PowerPoint Sunusu

SEMİNER : Ali KOCAGÜMÜŞ
HAZIRLAYAN : Hakan İNAL
2001
İletişim kısaca mesaj alış verişidir. Etkili iletişim ise,
mesajın etkili olmasıdır. Etkileşimde , başlangıçta üç
ana unsur vardır. Bunlar; mesajı veren, mesajı
alan ve ortamdır. Bunların ne anlama geldiğini
kısaca açıklayalım.
ORTAM
Mesajı Veren
Mesajı Alan
Bu üç unsurdan biri olmazsa iletişim olmaz. Etkili iletişimde bu üç
faktörü ana hatlarıyla inceleyelim. Öncelikle şunu belirtmekte fayda
vardır ki, etkileşimde varolan elemanlar birbirinden bağımsız kesin
çizgilerle ayrılmış değildirler. Aksine iç içe girmiş girift bir halleri
vardır.
A) MESAJI VEREN
Mesajı veren kişinin, mesajı alana karşı statü olarak üç farklı durumu
vardır. Bunlar;
1)
Mesajı Veren Alanın Üstündeyse;
Bu durumda etkileşim genellikle mesajı verenin denetimi
altındadır. Mesaj, sözlü veya sözsüz ( beden dili ) olabilir. Burada
mesajı veren otoritedir. Mesajı veren ortamı seçebilir, bunu
kullanabilir. Örneğin; çok lüks ve donanımlı yönetici odaları hem
karşısındakine güven vermek hem de kontrol altında tutmak için
kullanılır. Memleketimizde böyle lüks bürolar açıp, vatandaşın
parasını alıp dolandıranlar gazete manşetlerine taşınmıştır.
Bankerzedeler bunun en çarpıcı örneklerinden biridir. Ayrıca
kullanılan sözlü ifadeler ve vücut duruşu da statü farkını çok rahat
yansıtabilir. Örneğin; statü olarak yüksek bireyler, statü olarak
düşük bireylerin yanında daha rahat dururlar. Alttaki bireyler daha
çok eli önünde veya hazır ol vaziyetine yakın haldedir. Örneğin;
okuyucu aşağıdaki ifadelerden hangisini statü olarak
karşısındakinden daha yüksek birinden söylenmiş olabileceğini
çok rahat anlayabilirler.
1) Yarın saat 15:00 te seni alayım.
2) Yarın saat kaçta sizi almamı düşünürsünüz?
3) Yarın saat 15:00 te seni alacağım.
Görüldüğü gibi; 1. İfade statü olarak denk bireylerin, 2. İfade de
mesajı verenin statüsü mesajı alandan daha düşük, 3. İfade de ise
mesajı verenin statüsü mesajı alandan daha yüksektir. Genelde statüsü
yüksek olan insanlar, statüsü düşük olan bireylerden bilgi almak için
etkileşimde bulunurlar. Örneğin; bir Bakan’ın Vali’den aldığı brifing
bu şekilde bir iletişimdir. Fakat unutulmamalıdır ki etkili iletişimde
hedef amaca yönelik verimin arttırılmasıdır. Bu da daha çok mesajı
verenin elindedir. Ve bu bir süreçtir. Hemen aklımıza şu soru gelebilir.
Birinci durum özelliğini taşıyan bireyler etkileşimde verimliliği nasıl
arttıracaklardır? Çünkü etkili iletişim; mesajı alan bireyin bu mesajı
aldığında göstereceği tavırla ilgilidir. Bir işyerinde etkileşim iki yönde
gelişir. Bunlar; formal ve informal ilişkidir. Bu ilişki yukarıda
bahsedilen her durum için geçerlidir. Bu iki ilişkinin kordineli olarak
yüksek tutulması da bazı şartlara bağlıdır. Bunlar nelerdir sırasıyla
inceleyelim.
A ) Formal İlişki ; ilişki düzeyinin resmi olmasıdır. Burada insanlar birer çalışandır.
Ve sadece yapılan işe bakılır. Sadece iş akışının sürekliliği esastır. Verimin
arttırılması için hizmet içi eğitim çalışmaları yapılır. Bu ilişkide ifadeler
resmidir. Örneğin; Hakan Bey, Emine Hanım, Ömer Efendi, Yaşar Usta . . . gibi
B ) İnformal İlişki ; bu tür ilişkiler resmi olmayan ilişkilerdir. İş ortamının havası ile
ilgilidir. Bu ilişkide çalışanın moral durumunun yükseltilmesi amaçtır. İlişkide
başarılı olmak için, yöneticilerin bazı özelliklere sahip olması gerekir.
Çalışanın işinde başarılı olması için, öncelikle yaptığı işi içselleştirmesi ve
“Benim işim” olarak görmesi ve benimsemesi gerekiyor. Bunu sağlamak ta
yöneticinin vazifesidir. Örneğin bir işyerinde ekonomik kriz yaşanıyor. Kriz,
takriben 4 ay sürecek ve bu arada çalışanlara sadece en temel ihtiyaçlarını
karşılayacak kadar para verilecek. Çalışanların başka bir yerde çok daha iyi
imkanlarla iş bulma olanağı da var. Acaba işyerinde 4 ay kaç kişi bu şartlarda
çalışabilir? Buna verilecek cevap o işletmede çalışanların işletmeyi ne kadar
içselleştirdiğini gösterir. Bunu gerçekleştirmek için neler yapmak gerekir?
Öncelikle yöneticinin iletişimin akış biçimini iyi değerlendirmesi ve bunu iyi
okumasını bilmesi gerekir. Aşağıya doğru iletişimde önemli olan amacın
benimsetilmesidir. Bir kurumda kurum amaçlarının benimsenmesi o kuruma
bağlılık verimli ve etkili çalışma için yüksek motivenin olması demektir.
Kurum çalışanları neyi neden yaptıklarını biliyorlarsa o
kurumun amaçlarını benimsetmek te kolaylaşır. Ayrıca yöneticinin
aşağıdan yukarıya doğru iletişime de imkan tanıması gerekir. Çünkü
bu iletişimle;
Yöneticiye karar verme sürecinde değerli bilgiler sağlar.
• Astların bilgilenmeye hazır olma zamanları ve üstten gelenleri ne
ölçüde algıladıkları hakkında fikir verir.
• Sıkıntı ve tıkanıklıkların yüzeye çıkmasına imkan tanır. Yönetici,
çalışanları neyin sıkıntıya soktuğunu bilmesini sağlar.
• Yukarı doğru iletişim çalışanlara öneri ve düşünceleriyle kuruma
katkıda bulunma şansı vererek durumdan hoşlanmaları ve
kendilerini kuruma yakın hissetmelerini sağlar.
• Bu tür iletişim çalışanların problemleri ile başa çıkmalarına
yardımcı olur. Kuruma katılımlarını güçlendirir.
•
Kendinizi Tanıyın: Psikolojik özelliklerinizi bilin. (sinirli,
alıngan,içine atan vs.) Unutmayın ki iletişim kurduğunuz
insanlar dünyayı sizin gözünüzden değil kendi gözlerinden
bakarlar.
 Farklılığı Kabul Edin: Başka insanların farklılığını bilmekle
kalmayın bunu önlenemez doğal bir gerçek olduğunu kabul
edin.
 Başkalarını Dinleyin
 Geri Bildirim Alın
 Kendinizin En Katı Eleştiricisi Olun: Sürekli kendi eksikliklerinizi
arayın.
 Görselleştirin Ve Canlandırın: Özellikle önemli noktalarda
görsel ve işitsel araçlar kullanın. (şema,grafik,slayt)












Heyecanınızı Saklamayın: Çünkü heyecan bulaşıcıdır.
Dinleyicilerin Özelliklerini Bilin: Açık şeyleri açıklamak
çoğunlukla insanları sinirlendirir.
Konuşurken Bir Kişiye Takılıp Kalmayın
Sorulara Yanıt Vermede Yada Saldırılara Karşı Savunmaya
Geçmede Acele Etmeyin
Eleştirileri Dikkatle Dinleyin:
_Eksikliklerinizi görürsünüz.
_Eleştiri yapan haksızsa zaten orada sizi
savunan olur.
Grubun Dikkatini Çekeceğiniz Uzlaşma Noktaları Arayın
Eğer İtirazlarla Karşı Karşıya İseniz Başkalarından Yardım
Alın
Sağlamaya Çalıştığınız Görüş Hakkında Gerçekçi Olun
Bir Öneri Yada Karara İlişkin Yapılması Gerekenleri öne
Sürmekten Kaçınmayın
1)
2)
3)
4)
Konuşan birinin sözünü kesmek
Konu üzerinde yoğunlaşma ;önemli olan ne söylediğidir
neden söylediği değil.
Dinlememek
Yargılayıcı konuşmak
ETKİLİ İLETİŞİMİN
ENGELLERİ
1)
2)
3)
Kişisel özelliler
Örgütün havası;bireyler arası güven,
itimat,benimseme
Olumsuz sözsüz iletişim , vücut dili,jest ve mimikler
GÖRÜŞME
Yöneticinin kurumda etkili olabilmesi için görüşme tesirli bir
araçtır.
Görüşmenin Planlanması
1)
2)
3)
Görüşme zamanı katılımcılar için uygun bir zaman olmalı
Görüşme uygun bir zamanda yapılmalı (ses. , ısı, ışık)
Görüşmeye zamanında ve hazırlıklı gelinmeli
Görüşme Tekniği
1)
2)
3)
4)
Görüşmeyi somutlaştırılarak yürütülmesi ile ilgilidir. Dört aşaması vardır
Dostça bir uyum.
Bilgi toplama ve paylaşma
Bir eylem planına karar verme
Görüşmeyi bitirme
ETKİLİ KARAR VERME İÇİN ÖNERİLER
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Kararı bir yatırım olarak görün
Amacı gözden kaçırmayın
Fırsatlar arayın; alınan kararların uygulanması bireyleri yaklaştırır.
Önceki kararların verilerini gözden geçirin
Genellemeleri dikkatli yapın
Yeniliğe önem verin
Personeli katın
Başarının onurunu paylaşın
Kararın dolaylı etkilerini önceden hesaplayın
Soruna soğukkanlı yaklaşın
Doğru zamanı seçin
Önemli olanı önce yapın
Söyleyin ve benimsetin;söylemek benimsetmek değildir. Benimsetmek
personelin içten doyumu ile ilgilidir. Doyum düzeyi yüksek olduğu zaman işler
yürür.
14) Kolaylaştırıcı koşullar hazırlayın
15) Yaptığınız işten zevk alın
16) Parçayı dikkatli harcayın
Yapılacak olan faaliyetin stratejisini hesaplamadır.
Bir planlama yaparken şu önerilere dikkat etmemiz yararlı olur;
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Planınıza bir ad verin. Böylece projemiz bir kimlik kazanır.
Planınızda yer alan kişileri belirleyin.
Kullanabileceğiniz kaynakları kontrol edin.
Yöntemler geliştirin.
Maliyeti tahmin edin.
Bir kontrol süreci işletin.
Bulguları değerlendirin; planınız uygulandıkça ortaya çıkan sonuçları
değerlendirmeye tabi tutun.
8)
9)
10)
Bir yedek plan geliştirin
Bütçe yapın.
Sürekliliği sağlayın.
•
•
•
•
•
•
•
Üzerinde konuşulacak tüm konuları , tüm katılanlarca anlaşılacak
şekilde tanımlayın.
Seçenekleri geliştirin.
Tartışmayı tavında tutun: Tüm üyelerin problemi çözmek için katkıda
bulunmasını sağlayın konunun dağılmasına müsaade etmeyin.
Özetleyin.
Üyelerin sorumluluklarını kontrol edin.
Üyeler arası görüş birliğini sağlayın.
Gündemi dikkate alın: çoğu zaman bir toplantının başarısı açıkça
söylenenler değil, toplantıya katılanların doğrudan gözlenemeyen
tutumlarıyla ilişkilidir.
Toplantılarda yöneticinin yapmaması gerekenler:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Belirsiz gündem.
Sorunun yanlış konması.
Bireylere ilişkin sorunları toplantıya getirmek.
Uygun olmayan kişilerin katılımı; bir sorunu çözmek
istiyorsanız, toplantıya katılacakları, statülerine göre
değil sorunla ilgilerine ve uzmanlıklarına göre seçin.
Suçu birine yıkmak.
Yanıltıcı bilgi vermek.
DİNLEYENLERİN DİKKATİNİ
UYANIK TUTMA
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Fısıldaşanları keskin bakışlarla uyarma.
Konuşmayı kesme.
Konuşanlara soru yöneltme.
Toplantıyı zamanında bitirme.
Tartışmaları dikkate alın, toplantı bitiş saatini yemek,
dinlenme. . v. b saatlere denk getirin.
Bir zaman uyarıcısı kullanın.
Olumluyu vurgulayın: problemi getiren üyenin, çözüm
önerisini de beraberinde getirmesini sağlayın.
TOPLANTIDA KAÇINILMASI
GEREKEN İKİ TEMEL KURAL

Demokratik olayım derken kontrolü elden kaçırmak.

KATILIK: Toplantıda çıkan kararın sizin tarafınızdan
alınması değil, gruba mal edilmesi önemlidir. Çünkü
gurup üyeleri benimsetilmemiş bir karara uzaktan
bakabilirler.
Grubun sayısı yükseldikçe bireysel
katılım düşer !. .
Etkileşimde meydana gelebilecek olan sıkıntılar:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Soru aptalca bile görünse ciddi bir biçimde yanıtlayın.
Bu tip soru tekerrür ederse tekrar cevaplayın.
Hem bireyi hem de grubu dikkate alın.
Yanıtlarınızı özetleyin.
Konuyu dağıtmayın: konuyla alakalı olmayan soru
sorulduğunda kibarca ama net biçimde reddedin.
Bilmediğinizi kabul edin.
TOPLANTIDA ETKİLİ İLETİŞİM
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Yalnızca gerekli olduğu zaman toplantı yapın.
Kişisel ilişkilerinizi geliştirin.
Geniş tür hazırlık süresi sağlayın.
Toplantıya katılanların hazırlanmasına yardım edin.
Toplantıları işbirliği yaparak planlayın. (madde toplantısı olamasın.
)
Toplantıya zamanında başlayın.
Gündem hazırlayın
Gündemi açık tutun.
Yapılacak görevin tüm üyelerce kavranmasını sağlayın.
Konuya bağlı kalın.
Sunumları kısa tutun.
Toplantı ortamının tümünü kontrol edin.
Toplantı odasını toplantı için hazırlayın. (fiziki ortam )
14)
15)
16)
17)
18)
19)
20)
21)
22)
23)
24)
25)
Rahatlık sağlayan tüm faktörlere dikkat edin.
Uygun mobilyalar seçin.
Oturma düzenini esnek bırakın.
Araçları kullananları kontrol edin.
Bozucu etkenleri ayıklayın; telefonların kapalı olması. . .
Kişiler arası etkileşimi kolaylaştırın.
Küçük ikramlarda bulunun.
Belirsizlikten sakının.
Sessizliği okumayı öğrenin
Dosdoğru konuşun: alay, iğneleme, bozuk şive,
uygunsuz söz, sahte gösteriş, cinsel çağrışım, konu dışı
yergi etkileşimi olumsuz etkiler.
Farklılıklara saygı duyun.
Güvenirliliği güçlendirin.
İletişim becerilerinizi sürekli olarak geliştirin. Okuma,
yazma, konuşma, dinleme. . .gibi.
27) Kabul edilen kararları yazın.
28) Katılanlara dönük vermeye çalışın.
29) Kullanışsız uygulamaları eleyin.
26)