21.yy Bilgi Çağında, Bilgi Odaklı Kurumlar
advertisement
21.yy Bilgi Çağında, Bilgi Odaklı Kurumlar Doç.Dr. Berat Bir Bayraktar* Giriş Bilgi ve teknoloji çağını yaşadığımız 21.yy. rekabetin doruk noktada yaşandığı bir çağı ifade etmektedir. Bu nedenle, gerek birey olarak, gerekse kurum olarak, değişimi ve bilgi birikimini devamlı izlemek ve güncellemek gerekmektedir. Bu da, çağdaş iletişim tekniklerini bilmeyi ve kullanmayı gerektirmektedir. Yeni gelişen teknolojiler değişen gereksinimler artan nüfus bilgiye olan gereksinimi bilgi kullanımını ve bilgi yönetimini ön plana çıkarmıştır.Bu eğilim tüm dünyada bilgi toplumuna geçiş olarak değerlendirilmektedir. Bunu açtığımızda, üretilen ürün ve hizmetin farklı olmasından, kurumun politikalarıyla, kültürüyle, toplumsal ve sosyal sorumluluk anlayışıyla bir farklılık ortaya koyabilmesi, bir başka deyişle farkındalık yaratabilmesidir. Ancak bunu yaparsa, kurumlar rakiplerinin önüne geçebilir, pazarda lider konumuna gelebilirler. Bu da, kurumsal gelişmeyle, öğrenen oraganizasyon olmakla ve müşteriden gelen ve piyasanın belirlediği ve kurumları değişmeye zorlayıcı faktörlere çabuk cevap verebilme yeteneğiyle mümkün olur. Böylece maddi sermayenin yerini zihinsel sermaye almıştır. Zihinsel sermayenin belli bir yere sınırlanmayan yapısı, bütün yönetim ve toplum ilişkilerini değiştirmiştir. Bu doğrultuda yeni fikirler üretmek, bunları uygulamaya koymak, yaratıcılığı geliştirmek, geleceğe yönelik tahminler, öngörülerde bulunmak ve bu anlamda stratejiler geliştirebilmek bilgiye önem veren, bilgiyi, kurumun en önemli girdisi olark gören bir kurum olmak demektir. Diğer bir deyişle bilgi odaklı kurum olmak demektir. Bilgi Odaklı Kurumların Önemi Bilgi odaklı kurum olmanın önemini vurgulamak için, konuyu, dört boyut açısından ele almakta fayda var; Kurumsal açıdan; kurum daima gelişen, yenilikçi düşünce yapısına sahip, yeni ürün/ hizmet gelişltiren, yeni politika ve stratejiler üreten bir yapıda olur. Rakipler açısından; rekabet üstünlüğünü sağlamada bir avantaj yaratır. Farkındalık ortaya koyarsınız. Onları yakalama, bir adım öne geçme ve daha da ileride lider olma durumuna gelebilirsiniz. Müşteriler açısından; müşteri siz farklı olduğunuz için tercih eder. Müşteri bağlılığı, sadakati artar. Güven duygusu oluşturur. Toplumsal açıdan; Entellektüel kesimin dikkatini çekersiniz. O güne kadar sizi hiç duymamış, ya da sizinin ürünlerinizi hiç kullanmamış kesime de hitap etme şansını yakalarsınız. Özellikle toplumsal konular gösterdiğiniz duyarlılık, tercih nedeni olabilir. Ayrıca, ülkenin gelişmişlik düzeyine katkıda bulunmuş olursunuz. Bilgi odaklı insanların çalıştığı bir kurum, bilgi odaklı toplum yaratmanın ön koşullarından biridir. 1) KOBİ’lerin büyüme stratejileri açısından bakıldığında, bilgi nasıl bir önem taşır* Aslında bir şirketin büyümesi, gelişmesi ve pazarda istediği konuma gelebilmesi için çok farklı stratejiler uygulanmaktadır. Bunun bir tek formülü yoktur. Bu o firmanın geçmişiteki uygulamalarına, kültürüne, hareket edebilme kabiliyetine, kullandığı kaynaklara gore değişiklikler gösterebilmektedir.. Bir firma, rakiplerinden tamamıyla farklı olabilmek için atılım yapma yolunu tercih edip, ona gore bir büyüme stratejisi geliştirebilir. Örneğin, benzer ürün ve hizmetlerin var olduğu bir piyasada, bu ürünleri üreten firmalarda da benzer uygulamalar söz konusu ise, bu belli bir sure sonra artık bir dayatma, bir basma kalıplık haline gelmeye başlayabiliyor. Örneğin 1980 lere kadar A.B.D. de televizyeon kanalları belli bir format içinde yayın yapmakta idiler. Programların içeriğinden, yayın zamanlarına kadar bir tıpa tıplık görebiliyordunuz. Daha sonra CNN ortaya çıktı ve 24 saat kesintisiz yayın ve haber kanalı olma niteliğiyle bu sıradanlığı ortadan kaldırdı. Daha once kendi çapında faaliyet gösteren bu kanal, bir şekilde dayatma olarak isimlendirilebilecek uygulamaları kırarak, bir farklılık getirdi ve kısa zamanda büyüdü. Farklı bir strateji de bir şirketin, diğer bir şirketi satın alması yoluyla büyümesi olabilir.Güçleri birleştirerek büyümek. Bizim konumuzla ilgili olarak verebnileceğimiz büyüme stratejilerine en güzel örnek; firmanın ürettiği ürün ve hizmetlerde çeşitliliğe gidebilmesidir. Bu da beraberinde farklı olmayı, farklılık yaratabilmeyi getirir. 2) Bilginin etkin yönetilmesi, KOBİ’lerdeki hangi iş süreçlerinde öne çıkmaktadır? Özellikle planlama ve stratejik planlama, karar verme süreçlerinde, hedeflerin belirlenmesinde, kurumsal iletişimin etkinliğini sağlamada,, yeni ürün/hizmet geliştirmede, farklı pazarlara açılma süreçlerinde,vb. Örneğin; SWOT analizleri Fizibilite çalışmaları Smart hedefler 360 derecelik Performans Depğerleme Beyin fırtınaları Proje çalışmaları Geribildirim süreçleri Piyasa araştırmaları 3) KOBİ’lerin, bilgi çağına, ekonomisine ayak uydurabilmesi için gereken kritik başarı faktörleri nelerdir Bir yönetim bilgi sisteminin varolması, Kurum külüründe bilgiye, bilginin yönetilmesine önem veren bir anlayışın olması, Bilginin üretildiği, dökümantal hale getirildiği( belge ve döküman), erişim kolaylığının sağlandığı, paylaşıldığı, saklanıp, korunduğu bir altyapının oluşturulması. Kısaca etkin bir bilgi yönetim sisteminin var olması, Sürekli değişen ve gelişen bilgi ve teknolojilerin takip edilmesi ve kuruma uyarlanması, Kurumsal iletişimi sağlayacak, etkinleştirecek platformların oluşturulması, Yeni fikirlere, düşüncelere, projelere açık bir yönetim anlayışının varlığı, Öğrenen bir organizasyon olmaya inanan bir yönetimin mevcudiyeti, Personelin yeteneklerini, bilgi ve becerilerini kullanabilecekleri çalışma ortamının varlığı, Sosyal sorumluluk anlayışının hakim kılındığı bir organizasyon olma, vb 4) Bilginin İK Yönetimi Açısından önemi İKY sürecine baktığımızda oldukça geniş bir yelpaze karşımıza çıkmakta. Personelin seçimi, işe alım süreçlerinden, eğitimi, kariyer planlaması, performansının değerlemesi, motive edilmesi, sosyalleşme süreçlerine katılımının sağlanması, ücret yönetimi, stres yönetimine kadar, birçok unsur devreye girmektedir.Tüm bu süreçler, bilgi odaklı olmak zorundadır. Örneğin personel alımı için, doğru işe doğru elemanı bulmak için, ömce kurum olarak ne sitediğimizi bilmek gerekir. Bu da iş analiziyle başlar. Seçim aşamasında, mülakatlar, sınavlar, değerlendirme aşamaları hep bilgiden yararlanma ve sonucunda da yeni bilgilerin üretilmesi demektir. Devamında eğitim aşaması zaten başlı başına bilgilendirme, öğrenen bir organizasyon yaratma amaçlarını içerir. Performans değerleme/yönetim sürecinde, performans kritelerinin belirlenmesi, tamamen bilgi odaklı değerlendirme tekniklerinden yararlanılması da yine bilginin önemini açığa çıkarır. Motive edici unsurların belirlenmesi aşamasında, beklentilerin tesbiti, sosyal ihtiyaçların karşılanmasına yönelik faaliyetlerin yapılması yine bilgi toplamayı ve kullanmayı gerektirir. Kurum dışı değişimlere ayak uydurabilecek nitelikli, entellektüel bir insan gücünün oluşturulması için, kurum dışında neler oluyor, bunların takibi, analizi ve bilgi+beceri+tecrübe kazandırma faaliyetlerinin yapılması şartını getirir. Bu da yeni teknolojileri ve bilgiyi armak, bulmak ve kuruma adapte ederek, çalışanlarla özdeşleşmesini sağlama yoluyla mümkün olabilir. 7) Entellektüel Sermaye Kavramı ve önemi Entellektüel sermaye, firmaya değer katan, yaratan,rakiplerine karşı üstünlük sağlayan, ürün ve hizmette farklılık yaratan bilgidir. Genellikle çalışanlardan, müşteriden ya da kurumdan kaynaklanan bir sermaye olarak isimlendirebiliriz. İşletmelerin diğer girdileri gibi görünürde bir maddi değeri yok gibi görünse de, yaratcağı değer açısından bakıldığında, ölçülemez bir değere sahip olan bilgidir. Bu anlamda , işletmelerin entellektüel olmayan sermayesini bulmak ve yönetmek daha kolaydır ama bilgiyi ki kişilerin zihninde mevcut olan kültür, yetenekleri, tecrübelerinden oluşmaktadır, bunları somut hale getirebilmek ve süreçlerde kullanılırlıklarını sağlamak zordur ama kurum için çok önemlidir. Artık şirketler, insan kaynağı arayışında, tecrübeli olan, belli alanlarda yetenekleri olan kişileri tercih etmektedirler. Çünkü bu insan gücüyle iş yapılacak, yeni fikirler, projeler üretilecek, pazar payı büyüyecek, kar sağlanacaktır. Özellikle, bilgi toplumu olma yolunda, gerek büyük ölçekli işletmeler, gerekse KOBİ ler, sahip oldukları entellektüel sermayeyle, kültürel birikimle fark atacaklardır. Değişimlerin çok fazla olduğu, bilgi ve teknolojinin çok hızlı üretilip, tüketildiği bu çağda, krizlerden, radikal değişikliklerden en az olumsuzlukla etkilenmek için, işletmeler, uzmanlaşmış, sorun çözücü kişilere daha fazla gereksinim duyacaklardır. 8) Üretimden Faaliyete Kurum İçi İletişim sorunları Kurumsal iletişim sürecini ele aldığımızda, kurum çalışanlarının üstleriyle, astlarıyla, birbirleriyle ve özellikle de müşterileriyle olan iletişim süreçleri açısından değerlendirmek gerekir. Kurumsal iletişim aslında bilgiye erişim, bilgiyi paylaşma, bilgi isteği, bilgiyi süreçlerde kullanma şeklinde olur. Üst yönetim daha ziyade, çalışanlarını bilgilendirmek, hedef göstermek, emir vermek, uyarmak, bilgi almak için onlarla iletişime girer. Astlar ise; üstlerine taleplerini, şikayetlerini, beklentilerini dile getirebilmek, yine onlardan bilgi almak için onlarla iletişime girer. Ama doğru iletşim kanalları yoksa, kurum esnek, demokratik bir iletişim yapısına sahip değilse, bilgi alışverişi istenilen düzeyde olmaz, bir yerlerde tıkanır kalır. En başta, iyi yapılandırılmış iş ve görev tanımlarıyla başlar belki de iletişim süreci. Çalışanlar, kurumun kendilerinden ne beklediğini, hedeflerinin ne olduğunu bilmezse, anlamazsa ya da yanlış anlarsa, yaptığı işi doğru yapmaz ve verimli olamaz. Bu anlamda en çok karşılaşılan sorunlardan biri geribildirim mekanizmalarının olmaması ya da işlememesidir. Çalışan, sorunlarını paylaşacağı, çözüm bulacağı kişi ya da mekanizmaları bulmakta güçlük çeker. Daima engellerle karşılaşır, formal yapı ya da kurallar zinciri, onu üstlerine, yöneticilerine ulaştırmada engel teşkil eder. Etkin bir iletişim sürecinin önemli faaliyetlerinden olan anlama, dinleme, konuşma, analitik düşünme, beden dilini etkin kullanma gibi unsurlar açısından baktığımızda, yine en çok karşılaşılan sorunlardan bazıları da şunlardır; üstlerin, astlarını dinlememesi, onları anlamaması, özellikle de empati göstermemesi, onlarla konuşmaması ve bunlar için “zamanım yok”, “kısaca özetle”, bu çok basit bir olay”,”benim ilgi alanıma girmiyor”, biz sana bir çok eğitim aldırdık, hala çözemedin mi bu sorunu” gibi ifadelerle ya da düşüncelerle yanıt vermesi/vermemesidir. Yine önemli bir sorun olarak karşımıza çıkan kurum kültürüne uyum sorunu vardır. Çalışanların, kendilerini, kurumun değerlerine, vizyonuna, misyonuna, kimliğine ait hissetmemeleri gibi bir problem, çatışmaların yaşanmasına, motovasyonlarının düşmesine neden olur. Burada, kurum kültürü, çalışanlara, onlarla konuşmak, konuşabilme ortamlarını sağlamak(beyin fırtınaları, sosyal faaliyetler, olaylar yaratmak,vb), bilgilendirmek yoluyla aşılanmalıdır. Ödüllendirme/ cezalandırma mekanizmalarının varlığı ve niteliği de kurumsal iletişim açısından önem teşkil etmektedir. Çalışanlar, hedeflerine ulaştıklarında, projelerini başarıyla tamamladıklarında, maddi ya da manevi olrak ödüllendirilmelidirler. Bu onları onurlandırmak, kurumdaki varlığını kabul etmek, ona saygı duymak demektir. Bunu sağlayan iletşim mekanizmalarının kurulması gerekir. Örneğin; intranet yoluyla başarıların duyurulması, fotoğraflarının panolara asılması, sertifika verilmesi, teşekkür edilmesi gibi küçük çaplı uygulamalar, onları motive edecektir. 9) Dışardan Gelen Bilginin Kurum içinde değerlendirilmesi Kurumsal bilginin oluşum sürecine bakıldığında, birincil kaynaklı bilgi dediğimiz; kurum içinde üretilen, kurum çalışanları tarafından kullanılan bilgi kastedilir. Bu bilgi, planlama, karar verme gibi yönetim faaliyetleri sonucu ortaya çıkan bilgi+araştırma geliştirme faaliyetleri sonucu oluşan bilgi+ insan kaynakları bilgisi+ ürün/hizmet bilgisi+satış/pazarlama bilgisi+müşteri bilgisi gibi bilgilerin toplamıdır. Öte yandan, kurumun iş süreçlerinde, birincil kaynaklı bilgi dediğimiz yukarıda saydığımız türdeki bilgiler yeterli gelmediğinde, bir başka ifadeyle ihtiyaçları karşılmadığında, dışarıdaki bilgiye ihtiyaç hissedilir. Örneğin danışmanlık mekanizmaları, eğitim öğrenim faaliyetleri, farklı kurumların ar-ge çalışmaları, veritabanları gibi bilgi kaynakları da kurumsal bilgi kapsamında değerlendirilir. Ne varki bu tarz dışarıdan gelen bilgi, süreçlerde kullanılır hale getirilirse ve en önemlisi çalışanların erişimi sağlanırsa kuruma ait bilgi olur. Bu da ancak, kurum dışı bilginin, kuruma özgü hale getirilmesi, kullanıcıların yetkiler dahilinde kolay, hızlı ve güvenilir bir şekilde ulaşabilecekleri network ortamının, altyapısının sağlanmasıyla mümkündür.bu tür bilgi sadece zihinlerde kalırsa yani örtük bilgi olarak var olursa, hiç bir anlamı olmaz. Örtük bilgi ne zaman açık bilgiye dönüşürse, bir başka ifadeyle bilgi kaldıraçlama yapılırsa, o zaman bilgiden yararlanan, bilgi odaklı düşünen ve davranan bir işletmeden söz edilir. ‘Bilgi yönetimi’ için Amrit Tiwana tarafından şöyle 10 aşamalı bir yol haritası önerilmektedir. 1) Yapılan iş için önemli olan bilginin belirlenmesi. 2) İş stratejisi ile bilgi yönetiminin ilişkilendirilmesi. 3) Şirkette var olan bilginin analizi. 4) Bilgi yönetimi sisteminin şirketin enformasyon teknolojileri varlığını atmak yerine bunun üzerine inşa edilmesi. 5) Yalnızca açık bilgi yerine örtük bilgi ve süreçlere odaklanılması. 6) Şartlara uygun ileriye dönük bir bilgi yönetimi mimarisi tasarlanması. 7) Sonuca ulaştırıcı bir bilgi yönetimi sisteminin kurulması ve yerleştirilmesi. 8) Bilgi yönetimi sisteminin çalışması için gerekli ödüllendirme yapıları, liderlik ve kültür öğelerinin geliştirilmesi. 9) Bilgi ölçümleri ve bilgi yönetimi yatırım karlılığının hesaplanması. 10) Daha önceki bilgi yönetimi uygulamalarından ders alınması
