enerji eylül ekim baski.indd

<<MAKALE
Doküman Yönetim Sistemlerindeki
Başarı Kriterleri
Seval OKUR
GGSoft Yazılım Hizmetleri
Profesyonel Hizmetler Yöneticisi
Tüm sektörlerde olduğu gibi elektrik dağıtım sektöründeki firmalarda da Doküman Yönetim Sistemi kurma
ihtiyaçları ve projeleri giderek yaygınlaşmaktadır. Rekabetin giderek arttığı günümüzde elektrik dağıtım firmalarının ürünü
veya servis büro hizmetini verecek firmayı
seçerken oldukça dikkatli davranması gerekmektedir. Yazılımların bir araç olduğunu düşünürsek sektörde bulunan ürünlerin hepsi aşağı yukarı yakın özellikleri barındırmaktadırlar. Bu durumda firmaları
birbirinden ayırabilmek için analiz, projelendirme, hizmet kalitesi, tecrübe ve refe-
68
www.enerjidergisi.com.tr
rans gibi diğer kriterler ön plana çıkarılmalı ve sorgulanmalıdır.
Bu kriterlerin en önemlilerinden biri de
firmanın proje aşamasında gerçekleştirmesi gereken analiz ve projelendirmedeki tecrübesidir. Doküman Yönetim Yazılım projelerinde analiz adımı en az yazılım kadar hatta daha da önemli rol oynamaktadır.
Birim veya departman bazında birebir
yapılan analiz çalışmaları ile müşterilerin
kendi çalışma sistemlerine ve ihtiyaçlarına
göre yapılan operasyonel ve bunun ürüne yansıtılabilmesi gibi işlemler müşteriden müşteriye farklılıklar göstermektedir.
Aslında Doküman Yönetim Sistemleri konusunda hizmet veren firmaları da birbirinden farklı kılan üründen çok, bu konudaki tecrübeleri ile operasyonel süreci nasıl projelendirdikleridir.
Doküman Yönetim Projelerini farklılaştırarak başarısını artıran analiz çalışmalarında;
• Hangi doküman tipleri hangi kurallarla
taranmalı ve hangi indeks bilgileri ile sisteme dahil edilmeli?
• Günlük tarama ve indeksleme operasyonu departmanlarda mı, merkezi bir noktada mı yapılmalı mı?
• Hangi noktalara kaç adet tarayıcı yerleştirilmeli?
• Uzak noktalarda tarama ve görüntüleme işlemi varsa nasıl yapılmalı?
• Müşterinin ihtiyacı belge bazlı mı dosya
bazlı mı görüntüleme yapmak?
• Görüntüleme hangi ortamlardan hangi
yetkilerle yapılmalı?
• Birimlere ait dokümanlar ve diğer birimlerle ortak kullanılan dokümanlar nasıl
yetkilendirilmeli?
• Kurumsal hedeflerin beraberinde 5-10
senelik belge miktarına bağlı olarak teknik gereksinimler ne olmalı?
• Taranan dokümanlar belirlenmiş bir süreç ile onay akışına gireceklerse, süreçler ne olmalı?
• Geriye dönük arşiv tarama hizmeti verilecek ise, günlük operasyonla hangi farklılıkları (tarama ve indeksleme)
olmalı?
• Fiziksel belgeler ve fiziksel adresleme bilgileri nasıl ve nerede tutulmalı?
gibi projelere göre farklılaşan daha bir
çok konuda müşteri ile yapılan analizler
sonucunda alınan bilgiler dokümante edilerek müşteri onayına sunulmalı ve proje
bu kapsamda gerçekleştirilmelidir ki başarıya ulaşılabilsin.
Bu detayların alınmadığı, müşterilerin
ihtiyaçları belirlenmeden yapılan yazılım
uyarlama ve servis büro olarak 2 farklı süreçten oluşan Doküman Yönetim Sistemi
projeleri başarısızlıkla sonuçlanacaktır.
Proje bütçelerinin büyük kısmını oluşturan, ihtiyaçları karşılamayan indeks bilgileri ile yapılmış milyonlarca sayfa tarama
hizmeti sonucunda, asıl proje çıktısını
oluşturan yazılım üzerinde, istenilen belge
ve bilgilerin alınamıyor olması kaçınılmaz
olacaktır.