Microsoft Excel Uygulaması 1

http://mimoza.marmara.edu.tr/~ocakir/
Microsoft Excel Uygulaması 1
Microsoft Excel 2010, Microsoft Office paketinde yer alan ve gerek veri depolama ve
organizasyonu gerekse çözümleme ve görselleştirme gibi faaliyetleri kolayca
gerçekleştirebildiğimiz bir uygulama yazılımıdır.
MS Excel 2010 ile üretilen dosyalar “çalışma kitabı” olarak adlandırılmakta ve “.xlsx”
uzantısına (Örn. deneme.xlsx) sahip olmaktadır. Bilindiği gibi, geleneksel (2007
öncesi versiyonlarda) MS Excel dosya uzantısı “.xls” şeklindedir. Bu farklılık, “.xlsx”
uzantılı dosyaların 2007 öncesi MS Excel versiyonlarında görüntülenebilmesi ve
düzenlenebilmesi için dönüştürülmesini zorunlu kılmaktadır.
Bir “MS Excel 2010 çalışma kitabı” her biri 1.048.576 satır ve 16.384 sütundan
oluşmak üzere birden çok çalışma sayfasına sahiptir. Çalışma sayfalarının sayısı
azaltılabilir ya da arttırılabilir. Ancak her bir sayfadaki satır ve sütun sayısı sabittir.
MS Excel penceresi, diğer ofis yazılımları ile büyük benzerlikler içerir. Üst kısımda
menüler ve bu menülere ait kısa yol tuşları, alt kısımda ise çalışma sayfası yer alır.
Bu iki kısım arasında ise sadece MS Excel’e özgü “işlev çubuğu” bulunur.
Bir çalışma sayfasını oluşturan birimlere “hücre” adı verilir ve her bir hücre adresi
bulunduğu satır ve sütun etiketleri ile (Örn. D sütununda ve 19’uncu satırda yer alan
hücrenin adresi D19) tanımlanır. Seçili hücrenin adresi işlev çubuğunun sol
bölümünde görüntülenir. Aynı bölüme bir hücre adresi girilerek onaylanırsa (Enter )
girilen hücre seçili hücre haline getirilmiş olur.
1
http://mimoza.marmara.edu.tr/~ocakir/
Çalışma sayfasında hücreleri birbirinden ayırmak için kullanılan “kılavuz çizgileri” ile
satır ve sütun etiketleri ekran görüntüsünde yer almasına rağmen sayfanın
baskısında standart olarak yer almaz.
Bir satırın yüksekliği satır boyunca, bir sütunun genişliği ise sütun boyunca aynıdır
ancak sabit değildir. Satır yüksekliğini ya da sütun genişliğini değiştirmek için satır ya
da sütun etiketlerini birbirinden ayıran çizgileri fare kullanarak yakalamak ve
sağa/sola ya da yukarı/aşağı hareket ettirmek yeterlidir. Aynı çizgileri iki kez
tıklayarak en uygun yükseklik ya da genişlik ayarlanabilir.
Seçme İşlemi: Seçili hücre, komutların uygulanacağı yerdir. Birden çok hücre
seçilerek istenen komut tüm bu hücrelerde aynı anda uygulanabilir. Birden çok hücre
seçmek istendiğinde SHIFT tuşu kullanılarak belirli bir aralıktaki birbirine komşu tüm
hücreleri seçmek ya da CTRL tuşu kullanılarak birbirine komşuluğu bulunmayan
bağımsız hücreleri seçmek mümkündür. Satır ya da sütun etiketleri fare kullanarak
tıklandığında ilgili satır ya da sütunun tamamı seçilebilir. Bir çalışma sayfasının
tamamını seçmek için ise satır ve sütun etiketlerinin kesiştiği boşluk (sol üst köşe)
fare ile tıklanmalıdır. Seçme işleminde SHIFT ve CTRL tuşlarının kullanımı
satır/sütun/sayfa seçimi için de geçerlidir.
Sayfa İçerisinde Gezinme: Sayfa içerisinde klavyedeki yön tuşları, Home/End
tuşları, Pageup/PageDown tuşları kullanılarak ya da sayfa kenarlarındaki kaydırma
çubukları yardımı ile gezinmek mümkündür. Ayrıca CTRL tuşu ile birlikte yön tuşlarını
kullanarak boş bir sayfada ya da bir tablo üzerinde ilgili yöndeki son hücreye sıçrama
yapılabilmektedir.
Veri Girişi: Bir MS Excel hücresine veri girişi yapmak için ilgili hücreyi seçmek
yeterlidir. Veri girişi yapılarak onaylandığında () işlem tamamlanmış olur. MS Excel
hücrelerine sayısal, metinsel ve alfa-sayısal verilerin yanı sıra hücre başvurusu
şeklinde veri girişi yapmak mümkündür. Başlıca veri türü sayısal verilerdir. Sayısal
veri girilirken ondalık basamaklar virgülle (Türkçe MS Excel için) ayrılmalıdır. MS
Excel, bir hücreye sayısal veri girildiğinde değeri otomatik olarak algılar ve hücre
içerisinde sağa hizalanmış olarak konumlandırır. Bir diğer yaygın veri türü metinsel
verilerdir. Metinsel veriler MS Excel tarafından oldukları gibi kabul edilirler ancak bazı
özel ifadeler (Örn. ay, gün) dışında tanımlanamazlar. MS Excel, sayısal veri olarak
algılamadığı bu tipte verileri hücre içerisinde sola hizalanmış olarak konumlandırır.
Bir diğer veri türü ise alfa-sayısal verilerdir. Alfa-sayısal veriler tamamı ya da bir
kısmı rakamlardan oluşsa bile sayısal değeri anlamlı olmayan (Örn. ürün kodu, kimlik
numarası, tarih) türdeki verilerdir. Bu tipte verilerin bir kısmı sayı bir kısmı metin
olarak algılanabilmektedir. Son olarak, bir hücrenin değeri hücre başvurusu da
olabilmektedir. Genel hücre başvurusu biçimi, “=” işareti ile başlar ve başvuru
yapılacak olan hücrenin adresi (Örn. =C13) ile tamamlanır. Bu veri türü MS Excel’e
önemli bir üstünlük sağlamaktadır. Hücre başvurusu, bir hücrenin değerini bir başka
hücrenin değerine ya da birden çok başka hücrenin değerlerine bağlı olarak belirleme
imkanı sağlar. Böylece, veri girişi yapılan hücrede başvuru yapılan hücrenin değeri
2
http://mimoza.marmara.edu.tr/~ocakir/
görüntülenir. MS Excel hücre başvuruları dinamiktir. Yani başvuru yapılan değer
değiştiğinde ilgili hücrenin değeri de değişir. Bir hücrenin gerçek içeriğini işlev
çubuğunun sağ bölümünde görmek mümkündür.
Daha önce veri girişi yapılmış bir hücrenin içeriğini düzenlemek için kullanılabilecek
üç yöntem vardır. Bunlar, ilgili hücreyi fare ile çift tıklamak, ilgili hücreyi seçerek
klavyedeki F2 tuşunu kullanmak veya ilgili hücreyi seçerek düzenlemeyi formül
çubuğunda yapmaktır.
Bir hücre içerisinde birden çok satır kullanılmak istenirse yeni satır oluşturmak için
klavyede Alt tuşu ile birlikte Enter (Alt+) kullanılır.
Hücre Biçimlendirme: Bir hücre, içeriği sabit kalmak üzere çeşitli biçimlerde
görüntülenebilir. Hücre biçimlendirmesi işlemi için “Giriş” menüsü altında yer alan
kısa yol simgeleri kullanılabileceği gibi tüm hücre biçimlendirmesi seçeneklerine
erişmek için seçili bölümde farenin sağ tıklanması ile açılan menüden “hücreleri
biçimlendir” komutu kullanılabilir. Hücre biçimlendirme ekranı sırasıyla sayı,
hizalama, yazı tipi, kenarlık, dolgu ve koruma başlıklı altı sekmeden oluşur.
Sayı sekmesinde yer alan alt kategorilerle hücre içeriğinin görünümü biçimlendirilir.
“Genel” kategorisi hücre içeriğinin MS Excel tarafından algılandığı şekliyle
görüntülenmesini sağlar. “Sayı” kategorisinde ondalık basamak sayısı, binlik ayraç,
negatif sayıların kırmızı renkte gösterimi gibi seçenekler bulunur. Diğer kategorileri
kullanarak hücre değerinin para birimi, kesir, yüzdelik oran, tarih v.b. biçimlerde
görüntülenmesi sağlanır. “İsteğe uyarlanmış” kategorisi hücre içeriğinin biçimini
kullanıcının dilediği şekilde yapmasına izin verir. Örn. İsteğe uyarlanmış kategorisine
beş adet sıfır (00000) girildiğinde ilgili hücreye beşten az basamaklı bir sayı girilse
3
http://mimoza.marmara.edu.tr/~ocakir/
bile görünüm beş basamaklı olur ve kullanılmayan basamakların yerinde sıfır (00214
gibi) görüntülenir.
MS Excel, bir hücreye aralarında (.), (/), (-) işaretleri kullanılan sayılar girildiğinde ilgili
değeri tarih olarak algılar. İçeriği bir tarih değeri olan hücreleri “sayı” olarak
biçimlendirdiğimizde ise ilgili tarihe karşılık gelen bir sayı değeri atanır. Bu atamada,
“01.01.1900” tarihi başlangıç değeri olarak kabul edilir ve karşılığı sayı değeri “1”
olarak gerçekleşir. Dolayısıyla, bir tarih değeri sayı olarak biçimlendirildiğinde oluşan
değer başlangıç tarihinden o tarihe kadar geçen gün sayısına (Örn. 25.000 sayısının
karşılığı olan tarih değeri 11.06.1968) karşılık gelir. Tarihlerin sayıya
dönüştürülebilmesi tarih değerleri ile de hesaplama yapılmasına olanak sağlar.
Hizalama sekmesinde, hücre değerinin yatay, dikey ve belirli bir açı ile
hizalanmasının dışında hücre birleştirme seçeneği de yer alır. MS Excel çalışma
sayfası aynı satır ya da sütundaki hücrelerin birbirinden farklı genişlik ve yükseklikte
olmasına izin vermediğinden standardın dışına çıkmak birden çok hücrenin
birleştirilmesi ile mümkün olmaktadır.
Yazı tipi sekmesi, yazı tipi, boyutu, stili, rengi gibi biçimlendirmelere ek olarak
değerlerin alt/üst simge şeklinde görüntülenmesine ilişkin seçenekleri barındırır.
Kenarlık ve Dolgu sekmeleri, seçili bölüme çerçeve ve iç çizgileri eklemek ve
biçimlendirmek ya da ilgili bölümün bir renk ya da desen ile doldurulmasına olanak
sağlar.
Koruma sekmesinde, hücrelerin değişikliğe ve hücre içeriğinin görüntülenmeye karşı
korunması için “kilitli” ve “gizli” seçenekleri yer alır. Bu seçenekler, “sayfa koruması”
aktif hale getirilmedikçe bir anlam ifade etmez.
4
http://mimoza.marmara.edu.tr/~ocakir/
Genel olarak, hücre biçimlendirmesi seçenekleri sayesinde görünümü çok farklı
şekillerde değiştirmek mümkün olsa da hücre içeriği asla değişmez.
Koşullu Biçimlendirme: İlginç, sıra dışı veya özel önem verilen değerlerin dikkat
çekmesi için koşullu biçimlendirme kullanılabilir. Koşullu biçimlendirmede, belirli bir
değere eşit, o değerden küçük/büyük, belirli bir aralıkta, ortalamanın altında/üstünde
gibi kriterlere uygun olan ve olmayan hücrelerin farklı şekillerde biçimlendirilmesi
sağlanır. Biçimlendirme öncesi biçimlendirmeye konu olan tüm hücreler seçilmiş
olmalıdır.
Hücre/Tablo Biçimlendirmesi: Bir hücre ya da hücre aralığının biçimlendirilmesinde
zaman kazanmak açısından önceden belirlenmiş hücre ya da tablo biçimleri
kullanılabileceği gibi kullanıcı tarafından yeni stiller geliştirilmesi ve sonradan
kullanılmak üzere saklanması sağlanabilir.
Ekleme ve Silme: Bir çalışma sayfasına hücre/satır/sütun eklemek istendiğinde diğer
hücreler/satırlar/sütunlar sağa ya da aşağı, silmek istendiğinde ise sola ya da yukarı
kaydırılır. Klavyede yer alan “delete” tuşu ise temizleme işlevini yürütür ve
temizlenecek hücre yerini korumakla birlikte sadece hücre içeriği temizlenir.
Satır/Sütun Gizleme ve Gösterme: İstenildiğinde çalışma sayfasının
basitleştirilmesi amacıyla bir veya birden çok satır/sütun sayfadaki varlıklarını
sürdürmekle birlikte gizlenebilir. Gizlenmiş hücrelere yapılan başvurularda herhangi
bir sorun oluşmaz. Ancak gizleme işlemi bir satırın/sütunun tamamı için geçerlidir ve
ilgili satırdaki/sütundaki hücrelerin bir kısmını görüntüleyip bir kısmını gizlemek
mümkün değildir. Gizleme işlemi için ilgili satır/sütun etiketi fare ile sağ tıklanır ve
açılan menüden “gizle” komutu seçilir. Gizli bir satırı/sütunu görüntülemek için ise iki
yanındaki komşu satırları/sütunları seçerek farenin sağ tıklanması ve açılan menüden
“göster” komutunun seçilmesi yeterlidir.
5