayılırken bu bilginin içselleştirilip kurumsal karar alma sürecine adapte edilmesi ise akıl olarak tanımlanabilir. 1.3 BĠLGĠ TÜRLERĠ Bilginin ne olduğunu ve neye yaradığını daha iyi anlamak için belli kriterlere göre sınıflandırılması, tanımlanması ve açıklanması gerekmektedir. Bu açıdan bakıldığında bilginin; kullanma ve düzenlenme tarzına, kaynağına ve niteliğine göre sınıflandırılması mümkündür. 1.3.1 Düzenlenme ve Kullanma Tarzlarına Göre Bilgiler Bilgi; kullanma, algılama ve organize etme şekline bağlı olarak değişir. Bu açıdan yaklaşıldığında bilgi dört ana başlıkta sınıflandırılır. Bunlar; idealist bilgi, sistematik bilgi, pragmatik bilgi ve otomatik bilgidir. Bunlar şu şekilde açıklanabilir; 1.3.1.1 İdealist Bilgi İdealist bilgi vizyon oluşturmamızı, hedef saptamamızı, değer ve inançlarımızı yönlendirmemizi ve kararlar vermemizi sağlar. Yeni kuramlar üretilirken idealist bilgi, düşünce alternatiflerinin üretilmesini sağlar. Teknik olmayan stratejik düşünce bu düzlemdeki bilgi tarafından yönetilir. İdealist bilginin kaynağı okuduklarımız, yaptıklarımız ve tartıştıklarımızdır. Bunlar üzerinde düşündükçe paradigmalar oluşturulur.21 Kurumlarda idealist bilgi “benchmarking” ve kurum içi geliştirme çabalarında veya bilgili kişilerin vizyonlarıyla üretilir. Hedefe yönelik sentezlerin yapıldığı süreçler idealist bilginin değerlendirildiği ortamlardır. İlginç olan idealist bilginin çoğunlukla 21 Barutçugil, Bilgi Yönetimi, s.60. 10 bilincinde olunmaması ve bunun varlığının ve etkilerinin tanımlanmadan kullanılmasıdır.22 1.3.1.2 Sistematik Bilgi Karşılaştığımız olaylarla baş etmeye çalışırken başvurduğumuz genellemeleri, modelleri ve düzenlenmiş biçimde gerçeği algılamamızı sağlayan sistematik bilgidir. Sistemlerin nasıl çalıştığını, iç mekanizmalarını bu bilgi ile anlar, değişkenlere müdahale edildiğinde sonuçlarda ne tür farklılıklar olacağını sistematik bilgi ile çözeriz.23 1.3.1.3 Pragmatik Bilgi Bu düzeydeki bilgi işimizi yaparken ve kararlar alırken bilinçli olarak kullandığımız kurallar, gerçekler ve kavramlardır. 1.3.1.4 Otomatik Bilgi Otomatik bilgi, içselleşmiş bilgidir. Düşünmeden gerçekleştirilen eylemler otomatik olarak sahip olunan bilginin sonucudur. Rutin davranışlar otomatik bilginin en tipik örnekleridir.24 1.3.2 Niteliğine Göre Bilgiler Niteliğine göre bilgiler insanda bulunan bilgi, müşteride bulunan ve müşteriyle ilgili olan bilgi ve yapısal kapital olarak bilinen sistem ve süreçlerle ilgili bilgidir. Bunlar şu şekilde tanımlanabilir;25 Ġnsan Kapitali: İnsan bilgisinin değeridir. Yapısal Kapital: Özümlenmiş, içselleştirilmiş ve şirketin ürün ya da hizmetlerinde yatırıma dönüştürülmüş bilginin değeridir. 22 Mustafa Türkkot, Bilgi Edinme Rehberi, Ankara, TÜRMOB Yayınları, 2005, s.33. Türkkot, Bilgi Edinme Rehberi, s.35. 24 Barutçugil, Bilgi Yönetimi, s. 61. 25 Barutçugil, Bilgi Yönetimi, s. 62. 23 11 MüĢteri Kapitali: Müşterilerin sayısının, büyüklüğünün, saygınlığının, bizimle ne kadar süredir çalıştığının, bizimle yaptığı işin sıklığının ve yoğunluğunun, tekrarlama yüzdesinin bir ölçüsü olarak hesaplanır. 1.3.3 Ġçeriğine Göre Bilgiler Bilgi, içeriğine göre bireysel ve kurumsal olarak ikiye ayrılmaktadır. Bunlar şu şekilde tanımlanabilir;26 Bireysel Bilgi: Kurumsal bilgi tabanının gelişmesi için gerekli olan kişisel bilgi, beceri ve yeteneklerden oluşmaktadır. Kurumsal Bilgi: Kurumsal bilgi, kurum içinde üretilen veya kuruma dışarıdan gelen, o kurumla ilgili kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgiyi ifade etmektedir. İnsanların kafasında olan, kurumsal faaliyetler sonucunda oluşmuş ve yazılı bir şekilde kaydedilmemiş bilgiler de kurumsal bilgi kapsamında değerlendirilmektedir. Bu, yöneticilerin idarî tecrübesi, kurumda çalışan kalifiye elemanların deneyimleri ya da kurumda çalışan herhangi bir görevlinin kurumu ilgilendiren en ufak bir bilgi parçası şeklinde de olabilir. 1.3.4 Kaynağına Göre Bilgiler Yönetim bilimciler, erişilebilirliğine ya da kayıtlı olup olmamasına göre bilgiyi, açık bilgi [tacit knowledge] ve örtük bilgi [explicit knowledge]olmak üzere iki gruba ayırmaktadırlar. Buna göre açık bilgiler, sözcük veya rakamsal veriler, formüller, bilgisayar dosyaları, dokümanlar, veritabanları gibi kolayca iletilebilir ve yayılabilir bilgilerdir. Belli bir düzen içerisinde kayıtlı bulunan ve isteyen herkesin erişebildiği bilgiler açık bilgidir. Kurumsal açık bilgiler de, herhangi bir organizasyonun faaliyetleri sonucunda 26 Hüseyin Odabaş, “Kurumsal Bilgi Yönetimi”, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, S. 3, Ankara, Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları, 2003, s.17 12 ortaya çıkan, o organizasyona özgü değerler taşıyan ve çalışanların kolayca erişebildikleri bilgilerdir.27 1.3.4.1 Açık Bilgi Açık bilgi herkesin kolayca ulaşabildiği bir bilgi çeşididir. Kodlanmış, kategorize edilmiş, erişilebilen ve paylaşılabilen bilgidir. Yazılı olan her türlü bilgi açık bilgi olarak tanımlanabilir. 1.3.4.2 Örtük Bilgi İnsanların zihninde olan ve bu nedenle formüle edilmesi, aktarılması ve yayılması kolay olmayan bilgi türüdür. Örtük bilgiler genellikle insanların zihinlerinde yerleşik halde bulunurlar; ancak, çalışanların erişimine kapalı olan ve dolayısıyla kurumsal verimliliğe katkı sağlamayan kayıtlı bilgiler de örtük bilgi olarak değerlendirilmektedir. Örtük bilgi ile, yalnızca insanların zihninde olan bilgiler değil, aynı zamanda kayıtlı olmasına rağmen erişilemeyen bilgiler de ifade edilmektedirler. Örneğin her birimde yararlanılabilecek bir veritabanının yalnızca bazı birimlerin erişimine açık olması, söz konusu veritabanının örtük bilgi olarak değerlendirilmesine neden olur.28 Örtük bilgi, bireye özgü ve bireyle birlikte hareket eden, onun inanç, perspektif ve değerleriyle ilgili olup kişiseldir. Anlaşılması ve ulaşılması çok güç olan insandaki bilgi, zihinsel modeller, deneyim ve beceriler olarak tanımlanabilir. Örtük bilgi, kişilerin tecrübelerinde oluşur, deneyimsel olarak ortaya çıkar. Kurumdaki çalışanların beyinlerinde depolanır. Örtük bilginin bireyler tarafından kolayca ifade edilememesinden dolayı bu bilginin ele geçirilmesi, kodlanması, adapte edilmesi ve dağıtılması zordur. Örtük bilgi organizasyonlarda yapılan çalışmalar sırasında kişilerin edindikleri deneyimler sonucunda oluşan bilginin kaydedilmemiş veya ifade edilmemiş şeklidir. Örtük bilgi son derece kişiseldir ve bu bilgiyi formüle etmek zor olduğu için, başkalarına iletmek de zordur. Açık bilgi ise resmi/ biçimsel ve sistematik dilde ifade 27 28 Odabaş, “Kurumsal Bilgi Yönetimi”, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, S. 3, s. 17. Odabaş, “Kurumsal Bilgi Yönetimi”, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, S. 3,s. 19. 13 edilebilen bilgidir. Bilgi oluşumu açık ve örtük bilgi arasındaki etkileşimle gerçekleşmektedir. Bu etkileşim bilgi dönüşümü olarak ifade edilir.29 Bilginin tanımlanması, düzenlenmesi ve depolanmasında örtük ve açık bilgi ayrımına dikkat edilmesi gerekir. Açık bilginin çeşitli yazılım ve depolama araçları yardımıyla kolaylıkla saklanması ve kullanıma sunulmasına karşılık, kurum ve işletmelerin sahip olduğu bilgi birikiminin büyük ve nispeten kritik bölümünü oluşturan örtük bilginin aynı yöntem ve araçlarla saklanıp kullanıma sunulması oldukça zordur. Yapılması gereken iş, mümkün olduğunca örtük bilgiyi açık bilgiye dönüştürme yollarını aramak ve kurum bilgi teknoloji yapısının ve kurum içi iletişim kanallarının örtük bilgiyi yakalayıp açık bilgi haline dönüştürecek biçimde kurulmasını, geliştirilmesini ve işletilmesini sağlamaktır. 1.4 BĠLGĠ ÜRETĠMĠ Bilginin üretilmesi denildiğinde kısaca bir örgütün yeni ve yararlı düşünceler ve çözümler üretebilme yeteneğinden söz edilmektedir. Örgütler geçmişteki ve hazırdaki bilgi kaynaklarından elde ettikleri bilgileri çeşitli etkileşimler sonucunda yeniden yapılandırarak ve yeniden düzenleyerek bilgi üretirler. Bu anlamda bilgi üretimi süreci, örgüt yararına yeni bilgi üretilmesi ile ilgili tüm didinmeleri kapsamaktadır.30 Bilgi üretimi, kurum için yeni ve yararlı çözümlerin ortaya konması, geliştirilmesi amacıyla yapılan kritik bir faaliyettir. Motivasyon, inovasyon, tecrübe, değişim, taklit gibi yöntemler, bilgi üretimini besleyen önemli kaynaklardır. İstikrarlı piyasa şartlarının yerini belirsizliğe hatta muğlâklığa bırakmasıyla işletmelere karşılaştırmalı rekabet avantajı kazandırmanın en geçerli yolu bilgi üretmektir. Yakın geçmişe kadar işletmeler açısından yavaş yavaş ancak sürekli değişim 29 Seher Aslankaya, Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli, Sakarya Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Doktora Tezi, Sakarya, 2007, s. 13. 30 El-Sayed Abou-Zeid, “A Knowledge Management Reference Model”, Journal Of Knowledge Management, Volume 6, Issue 5, Boston, Emerald, 2002, p. 489. 14 anlayışı esas alınırken günümüzde pek çok işletme için sürekli yenilik, radikal değişim ve maksimum düzeyde uyum gösterme kabiliyeti ön plana çıkmaktadır. Böylelikle bilgi üretiminin esas alındığı, insan merkezli, özellikle insanın zihinsel gücüne dayalı yeni bir dönem başlamaktadır.31 Ancak bilgi üretilmesi sürecinden kast edilen, bilginin bilinçli ve kasıtlı olarak üretilmesidir. Bir diğer ifade ile bilgi üretilmesi süreci, işletmelerin kurumsal bilgi birikimlerini arttırmak ve geliştirmek amacıyla yaptıkları sistemli çalışmalarla ilgilenmektedir. Bilginin üretilmesi süreci mutlaka yeni bilgi üretilmesini gerektirmemektedir. Çoğu kez işletmeler farklı kaynaklardan bilgiyi elde ederek kendi bünyelerine uygulamayı ve organizasyonun amaçlarına uygun olarak kullanmayı tercih etmektedir.32 Bilginin toplanması ve elde edilmesi iki bakımdan önemlidir. Birincisi bu bilgiler yeni bilgi üretilmesinde kullanılacaktır. İkincisi şayet bu bilgiler işletme açısından yeni ise ve mevcut bir problemin daha etkili biçimde çözülmesi veya bir sürecin iyileştirilmesi gibi değer ifade eden bir sonuç doğuruyorsa organizasyon açısından yeni üretilmiş bilgi kadar kıymetlidir. Organizasyonlar iç ve dış çevrelerinden elde ettikleri enformasyonu mevcut bilgi birikimleri, tecrübeleri, değerleri ve kurum gelenekleriyle harmanlayıp, örgütsel bir öğrenme sürecinden geçirmek suretiyle bilgiye dönüştürürler. Kurumun bilgi tabanının bir parçası haline gelen söz konusu bilgi, kurum açısından yeni ve kuruma özel bir nitelik taşır.33 Bireylerin ve kurumların gelişimi için bilginin son derece önemli bir faktör olduğu günümüzde, bilgi üretimi ve yayımının toplumsal etkilerini Barutçugil, matbaanın bulunması örneğine benzetmektedir. Buna göre matbaanın bulunmasından önce özel koleksiyonlarda, manastırlarda, kiliselerde veya çoğu zaman ulaşılamayan yerlerde bulunan toplam kitap sayısının otuz bin civarında olduğu tahmin ediliyorken, matbaanın bulunmasından 20-30 yıl kadar sonra bu sayının 10 milyonu aştığı 31 Yogesh Malhotra, “Knowledge Management for E-Business Performance: Advancing Information Strategy to Internet Time”, Information Strategy: The Executive’s Journal, Volume 5, Issue 5, London, Auerbach Publications, 2000, p. 45. 32 Gita Bhatt, “Knowledge Management In Organizations : Examining The Interactions Between Technologies, Techniques and People”, Journal Of Knowledge Management, Volume 5, Issue 1, Boston, Emerald, 2001, p. 26. 33 Georg Von Krogh, Kazuo Ichıjo, Ikujıro Nonaka, Bilginin Üretimi, İstanbul, Dışbank Kitapları-1, 2002, s. 32. 15 görülmektedir. Basılı kitapların artması sonucunda bilime, buluşlara ve sanata gösterilen ilgi, daha sonra Rönesans‟ın doğmasına neden olmuştur. Aynı şekilde bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin sosyal ve ekonomik alanlarda bıraktığı etkiler, alışılagelmiş birçok prensibin değişmesine neden olmuştur. Artık bilgi, bilgisayarlar ve iletişim teknolojileri ile en uzak mesafelere kadar iletilebilmekte, çalışanların paylaşımına sunulabilmektedir.34 Bilginin serbest dolaşımı özellikle uluslararası firmalar için müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi, ürün pazarlama, araştırma geliştirme faaliyetleri, insan kaynakları yönetimi, finansman gibi konularda hayati önem taşımaktadır. Her gün gelişen elektronik ticaret bilgi ve iletişim teknolojilerinin, bilginin hızlı ve mekândan bağımsız dolaşımı, işlenmesi ve depolanmasına sağladığı olanaklar sonucunda olmaktadır.35 Drucker‟ a göre, temel ekonomik kaynağın artık sermaye olmadığı, onun yerini bilginin alacağı bilgi toplumuna doğru ilerlemekteyiz. Bundan dolayı bilgi sadece depolanıp atıl bir durumda saklanacak bir değer değil işlenmesi, pratik hayatta kullanıma sunulması, üretim sağlamaya yönelik faydalı/ karlı hale getirilmesi gerekmektedir.36 Bhatt‟a göre bilgi üretimi, yeni ve yararlı çözümlerin geliştirilmesi amacıyla yapılan kurumsal bir aktivitedir. Motivasyon, esinlenme, deneyim, değişim, taklit gibi yöntemler, bilgi üretimini ortaya çıkaran önemli bilgi sağlama yöntemleridir.37 Kurumlar açısından bilginin üretilmesinde en çok kullanılan üç yöntem: “bilginin elde edilmesi”, “bilginin işletme içinde üretilmesi” ve “bilginin ortaklaşa üretilmesi” dir.38 34 Hüseyin Odabaş, Bilgi Çağı, Bilgi Yönetimi ve Bilgi Sistemleri, Ed. Çoşkun Can Aktan ve İstiklal Y. Vural, Konya, Çizgi Kitabevi, 2005, s. 36. 35 Hamza Kandur, “Sınır Ötesi Bilgi Akışı Ve Ulusal Bilgi Politikaları”, ArĢiv AraĢtırmaları Dergisi Turkish Journal Of Archival Studies, S. 3,İstanbul, Remak, 2001, s. 1. 36 Celep ve Çetin, Bilgi Yönetimi, Örgütlerde Bilgi PaylaĢım Kültürü Yaratma, s.59. 37 Seher Arslankaya, Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli, s.116. 38 Mehmet Emin Tan, Bilgi Yönetimi ve Ġnsan Kaynakları, Fatih Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Bitirme Projesi, İstanbul, 2007, s.27. 16 Kurumsal bilgi üretimi şu aşamalarda gerçekleşir; 39 - Bireysel bilginin geliştirilmesi. - Örtülü bilginin paylaşılması. - Kavram yaratma. - Kavramların sınanarak doğrulanmaları. - İlk örnek (arketip) inşa etme. - Bilginin iletilerek örgüt içinde dağıtılması. 1.4.1 Bilgi ĠĢlem– BiliĢim Bilgi, verinin işlenmiş halidir. Verilerin bilgi haline gelip anlam kazanmasını sağlayan işlemler dizisine, “bilgi işlem” veya “bilişim” denir. Bilgi işlem sistemi, bir kurumdaki bilgilerin toplanması, saklanması, gerekli formlara kavuşması için işlenmesi ve karar süreçlerinde kullanmak maksadıyla, ilgili yerlere sunulmasını sağlayan sistemdir. Bilgi işlem, üretim faaliyetlerine benzer. Nasıl ki üretim, hammaddelerin fiziksel ya da kimyasal özelliklerini değiştirerek, yeni ürünler elde edilmesi ise, bilgi işlem de, işletmenin çeşitli bölümlerinde ortaya çıkan ham bilgilerin planlama, örgütleme, koordinasyon ve denetim gibi temel fonksiyonlarında kullanılmak üzere, yeni şekillere sokulması, başka bir deyişle işlenmiş bilgi haline getirilmesidir.40 39 Veli D. Kalkan, “Örgütsel Öğrenme Çalışmalarında Yeni Açılımlar: Örgütsel Zeka ve Bilgi Üretimi”, 3.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, Eskişehir, Osmangazi Üniversitesi İİBF Yayınları, 2004, s. 129. 40 Hasan Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, Ankara, Seçkin Yayıncılık, 2009, s. 272. 17 1.5 BĠLGĠ YÖNETĠMĠ Her yenilik kendi kavramlarını oluşturduğu gibi bilgiye dayalı yeni ekonomi de “bilgi yönetimi” diye adlandırılan bir kavram ortaya çıkarmıştır. Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişin yaşandığı çağımızda bilginin önemi gün geçtikçe artmaktadır. Bu süreçte kurumlar açısından bilgi yönetimi ön plana çıkmaktadır. Bilgiyi daha çabuk elde edip, bu bilgiyi etkin kullanan kurumlar büyük bir avantaj kazanmaktadır. Ayrıca burada önemli olan sadece bilgiye sahip olmak değil aynı zamanda bu bilgiyi kurum performansını arttıracak şekilde etkin ve etkili yönetebilmektir. Literatürde bilgi yönetimi (BY) ile ilgili birçok tanım yapılmıştır. Bunlardan bazıları şunlardır; Buckman‟ a göre bilgi yönetimi “örgütsel performansın yükseltilmesi ve değer yaratılması amacıyla bilginin üretilmesi, sürdürülmesi, kullanılması, paylaşılması, yenilenmesine ilişkin süreçlerin uygulanması” anlamına gelir.41 Kirk Klason ise bilgi yönetimini şu şekilde ifade etmektedir: “Bilgi yönetimi, çekirdek iş yeteneğinden değer yaratmak ve daha çok değeri elde tutama yeteneğidir.”42 Bilgi yönetimi kavramı; bir organizasyonda bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi, tasnif edilmesi ve saklanması, transfer edilmesi ve paylaşılması, kullanılması ve hayata geçirilmesiyle ilgili tüm faaliyetlerin ve süreçlerin belirli bir amaca yönelik olarak sistemli ve şuurlu biçimde yönetilmesidir.43 Bilgi yönetimi, kayıtlı ya da kayıtsız organizasyon verilerini ve kişisel bilgi ve tecrübeye dayalı birikimleri toplayıp, düzenleyip, kayıt altına alıp yararlı bilgi haline getirerek bunları doğru zamanlarda, doğru kimselerin, istenilen her yerden 41 Sahabettin Yalçın, “Bilgi ve Değer”, Muğla Üniversitesi Felsefe Bölümü Sempozyum Bildiriler Kitabı, Ankara, Vadi Yayınları, 2002, s. 202. 42 Stephen Quinn, Knowledge Management In The Digital Newsroom, London, Oxford Focal Press, 2002, p. 52. 43 Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, s. 71. 18 ulaşılabilmesini sağlayıp organizasyonun pozitif iş neticeleri elde etmek amacıyla yapılan bir dizi teknolojik ve kültürel işlemlerdir.44 Bilgi yönetimi, mevcut ve gerekli bilgi varlığının ve bilgi varlığına ait süreçlerin belirlenmesinin ve analizinin yanında hem bu varlıkların hem de süreçlerin organizasyonel hedeflere ulaşmak için geliştirilmesi gereken planlamaları ve kontrolleri yapmaktır. Bilgi yönetimi, bir firmada bilginin yaratılmasını, kodlanmasını yazılı hale getirilmesini, paylaşılmasını ve inovasyon için kullanımını kapsar.45 Bilgi yönetimi, bilişim teknolojilerinin sağladığı veri ve bilgi işleme kapasitesiyle insanın sahip olduğu yaratıcılık ve yenilik kapasitesinin sinerjik bir kombinasyonudur.46 Bilgi yönetimi konusunda daha pek çok tanım ve yorum bulunmaktadır. Çeşitli kaynaklarda değişik uzmanlar tarafından ufak ayrıntılar dışında benzer biçimlerde tanımlanmıştır. Genel bir ifadeyle “ bilgi yönetimi, işletmenin bilgi ile ilgili etkinliğini ve işletmenin bilgi varlıklarından getirilerini en üst düzeye çıkarmak için bilginin sistematik ve planlı bir şekilde ortaya çıkarılması, sürekli güncelleştirilmesi ve kullanılmasıdır.47 Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişi yaşadığımız çağımızda bilişim teknolojilerinin giderek yaygınlaşması, bilginin en önemli üretim faktörlerinden biri olarak karşımıza çıkması, bilginin çağımız ekonomik faaliyetlerin kritik ve hayati bir yer alması, bilgiye verilen önemin artmasını sağlamış ve etkili yönetimini zorunlu kılmıştır. 44 Halit Keskin, “İsletmelerde Bilgi Yönetiminin Tanımlanması ve Kavramsallaştırılması: Kobi'lerde Bilgi Yönetimi Araçlarının Kullanımına İlişkin Bir Araştırma”, 1.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, İzmit, Kocaeli Üniversitesi İİBF Yayınları, 2002, s.356. 45 Şirin Elçi, Türk Sanayi KuruluĢlarında Ġnovasyon Yönetimi, Yüksek Lisans Tezi, Ortadoğu Teknik Üniversitesi Bilim ve Teknoloji Politika Çalışmaları Programı, Ankara, 1999, s. 23. 46 Nuran Öztürk Başpınar, Bilgi ve Kayıt Yönetimi: Bir Sanayi Ġsletmesinde Bilgi ve Kayıt Sisteminin GeliĢtirilmesine ĠliĢkin Model Önerisi, Doktora Tezi, Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Eskişehir, 1999, s. 21. 47 Mustafa Kurt, “Bilgi Yönetimi ve Yenilikçiliğe Katkıları”, Kalder Forum Dergisi, S. 12, İstanbul, Kalder Yayınları, 2003, s. 42. 19 Günümüzde üretim yapısından sosyal hayata, uluslararası ilişkilerden şirketlerin yönetim ve organizasyonuna kadar pek çok farklı alanda kendisini hissettiren radikal değişimlerin temelinde bilgi ve bilginin kullanılmasındaki farklılıklar yer almaktadır. Yaşanmakta olan dönüşüm sürecinde fertler, kuruluşlar veya toplumlar açısından mukayeseli bir üstünlük sağlamanın ve daha fazla refah elde etmenin temel yolu bilgiyi daha etkili biçimde kullanmaktan geçmektedir. Meseleye organizasyonlar açısından bakıldığında bilginin daha fazla değer sağlayacak biçimde yönetilmesi, son yıllarda üzerinde en çok durulan konulardan biri haline gelmiştir.48 Yönetim uzmanı Peter F. Ducker üretim emekçilerinin yerini “bilgi emekçilerinin” aldığı şirketlerin işlerinde “bilginin” temel nitelik kazandığı ve bilgiyi yöneten kişilerin girişimi için kaçınılmaz olduğu “bilgiye dayalı organizasyonun” gelişini betimlemektedir. Bilgi kaynaklarının günümüzde yönetilmesi ve düzenlenmesi gereken stratejik bir mal olarak emek, teknoloji ve sermaye ile aynı sınıflamaya dâhil olduğu bilginin “dönüştürücü bir kaynak” ve üretkenliğin geliştirilmesinin lokomotifi olduğu, şirketlerin bilginin sağlıklı yönetimi için bilgiyi işleyecek çalışanlara gereksinim duydukları vurgulanmaktadır.49 Bilgi yönetim sürecinin kuruluşa katma değer sağlaması; yapılması gerekenleri bir program dâhilinde yürütmeyi, plan ve stratejiler oluşturmayı, kuruluşlarda bilgi kullanımını ve bilgi yönetim süreçlerini sürekli gözden geçirmeyi gerektirir. 1.5.1.Bilgi Yönetiminin Amacı Küreselleşmenin etkileri ile birlikte 21. yüzyılın; toplumsal, ekonomik, politik, kültürel ve teknolojik değişimleri de beraberinde getirerek bilgi ve bilgi teknolojilerinin yoğun olarak kullanımının ve süratle tüketiminin gerçekleşeceği düşünülmektedir. Değişime hazırlıklı ve açık toplumlar bilgi ve bilgi teknolojilerinden azami istifade ederek yeni yüzyılın kendilerine yüklediği farklı sorumlulukları ve beraberinde getireceği problemleri en aza indirebilir ve hatta kaldırabilirler. Bu fırsatları değerlendiren işletmeler ise nihai hedefleri olan minimum maliyetle maksimum kara 48 Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, s. 1. Bruce W. Dearstyne, ArĢivsel GeliĢim; Modern ArĢivcilik Ġlkeleri, Uygulamaları ve Yöntem Teknikleri, Çevirenler: Mustafa Akbulut ve A.Oğuz İcimsoy, İstanbul, Eren Yayıncılık, 2001, s. 216. 49 20 ulaşarak çağa uygun teşkilat yapıları ve daha verimli kurumları ile etkili performans ya da yüksek performans ideallerine ulaşabilirler.50 Bilginin üretilmesi, geliştirilmesi, düzenlenmesi, saklanması ve aktarılması gibi didinmelerin tamamı önemli olsa da; bilgi, ancak kullanıldığı ve değerlendirildiği ölçüde yarar sağlamaktadır. Bilgi yönetiminin temel amaçlarından birisi, örgütün sahip olduğu bilgi birikiminin çeşitli biçimlerde saklanması ve bu bilgiye en yaygın ve en kısa sürede erişim olanağının sağlanmasıdır.51 Kurumlar için bilgi yönetimi, çeşitli amaçları yerine getirebilmek için vardır. Bu amaçlar şu şekilde sıralanabilir;52 - Kurum içerisinde yeni bilginin üretilmesi, - Dış kaynaklardaki değerli bilginin örgüte kazandırılması, - Kurumsal kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılması, - Bilginin dokümanlar, veri tabanları ve yazılımlar aracılığı ile (yani eldeki örgütsel bilgi varlıkları ile) sunulması, - Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırması (daha makro düzeyde), - Kurumun birimleri içerisinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin, birimler arası aktarımının gerçekleştirilmesi, - Kurumsal bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye çevrilmesi ve bilgi yönetimi sayesinde ölçülmesi. 50 Berat Bir Bayraktar, 21. yy Bilgi Yöneticisi Özellikleri, Rol ve Becerileri, Yetkinlikleri ve AlıĢkanlıkları, İstanbul, Beta Basım Yayım, 2007, s.1 51 Maria Martensson, “A Critical Review Of Knowledge Management As A Management Tool”, Journal Of Knowledge Management, Volume 4, Issue 3, Boston, Emerald, 2000, p. 209 52 Bengü Çapar, “Bilgiyi Yönetmelisiniz” , http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=254(Erişim: 15 Nisan 2009) 21 Bilgi yönetimi esas olarak, bilgiden en üst düzeyde yararlanmak ve refah yaratmak için bilginin üretimini, geliştirilmesini, düzenlenmesini, saklanmasını, iletilmesini, paylaşıma sunulmasını, kullanılmasını ve değerlendirilmesini içine alan bir kavramdır. Bilgi yönetimi, tıpkı günlük yaşamımızda olduğu gibi, bilgi edinme, bilgiyi kullanmak, bilgiyi tekrar kullanmak için gerekli işlemleri yapmak ve yeni koşullara uyum sağlayacak şekilde mevcut bilgilerimizi uyarlamak ile alakalı bir süreçtir. Bu açıdan bakıldığında bilgi yönetiminin genel amacı, bilginin birden fazla kişinin (kurumun, toplumun vb.) kullanabilmesine elverişli, yani paylaşılabilir bir hale getirilmesidir.53 1.5.2 Bilgi Yönetiminin Özellikleri Bilgi yönetimi bilginin kurumda kimde ve nerede olduğu, kimin tarafından kullanıldığı, bu bilgiyle nelerin yapılabileceği, bilgiyi kullanmak için hangi kurumsal ve davranışsal engellerin ortadan kaldırılması gerektiği gibi sorulara yanıt üretir. Yeni toplum bilgi etrafında örgütlenmektedir. İşletmeler, bilgiyi etkili ve zamanında kullanabilmek için bilişim teknolojilerinden en verimli şekilde yararlanmak zorundalar. Çünkü sadece somut bilgi bir işe yaramamaktadır. Onu yoğuracak, bütünleştirecek, amaçlar uğruna stratejik hale getirebilecek beyinlere gereksinim duyulmaktadır.54 Bilgi Yönetimi en önemli varlıklardan biri olan “bilgi”den en uygun yararlılığı sağlayacak uygulamaları ve teknolojik varlıkları tanımlayan profesyonel bir disiplindir. Kurumun bilgi kaynaklarını etkinlikle sistematik bir şekilde kullanmakla ilgili bir kavramdır. Kurumlar eşgüdümü geliştirirken, kararlar alırken ve plan yaparlarken; örgüt yapılarını ve dış ilişkilerini yeniden düzenlemekte ve veri, enformasyon ile bilgi alışverişini 53 kolaylaştırabilecek veri ağlarını yaratmaktadırlar. Bilgi ağları, Bengü Çapar, “Bilgi Yönetimi; Nasıl Bir İnsan Gücü”, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 29 Mayıs 2009) 54 Veysel Bozkurt, Enformasyon Toplumu ve Türkiye, İstanbul, Sistem Yayıncılık, 1996, s.37. 22 kullanıcılarına hem cari hem de stratejik seviyelerde etkinliği artırabilmeleri için stratejik bilgiyi ortaya koyma, paylaşma ve kullanma hakkı verirler.55 Bilgi yönetiminin özellikleri şunlardır; - Bilgi yönetiminin konusunu kuruma ait örtülü (yani çalışanların kafasında bulunan), açık (yani prosedürlerde yer alan), dış (yani kurumun dış çevresinde yer alan), iç (yani kurumun sınırları içinde yer alan) bilgi ile bu bilgiye ilişkin işlemler oluşturur. Temel çabası bilgiyi üretken kılmaktır. Entelektüel sermayenin kurum içerisinde en verimli biçimde kullanılmasını, yani bilimsel olarak yaratılan bilginin kurumsal alana aktarımını sağlamaktır. 1.5.3 Stratejik Bilgi Yönetimi Strateji kelime anlamı itibariyle Latince yol, çizgi kavramlarından ve yönetimin başı anlamına gelen “strategos” kelimesinden türemiştir. Kelime, ilk olarak askeri alanda sonuç alıcı harekâtların planlanması ve yönetimi olarak tanımlanmıştır.56 Stratejik bilgi yönetimi yaklaşımına göre kurum açısından stratejik önemi en fazla olan kaynak bilgi, en önemli temel kabiliyet ise bilgiden en etkili biçimde istifade edebilme becerisidir. Bu sebeple söz konusu yaklaşıma göre günümüz organizasyonları açısından stratejik bilgi yönetimi, stratejik yönetimin vazgeçilmez bir parçasıdır. Stratejik bilgi yönetiminin temel amacı kurumun uzun vadeli bilgi ihtiyacının tespit edilerek bu ihtiyacın giderilmesine yönelik mevcut kaynakların ve imkânların daha etkili ve müessir biçimde yönetilmesine veya duruma göre yeni kaynaklar bulunmasına yönelik stratejiler geliştirmektir.57 Bilgi yönetimi üç stratejik süreci kapsamaktadır. Bunlardan ilki kurum açısından hayati önem taşıyan stratejik bilgi üretilmesidir. İkincisi bilgi akışlarının 55 Goh, Swee C., “Managing Effective Knowledge Transfer: An Integrative Framework And Some Practice Implications” , Journal of Knowledge Management, Volume 6, Issue 1, Boston, Emerald, 2002, s. 23. 56 Berat Bir Bayraktar, Asiye Kakırman Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Sürecinde Kullanılması: Bir İlçe Belediyesi Örneği”, Bilgi Dünyası, C. 2, İstanbul, Unak, 2007, s. 287. 57 Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, s. 107. 23 organizasyonun stratejik perspektifine uygun olarak düzenlenmesi ve kurum genelinde bilginin dağıtılmasıdır. Üçüncüsü ise bilgi yönetimiyle ilgili uygulamaların organizasyonun soyut varlıklarına yaptığı katkının - entelektüel sermaye, temel kabiliyetler veya üretilen katma değer vs.- stratejik açıdan değerlendirilmesidir.58 Bilginin stratejik nitelikte olması ve uzun vadede rekabet avantajı yaratabilmesi için işletmeye özgü ve kolayca transferi, göçü, elde edilebilmesi, yayılması olanaklı olmamalıdır. Stratejik bilgi bireylerde ve kurumsal sosyal ilişkilerde yerleşmiş olarak görülür ve dolayısıyla örtük, kişi ve kurum‟da spesifik olarak varlığını sürdürür. Stratejik bilgiyi ortaya çıkarmanın ve transfer etmenin olası yolu, bu bilgiye sahip olanlar ile yakın ve daha etkileşimli bir ilişki kurmak ve geliştirmekten geçmektedir.59 Bilginin rekabet avantajı sağladığı artık iş dünyasının bilinen bir gerçeği olmakla birlikte bilginin mutlaka stratejik değeri olduğu da söylenemez. Bu nedenle yöneticilerin elinde bilginin stratejik değerini gösterecek pratik bir çerçeve olması gerekmektedir. Genellikle bilgiye ilişkin tüm faaliyetlerin bir işletmeye hem kısa hem de uzun dönemde sektör ortalamasının üzerinde bir karlılık sağlaması gerektiği düşünülür. Uygulamada “bilgi konusu” insan kaynakları ya da bilgi teknolojisi birimlerinin ya da araştırma - geliştirmenin sorumluluğu olmakta; bazen de yalnızca çeşitli iş birimlerinin içinde dışarıdan soyutlanmış olarak varlığını sürdüren bilgi yönetimi girişimlerinin bir parçası olarak kalmaktadır. Üstelik birkaç dikkat çeken istisna dışında teorisyenlerin birçoğu da genel bir stratejik görüşe pek ilgi göstermemektedir.60 Üst yönetimler bilginin stratejik rolüne ya da bilgi üretimi girişimlerinin önemine çok ender olarak odaklanmaktadır. Bu durumu düzeltmenin yollarından birisi üst yöneticilerin ve diğer işletme stratejistlerinin bilgiye bakışını değiştirmek olabilir. Bilgi, yaratıcılık ile ilişkisi belli belirsiz, bilinmez, nesnelleştirilmesi kesinlikle gerekli ancak olanaksız bir nicelik olarak değil, belirli faaliyetleri ve iş sonuçları ile bağlantısı olan bir varlık olarak görülmelidir.61 58 Zaim, Bilginin Artan Önemi Ve Bilgi Yönetimi, s. 84. Georg Von Krogh, Kazuo Ichıjo, Ikujıro Nonaka, Knowledge Management, Londra, Sage Publication, 1996, p. 22. 60 Thomas H. Davenport, Prusak Laurence, “Knowledge in Organizations, Knowledge Transfer and Cooperative Strategie”s, Strategic Management Journal, Volume 17, London, John Wiley & Sons, 1996, p. 55. 61 Krogh, Ichıjo, Nonaka, Knowledge Management, p. 89. 59 24 1.5.4 Bilgi Yönetiminin Unsurları Bilgi yönetimi unsurları şu şekilde sıralanmış ve formülize edilebilir; Bilgi Yönetimi (BY), bilginin 3 değişkeni (birey, kurum, toplum) ve BiliĢim Teknolojileri [Bilgisayara dayalı iletişim teknolojileri] (BT)‟den oluşur ve şu denklemle ifade edilir: BY=F (birey, kurum, toplum) + BT62 1.5.5 Bilgi Yöneticisi Bilgi yöneticileri, bireylerin sahip olduğu işlenmemiş bilgiyi kurumun amaçları doğrultusunda anlamlandırıp açığa çıkarırlar. Bilgi ve bilgi kaynaklarını yönetirler, işletme aktivitelerini incelerler, en iyi uygulamaların paylaşılmasını sağlarlar, gelişen bilgi teknolojilerini yakından takip edip kuruma kazandırırlar, sahip olunan ve kazanılan bilgi ile kurum için plan ve strateji oluştururlar. Wheeler, bilgi yöneticisini “mühendislerin, mimarların çözümleyicilerin çabalarını koordine eden kişi” olarak tanımlamıştır. Bilgi yöneticisi, bilgi ve bilgi kaynaklarının yönetiminden sorumlu olan arşivist, dokümantalist, kütüphaneci gibi bilgi görevlilerinin eşgüdüm içinde çalışmalarından ve bilgi, bilişim, bilgileşim profillerinden sorumlu olmalıdır.63 Globalleşme; yönetim, üretim gibi birçok işletme faaliyetine ve uygulamalarına yönelik bazı bakış açılarını değiştirmiş, kurumlar, yenidünya düzeninde yer almak, konumlarını korumak ya da, güçlenmek ve lider olabilmek için, farklı, daha önce denenmemiş, hatta tamamen kendi kurumlarına özgü model ve sistemleri geliştirip, kullanma yoluna girmişlerdir. Bu yaklaşım, birçok kurumu, bilgiyi ve teknolojiyi, yaratma, değerlendirip, kurumun iş süreçlerini ve tüm süreçlerine katma yönüne itmiştir.64 62 Sinan Yasun, “Bilgi Yöneti(lir) mi”, http://www.kalder.org.tr/page.asp?pageID=1041 (Erişim: 12 Mart 2009) 63 Arslankaya, Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli, s. 158. Berat Bir Bayraktar, 21. yy. Bilgi Yöneticisi Özellikleri, Rol ve Becerileri, Yetkinlikleri ve AlıĢkanlıkları, s. 2. 64 25 1.5.6 Bilgi Yönetiminin AĢamaları Bilgi yönetimi aşamaları Tiwana tarafından aşağıdaki şekilde sıralanmıştır:65 AġAMA I: Altyapı değerlendirmesi: - Var olan altyapının analizi. - Bilgi yönetimi ve iş stratejisini hizalanması/ ilişkilendirilmesi. AġAMA II: Bilgi yönetimi sisteminin analizi, tasarımı ve geliştirilmesi: - Bilgi yönetimi altyapısını tasarlanması. - Var olan bilgi varlıklarının ve sistemlerinin denetlenmesi. - Bilgi yönetimi ekibinin oluşturulması. - Bilgi yönetimi sistemi mimari planının yaratılması. - Bilgi yönetimi sisteminin geliştirilmesi. AĢama III: Yerleştirme/ Uygulama - Sonuca dayalı artım metodolojisini kullanarak yerleştirme (Plan ışığında bilgi yönetimi uygulamasına başlanması). - 65 Değişim, kültür ve ödüllendirme yapılarının yönetilmesi. Amrit Tiwana, “Bilginin Yönetimi”, İstanbul, Dışbank Kitapları-5, 2003, s. 120. 26 AġAMA IV: Değerlendirme - Başarının değerlendirilmesi, yatırım getirisinin ölçülmesi, bilgi yönetim sisteminin arıtılması/ düzenlenmesi.66 1.6 BELGE Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış veya fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgidir.67 Kurumlar için yaşamsal öneme sahip bilgi gereksiniminin ve bu gereksinime paralel bilgi üretiminin önemli bir bölümünü belgeler oluşturmaktadır. Kurumsal iletişim, doğrulama ve onaylama gibi işlevleri üstlenen belgeler, geçmişe dönük bilgi birikimini barındıran, geleceğe yönelik en önemli bilgi kaynaklardan biri 68 konumundadır. Kitap, süreli yayın, arşiv belgesi, harita, slayt, sesli/görüntülü kaset, müzik notası, CD-ROM, DVD veya başka formlardaki bilgi kaynakları, insanlığın kayda geçmiş tüm bilgi birikimlerini içerdikleri ve onları kuşaktan kuşağa aktarmaya imkân verdikleri için özel bir öneme sahip kaynak veya belgelerdir. 1.6.1 Belge Üretimi Belge üretimi şu şekilde tanımlanmaktadır: Bir kurum veya kuruluşun işlemleri sonucu oluşacak belgelerin istenilen nitelikte ve nicelikte, istenilen zamanda ve mümkün olan en düşük maliyetle üretimini sağlayacak biçimde bir araya getirilmesidir.69 66 Tiwana, “Bilginin Yönetimi”, s. 136. Hamza Kandur, “Elektronik Belgelerin Özniteliklerinin Elektronik Belge Yönetimi Açısından İncelenmesi”, Aysel Yontar Armağanı, Yayına Hazırlayanlar: Bekir Kemal Ataman ve Mesut Yalvaç, Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları, Ankara, 2004, s.123. 68 Fahrettin Özdemirci, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu Bildiriler Kitabı, Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları, Ankara, 2001, s. 179. 69 Özdemirci, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu Bildiriler Kitabı, s. 181. 67 27 1.6.2 Belge Yönetimi Çağımızda en önemli üretim faktörü sayılan bilgi bir kurumun kuruluşunda ve varlığını sürdürebilmesinde kritik öneme sahiptir. Karar alma sürecinde doğru bilgiye en kısa sürede ulaşabilmek bilgi alış verişinin hızlı ve kesintisiz bir biçimde sağlamak ancak etkin bir bilgi ve belge yönetimi ile mümkündür. Belge yönetimi; belgelerin üretilmesini, saklanmasını, tekrar kullanılmasını sağlayan bir yaklaşımdır. Günümüzde belge yönetimi; formların, yazışmaların ve diğer belgelerin üretimi ve kullanımın tahminini, belgelere ve içerdikleri bilgiye hızlı erişimi sağlamak amacıyla dosyalama ve indeksleme sistemlerinin geliştirilmesini; güncel olmayan belgelerin sistemden çekilmesi ve yönetilmesini; mikrofilme alma yönteminin kullanımı da dâhil olarak belgelerin çoğaltılmasının ve bilgisayarlar, optik taşıyıcılar ve modern enformasyon yöntem teknolojilerinin diğer unsurlarının adapte edilmesi ve kullanımını kapsamaktadır.70 Belge yönetimi; belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması, kullanımı, erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan bir programın uygulanmasıdır.71 Bilgisayar teknolojilerinin günümüzdeki seviyeye ulaşmasından önceki dönemlerde, sınıflandırma temelli bir konu olan kütüphanecilik mesleğinin bir bileşeni olan geleneksel belge yönetimi, günümüzde geliştirilmiş olan yazılım teknolojileri ile çok daha ileri boyutlara ulaşmıştır.72 Belge yönetimi; belgelerin üretiminden imha aşamasına kadar sistematik bir kontroldür. Böyle bir sistematik yaklaşım üretilen bilgi kaynaklarını depolayıp ve düzenleyerek bilgi ve belge isteklerine etkin erişim ve kontrol olanağı sağlar. 70 Dearstyne, ArĢivsel GeliĢim, Modern ArĢivcilik Ġlkeleri, Uygulamaları ve Yöntem Teknikleri, s. 22. Özdemirci, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”,21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu Bildiriler Kitabı, s.183. 72 Melikşah Karakaş, “Bilgi Yönetimi Belge Yönetimi Değildir” http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=381 (Erişim 22 Mart 2009) 71 28 Belge yönetimi, aynı zamanda gerekli bilgi ve belgeleri gelecek nesillere iletilebilmek için belgelerin üretiminden başlayarak, tarihi belgelerin seçimlerini belli disiplinlere bağlayan bir yaklaşımı da getirmektedir. Bu çağdaş arşivciliğin gereği olmak yanında modern devlet yönetiminin de kaçınılmaz bir fonksiyonu olarak karşımıza çıkmaktadır.73 Yönetimlerin başarısı, bilgi yönetimine bağlıdır. Yönetimlerde kurumsal bilgi, kurumların ürettikleri belgelerde varlığını sürdürmektedir. Ürettiği belgeleri yönetemeyen bir kurumun, bilgiyi yönetmesi ve bilgiye dayalı yönetim gerçekleştirmesi mümkün değildir. Bilgi ve belge yöneticisinin asıl misyonu kurumdaki bilgi akışını doğru olarak sağlamaktır. Bilgiyi bulmak, sınıflandırmak, belgelendirmek, erişimini sağlamak, kullanıcıya sunmak ve sistem geliştirmek için, yukarıda sözü edilen tüm unsurlar taşımak ve ön yargıdan uzak, genellemelerin olmadığı, doğru bilgiye dayalı, empatik yaklaşımların hâkim olduğu, öğrenmeye ve paylaşmaya hazır bir iletişim sürecinin gerçekleştirilmesi gerekir.74 Bugün gelinen noktada belge ve arşiv yönetimi kavramları birbirinden ayrılmaz iki unsur haline gelmiş; biri diğerinden bağımsız olarak da olabileceği gibi birinin var olmaması durumunda eksikliği tüm sistem içinde hissedilir olmuştur.75 Bütün işletme ve resmi kurumlarda belgeler üretilir ve saklanır. Bu üretim ve saklamanın başlıca amaçları şunlardır; - Kurumlar yaptıkları şeyi niçin yaptıklarını göstermek. - Vergi ve muhasebe hesaplarını kontrol etmek. - Yasal işlemlerdeki sorumluluklarını yerine getirdiklerini göstermek. - Mesuliyet ve sorumluluklarının neler olduğunu ya da olmadığını göstermek. 73 Fahrettin Özdemirci, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, http: // acikarsiv. ankara. edu.tr / fulltext / 238.htm (Erişim: 20 Mart 2009) 74 Berat Bir Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, İstanbul, Beta Basım Yayım, 2006, s. 18. 75 A. Oğuz İcimsoy, “Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve Gerekliliği”, I. Milli ArĢiv ġurası Bildiriler Kitabı, Ankara, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Yayınları, 1998, s. 519. 29 - Tarih için, yani hikâyelerini gelecek nesillere aktarmak. - İşlem ve eylemlerini nasıl yaptıklarını göstermek. - Bilgilendirmek. - İletişim sağlamak.76 1.7 ARġĠVLER Arşivler, bilgi ve belgelerin belli bir düzen içerisinde uygun şartlarda korunarak hizmete sunulduğu yerlerdir. Geniş anlamda arşiv; tarihi, biçimi, üzerinde kayıtlı olduğu taşıyıcı şekli ne olursa olsun kamu veya özel her türdeki kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin etkinlikleri sonunda oluşmuş veya elde edilmiş arşivsel nitelikteki belgelerden oluşur.77 Arşivler genelde; tarihi arşivler, güncel arşivler olarak ikiye ayrılır. Bilgi merkezi olarak güncel arşivler (Kurum Belge Merkezleri) kurumların bilgi hazineleridir. Kurum arşivleri, kurumsal bilgiyi barındıran hazinelerdir. Bu merkezler kurumların ve ülkelerin tarihi kaynaklarıdır. Kurumsal belge merkezleri, ulusal bilgi merkezi olarak Milli Arşivler‟ in kaynağını oluşturur.78 Arşiv belgeleri canlılar gibi belirli yaşam evrelerine sahiptirler. Belgelerin bu belirtilen safhaları, içerdikleri bilgiye (evrakın içeriğinin güncelliğine) ve bu bilginin kullanım sıklığına bağlı olarak belirlenmektedir. Buna bağlı olarak genellikle, güncel 76 Fahrettin Özdemirci, “Üniversitelerde Belge Yönetimi ve ArĢivler”, www.kutuphaneci.org.tr/web/node.php?action=6& (Erişim: 20 Mart 2009) 77 Hamza Kandur, “Elektronik Arşivler ve Arşivcilik Mesleğinin Geleceği", Bilgi Çağı, Bilgi Merkezleri ve Bilgi Teknolojileri Sempozyumu Bildiriler Kitabı, Yayına Hazırlayanlar: Mustafa Akbulut ve Fatoş Subaşıoğlu, Ankara, Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Yayınları, 1999, s. 15. 78 Fahrettin Özdemirci, “Üniversitelerde Belge Yönetimi ve ArĢivler”, www.kutuphaneci.org.tr/web/node.php?action=6& (Erişim: 22 Mart 2009) 30 belgeler bürolarda daimi olarak sıkça kullanılan belgelerdir; yarı güncel belgeler ayda en az bir kere müracaat edilen belgeler ve güncel olmayan belgeler de uzun süreli saklanması gereken belgelerle yılda on defadan daha az başvurulan belgeler olarak algılanmaktadır.79 Günümüzde modern bilgi ve iletişim teknolojisi geleneksel arşivciliğin yapısını değiştirmiş bilginin basılı kâğıt üzerine yazılıp kaydedilmesinin yerini kısmen almıştır. 1.8 E-BELGELER/ ELEKTRONĠK KAYITLAR, E-DEVLET Elektronik belgeler genel olarak bir bilgisayar sistemi bünyesinde üretilen, işlenen ve saklanan belgeleri tanımlar. Elektronik kayıtlar, geniş anlamda, bilgisayarlar ya da bilgisayar tabanlı sistemlere girilen, bunlar tarafından idare edilen ya da bunlara uygun yazılım ve donanım olmaksızın okunamayan verileri ve bilgiyi içerir. E-devlet bürokratik engelleri ve zaman kaybını azaltmak, kamu kurum ve kuruluşları arasında etkin ve kesintisiz bilgi paylaşımı sağlamak ve kamusal hizmetleri interaktif olarak sürdürebilmek için oluşturulan teknoloji tabanlı kamu platformudur. Geleneksel devlet hizmetlerinin elektronik ortamda yürütülmesini, daha etkin, yalın, katılımcı ve şeffaf yönetim anlayışının benimsenmesini, bürokratik engellerin azaltılması aracılığıyla iş akış süreçlerinin kısaltılmasını ve kurumsal iletişimin büyük bir oranda elektronik ortamda sürdürülmesini olanaklı kılan devlet modelidir. 79 Ahmet Oğuz İcimsoy, “Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve Gerekliliği”, http://www.archimac.org/JAS/JAS2000/JAS02_06.spml (496), ( Erişim: 10 Nisan 2006) 31 1.9 ELEKTRONĠK KÜTÜPHANE Elektronik kütüphane literatürde şu şekilde tanımlanmaktadır; Hem basılı, hem de elektronik formda yaygın olarak kullanılan materyalin mevcut bulunduğu yerdeki koleksiyonun dünya çapındaki kütüphane ve ticari bilgi kaynaklarıyla erişimini sağlayacak elektronik bir ağ ile birleştirerek kütüphanelerin ve diğer bilgi kaynaklarının içeriklerine ve hizmetlerine uzaktan erişim kavramıdır.80 Elektronik kütüphaneler ve bunların sundukları kaynaklar her geçen gün hızla artmaktadır. Ticari ya da eğitim amaçlı birçok kurum elinde bulunan kaynakları elektronik ortamda hizmete sunabilmek için büyük çabalar harcamakta ve çalışmaktadır. Elektronik kütüphanelerin yaygınlaşması ve bu hizmetlerin verilmesi amacıyla da internetin kullanılması, bu hizmetleri mekân ve mesafeden bağımsız olarak kullanıcılarının ayağına taşımaktadır. Elektronik kütüphanelerde bulunan materyaller sadece yazı ve resimden ibaret değildir. Film, ses ve video formatları da desteklenmektedir. İnternette dosya ve belge erişimini sağlayan HTML tabanlı diller sayesinde, elektronik kütüphanede bulunan yayınlar daha kolay şekilde okunabilmekte ve izlenebilmektedir. Bu kütüphanelerde son kullanıcı web tarayıcıdır. Bir web tarayıcı sayesinde kütüphaneden faydalanmak mümkündür. Elektronik kütüphaneden faydalanmak için kullanılan en yaygın yöntem abonelik yöntemidir. Belli bir ücret ödeyen kişi ya da kuruluş bu para karşılığında bir kullanıcı adı ve bir parolaya sahip olabilmektedir. Kullanım süreleri ve kullanıcıya verilen içerik ödenen parayla doğru orantılıdır. Bazı durumlarda ise kullanıcı adı ve parola yerine IP aralıklarına hizmet verilmekte ve böylece sadece bir kuruma hizmet verme garanti altına alınmaktadır.81 80 Bob Travica, “Organisational Aspects Of The Virtual/ Digital Library: A Survey of Academic Libraries”, http://rkcsi.indiana.edu/archive/CSI/WP/wp97-07B.html ( Erişim: 22 Haziran 2010) 81 Nergiz Erçil Çağıltay, “Elektronik Kütüphaneler: Türkiye Ġçin Bazı Öneriler”, http://www.teknoturk.org/docking/yaziler/tt000064-yazi.htm (Erişim. 18 Ağustos 2009) 32 ĠKĠNCĠ BÖLÜM KURUMSAL BĠLGĠ Kurumlar için bilgi, kurumsal gücün kaynağını oluşturur. Günümüz dünyasında kurumların, varlıklarını sürdürebilmeleri; bilgide, ekonomide ve teknolojide gelişme ve ilerleme sağlamaları sahip oldukları kurumsal bilgi ile mümkün olmaktadır. Bu bakımdan kurumsal bilginin elde edilmesi, kullanılması, yayılması, işlenmesi, depolanması kurumsal bilgi yönetiminin başlıca işlevleridir. Kurumsal bilgi yöneticileri; etkileşim sonucu ortaya çıkan, örtük ve açık bilgi olarak iki kaynağa dayanan kurumsal bilginin, kurum amaçları doğrultusunda kullanımını ve paylaşımını sağlama durumundadır. Kişiler için olduğu kadar -belki daha fazla - kurumlar için de bilgi büyük önem taşır. Toplumsal organizasyonların oluştuğu ilk andan beri insanlar, birbirlerinin bilgi ve tecrübesinin ortak kullanımının meydana getirdiği sinerjiyi kullandıkları bir öğrenme sürecinden geçmektedir.82 Kurumsal bilginin ele alındığı bu bölümde; kurumsal bilginin tanımı, ortaya çıkarılması, yönetilmesi ve planlaması açıklanmaya çalışılmıştır. 2.1 KURUMSAL BĠLGĠ NEDĠR Kurumsal bilgi, kurumun günlük faaliyetleri neticesinde kaçınılmaz olarak ortaya çıkan veya kuruma dışarıdan gelen, kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgidir. Kurumlarda bilgi, kendi ihtiyaçları doğrultusunda şekillenir, üretilir, depolanır ve kullanılır. Bu nedenle kurumsal bilgi, kurumsal gelişmeler doğrultusunda ortaya çıkan, planlı, düzenli ve sistematik bir çalışmayı gerektiren bir sürecin ürünüdür. Gelişen enformasyon teknolojileri kurumlarda düşük maliyetle ve hızlı bir biçimde bilginin depolanması, paylaşılması ve üretilmesi süreçlerinde devrim 82 Çapar, Bengü, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir Ġnsan Gücü”, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 29 Mayıs 2009) 33 yaratmakla beraber tek başına yeterli değildir. Bilgi kuruma sadece yalın anlamıyla katılıp depolanan bir meta olmamalı katma değer katan kritik bir faktör olarak işlenmeli, özümsenip kurumsal bilgi haline getirilmelidir. Kurumların, rakiplerinden daha farklı olmasını, tüm kurumların aynı yöntemleri uyguladığı bir ortamda rekabet güçlerinin artmasını sağlayacak güç kurumsal bilgi‟dir. Kurumsal bilgi belli bir zaman süreci içinde oluşur ve kurumun değişimle mücadele etmesine ve rekabet avantajı sağlamasına olanak verir. Kurumsal bilgi, kurum için sürdürülebilir rekabet avantajı sağlayan bir kaynaktır. Kurumun rekabet avantajı elde etmesi ve sürdürebilmesi, o kurumun rakiplerinin uygulayamayacağı ya da taklit edemeyeceği, kendine özgü bir strateji geliştirebilmiş olmasına bağlıdır. Kurumun kendine özgü bir strateji geliştirebilmesi ise, gerekli bilgi ve kaynak birikimi ile mümkündür.83 2.2 KURUMSAL BĠLGĠ KAYNAKLARI Kuruluşlarda bilgi yönetimi uygulamaları açısından kurumsal bilgi kaynaklarını, „İç Bilgi Kaynakları‟ ve „Dış Bilgi Kaynakları‟ olarak iki ana başlık altında değerlendirmek gerekir. Bunlar şu şekilde açıklanabilir;84 2.2.1 Ġç Bilgi Kaynakları Bilgi yönetimi açısından, bir kuruluştaki iç bilgi kaynaklarını iki grupta değerlendirmek mümkündür. Bunlardan birincisi, kurum çalışanları (kurumun insan kaynakları); ikincisi ise kurumun doğal faaliyetleri ve yasal yükümlülükleri sonucunda üretilen ve kullanılan belgeler ve çeşitli yayınlardan oluşan entelektüel kaynaklardır. Bu entelektüel kaynaklar, kurumda çeşitli bilgi birimlerinin kurulmasını, bilgi depolarının oluşturulmasını ve çeşitli bilgi sistemlerinin varlığını zorunlu kılmaktadır. 83 Bayraktar ve Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Sürecinde Kullanılması: Bir İlçe Belediyesi Örneği”,Bilgi Dünyası, C. 2, s. 284. 84 Mustafa Sağsan, “E-Devlet” , www.edevletkonferansi.org/sunum/mustafa_sagsan.hppt (Erişim: 02 Şubat 2009) 34 İç bilgi kaynaklarının ilki ve en önemlisi kurum çalışanlarıdır. Yöneticiler, araştırmacılar, uzmanlar, danışmanlar, her kademedeki çalışanların yetkinlik, deneyim, bilgi, birikim, beceri ve tecrübeleri, kuruluş ve işletmelerin temel iç bilgi kaynağını oluşturmaktadır. Bilgi yönetimini, diğer enformasyon merkezli yaklaşım ve uygulamalardan ayıran en önemli farkı, insanin zihninde bulunan bilgi, birikim ve tecrübelerin paylaşılmasını sağlayarak yeni bilgi üretimi ve değer yaratımı sağlamaktır. İkincisi ise; kütüphane, dokümantasyon, belge, arşiv gibi kurum bilgi merkezlerinin bilgi kaynaklarını oluşturan belgeler, arşiv belgeleri ve çeşitli yayınların yanı sıra muhasebe, personel, müşteri vb kayıtların bulunduğu kurumsal bilgi sistemlerinde çeşitli ortamlarda bulunan veri, enformasyon ve bilgilerdir. 2.2.2 DıĢ Bilgi Kaynakları İç kaynakların kurumsal bilgi yönetimi başarısında tek başına yeterli olması mümkün değildir. Bu sebeple kuruluşlar dış kaynaklardan bilgi sağlamak zorundadırlar. Dış kaynaklar; iç kaynaklara göre daha geniş bir alanı kapsamaktadır. Kurum dışındaki her tür bilgi merkezleri, çeşitli veri tabanları, web sayfaları, bağımsız araştırmacılar, danışmanlık hizmeti veren kuruluşlar, çeşitli eğitim programları, kongre, konferans ve toplantılar belli başlı dış bilgi kaynaklarını oluşturmaktadır. Kuruluşun bilgi gereksiniminin iyi analiz edilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde, kuruluş ne tür bilgiye gereksinim duyduğunu bilmiyorsa, dış bilgi kaynakları konusunda da başarısız olacaktır. Ayni zamanda kurum kendi gereksinimleri doğrultusunda dış bilgi kaynaklarının nerede olduğunu ve en hızlı şekilde nasıl erişeceğini bilmek durumundadır. Dış bilgi kaynaklarına erişme ve kullanma konusunda bir politikasının ve yol haritasının olması gerekir. Aksi takdirde bilgi yığınları arasında kaybolacak ve istediği bilgiye istediği zamanda ve en uygun maliyetle erişmesi hiçbir zaman mümkün olamayacaktır. 35 2.3 Kurumsal Bilgi Yönetimi Kurumsal bilgi yönetimi, mevcut bilgi ve bilgi kaynaklarının bir sistem içerisinde tanımlanmasını ve birbirleriyle bağlantısının kurulmasını sağlayan bir süreçtir. Bu süreç içerisinde yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgi kümelerinin entelektüel kurumsal birikim içinde değerlendirilmesi ve bütünselleştirilmesi sağlanarak, kurumsal bilgi farklı kaynaklarda da olsa, bütünleşik bir yapı içerisinde tek kaynak gibi yönetilebilmelidir. Kurumsal bilgi yönetimini oluşturan ağlar Şekil 2.1 de gösterilmiştir. ġekil 2.1: Kurumsal Bilgi Yönetimi Ağları Kaynak: Mustafa Sağsan, “E-Devlet” www.edevletkonferansi.org/sunum/mustafa_sagsan.hppt (Erişim: 02 Şubat 2009) Kuruluş ve işletmelerde bilgiyi üretmek, sağlamak, depolamak, düzenlemek ve erişmek gerekli, ancak tek başına yeterli değildir. Bilgiyi farklılık doğuracak biçimde kullanmak, yeni pazarlar ve ekonomik değer yaratmak şarttır. Bu bağlamda bilgi yönetimi, belge, arşiv ve enformasyon uygulamalarının ötesinde kurumsal bilginin bir 36 bütün olarak yönetilmesini içermektedir. Kurumsal bilgi yönetimi; kurumun bilgi ihtiyaçlarını karşılamak, kurum çalışanlarının kişisel bilgilerini geliştirmek ve yeni bilgi üreterek kurumun yararına kullanmak üzerine odaklanan düşünsel bir sürecin uygulamaya geçirilerek değer yaratma durumudur. 2.3.1 Kurumsal Bilgi Yönetimi Yaklaşımı Çağımızın en önemli gücü olan bilginin, kurumsal bağlamda profesyonel bir anlayışla yönetilebilmesi ve başarılı olunabilmesi için bilginin iyi organize edilmesi gerekmektedir. Kurumsal bilginin kayıtlı hale getirilmesi, kurumun içinde gerekli yerlere ve çalışanlara iletilmesi, aynı çalışmaların yinelenmesini önleyeceği gibi, atılacak adımlarda hata oranının azalmasını sağlayacaktır. Bu çerçevede kurumsal bilgi yönetimi; kurum içinde üretilen ve oluşan ya da dışarıdan gelen kayıtlı kayıtsız bütün bilginin bir sistem içinde kontrol altına alınması olarak tanımlanabilir. 2.3.2 Kurumsal Bilgi Yönetiminin Esasları Kurumlarda etkin ve etkili bilgi yönetim sağlayabilmek ve kurumsal bilgi yönetiminde başarılı olabilmek bazı esaslar belirlenmiştir. Vorakulpipat ve Rezgui de kurumsal bilgi yönetiminin, şu üç genel uygulamayı ortaya çıkarmaya çalıştığına değinmektedir. Bunlar şu şekilde sıralanabilir;85 1. En iyi deneyimlerin kodlanması ve paylaşılması. 2. Kurumsal bilgi rehberleri oluşturulması. 3. Bilgi ağlarının yaratılması. Kurumsal bilgi kaynakları, bilgi yönetim sistemin başarısı açısından çok önemlidir. Bilgi kaynaklarının tanımlanması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve erişimin sağlanması bilgi yönetimine giden yolu belirlemede temel faktördür. Bu noktada bilginin tüm kuruluşa ustalıkla dağıtılması hayati önem taşımaktadır. Neyin yapılmaması gerektiğini bilmek, başarısızlıklardan gereken dersleri çıkarmak ve mevcut 85 Chalee Vorakulpipat and Yacine Rezgui, “An Evolutionary And İnterpretive Perspective To Knowledge Management”, Journal Of Knowledge Management, Emerald,Volume 12, Number 3, Boston, 2008, s. 20. 37 olan bilgiden yararlanmak son derece önemlidir. erişememekten kaynaklanan olumsuzluklar, Bilgi eksikliği ya da bilgiye kuruluşu başarısızlıklara sürükler. Kurumsal açıdan ihtiyaç duyulduğu anda erişilemeyen bilginin hiçbir değeri yoktur. Kuruluşlarda bilgi kaynaklarının etkin ve etkili yönetimi, kurum için başarıya giden yolda karşılaşılan olumsuzlukların üstesinden gelinmesinde izlenecek en iyi yol olacaktır. Kuruluş ve işletmelerde gerek duyulan bilginin, rekabet gücünü artırabilir hale gelebilmesi için en uygun koşullarda saklanması ve gerektiği zamanda ve gerektiği biçimde bu bilgiye ulaşılabilmesi zorunludur. Kuruluş ve işletmelerde çalışan herkesin edindiği ya da ürettiği bilgiyi paylaşması ve bunların bir havuzda toplanarak kurumun bilgi varlığı haline getirilmesi gerekir. Kurumsal belge ve bilgi birikimi, bir kuruluş ve işletmenin yaptığı işler hakkındaki bilgilerin toplamıdır. Kuruluş ve işletmelerde etkin bir bilgi yönetimi gerçekleştirmek bilgi için kurumsal kaynakları üzerinde kontrolü sağlamak gerekmektedir. Kurumsal bilgi yönetimi, kurumsal belge ve bilgi kaynaklarının sürekli kullanılabilirliğini sağlayacak bir kurumsal bellek oluşturmalıdır. Bu bellek, kuruluş ve işletmelerde bilgi yönetimi için temel olan kontrol edilebilir bir değer olarak kurumsal bilgi kaynaklarından oluşacaktır. 2.4 KURUMSAL BĠLGĠ YÖNETĠMĠ UNSURLARI Kurumsal bilgininin unsurları şunlardır; 2.4.1 Kurumsal Belge Unsuru Kurumlarda en sık rastlanan belgeler genel olarak talimatlar, formlar, raporlar ve yazışmalardan oluşmaktadır. Bunlar şu şekilde açıklanabilir;86 86 Bayraktar ve Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Sürecinde Kullanılması: Bir İlçe Belediyesi Örneği”, Bilgi Dünyası, C. 2, s. 285. 38 Talimatlar: Kurumda çalışan personelin neyi, ne zaman, nasıl yapacağı ve işlemlerin nasıl uygulanacağı ile ilgilidir. Kurumun rutin faaliyetlerinde bir standardizasyon sağlayarak etkin ve verimli bir çalışma ortamı sağlamaktadırlar. Formlar: Kurumsal bilgi kaynaklarından biri olan formlar, bilgiyi toplamak, düzenlemek ve nakletmek için kullanılan araçlardır. Kurum ihtiyaçlarına ve istenen bilgiyi elde etmeye yönelik olarak tasarlanmış olan formlardan elde edilen net bilgiler neticesinde, kurumdaki iş akışı hızlanır ve verimlilik artar. Raporlar: Her kurum ve yönetim için vazgeçilmez temel bir araç ve yönetimde önemli kararlar almada gerekli bir bilgi kaynağı olan raporlar, genellikle kurumların aylık veya yıllık toplantıları sonucunda ve kurum içinde ya da kurum dışında ortaya çıkan ihtiyaçlara göre hazırlanırlar. Bu nedenle, içerdikleri bilgi, süratli ve doğru karar vermek durumunda olan yöneticiler için son derece önemlidir. YazıĢmalar: Belge denilince akla ilk gelen belge türlerinden biri de yazışmalardır. Kurumun faaliyetlerinin her aşamasında üretilen ve kurumun faaliyetlerinin sağlıklı bir biçimde yürüyebilmesi için tanımlanması, düzenlenmesi, saklanması ve korunması gereken tüm yazılı veya elektronik belgelerdir. 2.4.2 Entelektüel Sermaye Unsuru Entelektüel sermaye, kurumun maddi olmayan varlıkları olarak tanımlanmaktadır. Entelektüel sermayeyi bir kurumun sahip olduğu ve muhafaza altına aldığı bilgi olarak da tanımlamak mümkündür. Kurumun entelektüel sermayesi; insan, kurum ve müşteri sermayesinin toplamından oluşur. Entelektüel sermayenin temelini oluşturan çalışanlara ait entelektüel sermaye, kurum çalışanlarının sahip olduğu özel ve farklı bilgilerden oluşur. Kurum çalışanlarının sahip olduğu özel ve farklı bilgiler ise müşteriler, ürünler, süreçler, hatalar ve başarılar hakkındaki her şeyden oluşmaktadır.87 87 Bayraktar ve Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Sürecinde Kullanılması: Bir İlçe Belediyesi Örneği”, Bilgi Dünyası, C. 2, s. 286. 39 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ĠLETĠġĠM İnsanlar arasında ilişkilerin kurulması ve toplumun birimleri arasında bilgi, anlam, duygu ve düşünce alışverişi iletişimle sağlanır. İletişimden söz edebilmek için, iletişim kavramından genel olarak ne anlaşıldığını, iletişimin sınırlarının ne olduğunu belirtmek gerekir. Teknolojik gelişmelerle birlikte pek çok alanda yaşanan değişim literatüre, sık duyulan ve daha uzun yıllarda duyulmaya devam edecek olan “iletişim” kavramının yerleşmesine neden olmuştur. Bu bölümde iletişim kavramından anlaşılanlar, iletişim süreci, iletişimde amaç, iletişim kanalları, iletişim türleri hakkında bilgi verilmeye çalışılmıştır. 3.1 ĠLETĠġĠM KAVRAMI İnsanlık kadar eski bir geçmişe sahip olan iletişim artık bir bilim dalı olarak kabul edilmektedir. İletişim için akademisyen ve araştırmacılar tarafından birçok tanım yapılmıştır. Terimin kökenlerinden başlayarak tanımları şöyle sıralayabiliriz; İletişim; Latince kökenli “communication”ın karşılığıdır; “communicare” kelimesinden geldiği varsayılıp “ortak kılmak” , “paylaşmak” anlamına gelmektedir. Yine Latince “communis” yani “benzeşenlerin oluşturduğu ortaklık ya da topluluk” anlamında batı dillerinde “communication” olarak kullanılmaktadır. Türkçede “communication” kelimesinin karşılığı “iletişim” olarak yaygınlaşmıştır.88 İletişimi; Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük şu şeklide tanımlanmıştır;89 I. Duygu, düşünce veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılması, bildirişim, haberleşme, komünikasyon. 88 Zeyyat Sabuncuoğlu, Murat Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim,İstanbul, Arıkan Basım Yayım, 2008, s. 4. Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük, http://www.tdkterim.gov.tr/bts/?kategori=verilst&kelime=ileti%FEim&ayn=tam (Erişim: 10 Temmuz 2009) 89 40 II. Telefon, (Teknoloji) yararlanılarak telgraf, yürütülen bilgi televizyon, alışverişi, radyo vb. bildirişim, araçlardan haberleşme, muhabere, komünikasyon. İletişim Sözlüğü‟nde iki yüz dolayında tanım olduğu belirtilmektedir. Bunlardan ikisi şöyledir;90 I. Mastersen, Beebe ve Watson‟a göre; iletişim, sayesinde dünyayı anlamlı kıldığımız ve bu anlamı başkalarıyla paylaştığımız insani bir süreçtir. II. Gerbner‟e göre ise, iletişim, mesajlar aracılığıyla gerçekleştirilen bir toplumsal etkileşimdir. İletişim; bireyler arasında ilişkiler sistemi, kaynakla hedef arasında mesaj alışverişidir. Bilgi, düşünce, anlam, duygu, inanç, tutum, jest ve mimik gibi insanın algılamasını sağlayan her tür uyarı, mesaj” olarak ifade edilmektedir.91 İletişim; “fikir ve bilginin herkesçe aynı şekil ve değerde anlaşılır hale getirilmesi, paylaşılma ve karşılıklı üretme, aktarma etkinin sağlanmasıdır” şeklinde değerlendirilmektedir.92 İletişim; tanımlanabilir. “bilgi ve anlamlandırma süreci” olarak 93 İletişim; toplumun temelini oluşturan bir sistem, kurumsal ve yönetsel yapının düzenli işleyişini sağlayan bir araç ve bireysel davranışları görüntüleyen ve etkileyen bir teknik, sosyal süreçler bakımından zorunlu bir bilim, sosyal uyum için gerekli bir sanattır.94 Yukarıdaki tanımlar ışığında iletişim için şu tanımlama yapılabilir; 90 Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 4. Hasan Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, Ankara, Seçkin Yayıncılık, 2009, s. 39. 91 92 Mehmet Özçağlayan, Yeni ĠletiĢim Teknolojileri ve DeğiĢim, İstanbul, Alfa Basım Dağıtım, 1998, s. 33. Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 1. 94 Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 39. 93 41 İletişim; bilgi, düşünce ve tutumların ortak semboller aracılığıyla formule edilip kişiler veya gruplar arasında değiş tokuş edildiği bir süreç, fikir ve bilginin herkesçe aynı şekil ve değerde anlaşılır hale getirilmesi, paylaşılması ve karşılıklı etkinin sağlanmasıdır. 3.2 ĠLETĠġĠMDE AMAÇ Temel amacı bireyler arasında bir ortaklığın kurulması olan iletişim, karşılıklı ilişkide bilgi, düşünce ve tutumların belirli bir insan topluluğu içinde aktarılarak benzeşmesi ve birliğin sağlanmasıdır. İletişimde amaç; anlık etki yoluyla, bir kimseyi bilgilendirmek yahut uyarmak ya da ikna etmek veya hoşnut etmek olabilir veya sosyal saygınlığı ya da kültürel kimliği sağlamak gibi daha geniş ve uzun vadeli amaç taşıyabilir.95 İletişim, kişilerin amaçsız etkileşimleri olmaktan çok, bir etki oluşturmaya veya davranışa neden olmak amacıyla, mesajın kaynaktan hedefe aktarılmasıdır.96 Bu mesaj alışverişinde ana hedef, verilmek istenilen bilgiyi, doğru zamanda, doğru kanalları ve kaynakları kullanarak, doğru kişilere aktarabilmektir. İletişimi kuran ve başlatan kişi kendisini, duygu ve düşünce dünyasını, ilişkilerini, anladıklarını ya da anlamadıklarını, açıklamak ve karşısındakine iletmek ister. Kişilerin anlatma eylemlerinin iletişim açısından amacı “anlaşılmaktır”. Anlaşmada, dil ya da sözlü olmayan iletişim kodları kullanılır, iletişimin tam olarak gerçekleşmesi, anlam paylaşımı, için bu kodların her iki tarafça ortak anlam taşıması gerekir.97 Kişinin, bir başka kişiyle iletişime girme nedenlerini şöyle sıralayabiliriz;98 - Duygularını, düşüncelerini göstermek. 95 Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 4. Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 40. 97 Metin Işık, Genel ve Teknik ĠletiĢim, Konya, Eğitim Akademi Yayınları, 2008, s. 26. 98 Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 6. 96 42 - Amaçlarını söyleyip, hedeflerine ulaşmak. - İhtiyaçlarını karşılamak (sevilmek, sayılmak, tanınma, vb.) gibi pek çok neden sayılabilir. İletişimle gönderici ve alıcı arasında ortaklık kurma amaçlanır. İletişim ister bilgiyi yaymak, ister eğitmek, ister eğlendirmek, ister etkilemek ya da sadece anlatmak amaçlı olsun, esas amaç bilgi vermektir.99 3.3 ĠLETĠġĠM FONKSĠYONLARI İletişim birbiriyle iç içe geçmiş belli aşamalardan oluşan bir süreçtir. Bu süreçlerin herhangi birisinde meydana gelebilecek bir aksama, iletişim sürecine olumsuz etki eder ve sonucunda iletişimsizlik ya da yanlış iletişime kadar sonlanır. İletişimin başlıca fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir;100 ĠletiĢim Bilgi TaĢır: Bilgi, hem kişiler, hem gruplar hem de kurumlar için önemli bir unsurdur. Bireylerden oluşan kurumlardaki teknolojik araç ve gereçler bilgiye dayanır. Ayrıca, organizasyonlarda yapılacak olan yenilik ve değişiklikler de bilgiye dayanır. Bireylerin ve onların oluşturduğu kurumların çevreleriyle uyum içinde olmaları, gerçekleştirecekleri araştırmalar sonucunda elde ettikleri bilgi ile yakından ilişkilidir. Dolayısıyla iletişim, organizasyonlarda insanlar arasında bilgi taşıyarak kurumun etkinliğini korumaya ve devam ettirmeye yardımcı olur. İletişim, her sosyal kurum ve kuruluşta, amaçların gerçekleşmesini engelleyen sorunların çözümü için verilecek kararların zamanında ve önemini yitirmeyecek biçimde, doğru olarak yerine ulaşmasını sağlar. 99 Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 40. İrfan Çağlar, Sabiha Kılıç, Genel ĠletiĢim, Ankara, 2006, s. 6. 100 43 ĠletiĢim Emirleri TaĢır: iletişim istemine ihtiyaç vardır. İşlerin verimli yürütülmesi için etkili işleyen bir Kurumsal amaçların, görevlerin ve işlerin açıklanmasına ilişkin bilgiler iletişim sayesinde personele ulaştırılır. 3.4 ĠLETĠġĠM SÜRECĠ VE ÖĞELERĠ Bir kişiden veya gruptan, bir başka kişi veya gruba mesaj aktarım süreci olan iletişimin; mesaj gönderici ve mesajı alan ve kanal olmak üzere üç önemli öğesi vardır. 3.4.1 ĠletiĢim Süreci İletişim; bireysel, toplumsal ve kurumsal yaşamın vazgeçilmez aracıdır; konuşmak, yazmak, dinlemek, beden dilini iyi kullanmak demektir. Bu nedenle iletişim sosyal hayatta bir zorunluluktur, duygu ve düşüncelerimizi susarak da olsa ilettiğimiz bir süreçtir. İletişim iki yönlü bir süreçtir, haberi, düşünceleri paylaşma, değiş tokuş etkinliği; bilgi, haber, düşünce ya da görüş alışverişidir. Dinamik bir süreç olarak, kişiler ya da toplumlar arasında haber, olgu, fikir ya da ileti değişimidir. Tek yönlü bilgi iletimi olan enformasyondan farklı olarak, iletişim iki yönlü bir süreç olup karşılıklı bilgi alış verişini ifade eder; bu süreç, insanın içinde bulunduğu koşullar altında, bilgi, duygu, düşünce, istek ve beklentilerini bir başka kişi, grup ya da toplumla, ortak semboller kullanarak, paylaşılan anlamları çeşitli yol ve yöntemlerle aktarıp etkileştirdiği ve sürekli kıldığı kişisel ve toplumsal ilişkileri kapsar.101 Kişiler arası iletişimde kullanılan ve de seçilen en etkili yol konuşmadır. Ancak sadece konuşma, karşıdaki kişiyle iletişim kurma anlamına gelmez. Bu konuşma sürecinin planlı, seçilmiş kelimelerden oluşan, doğru mesajları içerir bir şekilde olması gerekir.102 İletişim kurmak sadece konuşmak değildir. Bir başka ifadeyle insanlar sadece konuşarak iletişim kurmazlar. Sözlü iletişim olarak ifade edilen konuşmanın dışında, sözsüz iletişim dediğimiz beden dili yoluyla iletişim de kurulabilmektedir. Bazen 101 102 Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 5. Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 6. 44 sözcükler tükenir, çok şey söylemek isteriz ama hiçbir şey söyleyemeyiz. İşte o söyleyemediğimiz “hiçbir şey” bile bir iletişim kurma biçimidir. Böyle bir durumda karşımızdaki kişi, yüz ifademizden, bedenimizin duruşundan dolayısıyla beden dilimizden demek istediğimizi rahatlıkla anlayabilir.103 Sözsüz iletişimi öncelikle kişisel gelişmenin bir parçası olan kendini çok iyi tanıma, düşüncelerini daha iyi ifade edebilme, sözlerle uyumlu tavırlar sergileyerek istenilen iletişim çizgisini yakalama temelinde anlamak gerekir. Sözsüz iletişimde “gizli dilin” en az dokuz unsuru vardır. Bunlar; yüz ifadesi, göz teması, ses tonu, fiziksel temas, fiziksel görüntü, vücut duruşu, yakınlık, fiziksel mimikler, el ve ayak hareketleri ve başın konumu gibi hususlardır. Bunların farklı biçimleri ya da kullanımı farklı anlam ve mesajların ilgililere aktarılmasına olanak sağlar. Sözsüz iletişim biçiminde beden dili teknikleri kullanılarak basit, kısa ama yoğun biçimde mesaj aktarımı sağlanabilir.104 3.4.2 ĠletiĢimin Öğeleri İletişimde en ön önemli öğe göndericidir. Gönderici iletişimde süreci başlatan kişi ya da kişilerdir. İletişimde bulunan başlıca öğeler şunlardır: Gönderici (Kaynak), Kod, Kodlama, Mesaj, Kanal ve Kod Açma, Alıcı, Yorumlama ve Geri İletişim (Geri Bildirim/ Feedback). 3.4.2.1 Gönderici (Kaynak, Mesajı Gönderen) Gönderici, iletişim sürecini başlatan temel öğedir. Mesajın kodlayıcısı olarak kaynak; bilgi, fikir, duygu, kanı, olay hakkındaki izlenimlerini zihinsel işlemlerden geçirerek bunları kelimelere, sayılara, şekillere, hareketlere ve sembollere dönüştürür. Gönderici, bir mesajı kodlayarak, arzu ettiği tepkiyi gerçekleştirmek için alıcıya gönderen unsurdur. 103 104 Işık, Genel ve Teknik ĠletiĢim, s. 26. Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 20. 45 Kaynağın ne gönderdiğinden çok, alıcının ne aldığı önemlidir. Mevlana‟nın dediği gibi “senin ne söylediğin değil, karşındakinin ne anladığı” önem taşır.105 3.4.2.2 Kodlama İletişim sürecinin ikinci öğesi koddur. Kod, mesajın işaret haline dönüşmesinde kullanılan simgeler ve bunlar arasındaki ilişkileri düzenleyen kurallar bütünüdür. Belirli bir kültürel mutabakata dayanan bir anlam sistemi olarak ifade edilen kodlar, insanların anlamlı mesajları değiştokuş edebilmelerine imkân sağlamaktadırlar. Bu bağlamda dil bir kod sistemi olarak nitelendirilebilir. İletişim, iletişime girenlerin zihinlerinde anlamların çakışması olarak da ifade edilebilmektedir. Bu doğrultuda iletişimin gerçekleşmesi için kaynak durumunda bulunan A şahsının zihnindeki X mesajının hedef durumundaki B şahsının zihninde de oluşması gerekmektedir.106 Kodlama bilginin, görüşün, duygunun, kanının iletişim için uygun bir mesaj haline getirilmesi olup kaynak tarafından gerçekleştirilir. Örneğin sözel iletişimde sözcüklerin seslendirilmesi veya sözel olmayan iletişimde jest, gülümseme, başını sallama kodlama örnekleridir. 3.4.2.3 Mesaj (İleti) Mesaj; göndericiden alıcıya iletilen bilgi, fikir, duygu ve tutumların kodlanmış halidir. Mesaj işaretlerden kurulur; bir şeyi aktarmayı, iletmeyi isteyen kaynağın ürettiği sözel, görsel, görsel-işitsel bir üründür, iletişim sürecinde beklentiyi ifade etme biçimidir. Mesajın iki elemanı vardır. Birisi içerik diğeri ise yapıdır. İçerik anlam boyutunu yapı ise simgeleri ve kodları ifade eder. Anlam, insanlarca bilinen, öğrenilen, unutulan, 105 106 Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 11. Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, Ankara, s. 19. 46 değişen bir şey olup hem toplumla ilgili kültürel bir boyutu, hem de bireyle ilgili öznel bir boyutu içerir. İletişimde anlam sosyal ilişkiler içinde oluşur ve sosyal ilişkilerde kullanılır. Bu açıdan anlamı, anlamlı kılan, o anlamın ilişkide bulunanlarda da az çok aynı anlama gelmesi ve paylaşılabilmesidir. Bir insan topluluğunda uzlaşmaya bağlı olarak anlam yüklenen somut nesne ve işaretlere simge denilmektedir. Göstergebilim (semiotics) bağlamında işaretler veya göstergeler gerçek yaşamda bir şeye referanstır ya da bir şeyi anlatırlar. Simge, iletişiminin temel özelliğidir. İnsanlar simgeler yoluyla doğal ve toplumsal çevresini açıklar ve anlamlandırır. İletişim simgelere dayanır. Simgeler, toplumca temel anlamlarından uzlaşılmış işaretler veya göstergelerdir, söz gelimi alyans, evliliği; güvercin barışı simgeler.107 3.4.2.4 Kanal İletişim kanalı, mesajın kaynaktan hedefe geçtiği köprüdür. Kaynak ile alıcı arasındaki bağ olarak ifade edilen kanal, mesajın iletişim tarafları arasında taşınması işlevini görür. Kanal aslında iletiyi taşıyan ışık dalgaları, radyo dalgaları, ses dalgaları, telefon kabloları ve sinir sistemi gibi fiziksel araçlardır. İletişim araçları ise iletileni kanal boyunca aktarılabilir işaretlere dönüştüren fiziksel veya teknik araçlardır.108 3.4.2.5 Alıcı (Hedef) İletişim sürecinin hedef tarafında yer alan alıcı olmaksızın iletişim söz konusu olamaz. İletişimin etkinliğinde belirleyici ölçütlerden en önemlisi, iletilenlerin ne ya da ne kadar olduğu değil, iletilenin ne ölçüde alıcıya ulaştığı ve ne anlaşıldığıdır. Etkin iletişimin gerçekleşmesi için alıcının temel özellikleri şu şekilde sıralanabilir; - Alıcı mesajı algılayabilmeli ve algılamaya arzulu olmalı. 107 108 Işık, Genel ve Teknik ĠletiĢim, s. 73. Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 16. 47 - Alıcı bilgili olmalı ve geri bildirimde bulunmaya istekli olmalı. - Alıcı iletileni algısal seçime tabii tutmamalı. - Alıcı bulunduğu davranış düzlemini ayırabilmeli. - Alıcı kaynak olma özelliği taşımalı ve geri dönüş, bildirim veya tepki iletebilmelidir.109 3.4.2.6 Geribildirim (Feedback) Alıcının, iletilen mesajı yanıtlamak üzere kodlayıp uygun kanal vasıtasıyla göndericiye iletmesi geribildirim olarak adlandırılır. Geribildirim alıcının mesajı nasıl yorumladığını gösterir. Geri bildirimin kod açma ve yorumlama olmak üzere iki unsuru bulunur. Bunlar şu şekilde açıklanabilir;110 Kod Açma: Kod açma, mesajın içeriğini yeniden elde etmek için yapılan çözümleme sürecidir. Kod açma, kodlama kavramının karşıtıdır, kodlanan mesajın alıcıya ulaşması ve alıcının ondan çıkardığı anlamı ifade eder. Alıcının kültürel geçmişi, dinleme yetenekleri, kaynağa/ göndericiye veya kanala ilişkin tutumları kodlama üzerinde etkili faktörlerdir. Yorumlama: Kod açılarak elde edilen mesajın içeriğine, o andaki bütün ilişkiler ve koşullar çerçevesinde yeniden anlam verilmesine yorumlama denir. Yorumlama, yeniden bir değerlendirmeyi gerektirir. Geribildirim, aynı zamanda bir sistemin gelecekteki başarısını temin etmek üzere, mevcut çıktıların, yeniden düzenleme amacıyla sisteme tekrar girdi olarak alındığı süreci de ifade eder ve karşılıklı etkileşimin ayrılmaz bir parçasıdır. 109 110 Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 16. Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 36. 48 Bireylerarası etkileşimde geribildirim, birey davranışlarının başkaları tarafından nasıl algılandığı ve nasıl değerlendirildiği ile ilgili çeşitli verileri içerir, kurumlarda diğer çalışanları etkileme anlamında ise geliştirilen en önemli kişilerarası beceri olarak kabul edilir.111 Kurumlarda geribildirim kaynakları, çalışanlar, gözetmenler, alt kademe yöneticileri, müşteriler ve benzeri kişilerdir. Geribildirim aynı zamanda tepe yönetiminden aşağıya doğru iletişimin bir karşılığıdır. Sorunlar, öneriler, görüşler, yapılan işlere ilişkin bilgiler ve değerlemeler geri bildirim olarak üste doğru iletilir.112 Etkin ve etkin olmayan geri bildirimin özellikleri şu şekilde sıralanabilir;113 Etkin bir geribildirim; - Kişiye yardımcı olmayı amaçlar. - Belirli ve ayrıntılıdır. - Zamanında gelir. - Açık ve seçiktir. - Davranış üzerinde durur. Etkin olmayan geribildirim ise: - Geneldir. - İlgisizdir. - Zamansızdır. 111 Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 18. Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 6. 113 Işık, Genel ve Teknik ĠletiĢim, s. 75. 112 49 - Kişiyi ve kişiliği vurgular. - Anlaşılması güçtür. - Tahmin ve yorum ağırlıklıdır. 3.4.2.7 Gürültü Kişisel ya da kişilerarası iletişimde iletişim sürecini olumsuz olarak etkileyen bazı unsurlar söz konusudur. Bunlardan biri gürültüdür. Gürültü; kaynak ile alıcı arasındaki mesaj alış verişi sırasında kanallarda oluşan bir karışıklığa ve iletişim sürecini engellemeye yönelik istenmeyen durumlardır. Gürültü iletişimin doğruluğunu ve güvenirliğini azaltan bir unsurdur.114 Gönderici eğer bir şeyi kodlamak veya anlatmaktan yoksun ise gürültü yaratır. Aynı şekilde alıcının mesajı yanlış yorumlaması da gürültü olarak adlandırılır.115 3.5 ĠLETĠġĠMDE “VERĠCĠ- ALICI” MODELĠ Shannon ve Weaver tarafından geliştirilen “verici-alıcı” modeline göre iletişim sistemli bir süreç olarak tanımlamaktadır. Süreçte rol alan ilk öğe iletişim kurmak için iletilmek üzere mesaj veya mesajlar zinciri üreten bilgi kaynağıdır. Bir sonraki basamakta, mesaj, verici tarafından sinyaller haline getirilir. Bu sinyallerin alıcıya giden kanalın özelliklerine uygun hale getirilmesi gerekir. Alıcının fonksiyonu vericinin fonksiyonunun karşıtıdır. Alıcı, aldığı sinyallerden mesajı yeniden yapılandırır. Alınan mesaj daha sonra hedefe ulaşır. Sinyal, gürültü-parazit tarafından rahatsız edilme olasılığını içerdiği müddetçe bozulmaya müsaittir. Model, enformasyon aktarımının teknik yönünü belirtmek amacıyla 114 Ulun Altınışık, Kurumsal ĠletiĢimin DeğiĢen Yüzü ve Bir Uygulama, Yıldız Teknik Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2003, s. 5. 115 Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 8. 50 geliştirilmiş olmasına rağmen, geniş bir şekilde kabul görmüş ve farklı iletişim biçimlerini incelemede kullanılmıştır. Model Şekil 2.2‟ de gösterilmiştir.116 ġekil 2.2: Shannon ve Weaver’ın Matematiksel ĠletiĢim Modeli Kaynak: Özçağlayan, Mehmet, Yeni ĠletiĢim Teknolojileri ve DeğiĢim, İstanbul, Alfa Basım Dağıtım, 1998, s. 33. 3.6KURUMSAL ĠLETĠġĠM Kurumsal iletişim, kurumun işleyişini sağlamak ve kurumu hedeflerine ulaştırmak amacıyla, kurum içi ve dışı ile devamlı bir bilgi ve düşünce alışverişine olanak tanıyan toplumsal bir süreçtir. 3.6.1 Kurum ve Kurumsal İletişim Kavramları Sözlük anlamı ile kurum, ortak amacı veya eylemi gerçekleştirmek amacıyla bir araya gelmiş kişilerin oluşturduğu beraberliktir. Kurumsal iletişim ise kurumlarda yer alanlar arasında bilgi aktarılmasının derecesi ve işbirliği sağlama aracıdır. Kurumun en temel öğesi insandır. Kurumlar, insanların eylemleri doğrultusunda hedeflerine ulaşabilir. 116 Mehmet Özçağlayan, Yeni ĠletiĢim Teknolojileri ve DeğiĢim, İstanbul, Alfa Basım Dağıtım, 1998, s. 33. 51 İnsan iletişiminin beş kritik özelliği kurumsal iletişimi anlamada önem kazanmıştır. Bunlar; 117 1.İletişim iki veya daha fazla kişi arasında meydana gelmektedir. 2.İletişim sürekli, karmaşık bir süreçtir, geçici şekilde dışlanamaz. 3.İletişim ilişkisel/ etkileşimseldir. 4. İletişim sembollerle olur. 5.Her iletişim bir amaca odaklıdır. Kurumlarda iletişim yönetimi sadece insan iletişimini yönetmeyi içermez aynı kurumsal iletişim araçlarının da etkin yönetimini de içerir. 3.7 ĠLETĠġĠM GRUPLARI/ TÜRLERĠ Kurum içinde iletişim, benzerlik ve farklılıklara göre, dört temel hiyerarşik düzeyde açıklanır. Bunlar; bireyin iç iletişimi, bireyler arası iletişim, küçük gruplarda iletişim ve büyük gruplarda iletişimdir. Bunlar şu şekilde açıklanmaktadır;118 Bireyin Ġç ĠletiĢimi: Mesajı yorumlama ve hazırlama bireyin iç iletişimidir. Bireyin kendisi ile iletişimi anlamına da gelir. Birey kendisi ile iletişime girerek göndericilerden gelen mesajları yorumlar ve geri bildirim için mesajı hazırlar. Bireyin iç iletişimi örgütsel iletişim sayılmaz. Bireyler Arası ĠletiĢim: Bireyler arası iletişim, iki ya da daha fazla kişi arasında kurulur ve genellikle yüz yüze gerçekleşir. Burada çeşitli iletişim araçları da kullanılabilir. Bireyler arası iletişimin kurumsal iletişim açısından en önemli yararı, 117 118 Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 83. Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 194. 52 etkin bir iletişim sağlayarak, çalışma barışı ve iş tatminini sağlamasıdır. Bireysel ve kurumsal amaçları gerçekleştirmede bireyler arası eşgüdümü arttırır. Küçük Gruplarda ĠletiĢim: Küçük gruplarda iletişim, iş ortamında uyum ve amaçların kabul edilmesini sağlayan, üç veya daha fazla birey arasında gerçekleşen iletişimdir. Yüz yüze iletişimle oluşur, fakat iletişim araçlarının kullanımı ile gelişir. Küçük gruplarda iletişim, bireyler arası iletişimden daha karmaşıktır. Bunun nedeni, iletişim kurulan kişilerin sayısının fazla olmasıdır. Büyük Gruplarda ĠletiĢim: Büyük gruplar, birbirine bağımlı küçük gruplardan oluşan sosyal sistemlerdir. Aralarında düşük düzeyde iletişim kurarlar. Büyük kurumlarda bütünleştirici bir görev üstlenirler. Kurum üyelerinin amaçlarının koordinasyonunu sağlarlar. Büyük gruplarda iletişimin karmaşıklığı ile başa çıkmak için bölüm ve üyeler arasında biçimsel iletişim (formel) kanalları geliştirilmelidir. 3.7.1 Öz ĠletiĢim Öz iletişim, kişinin iç dünyası ile ilgili olan bir iletişim biçimidir. Bu iletişim kişinin doğumundan başlayıp sosyalleşme süreciyle biçimlenir ve kişi hem kendi hem başkaları hakkında sosyal, kültürel, siyasal ve ekonomik kimliklere ilişkin çıkarımlarda bulunarak, kendisiyle iletişimde bunlardan etkilenmektedir. 3.7.2 Toplumsal ĠletiĢim Toplumsal iletişim, kişi, grup ve kurum gibi toplumsal birimler arasındaki bilgi alışverişidir. Öz iletişim ile toplumsal düzeyde gerçekleşen iletişim türleri arasında bir karşılaştırma yapıldığında, iletişim: kişiler arası iletişim, ikili iletişim ve küçük grup iletişimi olarak alt gruplara ayrılır. Kişisel ve toplumsal düzeylerine göre iletişim türlerinin karşılaştırılması Tablo 3.1‟ de gösterilmiştir. 53 3.7.3 Amaçları Açısından ĠletiĢim İletişim, amaçlarına göre sınıflandırıldığında dört çeşit iletişimden bahsedilir. Bunlar şu şekilde sıralanabilir; - Bilgi Sağlayıcı İletişim - Değerlendirici İletişim - Eğitici-Öğretici İletişim - İnandırıcı ve Etkileyici İletişim Tablo 3.1: KiĢisel ve Toplumsal Düzeylerine Göre ĠletiĢim Türlerinin KarĢılaĢtırılması Kaynak:Sabuncuoğlu, Zeyyat, Örgütlerde ĠletiĢim, İstanbul, Arıkan Basım Yayın, 2008, s. 10. 3.7.4 Kullanılan Kodlara Göre ĠletiĢim Kullanılan kodlara göre iletişim üçe ayrılır. Bunlar şu şekilde sayılabilir; 54 - Sözlü İletişim - Sözsüz İletişim - Yazılı İletişim 3.7.5 Zamana ve Mekâna Göre ĠletiĢim Zamana ve Mekâna Göre İletişim ikiye ayrılır. Bunlar; - Yüz yüze İletişim - Uzaktan İletişim 3.7.6 Yönüne Göre ĠletiĢim Yönüne göre iletişim ikiye ayrılır. Bunlar; 3.7.6.1 İçsel İletişim İçsel iletişim, kurum sınırları içerisinde gönderilen ve alınan mesajları ifade eder. 3.7.6.2 Dışsal İletişim Dışsal iletişim, kurum ile çevresi arasındaki mesaj alışverişi dışsal iletişim olarak adlandırılır. 3.7.7 Kullanılan Araçlara Göre iletiĢim Kullanılan araçlara göre iletişim altı ana başlık altında toplanır. Bunlar şu şekilde sıralanabilir; - Görsel İletişim -İşitsel İletişim 55 - Görsel- İşitsel İletişim - Dokunma ile İletişim - Telekomünikasyon - Kitle İletişimi 3.7.8 Kullanılan Kanallara Göre Kurumsal ĠletiĢim Kurumsal iletişim kanalları yapısal olarak iki ana başlık altında incelenir. Bunlar şu şekilde açıklanabilir;119 3.7.8.1 Biçimsel İletişim (Formel İletişim) Kanalları Biçimsel iletişim, kurumsal kurallar içinde ve kurumun amaçları doğrultusunda, önceden belirlenmiş bir üslupla gerçekleştirilen iletişimdir. Biçimsel iletişim, kurumdaki her tür resmi bildirileri, talimatları, raporlama biçimlerini kapsar. Biçimsel iletişimin istenilen sonucu sağlaması için, aşağıdan yukarıya doğru ve yukarıdan aşağıya doğru gerekli akıma sahip olması gerekir. Biçimsel iletişim kanalları kendi arasında dört grupta incelenir: Dikey ĠletiĢim Kanalları: Kurumlarda iletişim, yöneticiye yönelen (yukarıya doğru iletişim) gerçekleşmektedir. ve yöneticiden gelen (aşağıya doğru iletişim) şeklinde Bunları kapsayan genel kavram ise dikey iletişim olarak bilinmektedir. Dikey iletişim, kurumun hiyerarşik düzeninde, üst kademelerle alt kademeler arasında emir ve bilgi akışını sağlayan bir köprüdür. Bir başka tanımla, 119 R. Demiray Çavdar, ĠĢletmelere Kurumsal ĠletiĢimin Yönetim Kararlarında Kullanılması Ve Uygulamasından Bir Örnek, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yönetim ve Organizasyon Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 1999, s. 45. 56 yukardan aşağı ya da aşağıdan yukarı hiyerarşik basamaklar boyunca ilerleyen iletişime dikey iletişim denir. Dikey iletişim kanalları, yukarıdan aşağıya doğru, aşağıdan yukarıya doğru iletişim kanalları olmak üzere iki yönlü olarak çalışır. Yukardan aşağıya doğru iletişim, mesajların genellikle biçimsel kurum yapısının hiyerarşik kademe ve kanalları boyunca en üstten en alta doğru akmasıdır. Bu tür iletişim, en üst kademede bulunan yönetici ile en altta bulunan çok sayıda astlar arasında olmakta ve tek yönlü olarak gerçekleşmektedir. Yukardan aşağıya doğru iletişimde kullanılan başlıca yöntemler, duvar duyuruları, duyuru tahtaları, mektuplar, el kitapları ve broşürler, kitaplık ya da bilgi köşesi, hoparlör sistemleridir. Bu yöntemlerin yanında, kurum içi dergiler, el kitapları da yukardan aşağıya doğru iletişimde kullanılmaktadır. Kurum içi dergiler, işletme hakkında hikâyeler ve işletmenin topluluk içindeki yerini vurgulaması açısından; el kitapları, yeni işe başlayanlara yönelik işletme prosedürleri ve politikaları hakkında hızlı ve çözümleyici cevaplar vermesi açısından önemli kanallardır. Aşağıdan yukarıya doğru iletişim, çalışanların yöneticileriyle kurdukları iletişimi kapsar. Bu tür iletişimin temel amacı, yönetimi kurumsal çalışmalarla ilgili olarak bilgili kılmaktır. İletişim süreci açısından, aşağıdan yukarıya doğru iletişimi, yöneticiler tarafından iletilen mesajlara çalışanların bir tepkisi yani geri bildirimi olarak tanımlamak mümkündür. Yukarı doğru iletişimin en iyi ve etkili yöntemlerinden birisi de işletmede dilek, şikâyet ve öneri kutusu oluşturmaktır. Yatay ĠletiĢim Kanalları: Aynı veya benzer kademelerde bulunanların, sık ve sürekli olarak tekrarlanan faaliyetler sırasında kurdukları iletişim, yatay iletişim olarak adlandırılır. Yatay iletişimde temel amaç, kurumsal koordinasyon ve sorun çözmek için kanal sağlamak olmalıdır. Bu yolla, kurumsal iletişim belli prosedürlerden 57 uzaklaştırılarak, daha yalın ve etkin bir iletişim sağlanır. Yatay iletişim kurum üyeleri arasında fonksiyonel bir ilişki gelişmeye yardım eder. Yatay iletişim kurumsal faaliyetleri koordine etmekte, aynı düzeydeki diğer yöneticileri ikna etmekte, faaliyetler ve duygular konusunda bilgi edinmede kullanılır. Çapraz ĠletiĢim Kanalları: Farklı fonksiyonel birimlerde çalışan ast ve üstler arasında gelişen bilgi içerikli iletişimdir. Diğer bir tanımla; kurum hiyerarşisinin farklı düzeyindeki departmanların basamaklı hiyerarşik kanalları kullanmadan gerçekleştirdikleri iletişime “çapraz iletişim” denir. Çapraz iletişimde, bir bölümdeki çalışanlarla, diğer bölümdeki ast ve üstler arasında, ya da bir bölümdeki yöneticinin, kendi bölümü dışındaki astlarla doğrudan ilişki kurması söz konusudur. Çapraz iletişimin varlığı, kurum içinde empatik iletişim kurma yeteneğini de geliştirir. Çalışanların empatik iletişim kurma yetenekleri geliştikçe de hem çalışanlar arasında iletişim ve işbirliği, hem de yöneten - yönetilen iletişimi ve etkileşimi daha olumlu bir konuma gelecektir. Kurum DıĢı ĠletiĢim Kanalları: Kurumlar, toplumun bir parçasıdır ve ondan soyutlanamaz. Sürekli gelişen ve değişen çevre içinde yer alan kurumların, varlıklarını amaçlarına dönük biçimde yürütebilmesi için yeni koşullara uyması ve toplumsal ilişkiler kurması gerekir. Bu nedenle sadece kurum içinde bir iletişim düzeni kurmak yeterli değildir. Kurumların dış ilişkilerin de belli bir düzene sokulması gerekir. Bunun için kurumlarda “halkla ilişkiler” disiplini ortaya çıkmıştır. Kurumlar, toplumda iyi bir imaj oluşturabilmek, insanları ve diğer kurumları olumlu yönde etkileyebilmek için halkla ilişkiler faaliyetlerine gereken önemi vermek durumundadır.120 3.7.8.2 Biçimsel Olmayan İletişim (İnformel İletişim) Kanalları Biçimsel olmayan iletişim, bireylerarası ilişkilerin doğal sonucu olarak doğan doğal iletişimdir. Bu tür iletişim söylentileri, dedikoduları da içeren çalışanlar arasında kendiliğinden oluşan bir iletişim biçimidir. 120 Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 109. 58 İletişim ne kadar mükemmel işlerse işlesin, kurumun amaçlarının gerçekleştirilmesinde doğal iletişimin oldukça önemli bir yeri vardır. Bu çeşit iletişim, örgüt içersinde doğal olarak gelişir ve çalışanların sosyal tatmin bulmalarındaki etkisi açısından biçimsel iletişimden daha önemli bir görev üstlenir, bir bilgiyi aktarmanın yanı sıra, biçimsel iletişim ile aktarılan mesajların grup amaçları doğrultusunda süzülmesini de sağlar.121 3.8 ĠLETĠġĠMĠN ETKĠNLĠĞĠ İletişim etkinliğinde ister kişisel, ister kişiler arası, ister grup veya kurum iletişimi olsun, dikkat edilecek bazı temel unsurlar vardır. Bunların başında göndericinin mesajının, alıcı tarafından tam olarak algılanmasını sağlamak gelir. İnsanlar gündelik yaşamın sürdürülmesi için en fazla kişisel iletişimi kullanırlar; ancak kurumsal veya kitlesel iletişimin etkin olarak sürdürülebilmesi, kişisel iletişim konusunda gösterilen başarıya bağlıdır.122 Alıcının mesajı yorumlayıp, anlaması ve uygun bir mesajla karşılık vermesi, kısacası geri iletimde (feedback) bulunması, etkili bir iletişim sürecinin en önemli unsurlarını teşkil eder.123 Mesajlar iletilmek istenen fikirlerdir. Bir mesajın - eğitici, bilgilendirici, ikna edici, tamamlayıcı, eleştirel ya da mizahi olsun - etkili ve uygun olması ile iletişim etkinliğinden söz edilebilir. İletişim etkinliği, başka insanlarla hem uygun, hem de etkili şekilde iletişim kurma yeteneğini ifade etmektedir.124 İletişim sürecinde kullanılan iletişim kanalları, yani hangi yolla iletişim yapıldığı da önemlidir. Örneğin yüz yüze iletişim yapılacaksa ki burada sözlü veya sözlü olmayan iki şekil kullanılabilir. Bu durumda, kişinin beş duyusu, hareketleri, mimikleri ön plana çıkacaktır. Ya da elektronik aletler (TV, Faks, Telefon, vb. ) gibi kanallar kullanılacaksa, bu kanallar da doğru seçilmelidir. Ancak tecrübeler göstermiştir ki etkili 121 Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 79. Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 93. 123 Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 7. 124 Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 101. 122 59 iletişim için en doğru yol, yüz yüze yapılan konuşmadır. Öte yandan, yazılı iletişim de kurumlarda, yukarıdan aşağıya ve departmanlar arası bilgilendirmede başvurulan bir yoldur. Örneğin bir toplantının bildirilmesi, herhangi bir uyarıda bulunmak, ya da hatırlatmalar için, yazılı iletişim kullanılır. Bugün özellikle bilgi teknolojilerinin yoğun olarak kullanıldığı kurumlarda, intranet yoluyla iletişim kurma, yöneticilerin benimsediği bir yol olarak görülmektedir. Yazılı iletişimin özellikle yöneticiler tarafından tercih edilmesinin nedenleri arasında, zaman kısıtlığı, daha resmi olma arzusu, gelebilecek tepkilere cevap vermemek gibi durumlar mevcuttur. Ayrıca, daha bilinçli, planlı bir yazı dilinin kullanılmasıyla, yüz yüze yapılan iletişimden daha etkili sonuçlar da elde edilmektedir.125 Kurumsal iletişimi etkileyen faktörler özetle şu noktalarda toplanmıştır;126 - Kültürel farklılıklar. - Geri besleme olmayışı veya yetersiz geri besleme. - Statü farkı. - Mesaj alıcının motivasyon ve ilgi eksikliği. - Fazla bilgi yüklemesi. - Elektronik İletişimden Kaynaklanan Sorunlar. - Fiziksel Koşullar. - Güvensizlik. - Kurumsal Hatalar. - Kişisel Farklılıklar. 125 126 Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 7. Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, Ankara, s. 50. 60 3.9 ĠLETĠġĠM TEKNOLOJĠSĠ Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş sürecinde üretimden aile yapısına, iktidar ilişkilerinden günlük hayata kadar pek çok alanda büyük bir değişimin yaşamaktadır. Tarım toplumunda toprak ve işgücü, sanayi toplumunda sermaye merkezi bir öneme sahip iken, bilgi toplumunda bilgi stratejik bir kaynak haline gelmiştir. Çünkü yeni toplumda teorik bilgiyi piyasada yeni ürün ve hizmetlere başarılı şekilde dönüştürenler ile eğitim ve ar-ge harcamalarına en çok yatırım yapan işletmeler ve toplumlar başarılı olacaktır. Eğer bir toplum bilgiyi üretir hale gelemezse, büyük harcamalarla ürettiği mal ve hizmetler kısa sürede demode olma riskiyle karşı karşıya kalacaktır.127 Değişim, sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş biçiminde yoğunlaşmıştır. Değişim kesintisiz bir süreç olarak hızla sürmektedir. 20. yüzyıl gibi bir dönemde durgun bir toplumdan söz etmek olanaksızdır, toplumlar değişme halindedir.128 Değişmenin itici gücü teknolojidir. Toplumsal değişmeyi zorlayan esas güç teknolojik değişmelerdir. Teknolojik buluşlar değişmeyi zorunlu hale getirir. Teknoloji; insan ilişkilerini etkiler ve toplum yapısının belirleyicilerindendir. Toplumları, ekonomik, siyasal, sosyal, kültürel vb. tüm alanlarda, etkileyen ve köklü yapısal değişikliklere neden olan büyük değişimin altındaki en önemli faktör teknolojidir. Teknoloji; insan ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla, ürün ve süreçlere bilginin, araçların ve yöntemlerin uygulanması olarak tanımlanabilir. İletişim teknolojileri ise; bilginin işlenmesine ve iletilmesine yarayan tüm teknolojileri kapsayan bir kavram olup genel olarak kullanıcı ile bilgi arasında karşılıklı etkileşime imkân tanıyan teknolojilerdir. 127 Mahmut Tekin ve Ercan Çiçek, “Bilgi Çağında Bilgi Toplumu Ve Bilgi Ekonomisi”, http://bilgitoplumu.blogspot.com/2006/10/bilgi-anda-bilgi-toplumu-ve-bilgi.html (Erişim: 07 Haziran 2010) 128 Güney Nair, “Bilgi‟nin Değişen Anlamı Ve Kavram Tartışmaları”, Cumhuriyet Üniversitesi Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi Dergisi, C. 2, S. 1, Sivas, Cumhuriyet Üniversitesi İİBF Dergisi Yayınları, 2001, s.329. 61 Tedesco, yeni iletişim teknolojilerini üç ana başlık altında toplamıştır. Bunlar;129 - Taşıyıcı Medya (Transmission Media) - Yerel Ağ (Local Area Network-LAN) - Tümleşik Hizmetler Sayısal Şebekesi (ISDN) Yeni iletişim teknolojilerinin en belirgin özelliği, bilgisayar yeteneklerine sahip olmalarıdır. Bilgisayar teknolojisinin iletişim alanına girişi ile geleneksel iletişim araçlarında nitelik değişimleri olmuştur. Öncelikle bilgisayarın kendisi bir teknik iletişim aracı olarak fonksiyon görmeye başlamıştır. Yazılı iletişim etkinliğini artıran bir başka faktör, multimedya uygulamalarıdır. Multimedya yazı, çizgi, grafik, fotoğraf, film ve ses gibi bilgileri bir araya getirerek, numaralandırılması ve hacminin küçültülerek kullanıma sunulmasıdır. Önceleri ayrı ortamlar olarak alıştığımız bilgi öğeleri, artık bir arada kullanılabilmektedir. 3.9.1 Bilgi/ BiliĢim Teknolojilerinin Yetenekleri Bilgi/ Bilişim teknolojileri bilgisayar ve bilgi teknolojilerinin birlikte kullanıldığı sistemlerdir. Bilgi teknolojileri bir taraftan sosyal hayatta beşeri ilişkilerin artmasına ve kolaylaşmasına zemin hazırlarken, öte tarafta da örgütsel hayatta karar mekanizmalarının etkinleşmesine, takım havasının oluşmasına ve koordinasyonun daha kolay gerçekleşmesine imkân sağlar.130 Bilgisayar destekli iletişim araçları olan bilişim teknolojileri, bilgi yönetiminde internetin gelişmesi ile birlikte oldukça güçlü bir araç olarak ortaya çıkmıştır.131 İyi yönetilen bilgi teknolojileri kuruma paha biçilmez bir değer kazandırır; bunlar “doğru ve kalıcı uyum”dur.132 129 Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 254. Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 19. 131 Sinan Yasun, “Bilgi Yöneti(lir) mi”, http://www.kalder.org.tr/page.asp?pageID=1041 (Erişim: 12 Mart 2009). 132 Mohamed Mirghani, Michael Stankosky, Arthur Murray, “Knowledge Management And İnformation, Technology: Can They Work in Perfect Harmony”, Journal Of Knowledge Management, Volume 10, Issue 3, Boston, Emerald, 2006, p. 106. 130 62 Bilişim teknolojilerinin bir kısım yetenekleri ise, şu şekilde sıralanabilir;133 - Programlanmış mantıksal işlemleri çok hızlı yapabilmesi. - Çok hızlı bir şekilde veri saklayabilmesi ve veriye erişebilmesi. - Çok karmaşık matematiksel ve mantıksal işlemleri doğru olarak yapabilmesi. - Çok uzun süreli ve sıkıcı işleri yapabilmesi. - Bazı rutin işleri insanlardan daha az maliyetle yapabilmesi. - Uyarlanabilir, başka bir ifadeyle yeniden programlanabilir olmasıdır. 133 Tunçhan Cura, Yöneticiler Ġçin BiliĢim Teknolojileri, İstanbul, Sistem Yayıncılık, 2009, s. 30. 63 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM KURUMSAL BĠLGĠ ĠLETĠġĠM MODELĠ (KBĠM) Günümüzde bilgi yönetimi kurumlar için kritik bir faktör halini almış, sürdürülebilir bir rekabet avantajı sağlayabilmeleri ve varlıklarını devam ettirebilmeleri için en önemli unsurlardan biri haline gelmiştir. Kurumlarda doğru bilginin; doğru yerde, doğru zamanda, doğru kişide bulunmasını sağlayacak ve bilginin etkili, etkin kullanımını destekleyecek iletişim araçlarına sahip olmak ve kuruma uyarlamak kuruma paha biçilmez bir değer kazandırmaktadır. Tuuli Tukiainen iletişim süreçlerinin temel işlevlerinden saydığı; genel iletişim akışının işlenmesi, bilgi akışı için doğru zamanlama, enformasyonun niceliği ve niteliğinin ölçümü134 gibi faaliyetlerin kurumsal hedefler doğrultusunda sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesi ve kurumda var olan örtülü veya açık her türlü bilginin ortaya çıkarılması, değerlendirilmesi, paylaşılması, içselleştirilmesi ancak iyi tasarlanmış kurumsal iletişim araçları ile gerçekleşebilir. Bu amaçla tezimizde Kurumsal Bilgi İletişim Modeli (KBİM) oluşturulmaya ve kurumsal bilgi yönetiminin, kurumsal iletişim araçlarına etkisi bu model aracılığı ile gösterilmeye çalışılmıştır. Bu bölümde oluşturulmaya çalışılan Kurumsal Bilgi İletişim Modeli‟ nin (KBİM) detayları açıklanmaya çalışılacaktır. 4.1 KURUMSAL BĠLGĠ ĠLETĠġĠM MODELĠ’NĠN (KBĠM) AMACI Kurumsal bilgi yönetimi süreçleri ile bu süreçleri yürütüp destekleyen iletişim araçları arasında etkili ve etkin bağlantı, çözüm odaklı bir sinerji olmalıdır. Kurumun, strateji ve hedeflerine ulaşabilmesi, temel misyonunu gerçekleştirebilmesi için gerekli olan bilgilerin sorunsuz bir biçimde akması ve işlenmesi ancak kurumsal iletişim araçlarının kurum bünyesi içersinde iyi yapılandırılmış olması ile sağlanabilir. 134 Tuuli Tukiainen, “An Agenda Model Of Organizational Communication”, An International Journal, Volume 6, Issue 1, Bradford, MCB University Press, 2001, s. 51. 64 Verimli bir şekilde senkronize edilmiş, örtük ya da açık bilgiyi yakalamada uzmanlaşmış iletişim araçlarına sahip olmak; kurumsal strateji ve hedeflere ulaşılmasında ve sürdürülebilir rekabet avantajı kazanılmasında hayati rol oynayıp sağlıklı bir kurum içi iletişim, kişilerin motivasyonunu ve yönetsel etkinliğini de arttırmaktadır. KBİM‟ de bunları mümkün kılmayı sağlayabilmek için kurumsal bilgi yönetimi unsurlarının kurumsal iletişim araçlarına etkisini bir model aracılığı ile ortaya koymaya çalışılmıştır. Oluşturulmaya çalışılan KBİM modeli Şekil 5.1‟ deki gibidir. ġekil 4.1: Kurumsal Bilgi ĠletiĢim Modeli (KBĠM) 4.2. KBĠM’ NĠN TEMEL BĠLEġENLERĠ KBİM‟ nin merkezinde kurumsal iletişim araçları bulunur. Etkin ve etkili bir iletişim araçları alt yapısının kurulamaması durumunda diğer bütün unsurlar ne kadar mükemmel bir şekilde tasarlansalar bile kurumsal bilgi yönetiminde istenilen ve hedeflenen başarıya ulaşılması mümkün gözükmemektedir. KBİM‟ nin temel bileşenleri şu şekilde sıralanabilir; 65 Bilgi Yönetimi Süreci Bileşenleri: - Bilgi Toplama Süreci Bileşeni - Bilgiyi Depolama Bileşeni - Bilgiyi Kullanılır Bilgiye Dönüştürme Süreci Bileşeni - Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Bileşeni İletişim Araçları Altyapısı: - Yazılı İletişim Araçları - Sözlü İletişim Araçları - Telekomünikasyon İletişim Araçları - Bilişsel İletişim Araçları KBİM‟ nin temel bileşenlerini oluşturan bilgi yönetimi süreci bileşenleri ve başvurduğu kurumsal iletişim araçları aşağıda detaylı olarak açıklanmıştır. 4.2.1 Bilgi Yönetimi Süreçleri BileĢenleri Bilgi yönetimi süreçlerinin belirlenmesinde ve sınıflandırılmasında farklı yaklaşımlar görülmektedir. Örneğin Teece bu süreçleri yaratmak, aktarmak, birleştirmek ve kullanmak; Skyrme ve Amidon ve Spender yaratmak, aktarmak ve kullanmak olarak tanımlamakta, Soliman ve Spooner ise bilgi yönetim süreçlerinde beş aşama olduğunu ileri sürmektedir. Bunlar bilginin yaratılması, elde edilmesi, organizasyonu, erişimi ve kullanımıdır. Bharadwaj ve diğerleri de bilgi yönetiminin elde etme, paylaşma, uygulama ve değerlendirme süreçlerinden oluştuğunu belirtmişlerdir. 66 KBİM çalışmasında ise Gold ve diğerlerinin135 ortaya koyduğu bilgi yönetim süreçleri kullanılmaktadır. Gold ve diğerleri bilgi yönetimi süreçlerini; bilgi toplama, bilgiyi depolama, bilgiyi kullanılabilir bilgiye dönüştürme, bilgiyi kullanma olarak dört temel aşamada ele alınmaktadır. ġekil 4.2: Bilgi Yönetim Süreçlerini Kavramsal Çerçevesi 4.2.1.1 KBİM Bileşeni Olarak Bilgi Toplama Süreci Bilgi toplama süreci, kurumların kurum içi veya kurum dışı bilgi kaynaklarından kendi hedef ve ihtiyaçları doğrultusunda yeni, faydalı fikirler ve çözümler üretebilmek için yaptığı bilgi toplama faaliyetlerinin bütünüdür. Bilgi toplama süreci bilgi yönetiminin temel öğesi ve başlangıç aşamasıdır. Bilgi edinimi, içsel ve dışsal incelemeleri, çevresel değişimlerle ilgili enformasyonun transfer edilmesini kapsamaktadır. Örgütler, bilgi edinerek daha fazla şeyler öğrenebilmekte ve bu, başarılı stratejilerin uygulanmasına, ürün ve teknoloji geliştirmelerine yardımcı olmaktadır.136 Şekil 4,3‟de bilgi toplama süreci alt bileşenleri gösterilmiştir. 135 Nigar Demircan Çakar vd. , “Bilgi Yönetimi Ve Örgütsel Etkinlik ĠliĢkisi: Örgüt Kültürü Ve Örgüt Yapısının Temel Etkileri”, http://eab.ege.edu.tr/pdf/10_1/C10-S1-M5.pdf (Erişim 01 Haziran 2010) 136 Ali Akgün ve Halit Keskin, “Sosyal Bir Etkileşim Süreci Olarak Bilgi Yönetimi ve Bilgi Yönetimi Süreci”, Gazi Üniversitesi Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt 5, Sayı 1, Ankara, Gazi Üniversitesi İİBF Yayınları, 2003, s. 17. 67 ġekil 4.3: Bilgi Toplama Süreci Alt BileĢenlerinin Kavramsal Gösterimi Organizasyonlar iç ve dış çevrelerinden elde ettikleri enformasyonu mevcut bilgi birikimleri, tecrübeleri, değerleri ve kurum gelenekleriyle harmanlayıp, örgütsel bir öğrenme sürecinden geçirmek suretiyle bilgiye dönüştürürler. Kurumun bilgi tabanının bir parçası haline gelen söz konusu bilgi, kurum açısından yeni ve kuruma özel bir nitelik taşır.137 Öte yandan, her ne kadar işletmeler için ihtiyaç duyulan bilginin bir şekilde elde edilmesi önemli olsa da kuruluşlara esas rekabet avantajı kazandıran husus kendi bünyesinde bilgi üreten bir işletme olabilmeleri ve yeni bilgi üretebilme kapasiteleridir.138 137 Georg von Krogh, Kazuo Ichijo, Ikujiro Nonaka, Bilginin Üretimi, Dışbank Kitapları, İstanbul, 2002, s.32. Yogesh Malhotra, “Knowledge Management for E-Business Performance: Advancing Information Strategy to Internet Time”, Information Strategy: The Executive’s Journal, Volume 5, London, Auerbach Publications,2000, p.72. 138 68 KBİM çalışmasında, yukarıdaki açıklamalar ışığında etkin ve etkili bilgi toplama sürecinde hangi iletişim araçları ne tür bir rol oynadığı kriterler doğrultusunda değerlendirilmeye çalışılmıştır. 4.2.1.2KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Sınıflandırma ve Depolama Süreci Bilgi yönetiminin temel süreçlerinden biri olan bilgiyi sınıflandırma ve depolandırma süreci; bilginin türüne, kullanım amacına göre ve kurumsal hedefler doğrultusunda sınıflandırılıp kullanıma hazır halde depolanmasıdır. Bilginin sınıflandırılması; bilginin toplanması, tanımlanması, içeriğinin ne olduğunun ve ne işe yaracağının açıklanması, hazır hale getirilmesi ve saklanmaya uygun bir biçime sokulması anlamına gelmektedir139. Bilginin sınıflandırılması süreci örgütün içerisindeki bilgi potansiyelini güvenilir bilgi kaynağına dönüştürmeyi amaçlar. Örgütlerde çeşitli şekillerde ve mekânlarda sınıflandırılmamış halde bulunan bilginin farkına dahi varılamayabilir. Kurumda farklı biçimlerde ve farklı yerlerde ve farklı kişi, grup ve süreçler arasında dağınık halde bulunan bilgi sınıflandırılmaya çalışılırken, söz konusu bilginin türüne, kurum için taşıdığı değere ve kurumun amaçlarına göre değişen yöntem, süreç ve teknolojilerden istifade edilmelidir.140 Bilgiyi depolama süreci; kurumların iç ve dış kaynaklarından elde edip kullandıkları bilgileri tanımlayıp seçerek belli bir güvenlik ve ayıklama sürecinden geçirdikten sonra ihtiyaç duyulmayanları yok edilmesi diğerlerini tekrar kullanılmak veya gerektiğinde kullanıma sunmak üzere kataloglayıp elektronik veya fiziki ortamda saklanmasıdır. Bir kurumun bilgi üretmesi ve bu bilgiyi etkili biçimde kullanarak ondan değer elde etmesi ancak geçmişten gelen kurumsal bilgi ve birikimle mümkün olmaktadır. Bu bakımdan kurumların sahip olduğu bilgiyi yeniden kullanabilecekleri şekilde saklamaları gerekmektedir. Şekil 4,4‟de bilgiyi sınıflandırma ve depolama süreci alt bileşenleri gösterilmiştir. 139 Özlem Efiloğlu, Bilgi Yönetimi Sürecinde ĠletiĢimin Rolü ve Bilgi Yönetimi Uygulamalarına ĠliĢkin Bir AraĢtırma, Doktora Tezi, Marmara Üniversitesi Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı, İstanbul, 2006, s.107. 140 Halil Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, İşaret Yayınları, İstanbul, 2005, s.187. 69 ġekil 4.4: Bilgi Sınıflandırma ve Depolama Süreci Alt BileĢenlerinin Kavramsal Gösterimi Açık bilginin çeşitli teknolojik sistemler ve araçlar yardımıyla bireylerden bağımsız olarak kolaylıkla saklanabilmesine mukabil işletmenin bilgi kaynaklarının nispeten çok daha büyük bölümünü oluşturan örtülü bilginin aynı yöntemler yardımıyla saklanması oldukça güçtür. Şayet işletmenin bilgi kaynakları bir buz dağına benzetilecek olursa açık bilgi buz dağının suyun üzerinde kalan görünür kısmını örtülü bilgi ise suyun altında kalan görünmez kısmını oluşturmaktadır. Nitekim bilginin saklanmasındaki en büyük güçlük, işletme geneline dağılmış olan veya saklı halde bulunan bilgiyi ortaya çıkartmak ve değerini kaybettirmeden yeniden kullanılmasına olanak verecek şekilde uygun biçimde saklamaktır.141 141 Hamit R. Nemati, “Global Knowledge Management: Exporing A Framework For Research”, Journal of Global Information Technology Management, Volume 5, Issue 3, New York, PS, 2002, p. 25. 70 KBİM çalışmasında, yukarıdaki açıklamalar ışığında etkili ve etkin bilgi depolama sürecinde hangi iletişim araçları ne tür bir rol oynadığı kriterler doğrultusunda değerlendirilmeye çalışılmıştır. 4.2.1.3KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Kullanılır Bilgiye Dönüştürme Süreci Bilgiyi kullanılabilir bilgiye dönüştürme süreci, kurumların iç ve dış çevreleri ile ilişkileri sonucu elde ettikleri enformasyonu, ihtiyaçları doğrultusunda kullanmak üzere kendi kültürleri, normları, tecrübeleri ile harmanlayarak kurumsal bilgiye dönüştürüp kurumsal faaliyetlerde kullanıma alma sürecidir. Çalışanların bilgisini harekete geçirerek kolektif bilginin oluşturulması kurumsal bilgi yönetimi için son derece önemlidir. Bilginin başarılı yönetilmesi, bireylerin bilgi değerlerini birleştirebilmesine ve bütünleştirebilmesine bağlıdır. Kurumların başarısı açısından bilginin doğru bir şekilde dönüştürülmesi kilit bir rol oynamaktadır. 142 Kurum ilgiyi ham halde elde ettiğinde bu bilgi kurum içinde hemen kullanamaz durumdadır. Kurum bilgiyi elde ettikten sonra bunu kendi kültürüne, örgüt yapısına ve içinde bulunduğu sektöre göre işler ve sonrasında uygulama aşamasına geçilir. Bilgiyi Kullanılır Bilgiye Dönüştürme Sürecinin alt bileşenleri Şekil 4,5‟deki gibidir. 142 Çakar vd. “Bilgi Yönetimi Ve Örgütsel Etkinlik ĠliĢkisi: Örgüt Kültürü Ve Örgüt Yapısının Temel Etkileri”, http://eab.ege.edu.tr/pdf/10_1/C10-S1-M5.pdf (Erişim: 20 Nisan 2009) 71 ġekil 4.5: Bilgiyi Kullanılabilir Bilgiye DönüĢtürme Süreci Alt BileĢenlerinin Kavramsal Gösterimi 4.2.1.4 KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Bilgiyi kurumsal uygulamalarda kullanma süreci; kurumun iç ve dış kaynaklardan toplayıp dönüştürdükleri bilgiyi, çeşitli iletişim araçlarıyla kurum içine yayıp hedefleri doğrultusunda kullanmaya başlama sürecidir. Bilginin toplanması, sınıflandırılıp depolanması, dönüştürülmesi gibi faaliyetlerin tamamı önemli olmakla beraber bilgi ancak kurumsal uygulamalarda kullanılabildiği ölçüde değer sağlar. Etkin bir şekilde kullanılamayan bilgi atıl kalıp değerini kaybetmeye mahkumdur. 72 Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Sürecinin alt bileşenleri Şekil 4.6‟ daki gibidir. ġekil 4.6: Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Alt BileĢenlerinin Kavramsal Gösterimi 4.2.2 ĠletiĢim Araçları Altyapısı İletişim araçları; mesajların karakteristiklerine sahip olan veya mesajları ileten biçimleri benimseyebilen araçlardır.143 İletişim araçları birbirinden görsel ve içerik anlamında farklı olsalar da işlevsel anlamda aynı amaca hizmet ederler. Bu amaçlar; iletişimi sağlamak, bilgi vermek ve bir faaliyetin gerçekleşmesine katkı sağlamak olarak sayılabilir. Kurumsal iletişim araçları; kurumlarda biçimsel iletişim kurmada kullanılan araçlardır. İletişim araçları günümüzde kurumsal faaliyetlerin verimli ve etkin bir şekilde yürütülmesinin zorunlu koşulu haline gelmiştir. Bu araçlar; yazılı, sözlü, görsel 143 George Gerbner, Kitle ĠletiĢim Kuramları, Derleyen ve Çeviren: Erol Mutlu, İstanbul, Ütopya Yayınevi, 2005, s. 80. 73 ve görsel-işitsel iletişim araçları, çeşitli bilgi ve iletişim teknolojileri, multimedya ve diğer yardımcı araçlardır. Kurumsal iletişim sürecinde, mesajların iletiminde çok sayıda araç ve ortam kullanılır. Bu araçların sayısal olarak çokluğu değil, kurumsal mesajları etkin bir şekilde iletip, iletemedikleri önemlidir. Bir iletişim aracının etkinliği, mesajı en anlaşılır ve en kısa zamanda iletmesine ve çift yönlü iletişime olanak tanıyıp tanımadığına bakılarak anlaşılır. Çift yönlü iletişim, iletişim teknolojisindeki gelişmelere rağmen en etkin biçimde yüz yüze iletişimle kurulur. Kurumsal iletişim, çift yönlü araç ve yöntemlerin yanında, tek yönlü, özellikle yukarıdan aşağıya doğru iletişim kurma amacıyla kullanılır. Tek yönlü iletişim araçları, iş görenleri, kurumsal konularda bilgilendiren, ilettikleri mesajlara ilişkin iş görenlerin tepkilerini, başka bir deyimle geri bildirimlerini almaya yarayan araçlardır. Kurumsal iletişim araç ve yöntemlerini tek ve çift yönlü olmak üzere iki grupta toplanmaktadır. Bunlar şu şekilde açıklanabilir:144 Tek yönlü iletiĢim araç ve yöntemleri: Kurum içi süreli yayınlar, broşür, bülten, el kitapları, mektuplar, afişler ve duyuru panoları, dilek kutuları, eğitsel faaliyetler, konferans ve seminerler, telefon enformasyonu, kapalı devre radyo ve televizyon gibi araçlardır. Çift yönlü iletiĢim araç ve yöntemleri: Danışma ve iş görenlerle ilişki örgütleri, üst düzey yönetici ziyaretleri, iş görenlerin aile ve dostlarına yönelik bilgi aktarımlarıdır. İletişim araçlarının başlıcaları; yazılı iletişim araçları, sözlü iletişim araçları, telekomünikasyon iletişim araçları ve bilişsel iletişim araçlarıdır. Bunlar kısaca şu şekilde açıklanabilir: 144 Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 240. 74 4.2.2.1 Yazılı İletişim Araçları Yazılı iletişim, yönetsel faaliyetlerin büyük bir kısmını meydana getirmektedir. Bazı mesajların daha sonra kontrol edilmek ya da bilgi edinilmek üzere, nispeten kalıcı olarak düzenlenmeleri gerekmektedir. Aynı şekilde yazılı iletişime, yazıların hukuksal anlamda belge olması nedeniyle de başvurulmaktadır. Kurumlarda politikalar ve prosedürler yazılı olarak düzenlenmektedir. İlan tahtaları, yıllık raporlar ve organizasyon el kitapları da, kurumlarda yazılı iletişim aracı olarak kullanılmaktadır. Kurumlarda kullanılan yazılı iletişim araçları; kurumsal ve yönetsel fonksiyonların yerine getirilmesini sağlayan ve kurumlarda çalışanların yetki ve sorumluluklarını belirten kurum şema ve kılavuzları, çalışma raporları, kurumlarda mal ve hizmet tanıtımı amacıyla düzenlenen broşürler, kurumların kurum üyeleri ve diğer örgütlerle veya kamu kurumları ile yaptıkları yazılı iş anlaşmaları, iş mektupları ve formlar olarak sayılabilir. Yazılı iletişim araçları, aynı zamanda hukuksal içeriği olan iletişim araçlarıdır ve kanıt niteliği taşır. Ancak günümüzde iletişimin elektronik aletlerle yapılması, yazılı iletişimin şeklini ve içeriğini değiştirmiştir. Son zamanlarda elektronik medya, bireylere ve kitlelere ulaşmak için etkin bir yazılı iletişim aracı olan e-postayı devreye sokmuştur. Bir zamanlar sayısız telefon görüşmeleri veya elden dağıtılan bilgi notları ile büyük zaman kaybı ile kurulan iletişim, bugün bir tuşa basmakla kurulabilmektedir. Genel anlamda kurum içi iletişimde; kurum gazetesi/dergisi, bültenler, tartışma gruplarının toplantıları, duyuru panosu, dâhili radyo ve TV yayınları, personele ve hissedarlara yönelik telefon mesaj servisleri, video gösterileri, mektuplar, duyurular, mülakatlar gibi çeşitli iletişim araçları ve yöntemleri kullanılır. Kurumlar, yapmış oldukları faaliyetin türüne göre çeşitli yazılı iletişim araçları kullanmaktadırlar. 75 Kurumlarda kullanılan yazılı iletişim araçları şu başlıklar altında toplanıp açıklanabilir;145 Yazılı Genelgeler ve Belgeler Kurumlarda biçimsel iletişim kanallarının, özellikle yukarıdan aşağıya dikey iletişimin en önemli araçları yazılı genelgeler, emirler, duyurular ve benzeri belgelerdir. Sorumluluk yüklenmesi ve iş görenin mesajı yeterince ciddiye alması açısından bu tür yazılı araçlar çok etkilidir. Raporlar Yazılı raporlar da özellikle aşağıdan yukarıya biçimsel iletişimi sağlayan yazılı iletişim aracıdır. Araştırma ve çalışmalardan elde edilen bilgileri içerirler. Yazılı Yayın Organı Kurum tarafından yayınlanmakta olan bülten, gazete ve dergi kurumsal iletişimin resmi ve açık yönlerini bütünleştirebilen önemli yazılı iletişim araçlarıdır. Bu tür yayınlar kanalıyla kurum çalışanları kurumun ekonomik, sosyal, bilimsel ve teknik yönleri hakkında ve kendilerini ilgilendiren konularda bilgi alma olanağına kavuşurlar. Bülten Özel veya resmi kurum ve kuruluşlar veya yetkililerce herhangi bir konuyla ilgili olarak süreli veya süresiz yayınlanan yayınlardır. Bültenler kurum içi olduğu kadar, kurumun dış çevresiyle olan iletişimini sağlayan önemli yazılı iletişim araçlarıdır. Kurumsal Gazete ve Dergiler Çalışanların kurumdaki gelişmeleri takip edebilmeleri ve kendileri için önemli olan haberleri okumaları amacıyla çıkarılan yazılı iletişim aracıdır. Broşürler Küçük dergi boyutlarında, az sayfalı ve bol resimli olarak hazırlanan broşürler, genel ve özel amaçlı olarak tasarlanabilir. Genel amaçlı broşürler, kurum için olumlu 145 Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 241. 76 imaj yaratmaya yönelik, kurumun tarihçesi, uğraşı konusu gibi genel konuları etkili bir biçimde işleyecek şekilde hazırlanır. Özel amaçlı broşürler ise, belirlenmiş bir hedef kitleye yönelik, daha özel konulara ilişkin bilgi vermeyi amaçlar. El Kitapları El kitapları, kurumun uğraş alanlarıyla ilgili konular, yeni projeler, karşılaşılan sorunlara ilişkin bilgilerin yer aldığı ve resimden çok yazıya ağırlık veren yayınlardır. Posterler ve Duvar Tabloları Kurumun çeşitli yerlerine asılan bu yazılı iletişim araçları, içerdikleri yazılı ve resimli mesajlarla hem kurum çalışanlarını hem de kurum dışında olanları bilgilendirici, yönlendirici ve hatırlatıcı etkiye sahiptir. İlan (Duyuru) Tahtaları Biçimsel ve açık iletişimin geliştirilmesinin yanı sıra doğal iletişimin belli düzeylerde denetlenmesi için ilan tahtaları en kullanılışlı yazılı iletişim araçlarıdır. Kurumun resmi duyuruları için kullanılan ilan tahtalarının yanı sıra çalışanların kendi duyurularını asabilecekleri ilan tahtaları kurum içi iletişimi önemli ölçüde destekleme işlevini görür. Yıllıklar Kurumun bir yıl içinde yürüttüğü faaliyetlerin anlatıldığı bir yayın türüdür. Yıllıklarda kurum ile ilgili ansiklopedik bilgiler yer alır. Afişler Afiş, genel olarak insanların bir bakışta görebilecekleri ve mesajı alıp, etkilenmelerini sağlayacak şekilde hazırlanan bir yazılı iletişim aracıdır. 4.2.2.2 Sözlü İletişim Araçları Kişiler arası iletişimde sözlü iletişimin önemli bir yeri vardır. Bu iletişim türünde en etkili araç ise dildir. Dil çok sayıda işaret ve sembollerden oluşur. Bu ortak işaret ve semboller dille aktarılmak istenen anlam ve mesajların etkili bir şekilde ve karşılıklı olarak anlaşılmasına temel teşkil eder. Kişilerin kendi aralarında ortak bir 77 anlayışa ulaşmaları; olayları, değerleri, kavramları, duyguları ve hatta nesneleri herkesin aynı anlamda kavrayacakları şekilde sembolleştirmelerine bağlıdır. Toplumu meydana getiren fertler, soyutlama yoluyla her değeri, bilgiyi, duyguyu, fikri, olay ve nesneyi kelime ya da terim şeklinde sembolleştirir ve bunlardan oluşan dili nesilden nesile aktarırlar. Sözlü iletişim, konuşma dili olarak da adlandırılır. Sözlü iletişim; yüz yüze görüşmeler, toplantılardaki konuşmalar, sözlü brifingler, halka hitaplar, sözlü sunumlar, telefonla yapılan konuşmalar, eğitim kursları, konferans ve seminerler, resmi konuşmalar, kurmay toplantıları, komiteler veya oryantasyon programları gibi değişik formatlarda gerçekleştirebilir. Bu tür sözlü iletişim araçları, iletişimin daha hızlı ve daha etken bir şekilde gerçekleşmesine katkı sağlar, iletişimin amaca daha kolay ulaşmasına yardımcı olur. Bunların içinde en etkili olanı yüz yüze görüşme olarak gösterilebilir. Her iki tarafın da birbirine doğrudan tepki vermesine olanak tanıdığından önemli bir iletişim biçimidir. Yüz yüze görüşmeler, mesajın ileticisine jest ve mimik gibi beden ve yüz ifadesine dayanan vücut dilini kullanma fırsatı da verir. Bu araçlardan en yaygın olan ve en çok kullanılanları konferans ve seminer ile görüşme ve toplantılardır. Bunlar şu şekilde açıklanabilir;146 Konferans ve Seminerler Konferans ve seminerler herhangi bir konuda iş görenlere veya dinleyicilere bilgi vermek ve onları aydınlatmak amacıyla gerçekleştirilen sözlü bilgi aktarma araçlarıdır. Bunlardan konferans önceden yazılı olarak ve bir plan dâhilinde hazırlanan, ancak genelde sözlü olarak sunulan bilgi aktarma biçimidir. En önemli eksikliği, konuşmacı ile dinleyiciler arasında yeterince diyaloğa yer verilememesidir. Bu yüzden konunun dinleyiciler tarafından ne ölçüde anlaşıldığı bilinemez. Ancak konferans 146 Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 19. 78 sonrası dinleyiciye soru sorma fırsatı verilerek bu eksiklik kısmen de olsa giderilebilir. Öte yandan konuşmacı; sade ve akıcı bir üslup kullanarak, beden dilini devreye sokarak ve örneklerle konuşmayı destekleyerek konuşmasını daha anlaşılır ve cazip hale dönüştürebilir. Seminerler ise bunlar daha uzun süreli ve çoğu zaman eğitim amacına dönük faaliyetler şeklinde gerçekleştirilir. Örgüt ortamlarında iş görenler bu tür faaliyetlerle mesleki, teknik, sosyal ve davranışsal anlamda geliştirilirler. Bu tür faaliyetlerin iş görenlerin sık sık sorular sormalarına imkân verilerek çift yönlü iletişim biçimine dönüştürülmesi ve amaca uygun hale getirilmesi mümkündür. Her iki iletişim aracının da en önemli eksikliği tek yönlü işleyen ya da işletilen faaliyet olmalarıdır. Yansımalı iletişime yer vermedikleri gerekçesi ile bu iki iletişim aracı eleştirilmektedir. Görüşme ve Toplantılar Sözlü iletişim araçları içinde en yaygın ve etkili olarak kullanılan araçlar görüşme ve toplantılardır. Görüşme, en az iki kişi arasında karşılıklı olarak konuşma, soru sorma veya diyalog kurma şeklinde tanımlanır. Toplantılar ise görüşmenin daha geniş katılımlı modelidir. Toplantı modeli kullanılarak, işbirliği ve anlayış ortamı oluşturulup sorunlara ortak çözüm yolları araştırmak için çeşitli konularda birliktelikler meydana getirilebilir. Toplantıların etkinliğini arttırmak için tartışma bölümlerine de yer verilmelidir. Toplantının verimliliğini artırmanın bir başka yolu da toplantı gündemi hakkında katılımcıların önceden bilgilendirilmesidir. Hatta katılımcılara toplantı gündemi ile birlikte toplantı konularının tartışılmasında kullanabileceği veri ve bilginin de sağlanması yararlı olur. Toplantılar bazen zaman kaybına neden olan araçlar olarak görülebilirler. Ancak planlı, bilinçli ve tartışmaya yer verecek biçimde düzenlenecek toplantılar, işletmelerde demokratik ortamın yaratılmasına, katılmalı yönetime imkan sağlaması, işgörenlerin eğitilmesine zemin oluşturması ve katılımcıların davranışlarını olumlu 79 anlamda değiştirmesi ve onların moral motivasyon düzeylerinin geliştirilmesi gibi nedenlerden dolayı organizasyonlara önemli katkılar sağlayabilir.147 İnsanlar arasında özellikle sosyal ve örgütsel ortamlarda en yoğun gerçekleşen ve en yaygın olan iletişim biçimi sözlü iletişimdir. Bu iletişim biçimi, bireylerin aynı yer ve zamanı paylaştığı ortamlarda ve teknolojik olarak aracılanmamış bir biçimde gerçekleşir. İlişkilerde ve sözlü iletişim ortamlarında sözlü iletişime ek olarak sözsüz iletişim biçimleri de kullanılır. Karşılıklı iletişimde bazen duygularımızı söze dökmeden yani sözsüz iletişim biçimlerine başvurarak ifade ederiz. Kaşların kaldırılması, ellerin sürekli hareket ettirilmesi ya da gülümsenmesi insanların mutluluğu, kızgınlığı, üzgünlüğü ve korkusu konularında önemli ipuçları verebilir. Yüz ifadeleri ve gözler, hangi duygunun yaşandığı, duruşlar ise bu duygunun yoğunluğu konularında önemli göstergelerdir.148 4.2.2.3 Telekomünikasyon İletişim Araçları Telekomünikasyon teknolojileri kurumsal yapının pek çok alanında kullanılırlar ve yine kurumlara pek çok hizmetler sunarlar. Bunlardan bazıları ve sundukları hizmetler şunlardır; Telefon 19. yüzyıldan beri kullanılan ve geçirdiği gelişmeler sayesinde günümüzde de hala çok yaygın olarak kullanılan bir iletişim aracıdır. Bugün kullandığımız telefon, mucidi Graham Bell‟in telefonundan çok farklı işlev ve yeteneklere sahiptir. Dijital teknoloji kullanılarak sağlanan çeşitli çoğullama yöntemleri ile hat kapasiteleri hızla arttırılabilmiş, dijital santrallerle operatöre gerek duymayan yönlendirme sistemleri geliştirilmiştir. Faks Kurumların, her geçen gün iletişim ağının genişleme ihtiyacı artmaktadır. Bunun karşılanması için yeni teknolojiler uygulanmaya başlamıştır. Bugün faks ve 147 148 Yiğit, Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri Ve Bir Uygulama, s. 42. Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 19. 80 modemlerin bilgisayarlara eklenmesiyle birlikte bilgiler, karşı tarafta modemi olan bilgisayarlara aktarılabilmektedir. Bilgisayarlardan ve iletişim ağlarından yararlanarak kamusal iletişimin etkinliği faks otomasyonu yoluyla artırılmaktadır. Faks otomasyonu, faksla görülen tüm manüel işlemleri ortadan kaldırarak, bunların elektronik ortamda masa başından yönetilmesine imkân veren bir teknolojidir. Faks yönetimi, bilgisayardan faks cihazına, faks cihazından bilgisayara gelen ve giden faksların elektronik ortamda yönetilmesini sağlar.149 4.2.2.4 Bilişsel İletişim Araçları Bilgisayar ve internet ortamlı kurumsal iletişim araçlarından oluşan bilişsel iletişim araçları bilgisayarlar ve network iletişim araçları olarak ikiye ayrılmaktadır. Bunlar şu şekilde tanımlanabilir; Bilgisayarlar Bilgisayar teknolojisinin iletişim alanına girişi ile geleneksel iletişim araçlarında nitelik değişimleri ortaya çıkmıştır. Öncelikle bilgisayarın kendisi, bir iletişim aracı olarak fonksiyon görmeye başlamıştır. Bilginin işlenmesi, saklanması ve dağıtılması konusunda bilgisayar teknolojisinin gelişiminden edinilen bilgi ve tecrübeden yararlanılarak, daha önce genellikle analog (ses görüntü vb.) olarak kaydedilip saklanan ve dağıtılan bilgiler, artık sayısal (dijital) olarak işlenmeye başlamıştır.150 Bilgisayarlar, değişimin anahtar üreticileridir; son birkaç on yıl içinde boyutları küçülmüş, bilgiyi üretme, depolama ve iletme kapasiteleri artmış ve sayıları da çoğalmıştır. Yazılım çeşitliliği, bilgi esnekliliğini ve kullanışlılığını artırmıştır. Kişisel bilgi kapasitelerinin artmasıyla bilgisayarların gücünün daha fazla sayıda insana yaygın biçimde ulaşması sağlanmıştır. Diğer yandan, bilgisayarlar birbirleriyle bağlantıya geçebilmekte ve bu yolla bilgi üretme, düzenleme ve depolama kapasiteleri artmaktadır. Ofis otomasyon 149 Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 250. 150 Yiğit, Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri ve Bir Uygulama, s. 43. 81 sistemleri ve birbirine bağlanmış yerel ağ sistemleri bilginin elektronik formda üretilmesi ve paylaşılması için eşi bulunmaz bir kapasite sunmaktadır. Bu ve benzer teknoloji ile gelişmeler bilginin öneminin artmasına yardımcı olmuştur.151 Bilgisayarlar temel olarak üç üniteden oluşmaktadır. Bunlar; giriş üniteleri (tarayıcı, barkot okuyucu, optik okuyucu, klavye, fare, iztopu, dijital kalem, dokunmatik ekran), çıktı üniteleri (monitör, yazıcı) ve depolama üniteleri (harddisk, taşınabilir harddisk, cd- dvd) olarak sayılabilir. 4.2.2.4.1 Network İletişim Araçları ve İnternet İnsanların her geçen gün gittikçe artan “üretilen bilgiyi saklama/ paylaşma ve ona kolayca ulaşma” istekleri, interneti ortaya çıkarmıştır. İletişim araçları içinde internet önemli bir yere sahiptir. Bunun bir nedeni hiç kimsenin sahipliğinde olmaması ve işletmeler arası yaygın bilgi paylaşımına zemin hazırlamasıdır. İnternet; birbirine bağlantılı milyonlarca bilgisayardan herhangi birisiyle veri iletisi ve dosya alışverişi yapmasına olanak sağlayan bir sistemdir. Bir diğer tanıma göre de internet, milyonlarca bilgisayarı birbirine bağlayan ve birbiriyle iletişim kurmalarına altyapı oluşturan büyük çaplı bilgisayar şebekesidir. Bu teknoloji yardımıyla pek çok alandaki bilgilere insanlar kolay, ucuz, hızlı ve güvenli bir şekilde erişebilmektedir. İnternet bugünkü haliyle “bilgisayar ağlarının ağı” ya da “bilgi otobanı” olarak tanımlanabilir. İnternet, bir büyük kütüphane, iletişim, ticaret, eğitim, çalışma, eğlence ortamı olmanın ötesinde bir teknolojidir. Değişimin, özellikle bilimsel ve teknolojik gelişimin etmeni, taşıyıcısı, habercisi olduğu “Enformasyon Toplumu”nun bir ön modeli durumundadır”. İnternetin ortaya çıkmasıyla elektronik posta, iletişim grupları, bilgi dosyaları transferi ve genel kullanıma sunulan dünya çapındaki ağ insanlığa birçok fayda sağlamıştır. İnternet; birçok bilgisayar sisteminin birbirine bağlı olduğu, dünya çapında yaygın olan ve sürekli büyüyen bir iletişim ağıdır. İnternet, insanların her geçen gün 151 Dearstyne, ArĢivsel GeliĢim; Modern ArĢivcilik Ġlkeleri, Uygulamaları ve Yöntem Teknikleri, s. 215. 82 gittikçe artan “üretilen bilgiyi saklama/ paylaşma ve ona kolayca ulaşma” istekleri sonrasında ortaya çıkmış bir teknolojidir. Bu teknoloji yardımıyla pek çok alandaki bilgilere kolay, ucuz ve güvenli bir şekilde erişilebilmektedir. Bilgiler çeşitli biçimlerde tasarımlanan web sayfalarında dolaşmakta ve bunların her geçen gün hacmi genişlemektedir. Bu gelişmeler, “sayfa içerik yönetimi” ni gerekli kılmaktadır. Yapılan araştırmalar, web sayfalarındaki içerik sayısının, yılda % 200 arttığını göstermektedir. Bütün bu gelişmeler, bilginin yönetimini gerektirmektedir. İnternetin en önemli özelliği, üzerinde bulundurulan içeriktir. Kişilerin ve kurumların paylaşmak istedikleri her türlü bilgi, yazı, grafik, video ve ses formatında internet üzerinde yayınlanabilir. İnternet, birbirine bağlı milyonlarca bilgisayar ve veri tabanından oluşan ağdır. Aynı sistemin kurum düzeyinde lokal (yerel) bir alanda uygulanmasıyla, lokal bir internet ağı oluşturulmaktadır. Bu lokal internet ağına, “intranet” denilmektedir. Kurum ve kuruluşların iletişimde bulunduğu şube, birim gibi unsurlarıyla, kullanabilecekleri türden bir internet ağına, “intranet” denilmektedir. Network iletişim araçları ve internet; işbirliği araçları, haberleşme/ konferans araçları, arama ve yardım araçları, WAN/ LAN olarak dört alt başlığa ayrılabilir. Bunlar; ĠĢbirliği Araçları içinde yer alan araçlar şunlardır; Tablolama Programları (Spread Sheets) Tablolama programları türlü veriyi (özellikle sayısal verileri) tablolar ya da listeler halinde tutma ve bu verilerle ilgili ihtiyaç duyacağınız tüm hesaplamaları ve analizleri yapma imkânı sunan bir uygulama programıdır. Bu program sayesinde verilerle ilgili grafikler çizebilir, kolay ve hızlı bir şekilde raporlar, özetler hazırlayabilir, istenilen verilere ulaşabilir, sıralayabilir, sorgulayabilirsiniz. Elektronik tablolama, binlerce satırdan oluşan veriler kaydetme, bu veriler arasında her türlü işlemi formüller ve bağlantılar kurarak işlemler yapma, istenen veriye anında ulaşma ve verilerin her türlü grafiğini oluşturma, kolay veri girişi ve güncelleme işlemlerini 83 tablolama programlarında kolayca yapmak mümkündür.152 Tablolama programlarına örnek olarak Ms Excel ve google docs verilebilir. Kelime İşlemciler Kelime işlemciler, bilgisayarda mektup, rapor, ödev, makale vb. her türlü metni yazmamıza imkân sağlayan yazılımlar olarak tanımlanabilirler. Yazılı ve basılı dokümanların hazırlanmasında kelime işlemcilerin ciddi kolaylaştırıcı etkisi vardır.153Kelime işlemcilere örnek olarak Ms Word, Adobe‟s Buzzword verilebilir. Sunu Programları Belli bir projenin tanıtılması, organizasyon şemalarının hazırlanması, ürün tanıtımı yapılabilmesi gibi konularda çok etkileyici sunular hazırlamaktan, akademik, siyasi, ticari pek çok konudaki konferans, seminer, brifing için de görsel malzeme sağlamaya kadar, çok geniş bir yelpazede hizmet verebilen programlardır. 154 Sunu programlarına örnek olarak Ms Power Point ve Adobe Acrobat Connect verilebilir. Proje Programları (e-groupware) Çalışma gruplarının birlikte ve daha etkin çalışma yapabilmeleri, bilgi paylaşımı, elektronik toplantı yapmaları ve planlamada bulunmaları noktasında destek sağlamak için geliştirilmiş grup çalışma sistemidir. Groupware sistemi, farklı kullanıcıların farklı kullanımlarına izin verecek şekilde geliştirilmişlerdir. Yeni groupware ürünler proje yönetimi, toplantı ve faaliyet planlaması, ortak veri tabanından bilgi aktarımı vb. özel alanlarla ilgilidirler.155Örnek olarak Suite Groupware ve MAPILab verilebilir. 152 “Excel Hakkında HerĢey”, http://www.zekiturk.com/t2128/ (Erişim: 20 Mayıs 2010) 153 İrfan Macit, “Temel Bilgi Teknolojisi Ders Notları”, http://hpss.endustri.cu.edu.tr/ders/ENF101/Bolum2MicrosoftWord.pdf(Erişim: 03 Haziran 2010) 154 “Sunu Programı Nedir?”, http://web.iku.edu.tr/courses/ismyo/.../IS104T3-20062007-POWERPOINT.ppt (Erişim: 03 Haziran 2010) 155 Yiğit, “Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri ve Bir Uygulama”, s. 75. 84 HaberleĢme/ konferans araçları şu şekilde sıralanabilir; Elektronik Posta (e-posta) Elektronik posta; en kısa tanımı ile bilgisayardan bilgisayara yollanabilen elektronik mesajdır. Yazılı bilgilerin internet üzerinden iletilmesine de elektronik posta denir. Bu bağlamda e-posta telekomünikasyon hatlarının posta servisi, bilgisayarın da posta kutusu olarak kullanılması yoluyla mesaj ve dokümanların iletilmesini ve alınmasını sağlayan bir iletişim aracı olarak görülebilir. E-posta aracılığıyla sadece yazılı metin değil aynı zamanda sunum, ses ve görüntü dosyaları da iletilebilmektedir. Örnek olarak gmail ve Hotmail verilebilir. Bloglar Blog; teknik bilgi gerektirmeden, kendi istedikleri şeyleri, kendi istedikleri şekilde yazan insanların oluşturdukları, günlüğe benzeyen web siteleridir. Blog, genellikle güncelden eskiye doğru sıralanmış yazı ve yorumların yayınlandığı, web tabanlı bir yayını belirtir. Çoğunlukla her gönderinin sonunda yazarın adı ve gönderi zamanı belirtilir. Yayıncının seçimine göre okuyucular yazılara yorum yapılabilir. Yorumlar blog kültürünün çok önemli bir dinamiğidir. Bu sayede yazar ve okuyucular arasında iletişim sağlanır. Bunun dışında, geri izleme (trackback) mekanizmasıyla, belirli bir yazı hakkında yazılan diğer yazıların belirlenebilmesi de mümkündür.156 Örnek olarak Wikipedia verilebilir. Chat Chat; internet üzerinden kişilerin anlık sesli veya görüntülü ileti göndererek haberleşmeleridir. Örnek olarak MSN Messenger, ICQ Server verilebilir. Video Konferans Video konferans sağladığı görüntülü iletişim imkânı sayesinde, eğitim ve tıp gibi, birçok sahada faydalı olmaktadır. Günümüzde en popüler iletişim şekillerinden biri de video konferanstır. Video konferans sistemleri sayesinde dünyanın herhangi bir noktasında bulunan bir kişi ile rahatlıkla karşılıklı görüşmeler yapılabilmekte, çevrimiçi toplantılar organize edilebilmektedir. 156 “Blog Nedir”, http://www.blognedir.com/blogrehberi/blog-nedir.html (Erişim: 03 Haziran 2010) 85 SkyPe Skype; sayısallaştırılmış sesin, internet geçitleri arasında IP paketleri içinde taşınması esasına dayanır. Ağ üzerinde İnternet telefonu yeteneğine sahip ağ cihazlarına (yönlendiricilere bütünleşik olabilir) doğrudan telefon setlerinin veya yerel santrallerin analog (ses görüntü vb.) veya sayısal (dijital) olarak bağlanmasıyla, yerel telefon bağlantıları gerçekleştirilir. Arama yardım araçları; arama motorları ile sık sorulan sorulardan oluşmaktadır. Arama Motorları Arama Motorları daha çok internet üzerinde veya yerel ağlarda çalışan indeksleme sistemleridir. Web siteleri üzerinde çalışan arama motoru siteleri web sitelerinin başlıklarını, açıklamalarını ve anahtar kelimelerini indekslemektedirler.157 Arama motorlarına örnek olarak Google, Yahoo! verilebilir. Sık Sorulan Sorular Sık Sorulan Sorular yardım araçlarına benzemekle beraber soru cevap şeklinde olurlar. Konu hakkında sorulabilecek olası sorular ve cevapları şeklindedirler. Kitapçık şeklinde olabileceği gibi bilgisayar ortamında HTML formatında olanı daha sık kullanılmaktadır.158 WAN/ LAN; kurum içi iletişim ağlarında, iki temel yapıdan söz etmek mümkündür bunlar Yerel Alan Ağları (LAN) ve Geniş Alan Ağları (WAN) dır. Yerel alan ağları, kurumların kendi sınırları içerisindeki iletişimi sağlayan ağ yapılarıdır. Daha geniş bir tanıma göre LAN, belli bir coğrafi alan içerisinde aynı iletişim platformunu kullanan bilgisayarlar ve diğer cihazların bir bütünü olarak nitelenebilir. Geniş Alan Ağları (WAN) yapısı ise, daha geniş bir coğrafi alan içerisinde dağılmış yapıdaki iletişim şebekelerine verilen genel addır. Bu yapı LAN yapısından daha geniş bir yayılım özelliği ile ayrılmaktadır.159 157 Aykut Tuğtepe, Fransa’da Kullanılan Bilgi Yönetimi Teknolojik Araçlarının Analizi Ve Bir Uygulama, Bahçeşehir Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Programı Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2006, s.16. 158 Aykut Tuğtepe, Fransa’da Kullanılan Bilgi Yönetimi Teknolojik Araçlarının Analizi Ve Bir Uygulama, s.17. 159 Yiğit, “Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri ve Bir Uygulama”, s. 259. 86 4.3 KBĠM’ DE DEĞERLENDĠRME ÖLÇÜTÜ Bu çalışmada, bu bilgi yönetimi unsurlarının iletişim araçlarını ne yönde etkilediği değerlendirilmeye çalışılmıştır. Bu değerlendirmeyi mümkün kılan bir dizi kriter ortaya konmuştur. Ayrıca belirlenen kriterler, bir kurumda iki düzey dikkate alınarak geliştirilmiştir. Bunlar; Stratejik Düzey Kriterler: Kurumsal bilgi yönetimi unsurlarının iletişim araçlarını varlığını sürdürebilmesi için temel değerde ve rekabet üstünlüğünü sağlayacak yönde etkileyen kriterler stratejik düzey başlığı altında toplanmıştır. Yönetsel Düzey Kriterler: Bilgi yönetimi süreci çerçevesinde kurumun iç süreçlerini en etkin şekilde yürütebilmesine olanak sağlayacak iletişim araçları seçim kriterleri yönetsel düzey başlığı altında toplanmıştır. Kriterler belirlenirken ve değerlendirilirken Bayram Kaya‟nın “Bütünleşik Kurumsal İletişim” kitabından, Maryam Alavi‟nin “Tips and Tools For Knowledge Management” makalesinden, Thomas H. Davenport ve Laurence Pursak‟ın “İş Dünyasında Bilgi Yönetimi” kitabından son olarak da Seher Arslankaya‟nın “Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli” isimli tezinden yararlanılmış ve değerlendirmeler kavramsal olarak ele alınmıştır. Bu kapsamda KBİM modelinde değerlendirilmeye alınan kriterler aşağıda açıklanmıştır. KBİM modeli bilgi yönetimi bileşenleri başlıklar altında toplanıp her düzey açısından ikiye ayrılmış ve kurumsal iletişim araçlarına etki eden kriterler sayılmıştır. Mesela, Bilgi Toplama Süreci Bileşeni stratejik düzeyde 11 yönetsel düzeyde 4 kritere sahiptir. 87 4.4 KBĠM’ DE BĠLGĠ TOPLAMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ 4.4.1 Stratejik Düzey Kriter 4.4.1.1: Kurumsal iletişim aracı yeni bilgi kaynakları arayışlarını destekliyor mu? Kriter 4.4.1.2: Kurumsal iletişim aracı yeni bilgi kaynaklarını belirlemede rol oynuyor mu? Kriter 4.4.1.3: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynaklarını organize edebiliyor mu? Kriter 4.4.1.4: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynakları ile ilgili sorgulama olanağı sağlıyor mu? Kriter 4.4.1.5: Kurumsal iletişim aracı iç bilgi kaynaklarına erişimi destekliyor mu? Kriter 4.4.1.6: Kurumsal iletişim aracı örtük bilgiyi açığa çıkarmada etkili olabiliyor mu? Kriter 4.4.1.7: Kurumsal iletişim aracı çalışanların entelektüel birikimlerini değerlendirebiliyor mu? Kriter 4.4.1.8: Kurumsal iletişim aracı dış bilgi kaynaklarına erişimi destekliyor mu? Kriter 4.4.1.9: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynaklarını değerlendirmede destek sağlıyor mu? Kriter 4.4.1.10: Kurumsal iletişim aracı yeni fikirler yakalama kabiliyeti sağlıyor mu? 88 Kriter 4.4.1.11: Kurumsal iletişim aracı bilgi üretiminde fırsat sağlıyor mu? 4.4.2 Yönetsel Düzey Kriter 4.4.2.1: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynakları ile ilgili güncellemelere olanak sağlıyor mu? Kriter 4.4.2.2: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynak listesi sağlayabiliyor mu? Kriter 4.4.2.3: Kurumsal iletişim aracı bilgi toplama sürecini kurum geneline yayabiliyor mu? Kriter 4.4.2.4: Kurumsal iletişim aracı bilgi toplama sürecinde takım çalışması olanağı kazandırıyor mu? 4.5 KBĠM’DE BĠLGĠYĠ SINIFLANDIRMA VE DEPOLAMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ 4.5.1 Stratejik Düzey Kriter 4.5.1.1: Kurumsal iletişim aracı toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda derleyebiliyor mu? Kriter 4.5.1.2: Kurumsal iletişim aracı toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda düzenleyebiliyor mu? Kriter 4.5.1.3: Kurumsal iletişim aracı bilgi tabanlarındaki verimsiz ve geçersiz bilgileri periyodik olarak denetleyebiliyor mu? Kriter 4.5.1.4: Kurumsal iletişim aracı sahip olunan bilgi stoğunun etkinliğini değerlendirebiliyor mu? Kriter 4.5.1.5: Kurumsal iletişim aracı bilgi depolarının oluşturulmasında etkin mi? 89 4.5.2 Operasyonel Düzey Kriter 4.5.2.1: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynakları listesi oluşturmada etkin mi? Kriter 4.5.2.2: Kurumsal iletişim aracı kurumsal bilgiyi güvenle yakalayabiliyor mu? Kriter 4.5.2.3: Kurumsal iletişim aracı depolanan bilgilere tekrar erişime imkan sağlıyor mu? Kriter 4.5.2.4: Kurumsal iletişim aracı depolanan bilgiler üzerinde etkin bilgi kontrolü sağlıyor mu? Kriter 4.5.2.5: Kurumsal iletişim aracı depolanmış bilgiyi güncelleme olanağı sağlıyor mu? Kriter 4.5.2.6: Kurumsal iletişim aracı depolanmış bilgiye kurum dışından erişim olanağı sağlıyor mu? 4.6 KBĠM’DE BĠLGĠYĠ KULLANILABĠLR BĠLGĠYE DÖNÜġTÜRME SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ 4.6.1 Stratejik Düzey Kriter 4.6.1.1: Kurumsal iletişim aracı toplanan bilgileri kurum strateji ve hedefleri doğrultusunda sentezlemede etkili mi? Kriter 4.6.1.2: Kurumsal iletişim aracı yeni fikirleri uygulamalara dönüştürmede etkili mi ? Kriter 4.6.1.3: Kurumsal iletişim aracı kurum içi beyin fırtınalarını destekliyor mu? 90 Kriter 4.6.1.4: Kurumsal iletişim aracı takım çalışmasını destekliyor mu? Kriter 4.6.1.5: Kurumsal iletişim aracı kurumsal stratejik planlama çalışmalarını destekliyor mu? 4.6.2 Yönetsel Düzey Kriter 4.6.2.1: Kurumsal iletişim aracı bilgi derleme ve yorumlamayı destekliyor mu? Kriter 4.6.2.2: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi görselleştirip yalınlaştırabiliyor mu? Kriter 4.6.2.3: Kurumsal iletişim aracı dönüştürülen bilgiyi sınayabiliyor mu? Kriter 4.6.2.4: Kurumsal iletişim aracı bilgi planlaması sağlıyor mu? Kriter 4.6.2.5: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi formülize edebiliyor mu? Kriter 4.6.2.6: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi test edebiliyor mu? Kriter 4.6.2.7: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi yönetsel faaliyetler açısından değerlendirebiliyor mu? 4.7 KBĠM’DE BĠLGĠYĠ KURUMSAL UYGULAMALARADA KULLANMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ 4.7.1 Stratejik Düzey Kriter 4.7.1.1: Kurumsal iletişim aracı bilgi alışverişinde sağlıklı akış sağlıyor mu? Kriter 4.7.1.2: Kurumsal iletişim aracı bilgi alışverişinde kontrollü akış sağlıyor mu? 91 Kriter 4.7.1.3: Kurumsal iletişim aracı verimli bir bilgi transferini destekliyor mu? Kriter 4.7.1.4: Kurumsal iletişim aracı hangi bilgilerin hangi düzeylerde sunulacağını belirlemede etkili oluyor mu? Kriter 4.7.2.5: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi kurumun bir parçası haline getirebiliyor mu? 4.7.2 Yönetsel Düzey Kriter 4.7.2.1: Kurumsal iletişim aracı ortak problem çözme olanağı sağlıyor mu? Kriter 4.7.2.2: Kurumsal iletişim aracı en iyi uygulamaların paylaşılmasını sağlıyor mu? Kriter 4.7.2.3: Kurumsal iletişim aracı bilgi alışverişini sistematik bir sürece göre yapılmasını sağlıyor mu? Kriter 4.7.2.4: Kurumsal iletişim aracı dolaşımdaki bilgiyi denetleyebiliyor mu? Kriter 4.7.2.5: Kurumsal iletişim aracı kurum içi bilgi paylaşımını destekliyor mu? Kriter 4.7.2.6: Kurumsal iletişim aracı bilginin olası kullanıcıların tümü üzerinde etkin mi? 4.8. BĠLGĠ YÖNETĠMĠ BĠLEġENLERĠ KRĠTERLERĠNĠN KURUMSAL ĠLETĠġĠM ARAÇLARINA ETKĠSĠNĠ DEĞERLENDĠRME YÖNTEMĠ Yukarıda belirlenen kriterler oluşturulmaya çalışılan KBİM‟ de ait oldukları bileşen için tablolar halinde gösterilmiş ve etkileşim içinde oldukları iletişim araçları belirtilmiştir. Toplu olarak kriterlerin KBİM elemanları ile ilişkilerini Tablo 4.1‟ de gösterilmiştir. 92 Tablo 4.1: Kriter Model Elemanı ĠliĢkileri Model Elemanı Ġlgili Kriterler Açıklama Bilgi Toplama Süreci Kriter 4.4.1.1-2-3-4-5-6-78-9-10-11 Bilgi toplama süreci model elemanı ile kurumsal iletişim araçlarının etkileşimi oluşturulan kriterler yardımıyla gösterilir. Kriter 4.4.2.1-2-3-4-5-6 Bilgiyi Sınıflandırma ve Depolama Süreci Kriter 4.5.1.1-2-3-4-5 Kriter 4.5.2.1-2-3-4-5-6 Bilgiyi Kullanılır Bilgiye Dönüştürme Süreci Kriter 4.6.1.1-1-3-4-5 Kriter 4.6.2.1-3-4-5-6-7 Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Kriter 4.7.1.1-2-3-4-5 Kriter 4.7.2.1-2-3-4-5-6 Bilgiyi sınıflandırma ve depolama süreci model elemanı ile kurumsal iletişim araçlarının etkileşimi oluşturulan kriterler yardımıyla gösterilir. Bilgiyi kullanılabilir bilgiye dönüştürme süreci model elemanı ile kurumsal iletişim araçlarının etkileşimi oluşturulan kriterler yardımıyla gösterilir. Bilgiyi kurumsal uygulamalarda kullanma süreci model elemanı ile kurumsal iletişim araçlarının etkileşimi oluşturulan kriterler yardımıyla gösterilir. 4.8.1 Bilgi Yönetimi BileĢenleri Kriterlerinin Kurumsal ĠletiĢim Araçlarına (KĠA) Etki Tabloları KBİM‟ deki bilgi yönetiminin bört bileşeni ayrı ayrı tablolar halinde kurumsal iletişim araçlarını ne yönde etkilediği aşağıdaki tablolarda açıklanmıştır; 93 Tablo 4.2 KBĠM’ de Bilgi Toplama Süreci BileĢeni Kriter Değerlendirme Tablosu Stratejik İnternet Haberleşme Araçları Arama/ Yardım Araçları WAN, LAN İşbirliği Araçları KİA, yeni bilgi kaynakları arayışlarını destekliyor mu? X X X KİA, yeni bilgi kaynaklarını belirlemede rol oynuyor mu? X X X KİA, bilgi kaynaklarını organize edebiliyor mu? KİA, bilgi kaynakları ile ilgili sorgulama olanağı sağlıyor mu? Yönetsel Network Tabanlı İletişim Araçları Bilgisayar D ü z e y i Sözlü ĠletiĢim Araçları Kriterler Yazılı ĠletiĢim Araçları K r i t e r Telekomünikasyon ĠletiĢim Araçları BiliĢsel Kurumsal ĠletiĢim Araçları KİA, iç bilgi kaynaklarına erişimi destekliyor mu? KİA, dış bilgi kaynaklarına erişimi destekliyor mu? KİA, çalışanların entelektüel birikimlerini değerlendirebiliyor mu? X X X X X X X X X X X X X X X X X KİA, örtük bilgiyi açığa çıkarmada etkili olabiliyor mu? KİA, bilgi kaynaklarını değerlendirmede destek sağlıyor mu? KİA, yeni fikirler yakalama kabiliyeti sağlıyor mu? X KİA,bilgi üretiminde fırsat sağlıyor mu? X KİA, takım çalışması olanağı kazandırıyor mu? KİA, bilgi kaynakları ile ilgili güncellemelere olanak sağlıyor mu? X KİA, bilgi kaynak listesi sağlayabiliyor mu? KİA, bilgi toplama faaliyetini kurum geneline yayabiliyor mu? X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 94 Tablo 4.3 KBĠM’ de Bilgiyi Sınıflandırma/Depolama Süreci BileĢeni Kriter Değerlendirme Tablosu Stratejik Network Tabanlı İletişim Araçları İnternet KİA, toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda derleyebiliyor mu? X KİA, toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda düzenleyebiliyor mu? KİA, bilgi tabanlarındaki verimsiz ve geçersiz bilgileri periyodik olarak denetleyebiliyor mu? X Arama/ Yardım Araçları X X X X X X X X KİA, depolanan bilgilere tekrar erişime imkânı sağlıyor mu? X X KİA, depolanan bilgiler üzerinde etkin bilgi kontrolü sağlıyor mu? KİA, depolanmış bilgiyi güncelleme olanağı sağlıyor mu? X X X X X KİA, depolanmış bilgiye kurum dışından erişim olanağı sağlıyor mu? X X X KİA, sahip olunan bilgi stokunun etkinliğini değerlendirebiliyor mu? KİA, bilgi depolarının oluşturulması etkin mi? X KİA, bilgi kaynakları listesi oluşturmada etkin mi? KİA, kurumsal bilgiyi güvenli saklayabiliyor mu? Yönetsel Haberleşme Araçları WAN, LAN İşbirliği Araçları Bilgisayar D ü z e y i Sözlü ĠletiĢim Araçları Yazılı ĠletiĢim Araçları Kriterler Telekomünikasyon ĠletiĢim Araçları BiliĢsel Kurumsal ĠletiĢim Araçları K r i t e r X X 95 Tablo 4.4: KBĠM’ de Bilgiyi Kullanılabilir Bilgiye DönüĢtürme Süreci BileĢeni Kriter Değerlendirme Tablosu BiliĢsel Kurumsal ĠletiĢim Araçları Stratejik Haberleşme Araçları X X X KİA, yeni fikirleri uygulamalara dönüştürmede etkili mi? X X KİA, kurum içi beyin fırtınalarını destekliyor mu? KİA, takım çalışmasını destekliyor mu? X X X X X X X X X X X X X KİA, bilgi derleme ve yorumlamayı destekliyor mu? X X KİA, bilgiyi görselleştirip yalınlaştırabiliyor mu? X X KİA, dönüştürülen bilgiyi sınayabiliyor mu? KİA, bilgi planlaması sağlıyor mu? X X X X KİA, bilgiyi formülize edebiliyor mu? KİA, bilgiyi test edebiliyor mu? KİA, bilgiyi yönetsel faaliyetler açısından değerlendirebiliyor mu? Arama/ Yardım Araçları WAN / LAN İşbirliği Araçları KİA, toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda sentezlemede etkili mi? KİA, kurumsal stratejik planlama çalışmalarını destekliyor mu? Yönetsel İnternet Bilgisayar D ü z e y i Sözlü ĠletiĢim Araçları Kriterler Telekomünikasyon ĠletiĢim Araçları Network Tabanlı İletişim Araçları Yazılı ĠletiĢim Araçları K r i t e r X X X X X X X X X X X X X 96 Tablo 4.5: KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci BileĢeni Kriter Değerlendirme Tablosu Stratejik KİA, bilgi alışverişinde sağlıklı akış sağlıyor mu? X KİA, bilgi alışverişinde kontrollü akış sağlıyor mu? X KİA, verimli bir bilgi transferini destekliyor mu? KİA, hangi bilgilerin hangi düzeylerde sunulacağını belirlemede etkili oluyor mu? X İnternet X X X X X X X X X KİA, en iyi uygulamaların paylaşılmasını sağlıyor mu? X X KİA, bilgi alışverişini sistematik bir sürece göre yapılmasını sağlıyor mu? X X X X X X X X X X KİA, kurum içi bilgi paylaşımını destekliyor mu? KİA, bilginin olası kullanıcılarının tümü üzerinde etkin mi? KİA, dolaşımdaki bilgiyi denetleyebiliyor mu? X Arama/ Yardım Araçları X X KİA, ortak problem çözme olanağı sağlıyor mu? Haberleşme Araçları WAN, LAN İşbirliği Araçları X KİA, bilgiyi kurumun bir parçası haline getirebiliyor mu? Y ö n e t s e l Network Tabanlı İletişim Araçları Bilgisayar D ü z e y i Sözlü ĠletiĢim Araçları Kriterler Yazılı ĠletiĢim Araçları K r i t e r Telekomünikasyon ĠletiĢim Araçları BiliĢsel Kurumsal ĠletiĢim Araçları X 97 4.9 KBĠM’ DE DEĞERLENDĠRME SONUÇLARI KBİM‟ nin birbiriyle ilişkili dört bileşeni vardır ve her bileşeni değerlendirmek için çeşitli kriterler belirlenmiştir. Her bir bileşenle ilgili stratejik ve yönetsel seviyede kriterlerin etki ettiği kurumsal iletişim aracı “X” ile gösterilmiştir. 4.9.1 KBĠM’ de Bilgi Toplama Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi Tablo 5.2‟de gösterilen bilgi toplama süreci kriter etki gösteriminin değerlendirme sonuçları şu şekildedir; KBİM‟ de bilgi kaynakları arayışlarının desteklenmesi sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçları ve network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi kaynaklarının belirlenmesi sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçları ve network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi kaynaklarının organize edilmesi sürecinde; bilgisayar, network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi kaynakları ile ilgili sorgulama olanağı sağlama sürecinde; yazılı, sözlü, telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçları ve network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de dış bilgi kaynaklarına erişim sürecinde; telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN ve network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de çalışanların entelektüel birikimini değerlendirme sürecinde; sözlü iletişim araçlarının ve network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. 98 KBİM‟ de örtük bilgiyi açıya çıkarma sürecinde; sözlü iletişim araçlarının ve network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi kaynaklarını değerlendirme sürecinde; bilgisayar, network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de yeni fikirler yakalama kabiliyeti sağlama sürecinde; sözlü iletişim araçları bilgisayar, WAN/ LAN ve network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi üretiminde fırsat sağlama sürecinde; sözlü iletişim araçları, telekomünikasyon iletişim araçlarının, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de takım çalışması olanağı kazandırmada sürecinde; sözlü iletişim araçları ve network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi kaynakları ile ilgili güncellemelere olanak sağlama sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme, network tabanlı arama/ yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi kaynak listesi sağlama sürecinde; WAN/ LAN ve network tabanlı arama/ yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi toplama faaliyetini kurum geneline yayma sürecinde; yazılı iletişim araçları, telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. 4.9.2 KBĠM’ de Bilgiyi Sınıflandırma/ Depolama Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi Tablo 5.3‟ de gösterilen bilgi sınıflandırma/ depolama süreci kriter etki gösteriminin değerlendirme sonuçları şu şekildedir; 99 KBİM‟ de toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda derleyebilme sürecinde; network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda düzenleme sürecinde; network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi tabanlarındaki verimsiz ve geçersiz bilgileri periyodik olarak denetleme sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de sahip olunan bilgi stokunun etkinliğini değerlendirme sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi depolarının oluşturulması sürecinde; bilgisayar, WAN/ LAN, network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi kaynakları listesi oluşturma sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı arama / yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de kurumsal bilgiyi güvenli saklama sürecinde; yazılı iletişim araçlarının ve bilgisayarların yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de depolanan bilgiler üzerinde etkin bilgi kontrolü sağlama sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı arama/ yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de depolanmış bilgiyi güncelleme sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının, network tabanlı arama/ yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. 100 KBİM‟ de depolanmış bilgiye kurum dışından erişim sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının, network tabanlı arama/ yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. 4.9.3 KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Bilgiye DönüĢtürme Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi Tablo 5.4‟ de gösterilen bilgiyi kurumsal bilgiye dönüştürme süreci bileşeni kriter etki gösteriminin değerlendirme sonuçları şu şekildedir; KBİM‟ de toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda sentezleme sürecinde; sözlü iletişim araçları, network tabanlı işbirliği araçları, network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de yeni fikirleri uygulamalara dönüştürme sürecinde; sözlü iletişim araçları, network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de kurum içi beyin fırtınalarının desteklenme sürecinde; sözlü iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçları ve network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de takım çalışması destekleme sürecinde; sözlü iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçları, network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de kurumsal stratejik planlama sürecinde; yazılı, sözlü ve telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçları, network tabanlı haberleşme araçları, network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi derleme ve yorumlamayı destekleme sürecinde; bilgisayar, network tabanlı işbirliği araçları, network tabanlı arama/ yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. 101 KBİM‟ de bilgiyi görselleştirip yalınlaştırma sürecinde; bilgisayar, network tabanlı işbirliği araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de dönüştürülen bilgiyi sınama sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi planlama sürecinde; sözlü, yazılı, telekomünikasyon, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgiyi formülize etme sürecinde; network tabanlı işbirliği araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgiyi test etme sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçları ve network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgiyi yönetsel faaliyetler açısından değerlendirme sürecinde sözlü, yazılı iletişim araçları, telekomünikasyon iletişim araçları, network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. 4.9.4 KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi Tablo 5.5‟ de gösterilen bilgiyi kurumsal uygulamalarda kullanma süreci kriter etki gösteriminin değerlendirme sonuçları şu şekildedir; KBİM‟ de bilgi alış verişinin sağlıklı akışının sağlanması sürecinde; yazılı iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi alış verişinde kontrollü akışı sağlama sürecinde; yazılı iletişim araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. 102 KBİM‟ de verimli bir telekomünikasyon iletişim araçları, bilgi transferinin desteklenmesi sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de hangi bilgilerin hangi düzeylerde sunulacağını belirleme sürecinde; yazılı iletişim araçları ve network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgiyi kurumun bir parçası haline getirme sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de ortak problem çözümü sağlama sürecinde; sözlü iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçları ve network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilgi alışverişinin sistematik yapılmasını sağlama sürecinde; WAN/ LAN ve network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de dolaşımdaki bilgiyi denetleme sürecinde; WAN/ LAN araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de kurum içi bilgi paylaşımını destekleme sürecinde; yazılı, sözlü iletişim araçları, telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. KBİM‟ de bilginin olası kullanıcılarının tümü üzerinde etki etme sürecinde; telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir. 103 SONUÇ VE DEĞERLENDĠRME 1980‟li yıllarda başlayan bilim ve teknolojideki baş döndürücü gelişmeler bilgi toplumunun oluşmasına yol açmıştır. İlk yıllarda gelişmekte olan toplumun özelliklerini ortaya çıkarmaya yönelik çalışmalarda bu yeni toplum farklı isimlerle ifade edilmiştir. Bunların bazısı sanayi sonrası toplum, bilgi toplumu, modern sonrası toplum, enformasyon toplumudur. Bilgi toplumu; toplumda her türlü bilgiyi üreten, bilgi ağlarına bağlanan, hazır bilgilere erişen, erişilmiş bilgileri kolaylıkla yayabilen ve bilgileri her sektörde kullanabilen bireylerden oluşan toplum olarak tanımlanmaktadır. Bu toplumda, toplumun tüm etkinliklerinde gerekli her türlü bilginin gerektiği her an ve her koşul altında gereken kişilere ulaştırılabildiği bir yapı mevcuttur. Etkin ve etkili bilgi yönetimi, günümüzde kurumların rekabet üstünlüğünü sağlayabilmeleri ve yaşamlarını sürdürebilmeleri için en önemli unsurlardan birisidir. Kurumlarda doğru bilginin doğru yerde doğru kişide doğru zamanda bulunabilmesini sağlayacak olan sistemleri geliştirmek son yıllarda yönetim ve mühendislik bilimleri araştırmalarının önemli konularından birisi haline gelmiştir. Doğru bilginin ortaya çıkartılması için kurumların sahip oldukları entelektüel sermayenin harekete geçirilmesi ve sahip olunan bilginin çok etkin bir şekilde yönetilmesinin sağlanması amacı ile son zamanlarda bilgi yönetimi modelleri geliştirilmekte ve bu modelleri destekleyecek iletişim araçları ortaya çıkmaktadır. Bu modellerin temel amacı kurumun entelektüel sermayesini arttırıp verimli bir kullanım olanağı sunarak kurumun sürdürülebilir rekabet gücünü artırmasını ve varlığını uzun vadeye yayması sağlamaktır. Tezin birinci bölümünde bilgi, bilgi yönetimi ve belge kavramları açıklanmıştır. İkinci bölümde kurumsal bilgi yönetimi kavramı ele alınmıştır. Üçüncü bölümde iletişim konusunda literatür taramasına devam edilmiştir. Dördüncü bölümde ise geliştirilen Kurumsal Bilgi Yönetimi Modelli (KBİM) ortaya konmaya çalışılmış ve bileşenleri açıklanmış ve kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına etkisi gösterilmeye çalışılmıştır. 104 Kurumsal bilginin yönetilmesi için geliştirilen modeller incelendiğinde her modelin bilgi yönetiminin bazı unsurlarını öne çıkardığı ve onlar üzerine odaklandığı görülmektedir. Bazı modeller teknoloji kullanımı ve bilgi üretimi gibi iki kriter üzerine yoğunlaşırken bazıları on kritere kadar bilgi yönetimini genişletmektedir. Tezimizde oluşturulmaya çalışılan Kurumsal Bilgi İletişim Modeli‟nde (KBİM) kurumsal iletişim araçları kullanımı ve bilgi yönetimi kriterleri üzerinde yoğunlaşılmıştır. Genel olarak tezimizde; kurumsal düzeyde bilgi yönetimini etkin bir şekilde gerçekleştirmeyi sağlayacak bilgi yönetimi unsurlarının, kurumsal iletişim araçlarını hem stratejik hem de operasyonel açıdan nasıl etkilediğinin ortaya konması gereği belirlenmiş ve bu ihtiyaç doğrultusunda bir model ortaya konulmaya çalışılmıştır. Bu ihtiyacı karşılamak için bu çalışmada Kurumsal Bilgi İletişim Modeli (KBİM) geliştirilmiştir. Bu model yönetsel ve stratejik düzeyde bilgi yöntemi unsurlarını içine çekmeyi hedeflemiştir. KBİM birbirini kapsayan ve sürekli alış veriş içerinde bulunan elemanlardan oluşmaktadır. Modelin temelinde kurumsal bilgi yönetimi unsurları yer almaktadır. Bilgi yönetimi unsurları çerçevesinde; bilginin aranması, bulunması, üretilmesi, güncellenmesi, depolanması, dönüştürülmesi, kullanılması ve paylaşılması gibi süreçlerin tüm kurum tarafından benimsenmesini sağlayacak ve kuruma etkin ve etkili bilgi paylaşım olanağı kazandıracak kurumsal iletişim araçlarına etkisi belirtilmeye çalışılmıştır. Oluşturulan tablo ve değerlendirmelerle kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına etkisi gösterilmeye çalışılmıştır. Araştırma hipotezleri ve araştırma bulguları aşağıdaki gibidir. H1: Kurumsal bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçlarını etkilemektedir. Belirlenen kriterler ve değerlendirmeler sonucunda oluşturulan kriter etki tablolarında da görüleceği gibi H1 hipotezi kabul edilmiştir. Buna göre, kurumsal bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçlarını etkilemektedir. H2: Kurumsal bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçlarını farklı düzeylerde etkilemektedir. 105 Yapılan araştırmalar doğrultusunda H2 hipotezi kabul edilmiştir. Buna göre stratejik ve operasyonel düzey olmak üzere iki düzeyde etkileşim bulunmaktadır. Bilginin herkes tarafından aynı şekilde anlaşılabilmesi, doğru bilginin doğru yerde doğru zamanda bulunması için ortak bilgi gösterim yöntemlerinin geliştirilmesi ve bu şekilde gösterildiğinde ilgili olan herkes aynı içerikten aynı şeyleri anlayabilmesi açısından kurumsal iletişim araçlarının ne yönde etkilendiği açıkça ortaya konmalıdır. Kurumsal olarak bilginin yönetimi ve kurumsal iletişim araçları etkileşimi sadece yönetsel düzeyden kaynaklanan ihtiyaçlar doğrultusunda değil ayrıca stratejik düzeyde de değerlendirmek ve kurumun temel stratejilerinin bilgi odaklı şekillenmesini sağlamak amacı ile bilgi odaklı bir kurumsal iletişim yapılanmasını sağlamaya yardımcı olmak KBİM‟ nin en önemli amaçları arasında görülmektedir. Bütün bu çalışmalar kurumda etkin bir bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçları ilişkisi ortaya koymaya çalışmış ve iyi tanımlanmış, doğru anlaşılmış, sağlıklı bir şekilde aktarılmış bilginin etkileşimin odak noktası olduğu görülmüştür. Bunun da kurum içi motivasyon ve operasyonel etkinliği artıracağı saptanmıştır. Kurumsal Bilgi İletişim Modeli‟nde (KBİM), modelin yapısı, elemanları ve kriterleri detaylı bir şekilde açıklanmıştır. Bu çalışmada yüksek lisans düzeyinde kurumsal bilgi yönetimini oluşturan unsurların kurumsal iletişim araçlarına etkisi ve kurumsal bilgi yönetimi unsurlarının hangi iletişim aracına ne düzeyde etki ettiği kriterler çerçevesinde belirtilmeye çalışılmıştır. Ancak modelin olgunlaşması için aşağıdaki çalışmaların doktora düzeyinde daha ileri seviyede yapılması bir zorunluluk olarak görülmekte ve aşağıdaki öneriler dile getirilmektedir. - KBİM‟ nin uygulanabilirliğinin bir vaka çalışmasıyla desteklenmesi sağlanabilir. - Belirlenmiş bilgi yönetimi kriterlerinin ölçülebilmesi için sezgisel yöntemlerin yanı sıra analitik yöntemler geliştirilerek bilgi yönetimi faaliyetlerinin daha objektif değerlendirmelere konu olması sağlanabilir. 106 - Kriterler zenginleştirilip birbiri üstündeki etkilerinin detaylı olarak analiz edilebilmesi sağlanabilir. - Önerilmiş olan model genel amaçlı bir model olup sektörel bilgi yönetimi unsurlarının eklenmesi ile zenginleştirilebilir. 107 KAYNAKÇA KĠTAPLAR VE TEZLER Aksaraylı, İsmail, Türk Dili, Manisa, Zeyneb Ofset, 2007. Al, Hamza, Bilgi Toplumu ve Kamu Yönetiminde Paradigma DeğiĢimi, Ankara, Bilim Adamı Yayınları, 2002. Altınışık, Ulun, Kurumsal iletiĢimin DeğiĢen Yüzü ve Bir Uygulama, Yıldız Teknik Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2003. Arslankaya, Seher, Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli, Sakarya Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Endüstri Mühendisliği Anabilim Dalı, Doktora Tezi, Sakarya, 2007. Bacij, Paul, Dave Chaffey, Andrew Greasley, Simon Hickie, Edited by Andrew Greasley, Business Information Systems, Technology, Development And Management For The e-Business, Edinburgh, Pearson Education Limited, 2006. Barutçugil, İsmet, Bilgi Yönetimi, İstanbul, Kariyer Yayınları, 2002. Başpınar, Nuran Öztürk, “Bilgi ve Kayıt Yönetimi: Bir Sanayi ĠĢletmesinde Bilgi ve Kayıt Sisteminin GeliĢtirilmesine ĠliĢkin Model Önerisi”, Doktora Tezi, Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Eskişehir, 1999. Bayraktar, Berat Bir, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, İstanbul, Beta Basım Yayım, 2006. Bayraktar, Berat Bir, 21.yy Bilgi Yöneticisi Özellikleri, Rol Ve Becerileri, Yetkinlikleri Ve AlıĢkanlıkları, İstanbul, Beta Basım Yayım, 2007. 108 Celep, Cevat, Buket Çetin, Bilgi Yönetimi, Kurumlarda Bilgi PaylaĢım Kültürü Yaratma, Ankara, Anı Yayıncılık, 2003. Cura, Tunçhan, Yöneticiler Ġçin BiliĢim Teknolojileri, İstanbul, Sistem Yayıncılık, 2009. Çağlar, İrfan, Sabiha Kılıç, Genel ĠletiĢim, Ankara, Nobel Yayınları, 2006. Çavdar, R. Demiray, “ĠĢletmelere Kurumsal ĠletiĢimin Yönetim Kararlarında Kullanılması Ve Uygulamasından Bir Örnek”, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yönetim ve Organizasyon Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 1999. Davenport, Thomas H. , Laurence Pursak, Çeviren: Günhan Günay, “ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi”, İstanbul, Pandora Yayınları, 2004. Dearstyne, Bruce W. , ArĢivsel GeliĢim; Modern ArĢivcilik Ġlkeleri, Uygulamaları ve Yöntem Teknikleri, Çevirenler: Mustafa Akbulut ve A.Oğuz İcimsoy, İstanbul, Eren Yayıcılık, 2001. Dervişoğlu, H. Gökçe, Stratejik Bilgi Yönetimi, İstanbul, Dışbank Kitapları, 2004. Dolgun, Uğur, Enformasyon Toplumunda Yüksek Öğretimin Yeni Misyonu: Ticari Üniversite ve GiriĢimci Akademisyen, Bilgi Ekonomi ve Yönetim, Editör: İ. G. Yumuşak, Cilt 1, İstanbul, Bilgi Toplumu Yayınları, 2008. Dura, Cihan, Hayriye Atik, Bilgi Toplumu Bilgi Ekonomisi ve Türkiye, İstanbul, Literatür Kitabevi, 2002. Efiloğlu, Özlem, Bilgi Yönetimi Sürecinde ĠletiĢimin Rolü ve Bilgi Yönetimi Uygulamalarına ĠliĢkin Bir AraĢtırma, Doktora Tezi, Marmara Üniversitesi Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı, İstanbul, 2006. 109 Elçi, Şirin, Türk Sanayi KuruluĢlarında Ġnovasyon Yönetimi, Yüksek Lisans Tezi, Ortadoğu Teknik Üniversitesi Bilim Teknoloji ve Politika Çalışmaları Programı, Anklara, 1999. Galliers, Robert D. , Dorothy E. Leidner, Strategic Information Management Challenges And Strategies In Managinig Information Systems, UK, PH, 2003. Gerbner, George, Kitle ĠletiĢim Kuramları, Derleyen ve Çeviren: Erol Mutlu, İstanbul, Ütopya Yayınevi, 2005. Işık, Metin, Genel ve Teknik ĠletiĢim, Konya, Eğitim Akademi Yayınları, 2008. Kaya, Bayram, BütünleĢik Kurumsal ĠletiĢim, Ankara, Siyasal Kitabevi, 2003. Krogh, Georg Von, Kazuo Ichıjo, Ikujıro Nonaka, Bilginin Üretimi, İstanbul, Dışbank Kitapları-1, 2002. Maşrap, Akın, Yönetsel Sistem, Ankara, Gazi Kitabevi, 2000. Odabaş, Hüseyin, Bilgi Çağı, Bilgi Yönetimi ve Bilgi Sistemleri, Editör: Çoşkun Can Aktan ve İstiklal Y. Vural, Konya, Çizgi Kitabevi, 2005. O‟dell, Carla, C. Jakson Grayson, Nilly Essaides, Ne Bildiğimizi Bir Bilseydik, İstanbul, Dışbank Kitapları, 2003. Oğuz, Burçin, Kurumsal ĠletiĢim ve Önemi, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yönetim Organizasyon Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2001. Özçağlayan, Mehmet, Yeni ĠletiĢim Teknolojileri ve DeğiĢim, İstanbul, Alfa Basım Dağıtım, 1998. Quinn, Stephen, Knowledge Management In The Digital Newsroom, London, Oxford Focal Press, 2002. 110 Sabuncuoğlu, Zeyyat, Murat Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, İstanbul, Arıkan Basım Yayın, 2008. Şahin, Mehmet ve diğerleri, Yönetim Bilgi Sistemleri, Eskişehir, Anadolu Üniversitesi Yayınları, 2002. Tan, Mehmet Emin, Bilgi Yönetimi ve Ġnsan Kaynakları, Fatih Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Bitirme Projesi, İstanbul, 2007. Tuğtepe, Aykut, Fransa’da Kullanılan Bilgi Yönetimi Teknolojik Araçlarının Analizi ve Bir Uygulama, Bahçeşehir Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Programı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2006. Tutar, Hasan, Örgütsel ĠletiĢim, Ankara, Seçkin Yayıncılık, 2009. Türkkot, Mustafa, Bilgi Edinme Rehberi, Ankara, TÜRMOB Yayınları, 2005. Valacich, Joe, Christoph Schneider, Information Systems Today Managing The Digital World, New Jersey, Pearson Education Inc, 2010. Yiğit, İhsan, Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri ve Bir Uygulama, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yönetim Organizasyon Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2004. Zaim, Halil, Bilginin Artan Önemi Ve Bilgi Yönetimi, İstanbul, İşaret Yayınları, 2005. 111 MAKALELER Abou-Zeid, El-Sayed, “A Knowledge Management Reference Model”, Journal Of Knowledge Management, Volume 6, Issue 5, Boston, Emerald, 2002. Akgün Ali, Halit Keskin, “Sosyal Bir Etkileşim Süreci Olarak Bilgi Yönetimi ve Bilgi Yönetimi Süreci”, Gazi Üniversitesi Ġktisadi Ġdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt 5, Sayı 1, Ankara, Gazi Üniversitesi İktisadi İdari Bilimler Fakültesi Yayınları, 2003. Bayraktar, Berat Bir, Asiye Kakırman Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Süreci”, Bilgi Dünyası, İstanbul, Unak, 2007. Bhatt, Gita, “Knowledge Management In Organizations Examining The Interactions Between Technologies, Techniques and People”, Journal Of Knowledge Management, Volume 5, Issue 1, Boston, Emerald, 2001. Bir, Berat Birfin, “Halk kütüphaneciliğinde Toplam Kalite Yönetimi Modeli”, ArĢiv AraĢtırmaları Dergisi Turkish Journal Of Archival Studies, Sayı 3, İstanbul, Remak Basım Yayın, 2001. Choy, Chong Siong, Wong Kuan Yew, Binshan Lin, “Criteria for Measuring KM Performance Outcomes in Organisations”, Journal Of Knowledge Management, Volume 106, Number 7, Boston, Emerald 2006. Çapar, Bengü, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsan Gücü”, 2.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, İzmit, Kocaeli Üniversitesi İktisadi idari Bilimler Fakültesi Yayınları, 2002. Davenport, Thomas H. , Prusak Laurence, “Knowledge In Organizations, Knowledge Transfer and Cooperative Strategies”, Strategic Management Journal, Volume 17, London, John Wiley & Sons, 1996. 112 İcimsoy, A. Oğuz “Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve Gerekliliği”, I. Milli ArĢiv ġurası Bildiriler Kitabı, Ankara, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Yayınları, 1998. Kalkan, Veli D. , “Örgütsel Öğrenme Çalışmalarında Yeni Açılımlar: Örgütsel Zeka ve Bilgi Üretimi”, 3.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, Eskişehir, Osmangazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Yayınları, 2004. Kandur, Hamza “Elektronik Belgelerin Özniteliklerinin Elektronik Belge Yönetimi Açısından İncelenmesi”, Aysel Yontar Armağanı, Yayına Hazırlayanlar: Bekir Kemal Ataman ve Mesut Yalvaç, Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları, Ankara, 2004. Kandur, Hamza “Sınır Ötesi Bilgi Akışı Ve Ulusal Bilgi Politikaları”, ArĢiv AraĢtırmaları Dergisi Turkish Journal Of Archival Studies, Sayı 3, İstanbul, Remak Basım Yayın, 2001. Kandur, Hamza “Elektronik Arşivler ve Arşivcilik Mesleğinin Geleceği", Bilgi Çağı, Bilgi Merkezleri ve Bilgi Teknolojileri Sempozyumu Bildiriler Kitabı,Yayına Hazırlayanlar: Mustafa Akbulut ve Fatoş Subaşıoğlu, Ankara, Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Yayınları, 1999. Keskin, Halit, “İşletmelerde Bilgi Yönetiminin Tanımlanması ve Kavramsallaştırılması: Kobi' lerde Bilgi Yönetimi Araçlarının Kullanımına İlişkin Bir Araştırma”, 1.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, İzmit, Kocaeli Üniversitesi İktisadi İdari Bilimler Fakültesi Yayınları, 2002. Kurt, Mustafa, “Bilgi Yönetimi ve Yenilikçiliğe Katkıları”, Kalder Forum Dergisi, Sayı 12, İstanbul, Kalder Yayınları, 2003. Malhotra, Yogesh, “Knowledge Management For E- Business Performance: Advancing Information Strategy To Internet Time”, Information Strategy: The Executive’s Journal, Volume 5, Issue 5, London, Auerbach Publications, 2000. 113 Martensson, Maria, “A Critical Review of Knowledge Management as a Management Tool”, Journal Of Knowledge Management, Volume 4, Issue 3, Boston, Emerald, 2000. Mirghani, Mohamed, Michael Stankosky, Arthur Murray,“Knowledge Management And İnformation, Technology: Can They Work in Perfect Harmony”, Journal Of Knowledge Management, Volume 10, Issue 3, Boston, Emerald, 2006. Nair, Güney, “Bilgi‟nin Değişen Anlamı Ve Kavram Tartışmaları”, Cumhuriyet Üniversitesi Ġktisadi Ġdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Sivas, Cumhuriyet Üniversitesi İktisadi İdari Bilimler Fakültesi Yayınları, 2008. Nemati, Hamit R. , “Global Knowledge Management: Exporing A Framework For Research”, Journal Of Global Information Technology Management, Volume 5, Issue 3, New York, PS, 2002. Odabaş, Hüseyin, “Kurumsal Bilgi Yönetimi”, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, Sayı 3, Ankara, Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları, 2003. Özdemirci, Fahrettin, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu: Bildiriler Kitabı, Ankara, Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları, 2001. Özgen Hüseyin, Murat Türk, “Öğrenen Organizasyon Sistemi ve Bir Öğrenen Organizasyon Modeli”, Amme Ġdaresi Dergisi, Cilt 29, Sayı 2, Ankara, Türkiye ve Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü Yayını, 1996. Özveren Mina, Mehmet Gürsu, “Organizasyonlarda Bilginin Yaratılması Süreci ve Bu Süreçte Liderligin Önemi”, Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, Sayı 3, Eskişehir, Osmangazi Üniversitesi Yayınları, 2001. Tuuli Tukiainen, “An Agenda Model Of Organisational Communication”, MCB International Journal, Volume 6, Issue 1, Bradford, MCB University Press, 2001. 114 Vorakulpipat, Chalee, Yacine Rezgui, “An Evolutionary And İnterpretive Perspective To Knowledge Management”, Journal Of Knowledge Management,Volume12, Issue3, Boston, Emerald, 2008. Yalçın, Sahabettin, “Bilgi ve Değer”, Muğla Üniversitesi Felsefe Bölümü Sempozyum Bildiriler Kitabı, Ankara, Vadi Yayınları, 2002. ELEKTRONĠK YAYINLAR Akçal, İlhan, “Kamu Kurumlarında Bilgi Yönetimi”, T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı Milli Kütüphane Başkanlığı, [email protected] (Erişim: 22 Mart 2009) Alavi, Maryam, “Tips And Tools For Knowledge Management”, www.siencedirect.com/science?_ob=ArticleURL&_ubi=B6BD0-45K569T2P&_user=10&_coverB (Erişim: 22 Haziran 2010) Ahmet Batat, “Bilgi”, http://www.kykonline.com/content/view/73/66/ (Erişim: 23 Mart 2008) Bayraktar, Berat Bir, “Bilgi Sistemleri ve Yönetim Bilgi Sistemi Olarak Yüksek Performans Yönetim Modeli”, http://www.isguc.org/ik_bilgi.php (Erişim: 23 Mart 2009) Çağıltay, Nergiz Erçil, “Elektronik Kütüphaneler: Türkiye Ġçin Bazı Öneriler”, http://www.teknoturk.org/docking/yaziler/tt000064-yazi.htm (Erişim: 22 Haziran 2010) Çapar, Bengü “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir Ġnsan Gücü”, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 01 Şubat 2009) Çapar, Bengü “Bilgiyi Yönetmelisiniz”, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=254 (Erişim: 15 Nisan 2009) 115 Demircan, Nigar ve diğerleri, “Bilgi Yönetimi Ve Örgütsel Etkinlik ĠliĢkisi: Örgüt Kültürü Ve Örgüt Yapısının Temel Etkileri”, http://eab.ege.edu.tr/pdf/10_1/C10-S1M5.pdf(Erişim: 20 Nisan 2009) İcimsoy, Ahmet Oğuz “Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve Gerekliliği”,http://www.archimac.org/JAS/JAS2000/JAS02_06.spml (Erişim: 10 Nisan 2007) Karakaş, Melikşah, “Bilgi Yönetimi Nedir”, http://www.bilgiyonetimi.org (Erişim: 13 Şubat 2009) Karakaş, Melikşah, “Bilgi Yönetimi Belge Yönetimi Değildir”, Ders Notları”, http://www.bilgiyonetimi.org (Erişim: 13 Şubat 2009) Macit, İrfan, “Temel Bilgi Teknolojisi (Erişim: http://hpss.endustri.cu.edu.tr/ders/ENF101/Bolum2-MicrosoftWord.pdf 03 Haziran 2010) Özdemirci, Fahrettin, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, http://acikarsiv.ankara.edu.tr/fulltext/238.htm (Erişim: 20 Mart 2009) Özdemirci, Fahrettin, “Üniversitelerde Belge Yönetimi ve ArĢivler”, www.kutuphaneci.org.tr/web/node.php?action=6&, (Erişim: 22 Mart 2009) Sağsan, Mustafa, “Kurumsal Bilgi Yönetimi Uygulamalarında 4S Çözümü”, http://www.baskent.edu.tr/~msagsan (Erişim: 13 Şubat 2009) Takcı, Hidayet, İbrahim Soğukpınar, Mehmet Göktürk, “Elektronik Kütüphaneler ve Bir YaklaĢım”, http://ab.org.tr/ab02/tammetin/55.doc (Erişim: 15 Ağustos 2010) Türk Dil Kurumu, Güncel Türkçe Sözlük, http://www.tdkterim.gov.tr/bts/?kategori=verilst&kelime=ileti%FEim&ayn=tam (Erişim: 17 Mart 2009, 10 Temmuz 2010) 116 Tekin, Mahmut ve Ercan Çiçek, “Bilgi Çağında Bilgi Toplumu Ve Bilgi Ekonomisi”, http://bilgitoplumu.blogspot.com/2006/10/bilgi-anda-bilgi-toplumu-ve-bilgi.html (Erişim: 07 Haziran 2010) Travica, Bob, “Organisational Aspects Of The Virtual/ Digital Library: A Survey Of Academic Libraries”, http://rkcsi.indiana.edu/archive/CSI/WP/wp97-07B.html ( Erişim: 22 Haziran 2010) Yasun, Sinan, “Bilgi Yöneti(lir) mi”, http://www.kalder.org.tr/page.asp?pageID=1041 (Erişim: 12 Mart 2009) Yeditepe Üniversitesi, “Bilgi Belge Yönetimi Nedir”, http://www.yeditepearsiv.com/main.html (Erişim: 22 Mart 2009) Zaim, Halil, “Bilgi Yönetiminde Performans Ölçümü”, ttp://iibf.kocaeli.edu.tr/ceko/armaganlar/tokerdereli/43.pdf (Erişim: 29 Mayıs 2009) “Blog Nedir”, http://www.blognedir.com/blogrehberi/blog-nedir.html (Erişim: 03 Haziran 2010) “Excel Hakkında Her ġey”, http://www.zekiturk.com/t2128/ (Erişim: 20 Mayıs 2009) “Sunu Programı Nedir”, http://web.iku.edu.tr/courses/ismyo/.../IS104T3-20062007POWERPOINT.ppt (Erişim: 03 Haziran 2010) 117 ÖZGEÇMĠġ Muhammed Fatih Aksaraylı, 29 Mayıs 1982‟de Giresun‟da doğdu. İlkokulu İstanbul Çapa‟da, Çapa İlkokulu‟nda tamamladı; ortaokulu Manisa Özel Şehzade Mehmet Lisesi‟nde, lise öğrenimini; Manisa Lisesi‟nde yaptı. Isparta Süleyman Demirel Üniversitesi İİBF‟ den 2005 yılında mezun oldu. 2007‟de Marmara Üniversitesi Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı‟nda yüksek lisansa başladı. 2009-2010 Eğitim - Öğretim yılında İngiltere‟de İngilizce dil eğitimi aldı ve tez konusunda araştırma yaptı. Halen Gelişim Üniversitesi‟nde öğretim görevlisi olarak çalışmaktadır. 118
