ZAMAN YÖNET*M*

ZAMAN YÖNETİMİ
1
 Örgütlerde işlerin belli
bir zaman diliminde
yapılma gereği, özellikle yöneticileri zamanın baskısı
ile baş başa bırakır.
 İş yetiştirme telaşının özellikle kriz dönemlerinde
büyük bir gerilim kaynağıdır.
 Üzerinde zamanın yoğun baskısını hisseden bir
yöneticinin
yapacağı
en
önemli
iş,
"zamanı
yönetmektir". Kısaca belli işlerin yapılmasını belli
zaman dilimlerinde tamamlamaktır.
2
 1.
Zamanın Anlamı ve Kapsamı
 Zaman, iki hareket arasındaki süredir. Hareket ve
maddenin nesnel hali zamanla belirir.
 Zaman cismin belirleyici faktörüdür. Hareketin hızı,
zamanın da hızını gösterir.
 Görelilik ve Kuantum varsayımlarına göre zaman ile
uzay birbirleriyle doğrudan ilişkili ve bağlantılıdır.
3
 Her insanın kullanabileceği sınırlı bir zaman dilimi
vardır.
 Bu azaltılamaz ve çoğaltılamaz, fakat aynı zaman
dilimi daha verimli ve etkin kullanılabilir.
 Zaman yönetimi de tam olarak budur.
4
 Her insan sadece kendi zamanını kullanır, fakat yöneticiler
astlarının ve örgütün zamanını da kullanır.
 Yaşamda yerine ikame edilemeyen değerlerin başında
zaman gelir.
 Zamanın değeri, insanın onu yönetmesine ve anlamlı
kılmasına bağlıdır.
5
 2.
Zaman Yönetimi
 Zaman
yönetimine
zaman
analizi
yaparak
başlanmalıdır.
 Özellikle zaman yönetimi konusunda sorunu olanlar, zamanın
yetmediğinden, azlığından yakınırlar.
 Gerçekte zaman az değildir; ancak işleri planlayıp zamanı
yönetemediğimizde, zamanın yetmediğini görürüz.
6
 Farkında olmadan zamanı şu ya da bu şekilde yitiriyoruz.
Kayıp zamanlar, kaybedilen günlere, haftalar, aylara ve
yıllara dönüşüyor. Hayatı daha verimli kılmak için,
zamanı yönetmek gerekir.
 Zaman yönetme yollarından biri,
zamanın nerelere
harcandığının analiz edilmesidir.
7
 Zaman tuzaklarından arınmış verimli ve etkin bir
zaman yönetimi için sunulan öneriler;
 İlk olarak yapılması gerekmeyen, hiçbir sonuç
getirmeyen yalnızca zaman israfına yol açan işler
belirlenmeye ve bunlar bertaraf edilmeye çalışılır.
8
 Zaman israfının ortak bir nedeni vardır ki, büyük
ölçüde yöneticinin denetimi altındadır.
 Bu yöneticinin kendisinin israf ettiği diğer insanların
zamanıdır.
Etkin
kapılmadan
şu
yöneticiler
soruyu
bir
çekingenliğe
sormayı
bilmelidirler;
"Çalışanların etkinliğine katkıda bulunmaksızın
zamanlarının
israfına
neden
olacak
neler
yapıyorum?"
9
 Başarılı bir zaman yönetimi için altı klasik teknik
şunlardır:
 Önce ana ve zorunlu işleri yapın,
 Birbirleriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın,
 Büyük işleri uygun dilimlere bölün,
 Bir zaman tablosu kullanın,
 Bir anda tek bir iş üzerinde durun ve sadece onu
düşünün
 İşi şimdi yapın ve onu tamamıyla bitirin.
10
 3. Yönetsel Zaman Kavramı
 Yönetim, örgütsel amaçlara etkili ve verimli bir şekilde
ulaşmak için karar verme, plânlama, örgütleme,
eşgüdüm ve denetimi içeren bir süreçtir. Bu süreci
yönetici işletir.
11
 Örgüt içerisinde hangi düzeyde olursa olsun, tüm
yöneticilerin yönetim çalışmalarına ayırdıkları
süreye "yönetsel zaman" denilmektedir.
 Yönetsel zaman, örgütsel amaçların belirlenmiş
zaman boyutunda belli bir verimlilik ve etkinlikle
yerine getirilmesidir.
12
 Yönetimde zaman en önemli kaynaktır.
 Örneğin karar alma önemli bir yönetsel süreçtir ve
yönetici en doğru kararı, en kısa zamanda almalıdır.
Kararın doğru olması yeterli değildir;
 örgütler
serbest
rekabet
ortamında
zamana
karşı
yarıştıkları için, karar alma sürecinin hızlı işlemesi gerekir.
13
 Yönetsel
zamanın
etkin
kullanımını
engelleyen
zaman tuzaklarını şöyle sıralayabiliriz:
 a.
Plansızlık, organizasyon bozukluğu ya da eksikliği,
 b.
Davetsiz ve randevusuz misafirler, gereksiz ve uzun
telefon görüşmeleri,
 c.
Yetki devretmeme,
 d.
Personelin sayı ve eğitim yetersizliği, ayrıntılarla
uğraşma, bir işi tamamlamadan diğerine geçme ve
fiziksel olanakların sınırlılığıdır.
14
 Yöneticilerin, yönetsel zamanlarını etkili ve verimli
kullanabilmeleri için:
 Zamanlarının nasıl geçtiğini gösteren bir zaman
çizelgesi bulundurmaları,
 İşler için bir zaman tahsisi listesinin hazırlanması
ve zaman tahsisinin çıkarılması,
 Etkili bir yönetici olmak için işler; A. (önemli) işler,
B. (sıradan-rutin) işler ve C. (gereksiz-boş) işler
şeklinde sınıflandırılmalıdır.
15
 4. Yönetici ve Zaman Yönetimi
 Yönetimin üst kademelerine çıkıldıkça eksikliği duyulan
şey, zamandır.
 Yönetici zaman yönetiminde işe plan yaparak değil şu anda
zamanın nereye harcandığını düşünerek başlar. Başarılı
bir yönetici, zamanın sınırlayıcı bir faktör olduğunu
bilir.
 Yapılan her işin verimi, sınırlı kaynaklar tarafından
belirlenir. Bu sınırlı kaynakların en başında zaman gelir;
çünkü zaman arzı esneklikten tamamen uzaktır.
16
 Yapılan






araştırmalar, yöneticinin zamanını etkin
kullanmasını engelleyen "zaman tuzaklarını" şu
şekilde ortaya koymaktadır:
Telefon görüşmelerinin gereksiz olarak uzatılması,
Günler, geziler ve planlanmamış ziyaret ve görüşmeler,
Günlük işlere aşırı özen gösterme ve onların neden
yapıldığı değil, nasıl yapıldığı üzerinde durulması,
İşleri sürüncemede bırakarak, aceleciliğin ve telaşın
doğurduğu sorunlar,
Her şeyi okumaya çalışmak ve enformasyona fazla açık
olmak, enformasyon çarpıtmaları,
Kadro şişkinliğinden veya eksik ve yetersiz kadrodan
kaynaklanan sorunlar ve kötü örgütlenme ve tasarım,
17
 5.
Yöneticilerin
Zamanı
Etkin
Kullanma
Yöntemleri
 1.Plânlamaya önem verme. Planlamayla çalışılan her
saat, kişiye planlamaya harcadığından daha fazla
zaman kazandırır. Bunun için yöneticiler, iyice
düşünüp taşınmadan hiçbir işe başlamamalıdırlar.
18
 2.Öncelikleri belirleme. Zaman yönetimi, zaman
içinde işlerin önceliklerini belirleme faaliyetidir.
İşlerin öncelik sırasına konması, her zaman kolay
olmamaktadır.
19
 3.Yöneticinin
kendini örgütlemesi. Yönetimin
temel fonksiyonlarından biri de, örgütlemedir.
Yöneticinin
çalışmaları
örgütteki
ve
fiziksel
asıl
görevlerinden
kaynakları
biri,
örgütlemedir.
Yönetici, yönetsel rolünü verimli biçimde yerine
getirebilmek
için,
kendini
ve
işlerini
örgütleyebilmelidir.
20
 4.Çalışmaların
bölünmesini
engelleme.
Yöneticilerin zamanlarının en büyük tuzakları çeşitli
nedenlerle yaşadıkları bölünmelerdir. Söz konusu
bölünmeler; telefonlar, konuklar ve toplantılar gibi
nedenlerden kaynaklanır. Bölünmeleri engellemek
için telefonun gereksiz kullanımı önlenmelidir.
Telefonun
yarattığı
önlenmesinde,
gereksiz
sekreterlere
zaman
büyük
kayıplarının
görevler
düşmektedir
21
 Diğer bir önemli bölünme nedeni konuklardır. Konukların
zaman kaybına neden olmamaları için şu önlemler alınmalıdır:
 a.
Sekretere randevuları organize etme sorumluluğu
verilmeli,
 b.
Belirli ziyaret saatlerini saptanmalı,
 c.
Ayağa kalkarak konuşarak yoğun olduğu kanısını
uyandırmalıdır.
22
 5.Toplantılar.
Yöneticiler
gerekmedikçe
toplantı
yapmamalıdırlar. Toplantı yapmak, rapor düzenlemek,
sunuş yapmak, yöneticinin iş ortamıyla ilgili iletişim
çabaları içerisinde yer almaktadır. Bazen toplantı
yapmak yerine toplantı yerine geçecek yöntemler
kullanmak daha yararlı olabilir.
23
 6.Yetki devri;Yönetici için en önemli zaman tuzağı
astlarına devretmesi gereken işleri kendisinin
yapmasıdır. Yönetici kendine "şu anda yapmamam
gereken hangi işi yapıyorum?" ve "bu işi benden
başka kim yapabilir?" şeklinde sorular sorarak,
devretmesi gereken işleri tespit edip, bunları astlarına
devretmelidir.
24
 7.Zamanı programlama. Belirli süreleri içeren planların
yanı sıra, günlük programlar hazırlama, yöneticiye
zaman kazandırır. Bunun için; toplantıları, randevuları,
astlarla
görüşme
saatlerini
ve
benzer
konuları
programlamak, zamanın düzenli kullanılmasını sağlar.
Zaman programlamada işlerin kişinin günlük enerjisi
dikkate alınmasıdır.
25
 8.İşte yoğunlaşma. İşte yoğunlaşmayı sağlamak kolay
değildir. Bunu gerçekleştirmenin önemli bir kuralı,
kişinin
unsurları
dikkatini
toplamasına
belirleyip,
daha
engel
sonra
olan
ortadan
kaldırmaktır. Bu konuda, iki sorundan söz edilebilir:
26
 9.Başlanan işi bitirme. "Bir iş kendisine ayrılan
zamanda bitirilir" şeklindeki Parkinson kanunu göz
önünde
bulundurularak,
ayrılmamalıdır.
İşleri
işlere
zamanında
fazla
zaman
bitirmek
çok
önemlidir.
27
 10.Sekreterlik hizmetlerinden etkin yararlanma.
Hiç
bir
teknoloji
ve
hiç
kimse,
yöneticiye
profesyonel bir sekreterden daha fazla zaman
kazandıramaz. Yönetici, sekreterlik hizmetlerinden
etkili biçimde yararlanmalıdır. Bu süreç, zaman
yönetimi konusunda, sekreterin özenli olmasını
zorunlu kılmaktadır; çünkü sekreter, kendi zamanını
yönetemiyorsa, yöneticisinin zamanını yönetmek bir
tarafa, yöneticisi için bir zaman tuzağı olacaktır.
28
 11.Yapılacakları detaylandırma. Her gün için bir
"yapılacak işler listesi" hazırlanmalıdır. Yapılması
gereken işler mümkün olduğunca unsurlara ayrılmalı
ve detaylandırılmalıdır.
29
 12.Destek sisteminden yararlanma. Bir yöneticinin
bizzat yapması gerekmeyen işleri olabilir. Zamandan
tasarruf etmek isteyen bir yönetici, bu tip meseleleri
düşünerek,
onlarla
uğraşmak
üzere
yardım
isteyebileceği kişilerin yardımını sağlayarak, daha
önemli işler için zaman kazanmalıdır.
30
 13.İş Sınıflaması. Bir yönetici sorumluluğu altında
olan işleri zorluk derecesine göre; açık, anlaşılır ve
zor işler olarak ve muhtemel çalışma sürelerine göre;
kısa süreli (bir saatten az) ve uzun süreli (günlük,
haftalık) işler şeklinde sınıflandırmalıdır
31
 14."Hayır" diyebilmek. Zamanını iyi yönetebilen
yönetici, planlar dâhilinde olmayan yeni sorumluluk,
yeni proje veya yakınların üzerine atmaya çalıştığı
işleri zamanını düşünmeden kabul etmemelidir.
Bunu başarabilmek için "hayır" demeyi öğrenmelidir.
32
 15.İşle ilgili becerileri tespit etmek ve gerekse işi
tamamlamak
için
gerekli
zamanı
belirlemek
açısından yöneticilerin kullanabilecekleri çeşitli
teknikler bulunmaktadır. Bunlar
33
 16.İş yapma zaman kullanım analizleri. İş yapma
zaman kullanım analizleri sonucunda, ne kadar boş
zaman olduğu tespit edilir. Bunun yanında, ofis
işlerinde kullanılan verimsiz zaman tespitine yardımcı
olur. İşler için harcanan zamanı analiz etmek
kolaylaşır.
34
 17.İş
dağıtım
şeması.
İş
dağıtım
şemasının
oluşturulmasında dört temel unsur dikkate alınır.
Bunlar; yapılacak iş sayısı, her işi yapmaya
harcanacak zaman, işi yapma yeteneğine sahip
kişi sayısı ve yeterli nitelikteki donanımın varlığı.
35
 18.İstisnalara göre yönetim. Karar verme ve problem
çözme yetkisinin astlara aktarılmasıdır. Bunun için,
öncelikle, üst yönetici yetki sınırlarını önceden
belirler. Daha sonra, işin gidişatı denetlenir veya rapor
istenerek incelenir. Nihai olarak, planlananın dışında
ortaya
çıkan
istisnai
durumlarda
üst
yönetici
müdahale eder.
36
 6. Astların Zamanını Yönetmek
 Yöneticinin görevi yalnızca kendi zamanını etkin
kullanmak
değildir;
aynı
zamanda
yönetici,
örgütteki insan kaynaklarının zamanlarını etkin
kullanması
konusunda
liderlik
görevini
yürütmesi beklenmektedir.
37
 Zamanın
etkin
kullanılması,
örgütün
kültürüne
yansıyacak bir özellik haline dönüşmesi isteniyorsa,
astların zamanlarını etkin kullanabilmesi açısından
yöneticilerin bazı tedbirler almasını gerektirmektedir.
 Bu nedenle, gerek yetki devri yoluyla, gerekse diğer
işlemlerle, yönetici yardımcılarının yapacakları işlerin
sınırlarını ve yetkilerini tam anlamıyla bilmeleri
yararlı olur.
38
 Yöneticiler astları görevlendirirken dikkat etmesi ve
kaçınması gereken durumlar şunlardır:
 a)Emirlerin açık olmaması. Böyle bir emir, astın zaman
yönetiminde engelleyici rol oynar. Buradan hareketle,
anlaşılır emirler vermek için, yeterli zaman ayırmak ve
etkin iletişim kurmak gerekir. Bu aynı zamanda etkin
zaman yönetimi anlamına gelmektedir.
39
 b)Astların bekletilmemesi. Başkalarına fazla değer
vermeyen, onların beklemelerine de aldırmaz.
Yöneticinin
böyle
bir
yaklaşım
içinde
olması,
kendisinin diğerlerine göre, önemli olduğu düşüncesi
yatmaktadır. Bu tutum, verimli astlar için rahatsız
edici bir iklim oluşturmaktan başka bir işe yaramaz.
40
 c)Astları işinden alıkoymak. Astların çalışmasını sık sık
keserek, onları engellemek önemli zaman tuzağıdır.
 Astlardan etkin bir biçimde yararlanmak için, onların
zamana karşı duyarlılıklarını geliştirmek gerekir.
 Bunun için astlar yöneticilerinin yol göstermesine ihtiyaç
duyarlar.
 Astların zaman sorunları görmezlikten gelinirse, yöneticinin
verimliliği de sınırlanmış olur.
41