Slayt 1

BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ
 ÖRGÜTLEME; bürolarda yapılacak işleri, bu işleri yapacak
kişileri ve çeşitli ilişkileri kağıt üzerine döken, bu unsurları
belli bir sistem içinde işletme amaçlarının
gerçekleştirilmesine yönelten, işlerin yetki ve
sorumluluklarının da belirlendiği yönetim fonksiyonu idi.
Büroların örgütlenmesinde izlenecek aşamalar:
 Bürolar, örgüt amaçlarının gerçekleştirildiği mekanlardır.
Amaçlara ulaşmak için büro faaliyetlerinin etkin ve verimli
kılınması gerekir. Bu düşüncenin dikkate alınması maliyetleri
büyük ölçüde azaltır.
BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ
 Örgütlenme, Toplam Kalite Yönetimine göre olmalıdır.
 Gelecekteki ihtiyaçları karşılamak için büroların AÇIK ve
ESNEK örgütlenmesi önemlidir. Açık ve esnek büro anlayışı
hem tasarım bakımından hem de örgütsel faaliyetlerin
yürütülmesinde unvanların, iş tanımlarının, rollerin ve insan
kaynaklarının çağın ihtiyaçlarına göre yapılmasını gerektirir.
Örgütleme yapılırken iş basitleştirme, iş zenginleştirme,
motivasyon teknikleri geliştirme, iş analizleri, iş dağılımları,
örgüt şemaları, başarı standartları gibi konularında
örgütlenmesi (oluşturulması) gereklidir.
BÜRO YÖNETİMİNİN KAYNAKLARI
 Bilgi kaynakları
 İnsan Kaynakları
 Maddi Kaynaklar
 Hukuki Kaynaklar
 Zaman Kaynağı
BÜRO BİLGİ SİSTEMLERİ




Yönetici isabetli kararlar alabilmek için doğru, yeterli ve
zamanında elde edilmiş bilgiye ihtiyaç duyar. Bu nitelikteki
bilgi ile;
İşletmeyi ileriye götürecek hedefler belirlenebilir ve
çalışanlara iletilebilir,
Etkin stres yönetimi metotları uygulanarak işletmeler için
nitelikli kazanımlar elde edilebilir,
Çalışanların kontrolü sağlanabilir,
Üretimin planlanması, insan kaynaklarının işini yapabilmesi
ve üretilen mal ve hizmetin satışı sağlanabilir.
BÜRO ÇEŞİTLERİ
 AÇIK BÜROLAR: Geniş salonlarda toplu olarak çalışılan
bürolardır. 5-100 kişilik personel çalışabilir. Alanları 1503000 metrekare arasında değişir. Bu bürolarda verimli
çalışma koşullarının sağlanması için “Yerleşim Etütleri”
yapılmalıdır.
 KAPALI BÜROLAR: Özellikle Üst yönetim için tercih edilir.
Genellikle 1-4 kişi çalışır. Gizlilik gerektiren işlerde, plan
proje çalışmalarında, dikkat gerektiren tüm işlerde, işle ilgili
özel görüşmelerde kullanımı uygundur.
BÜRO ÇEŞİTLERİ
 Uzmanlık alanlarına göre bürolar: doktorluk, avukatlık,
noterlik, mühendislik vb
 Ait oldukları kurumlara göre bürolar: Üretim, ticaret ve
hizmet veren işletmeler olarak gruplandırılır.
Üretim işletmelerindeki bürolar, elde edilen girdilerle mamulyarı mamul üreten bürolardır (Fabrikalardaki bürolar).
Ticaret İşletmelerindeki bürolar ise, satış, pazarlama, alım,
satım işlerinin yerine getirildiği bürolardır.
Hizmet işletmelerinde ise, bankacılık ve sigortacılık
hizmetlerinin yürütüldüğü bürolardır.
BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON
 RENKLER: Renklerin moral ve verimlilik ile insan psikolojisi
üzerine etkisi büyüktür. Ayrıca seçilecek renkler çalışma
alanının büyüklüğüne göre de belirlenmelidir. Koyu renkler
mekanı daha dar, açık renkler ise daha aydınlık gösterir. Açık
renklerin insanları dinlendirme, sakinleştirme etkisinin
yanında, koyu renklerin melankolik ruh hali oluşturduğu
tespit edilmiştir.
BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON
 DEKORASYON: İyi bir dekorasyon için;
 Çalışma ortamında gereksiz eşya ve objeler bulunmamalıdır,
 Yerleşim, görünüşü sadeleştiren, estetik hale getiren, çevreyi




ferahlatan çalışmayı kolaylaştıran formda olmalıdır,
Seçilen eşyalar lüks ve gösterişli değil, fonksiyonel, sağlam, işin
gereklerine uygun ve çalışmayı kolaylaştırıcı nitelikte olmalıdır,
Seçilecek tüm eşya ve mobilyalar çalışanın güvenliğini tehlikeye
düşürmeyecek biçimde olmalıdır,
Mobilyalar, büronun büyüklüğüyle orantılı olmalı, kullanılan
renkler birbiri ile uyumlu olmalıdır,
Büro mobilyaları mutlaka DOĞAL MALZEMELERDEN
seçilmelidir (uyumu kolaylaştırdığı için).
BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON
 ESTETİK: İster kapalı ister açık büro olsun, çalışma
yerlerinin çalışanların hoşlanacağı, dinleneceği,
rahatlayacağı, göze hoş gelen niteliklere sahip olması gerekir.
 ERGONOMİ: çalışma ortamının işgörenlere
uyumlulaştırılması çalışmalarıdır. Çalışma ortamının,
çalışanın hoşnut olacağı, onu mutlu edecek bir ortama
dönüştürülmesi için yapılır. Amaç, çalışanların fizyolojik ve
psikolojik sorunlarının en aza indirilmesidir. Çalışanlar ile
yaptıkları iş arasında belirgin bir uyum sağlanarak, yıpranma
en aza indirilmeye çalışılır. Çalışanın daha yüksek iş başarımı
yakalaması sağlanmaya çalışılır.
BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON
 TEMİZLİK VE DÜZEN: Sayılan tüm unsurlar içinde en
önemli olanıdır.Yerler, duvarlar, halılar, kapılar, camlar,
masalar, iskemleler, dolaplar gibi tüm eşyaların temiz ve
bakımlı olması, tozdan arındırılması önemlidir. Dökülen
boyaların onarılması, mobilyaların cilalanması, halıların
lekelerinin çıkarılması, parkelerin cilalanması bu kapsama
girer.
 Ayrıca masa, dolap ve çekmecelerdeki eşyaların düzeni iş
verimi için çok önemlidir.
 Tuvaletler temiz, mutfak hijyenik ve sanitasyona uygun
tutulmalıdır.
BÜROLARDA YERLEŞME
 Birbiri ile ilgili iş görenler açık büroda yan yana masalara,





kapalı bürolarda ise yan yana odalara yerleştirilmelidir.
Halka doğrudan hizmet veren bürolar giriş katında ve kapıya
yakın yerleştirilmelidir.
Yönetim açısından görüşe ve denetime açık şekilde olmalıdır.
Açık büro ile hizmet veriliyor ise müdür odası camlı bölme
ile ayrılmalıdır.
Çalışanların ortak kullandığı malzemeler herkesin rahat
ulaşabileceği yere yerleştirilmelidir.
Çalışanların bireysel kullandığı gereçler, çalışana yakın, kolay
ulaşılabilecek şekilde olmalıdır,
BÜROLARDA YERLEŞME
 Seçilen mefruşat ve gereçler işe uygun, standart, rahat ve




kullanışlı olmalıdır.
Yararlanılmayan alan oranı en aza indirilmelidir.
Rahat hareket için yeterli ölçülerde geçitler bırakılmalıdır.
Yangın, iş kazası, kayıp düşmelere engel olunacak tedbirler
alınmalıdır.
Elektrik, telefon, bilgisayar kabloları açıktan geçirilmemeli,
prizler makinaya yakın olmalıdır.
YERLEŞME BİÇİMİ
 Açık bürolarda, masaların okul sırası gibi arka arkaya
yerleştirilmesi, çalışanlar için monotonluk yaratır,
verimsizliği beraberinde getirir. Bu nedenlerle büyük
salonlarda daha çok asimetrik yerleştirme tercih edilir.
Asimetrik yerleştirme de ise dağınık serpiştirme izlenimi
oluşturmamaya dikkat edilmelidir.
YERLEŞİM STANDARTLARI
 Kişi Başına
 Yöneticiler için
 Yönetici yardımcıları için
 10-12 kişi toplu çalışılan salonlar
 Kabul salonu
 Mülakat odası
 Toplantı odası
10 metrekare
20 metrekare
18 metrekare
55 metrekare
55 metrekare
18 metrekare
70 metrekare
Her masa arası 80 cm, geçitler için 1 metre boşluk
bırakılmalıdır.
BİNA VE KAT PLANI
 Binaların yerleştirilmesi ile ilgili planlar, binalara gelen




ziyaretçiler, hizmet almaya gelen müşteriler için büyük
kolaylıklar sağlar. Bunun için;
Binalar blok halinde ise her bloğa isim verilmesi,
Her binanın giriş kapısı karşısına BİNA PLANI asılmalıdır.
Bu plan ile hangi katta hangi bürolar olduğu gösterilir.
Her katta kat planları bulunmalı, merdiven veya asansör
karşısına asılmalıdır.
Özel büroların kapısına göz hizasında çalışanların isimlikleri
montelenmelidir.
BÜRO MAKİNALARI KULLANIMI
Makine ile yapılan işler sayesinde;
 İşin maliyetini düşürür,
 İş tıkanıklığını önler,
 Hızlı ve temiz iş çıkar,
 Zaman tasarrufu sağlanır,
 İşin kalitesi artar,
 Yapılan işin kontrolü kolaylaşır,
 Verimlilik artar
BÜRO MAKİNELERİNİN ÇEŞİTLERİ
 Otomatik veya standart yazı makinaları,
 Bilgisayarlar,
 Fotokopi ve teksir makinaları,
 Fakslar,
 Elektronik dizgi makinaları,
 Elektronik hesap makinaları,
 Yazıcı ve tarayıcılar,
 Evrak imha ve kağıt kesme makinaları,
 Hava temizleme makinaları,
 Para sayma makinası,
 Tepegöz, projektör
BÜRO MAKİNELERİNİN ÇEŞİTLERİ
 Büro makineleri, bürolarda yapılan işleri kolaylaştırdığına
göre bunların seçiminde titiz davranılmalıdır. Makinenin
seçimi büronun türüne, işin niteliğine uygun olmalıdır.
Çalışanların kullanımını bildiği makinaların alımı, çalışanın
ve dolayısıyla büronun işini kolaylaştırır. Seçimde dikkat
edilecek diğer husus, yedek parça ve teknik destek
avantajlarıdır.
 Büro makinalarının yerleri seçilirken, ortak kullanıma ait ise
tüm çalışanların erişebileceği yer seçilmelidir. Makine için
seçilen yerin, iş akışına uygun olması ve makinayı kullanan
personeli yormamasına dikkat edilmelidir.
BÜROLARDA BİLGİSAYAR KULLANIMI
 İşletim sistemi hakimiyeti,
 Ofis programları hakimiyeti,
 İşe uygun paket program kullanma becerisi,
 İnternet yoluyla bilgi erişimi yeteneği,
 Elektronik posta gönderme-alma yeteneği,
SARF MALZEMELERİ
Bürolarda işlerin yürütülebilmesi için çalışanların kullanımına
sunulan malzemelerdir. Bürolarda;
 Demirbaş niteliğinde: büro mobilyaları, dolaplar, bilgisayar
mobilyaları, koltuklar, ofis aksesuarları vb.
 Demirbaş olmayan nitelikte: kırtasiye gereçleri, makas,
yapıştırıcı, delgeç, zımba, stampa, dosya, klasör vb.
olmak üzere iki tipte malzeme vardır. Demirbaş niteliğinde
olmayan malzemeler sarf malzemesi olarak adlandırılır.
BÜROLARDA VERİMLİLİK
 TEKNİK ETKİNLİK: Büro faaliyetlerinin belirlenen
niteliksel standartlara ulaşabilme derecesidir. Belirli bir işi en
ucuz yoldan yerine getirmek ya da belirli bir çıktıyı mümkün
olan en düşük girdi ile sağlayabilmektir.
 EKONOMİK ETKİNLİK: İşletmenin elinde bulunan kıt
kaynakların en efektif şekilde kullanımıdır.
 ETKİNLİK: Belirli bir girdi ile en yüksek çıktının elde
edilmesi, belirli bir çıktı düzeyinin en düşük girdi ile
sağlanmasıdır.
BÜROLARDA VERİMLİLİK
 VERİMLİLİK: Üretimde elde edilen çıktıların fiziksel
miktarlarının, bu üretim faaliyetlerine konan girdilerin fiziki
miktarlarına oranıdır.
 EKONOMİKLİK: Üretimin satış tutarının, üretimin maliyet
tutarına oranıdır.
 KARLILIK: Belirli bir zaman kesiti içinde, büro faaliyetleri
sonucunda elde edilen toplam net karın, o zaman kesitinde
kullanılan sermayeye oranıdır.