irErişiM pRosruünü

+
(,
Sağllk Bakanh0l
İ,]h] c !,.: |üyl,l],l,
TiTCK/ DESTEK VE LABoRATUVAR HiZMETLERi BAŞKAN YA R D IMC lLlĞ l/ ANALiZ VE KONTROL
LABoRATUVAR DAi REsi BAŞKAN LlĞl
irErişiM pRosruünü
PR1l /KYB
e
@
ıLETışlM
PROSEDÜRÜ
İYayın
Tarihi:O1.04.2o14
sayfa No:
VE KONTROL
]
Revizyon Tarihi/No: 00.00.0000
1/4
TUVARLARl
1. AMAÇveKAPSAii
Bu prosedürün amacı; Daire Başkanlığında iç (yatay/dikey) ve dış iletişimin zamanında, kesintisiz
ve etkin olarak sağlanmasıdır.
Bu prosedür, Daire Başkanlığı içi / Daire Başkanlığı dışı her tür iletişim kanalını, iletişimin
aşamalarını ve kullanıcılarını kapsar.
soRuMLULuKLAR
Daire Başkanlığıiçi yatay/dikey iletişim kanalının açık tutulmasından, iletişimin zamanında
2.
kurulmasından, kesintisiz ve etkin biçimde yürütülmesinden iletişimde bulunan personel ve/veya birim
sorumlusu, daire başkanl;
Daire Başkanlığı içi ve Daire Başkanlığı dışı elektronik iletişimin sağlanmasından Bilgi İşlem
Birimi;
KYS ile ilgili birim içi iletişimin yürütülmesinden ve birimler arası iletişimin kurulmasından BKT'ler;
birimler arasl iletişimin koordinesinden KYT;
Daire Başkanlığı içi genelge/yönerge/duyuruların
yazışmaların onaylanmasından Daire başkanı;
Müşteri
ve
yapılmasından; Daire Başkanlığı dışı resmi/özel
;
tedarikçilerle iletişim kanallarının
açık tutulmasından, iletişimin
zamanında
kurulmasından, kesintisiz Ve etk|n biçimde yürütülmesinden, hizmet sunulan kesimden geri bildirimlerin
alınmasından/
ilgili
birimlere iletilmesinden/ karşılanmasından/ müşteri
ve
tedarikçilerin
bilgilendirilmesinden ilgili birim sorumlusu / daire başkanl;
Daire Başkanlığı dışı/ kurumlararası yatay iletişim kanallarının açık tutulmasından, iletişimin
zamanlnda Ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesinden, ilgili birim sorumlusu/ daire başkanı;
Daire Başkanlığl dışı dikey iletişim kanallnln açık tutulmaslndan, iletişimin zamanında ve
kesintisiz olarak gerçekleştirilmesinden daire başkanı;
Daire Başkanlığı dışı yazışmalara kaylt numarasl verilmesinden ve kayıt altına alınmasından
büro;
KYs'i
etkileyecek/etkileyen her türlü iç/dlş iletişimin kaylt altlna alınmasından
bilgilendirmekten, BKT'ler,
Her türlü iletişim araçlarının sağlanmasından daire başkanı, sorumludur.
Kim Müh. Ebru Berksan
Kim. Müh. Sevilay Mekik
Form No: F04l KYBi o0
//
k{' \
fl§
/+A\
Bilm. Uzm. Ecz. Ayşegül Demirtaş
kalite yönetim Temsilcisi
r'ü.-
Yücel Denet
Daire Başkanl
ve
KYT'i,
Kod No: PR1 1/ KYB
iı-erişiıtı
Yayln Tarihi:01,04,2014
pRoseoünü
T.c
sağ* 8akan|ql
Revizyon Tarihi/No: 00.00,0000
sayfa No: 2/4
VE KoNTRoL LABoRATUVARLARl DAiRESl BAsKANLlGl
3. TAN|MLAR ve K|SALTMALAR
3.1. Üst Yönetim: Kurum Başkan ve Başkan Yardımcısı
3.2. Daire Başkanllğl: Analiz Ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanllğl
3.3. iletişim Araçları: Daire Başkanlığı içi/dışı iletişim için kullanılan resmi/özel yazı,
telefon,
faks, e-posta, duyuru, genelge, vb. gibi iletişim araçları
3.4. iletişim Kanalları: Verinin bir noktadan diğerine taşındlğl ortamlar ya da mesajın
göndericiden alıcıya aktarı|dığı yol
3.5. Yatay iletişim: Daire Başkanlığı içi hiyerarşik yaplya göre eşit düzeydeki personel/personel,
birim/birim, gibi yapılar arasındaki iletişim
3.6. Dikey iletişim: Daire Başkanlığı içi hiyerarşik yaplya uygun olarak genellik|e yukarıdan
aşağlya, bazen de aşağıdan yukarıya gerçekleştiren iletişim
3.7. Daire Başkanlığı Dışı iletişim: Daire Başkanlığlnln hizmet sunduğu ya da
ilişkide
bulunduğu resmi/özel kuruluşlar arasındaki iletişim
3.8. Daire Başkanlığı
İçi İletişim: Daire Başkanlığı birimlerinin kendi aralarında yaptığı iletişim
4. UYGuLAMA
Daire Başkanlığı; hizmet sunumunun istenilen şartlara uygun olarak verilebilmesi ve Kalite
Yönetim
Sisteminin etkin bir şekilde uygulanabilmesi amaclyla birebir (yüz yüze), telefon, e-posta, ilan tahtası
Ve/Veya toplantllar ile değişik iletişim kanallarını, araçlarını kullanarak kurum içi/dlşl iletişimi gerçekleştirir:
al.
iç iletişim:
4.,1.1. Yatay iletişım: Daire Başkanı, yukarıda belirtilen hususlar|n yerine getirilmesi yanı sıra
Kurum kültürünün Ve bağlnln geliştirilmesi için çallşanlar ve birimler arasİnda kuru|acak yatay iletişimi
deStekler.
4.1.1.1. Proses içi Yatay iletişim: Birim içinde yürütülen bir işleyişin çeşitli aşamalarında ortaya
çıkan iletişim ihtiyacı için prosedürler, talimatlar, iş aklşlarl, kalite planlarl, raporlama sistemi, formlar
ve/veya kayıt defterleri kullanılır.
4.1.1.2. Prosesler Arası Yatay iletişim: Bir birim içinde ya da birden fazla birimde yürütülen Ve
birbirleriyle etkileşimde bulunan proseslerin kontrollü bir şekilde yönetilmesi için dahili yazlşma,
prosedürler, talimatlar,
iş aklşlarl, kalite ptanları raporlama sistemi, formlar ve/veya kayıt
defterleri
vasıtasıyla iletişim sağlanır.
4.1.1.3. Daire Başkanhğl ve/veya Birim
fu,
içi Yatay iletişim: Kurum
/u/\
kültürünün Veya aidiyet
duygusunun gelişmesinde önemli bir yeri olan birim içi çalışanlar arasındaki va
Kim. Müh. Ebru Berksan
f((_
Kim, Müh. Sevilay Mekik;§[\
Forıı No FO4l KYB/ 00 ' \
Demirtaş
Temsilcisi
Bilm Uzm-Ecz,-Ay'şğgül
Kalate Yönetim
d_a
iizelliÖi
7{»r1
Yücel Dener
Daire Başkanı
nedeniyle
-r
(,
T.c sağld(
Kod No: PR1'l/ KYB
ıLETışıM
PROSEDÜRÜ
]
Yavln Tarihi:o,1.04.20'l4
l-
Revizyon Tarihi/No: 00.00.0000
BakanlEl
sayfa No: 3/4
VE KONTROL LABOMTUVARLARl
Birim/Bölüm
I
değişik departmanlardaki çalışanlarla kurulan yatay iletişim; birebir (yüz yüze), telefon, e-posta, ilan
tahtasI Ve/Veya toplantllar ile gerçekleşir.
Aıası Yatay İletişim: Daire Başkanlığı Organizasyon Şemasında yer
4.1.1.4. Birimler
alan
birimler arasındaki yatay iletişim; prosedürler, talimatlar, iş akış|arı, dahili yazışma, raporlama sistemi,
formlar, telefon, toplantl gibi vasıtalarla sağlanır.
Hizmet sunumunu ve KYS'i etkileyen iletişim için telefon kullanllması durumunda; iletişimin içeriği,
Telefon Kayıt Formuna kayıt edilir, e- posta kullanılması durumunda çıktısı alınır.
Birimler arası i|etişimin toplantılarla yapılması ha|inde; çıktılar Toplantı Tutanağı haline getirilir ve
ilgili birimlere dağıtımı yapılır.
4.1.2. Dikey iletişim:
4.1.2.1. Daire Başkanlığı İçi Dikey İletişim: Daire Başkanlığının kendi içindeki dikey iletişim
kanalı olarak, organizasyon Şeması kullanır. D|key iletişim, hiyerarşik yaptya uygun olarak yukarldan
aşağıya; telefon, dahili yazlşma, genelge, yönerge, duyuru, raporlama sistemi, toplantl Ve ilan tahtası
kullanılarak sağlanır. KYS kapsamındaki iletişim için prosedürler, talImatlar, iç tetkikler, raporlama
sistemleri ve toplantılar kullanılır. Aşağıdan yukarıya olan iletişim için telefondan, resmi yazışmalardan,
dilekçelerden, personel öneri görüş formlarlndan faydalanllır.
4.2.
Dış iİetişim:
4,2.1. Daire Başkanlığı Dışı Dikey İletişim: Daire Başkanlığının, dış dikey iletişimi, bağlı olduğu
TiTcK organizasyon Şemasındaki yapllanmaslna uygun olarak gerçekleşir. iletişim; yazışma, Kanun,
yönetmelik, genelge, yönerge ile hiyerarşik Statüye uygun olarak sağlanlr, lletişim aracl olarak; telefon,
internet, kurye ve faks kullanılır.
4.2.2. Daire Başkanlığı Dlşl Yatay iletişim: Daire Başkanlığl yada kuruluşlar arasl resmi yada
özel kuruluşlarla bilgilenme/bilimsel amaçlı yatay iletişim TiTcK Vasltasl ile sağlanlr. Resmi/özel yazlşma,
internet, toplantı, sempozyum, çallştay ile gerçekleştirilir.
4.3. Hizmet sunulan Kesimle iletişim: Daire
Başkanlığl Verdiği hizmet sunumunu, hizmet
sunulan kesimin talepleri doğrultusunda gerçekleştirmek üzere, hizmet sunulan kesimle iletişimi; birebir,
yazışma, telefon, internet, fiyat ve analiz kitapçığı ve anketler vasıtasıyla sağlar. Müşterilerin/hizmet
sunulan kesimin görüş ve önerileri için PRO9/KYB kodlu Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü ile
PR1g/KYB kodlu Şikayet Prosedürü gerekleri uygulanır. Hizmet sunumunu ve KYS'. etkileyen iletişim için
birebir, telefon, faks Ve/Veya internet ortamı kullanılması durumunda; iletişimin içeriği kaylt altlna allnlr.
Kayıtlar için, Telefon Kay[ Formu, Görüşme Tutanağl Ve e-posta çlktlları kullanılır. sözleşmelerdeki ya
da hizmet sunumundaki değişiklikler konusundaki iletişim, mutlaka yazıll yapılır ve karşlllklı imza altına
alın ır.
/r/',
./
Kim. Müh, Ebru Belksan /r/'
Kim. Müh. Sevilav Mekik .ı\I\
Form No F04/ KY'BI OO /-]''
//
Biım. uzm.
uffi
o.^rn"u
kalile yönetim Temsilcisi
r'O.ııa
Yücel Dener
Daire Başkanl
e
Kod No: PR11/ KYB
iı-erişiııı
Yayln Tarihi:01.04.2014
pnoseoünü
Revizyon Tarihi/No: 00.00.0000
sayfa No: 4/4
VE KONTROL LABORATUVARLAR|
Birim/Bölüm
4.4. Tedarikçilerle iletişim: Daire Başkanlığı,
kendisinden mal ya da hizmet satln aldlğl
tedarikçileriyle iletişimi, yazlşma / şartname / sözleşme, faks, telefon, internet Ve basln ilanlarl yoluyla
sağlar. Şartname/sözleşmelerdeki ya da mal/hizmet özelliklerindeki değişiklik talebiyle
gerçekleştirilecek/gerçekleştiralen
iletişimler, PRo8/KYB kodlu Satınalma Prosedürü gereklerine uygun
olarak Ve 4.4. maddesindeki gibi yazılı olarak ve karşılıklı imzaya dayalı olarak yapı|ır.
4.5,
Hizmet sunumunu ve KYS'i etkileyen her türlü iletişim birer kalite kaydıdlr. Bunlarla ilgili
olarak PRO2/KYB kodlu Kayıtların Kontrolü Prosedür gerekleri uygulanır.
5. lLGlLl DoKUMANLAR
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
5.8.
5.9.
Kayıtların Kontrolü Prosedürü
iç Tetkik Prosedürü
Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü
Satınalma Prosedürü
ŞikayetlerProsedürü
Telefon Kayıt Formu
Öneri ve Görüş Anketi Formu
Görüşme Tutanağı Formu
Toplantı Tutanağı Formu
5.10. Fiyat ve Analiz Kitapçlğl
5.11. Personel Öneri ve Görüş Anketi Formu
5.12. Şikayet Formu
6. KAY|TLAR
Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtlar PRO2/KYB kodlu Kayıtların Kontrolu
Prosedürü ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik gereklerine uygun olarak kaylt altlna allnlr,
7. REFERANS
Ts EN lso 9001:2000 Standardı
5.5.3 ve 7.2.3 Maddeleri
TS EN lSO/lEC 17}25lAralık 2005 Standardı 4.4, 4.7 ve 4.8 Maddeleri
Kamu Görevlileri Etik Davranlş ilkeleri ile BaşVuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
(13.01.2005 ıorihlı ve 25785 Sa!ılı Resmi Gozeıe)
,/ı
/ü/,/
Kim. Müh. Eüu Berksan r,'
Kim. Müh. Sevilay Mekik .,\
Form No. F04l KYB/ 00 /'\\
,/a>
Bilm. Uzm, Ecz. Ayşegül Demirtaş
kalite yönetim Temsilcisi
r'?""e,
Yücel Dendr
Daire Başkanl